今週は、メール環境の断捨離についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除 ＞
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古いメールを処理
もうすぐ12月。
毎年、この時期になると取り上げる恒例のテーマが
「メールの大掃除」です。
定期的にメールの整理を行っている人は別として、
年末が近づくほど、時間的にも精神的にもゆとりがなくなってくるので
今のうちに、メール環境の断捨離に取りかかっておきましょう。
メールに関して言えば、
「たまったメールの処理」
が挙げられます。
未読のメール、削除せずに放置しているメールは
ありませんか？
たまったメールの中には
本来、とっくに削除しておかなければならない
メールがうっかり残っているということも。
まずは、「受信トレイ」にある古いメールを
確認していきましょう。
1年以上前のメールで
見返した記憶のないメール
保存しておく必要がないメールは
削除の対象に。
添付ファイルのあるメールも
ファイルをダウンロードし、処理済みなら
削除を。
不要メールのチェックには
メールソフトの「並び替え」機能を使うと便利です。
「差出人」や「件名」別に並び替えると
見分けがつきやすく、早く処理できます。
一度に処理できないほど、大量にメールが溜まっている場合は
今からでも時間を決めて少しずつで取りかかりましょう。
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