今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(5)
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                 大掃除リスト&読者のメール整理法

 今週は、メール環境の整理整頓について取り上げてきました。
 まとめとして、メールの大掃除リストを作成しました。

 □ たまったメールの処理
   ・送受信した古いメールを削除
   ・メールソフトの「並び替え」機能を活用

 □ 振り分けフォルダの見直し
   ・フォルダの要・不要を確認
   ・振り分けルールの見直し

 □ 添付メールのファイルの処理
   ・パソコン内にたまった不要なデータを処分
   ・保存データと保存ルールの見直し

 □ アドレス帳の整理
   ・登録アドレスの要・不要を確認

 年末に向けて忙しくなるばかりですので、
 早め早めに対処しておくことをお勧めします。

 最後に、読者の方の「メール整理法」をご紹介します。

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 私のメール整理法

 日常業務で保管の必要性を感じたメールは、保管ホルダーに移動。
 残りのメールは、4カ月したら全て削除してます。
 1カ月もしくは2カ月に一回の作業です。

 それまでは、数年前のメールも全て保管してました。
 確かに 仕事上問題が発生した場合、
 過去の事実に遡っての確認が必要になる場合もありますが、

 ・費用(手間)対効果を考えると、負担が大きい
 ・過去の事実確認をしても 
  現時点不具合があれば、改善しなくてはいけない
  (結果として、過去の事実は不要)
 ・過去の事実を盾に話しをしなくてはいけない相手とは 
  お付き合い方法を再検討

 等の理由で、数年前よりメールの長期保管はやめました。

                          (読者 T.Jさん)
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 以前は私も、パソコンを買い換えるたび、
 用心のために古いパソコン内のメールを保存していたのですが、
 見返すことがなく、やめました。

 T.Jさんのように期限を決めてルール化しておけば
 年末に大量のメールを処分する時間と手間も省けますね。

 T.Jさん、投稿ありがとうございました。

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 【しごび】 か ら お 礼
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