今週は、メール環境の断捨離についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（4）＞
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アドレス帳の整理
今週のテーマは、メール環境の整理整頓についてです。
毎年、書いていますが、
メールソフトのアドレス帳も整理しておきましょう。
メールソフトのアドレス帳を利用する目的は
・メールの送信ミスを防ぐ
・メール送信時の手間を省く
この2点にあります。
頻繁にやり取りする相手のメールアドレスが
・アドレス帳に登録されているか
・メールアドレス、差し出し人名に誤りはないか
をチェック。
登録済みのアドレスで
・不要なものは削除
・新規に必要なアドレスを登録
しておきます。
このとき
客先や社内で離職・退職した人のアドレスも
確認しておきましょう。
アドレス帳に登録するのは
・メールアドレス
・名前
が基本ですが
名前はフルネームで、
社名や部署も併せて登録しておくと
同姓の相手と取り違えるミスを防げます。
相手からメールの差出人をそのまま登録すると
名前がローマ字表記になっていることもあるので
自分のアドレス帳に登録するときに
入力し直しておくとよいでしょう。
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