今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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仕 事  の メ ー ル 作 法         < 最適な伝達方法とは?(2)>
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何が最適な伝達手段か

仕事のやりとりで使う伝達手段には、電話、メール、FAXのほかにFacebook
のメッセンジャーやLINEを使う機会も増えてきました。

個人で仕事をしている人の中には
「仕事の依頼はメールのみ受け付け、電話はお断り」
という人もいます。

よく知らない相手からの要領を得ない電話で時間を奪われたくない、とい
うのがその理由のようです。

メールであれば、時間を問わず依頼内容が確認でき、記録としても残るので、
後になって「言った、言わない」のトラブルも避けられる、というわけです。

実際、メールで済む用件を電話で長々とやりとりした挙句、最終的に結論が
出なかったり、決着がつかなかったりすると、連絡をメールに一本化したい、
という気持ちになるのも理解できます。

でも逆に、メールで何度もやり取りするより、1本電話を入れれば、即座に
解決するケースもあります。

伝達手段として、即時に相手に伝わり、読んだかどうかも確認できるメッセ
ンジャーやLINEは、電話するように文字で伝達できるため、電話とメールの
いいとこ取りをしたツールとも言えます。マンツーマンでなく2人以上のグル
ープでやり取りできる点も便利です。

ただ、その場その場で判断・決定していく内容には適していますが、過去に
遡ってやり取りの内容を確認するときに骨が折れます。短文のやり取りがし
やすい反面、長文になると読むのに負担を感じるのは私だけでしょうか。

「FAXはもう要らない」という人もいれば、「FAXがないと困る」という人も
います。

結局のところ、どの伝達手段が優れているか、ということではなく、自分や
自社にとって最適な伝達手段はそれぞれに異なる、ということです。

最初は対面だけだったやりとりが電話、FAX、メール、SNSと伝達手段が増え
るに従い、どのツールを使うかという選択肢も増え、混乱もまた起きている
のが現状ではないでしょうか。

スピードや即時性というのは確かに重要ですが、それを追求するだけで
仕事のやりとりが全て最適化される、というわけでもなさそうです。

昨日の配信で
「あなたは日々の仕事のやり取りで、相手とのスピード感や対応力の違いを
感じることはありませんか?」
と問いかけたところ、いつもより多くの反応が読者からありました。

引き続き、あなたが仕事や日常の伝達で感じている違和感や気になることが
あれば、聞かせてください。

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