【仕事のメール作法】複数の伝達手段を使う弊害＜最適な伝達方法とは？（3）＞VOL.3021

今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　＜最適な伝達方法とは？（3）＞
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複数の伝達手段を使う弊害

伝達手段が増えて、困る、却って不便だ、と思うことがあります。

それは、同じ相手からの連絡が複数の伝達ツールにまたがることです。

最初はメールでやりとりしていたのに、途中からメッセンジャーになったり、
LINEが入ったり、というケースです。

職場でパソコンでやり取りしているときはメールを使っているのに、急を要
する時や出先からなど、通常と状況が変わるタイミングでツールが変わって
しまい、以後、メール以外にメッセンジャーやLINEでも同じ相手から連絡が
入るように……。

そうすると情報が分散し、見落としや誤解、ミスが発生しやすくなります。
情報の分散・混乱を避けるためには、メインの伝達ツールを決めておく方が
よいでしょう。

基本的なやり取りはメール、急ぐときはメッセンジャーで、LINEは使わない、
とか。チームやグループ内のやり取りはメッセンジャーで行い、対外的なや
り取りはメールで、他のメンバーにもCCする、とか。

メインとサブのツールを分け、一定のルールを設けておけば、見落としや行
き違いを最小限に留めることができます。

同じ相手からの連絡が複数の伝達ツールにまたがるのは、どちらかというと、
友人や親しい間柄の相手との連絡で起こりやすいケースかもしれません。

私は仕事のやり取りは、基本的にメールで、メールは相手や業務内容によって、
メインアドレスとG-mailを使い分けています。

仕事のやり取りをメッセンジャーで行うこともありますが、LINEは私自身が苦
手なので家族と限られた友人としかしません。

メッセンジャーもスマホから入力するのは外出時と緊急時だけで、パソコンか
ら入力することが多いです。理由は、スマホからだと入力ミスが極端に多くな
るためです。LINEが苦手なのも、スマホから入力するのが遅いうえに、ミスが
多いからです。

入力ミスが笑って済む間柄なら差し支えないのでしょうが、笑って済まない相
手の場合もあるので、リスクを避けるためにメールでのやり取りを基本にして
います。