今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(4)
◆─────────────────────────────────◆
                        アドレス帳の整理

 今週のテーマは、メール環境の整理整頓についてです。

 毎年、書いていますが、
 メールソフトのアドレス帳も整理しておきましょう。

 メールソフトのアドレス帳を利用する目的は
 ・メールの送信ミスを防ぐ
 ・メール送信時の手間を省く
 この2点にあります。

 頻繁にやり取りする相手のメールアドレスが
 ・アドレス帳に登録されているか
 ・メールアドレス、差し出し人名に誤りはないか
 をチェック。

 登録済みのアドレスで
 ・不要なものは削除
 ・新規に必要なアドレスを登録
 しておきます。

 このとき
 客先や社内で離職・退職した人のアドレスも
 確認しておきましょう。

 アドレス帳に登録するのは
 ・メールアドレス
 ・名前
 が基本ですが

 名前はフルネームで、
 社名や部署も併せて登録しておくと
 同姓の相手と取り違えるミスを防げます。

 相手からメールの差出人をそのまま登録すると
 名前がローマ字表記になっていることもあるので
 自分のアドレス帳に登録するときに
 入力し直しておくとよいでしょう。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

社内のビジネスメール教育にお役立てください!【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室