今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(5)>
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                         読者の工夫・方法

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントとして
1)名称の確認 2)数字の確認 3)変換ミスの確認 4)読み返す
を紹介してきました。

最後に、読者から寄せられた
「誤りメールを防ぐために心がけていること」を紹介します。

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私が、メール作成時に気をつけているのは「添付わすれ」です。
これを防ぐために、メール作成の順番を決めています。

1)添付ファイルを設定する。
2)本文を作成する。
3)宛先を設定する。
4)最後に件名を設定する。

あとは、誤りメールとは違いますが、件名を3文字分ずらして作成しています。
これは、返信が来たとき、Re: や Fwd: が付いてメールを探しづらいため
桁合わせのためです。
                           (読者 K.Bさん)
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ファイルを本文作成「前」に添付することがポイントですね。
「件名を3文字分ずらして作成」はユニークな方法だと思いました。確かに目立
つので、他のメールとの混同が避けられますね。

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誤りメールを防ぐためにしていることは……

1)添付を付けてから必ず開けて、自分が最終に手を加えたところなどを確認
 する(改廃前の添付や、似たようなファイルの名の添付をしないために)。

2)メールアドレスは必ず最後まで見るようにする
 (自動検索で入力してしまうシステムなので)。

3)自分が書いたメールの最後までスクロールする
 (以前、上部が白紙と思っていたら、下部に全く違うことが書いてあったの
  を使ってしまった)。

4)送った直後に送信箱を必ず確認する
 (容量が大きいメールなどは、Outboxに入ったまま送信ができない場合も
  あるので)。
                            (読者 Rさん)
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送信前後のチェック事項として大事なことばかりですね。
こうしたちょっとして気遣い、確認の積み重ねが大切だと思います。

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メルマガにあった「誤りメールを防ぐコツ」の
4)読み返す
声に出して読むということにとても共感しました。

私は、ライターからの原稿を校正する仕事をしているのですが、
2年ほど前から、テキスト読み上げのソフトを使っています。
黙読だけでは気が付かない誤字脱字も
音声で聞くことで見つけやすくなりました。

確かに合成音声ソフトなので、音読みを訓読みにしたりなど
「?」という部分はありますが、単語の読みを登録できるので
使っているうちに、違和感は少なくなっていくと思います。

ちょっと話がズレましたが、
取引先にちょっと長いメールを送るときも
この音声ソフトを通して確認しています。
                            (読者 Y.Tさん)
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テキスト読み上げの音声ソフトには興味があったので、実際に使っている方の
声が聞けてありがたく思っています。
目から音に換える効用は「間違いを探す」以外にもありそうですね。

投稿してくださった読者の皆さん、ありがとうございました。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(4)>
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                       必ず読み返して確認

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。
1)名称の確認 2)数字の確認 3)変換ミス の次は……

4)読み返す

メールを書いたらすぐに送信するのではなく、どんなに急いでいても、一度読
み返すこと。

基本的なことですが、面倒だったり、急いでいたりすると、読み返して確認す
ることがつい疎かになるものです。

でも、書き終えたメールの間違いに気づくチャンスは、この「読み返して確認
する時」しかありません。

「目だけで確認」というのが実は曲者で、黙読はスピードが早いぶん、目で文
字を追うだけで読んだ気になり、間違いを見落としやすいです。

メールを書いてすぐ黙読するより、できれば声に出して読むことをお勧めしま
す。声に出して読むと、黙読よりスピードは落ちますが、言葉を声で捉えてい
くことにより間違いや、文の流れの悪いところに気がつきやすくなるのです
(音読して詰まる箇所は文章に問題があることが多いです)。

大きな声を出す必要はなく、書き終えた時点で、自分で分かる程度の小声で
読み返してみてください。

特に、ビジネスメールに不慣れな新人に推奨します。なにも一生音読し続けな
くても、最初に音読して確認する習慣をつけることで、次第に黙読だけでも間
違いに気づくようになります。

音読なんて恥ずかしくてできない、という場合は、メールを書いた後、視線を
一旦、パソコン画面から外してひと呼吸置いて(できれば、一度、席を立つと
なお良い)から、もう一度読み返します。

同じ画面を集中して凝視していると、間違いがあっても目が素通りしてしまう
可能性が高いからです。

新人のうちは、先輩や上司に送信前に一度、確認してもらうとよいかもしれま
せん。読み手の「目」を変えることで、間違いに気づきます。

不安や迷いがあるまま急いで送信し、取り返しのつかない事態を防ぐためにも
わずか数秒の読み返す時間を惜しまないようにしましょう。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

 「読者からの質問」を元に日頃から気になる言葉の違いについて
 取り上げています。

 ▼今さら聞けない。「お墨付き」と「折り紙付き」どう違うの?
 

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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(3)>
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                     自動変換に頼りきらない

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。1)名称の確認 2)数字の確認 の次は……

3)変換ミス

知らない漢字や言葉でもパソコンから変換候補が挙げられ、入力できるのは
便利なのですが、それゆえに発生するのが変換ミスです。

 「検診」と「健診」
 「提示」と「呈示」あるいは「定時」
 「移す」と「映す」あるいは「写す」

など、同じ音でも字が異なる言葉が数多くあります。

自動変換に頼りきらず、読み返すときに「これでよいか」と確認することを
習慣づけましょう。

「変換ミス」について取り上げたバックナンバーがありますので、
参考にしてください。

▼意に反する変換< 変換ミスにご用心 >VOL.754

平仮名や片仮名では、濁点「゛」と半濁点「゜」の打ち間違いも意外とありま
す。パソコン画面で見ると「ぱ」と「ば」の点の違いが分かりづらく、濁点の
つもりで半濁点で入力していたり、その逆というケースも。

私も原稿の校正をしていて、画面では気づかず、紙に出力して確認したときに
違いに気づいた、という経験があります。

こうした分かりづらい間違いを確認するには、一度紙に出力すると気づかなかっ
た入力ミスや言葉の間違いが見つかりやすくなります。パソコン画面と紙では
文字の見え方が変わるためです。

メールではその都度、プリントアウトするのは手間ですが、文書の確認をする
ときには有効な方法です。

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 【しごび】 の お す す め
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(2)>
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                    損失につながる数字の間違い

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。前回の1)名称の確認 の次は……

2)数字の確認

▼日時
よくある数字の誤りとして挙げられるのが「日時」です。
日時は正しいのに曜日が間違っていたり、曜日は正しいのに日時が誤っている
というケースがあります。
 誤)2018年3月30日(土)
 正)2018年3月31日(土)

13時と午後3時を取り違えるといった時間の表記の誤りも注意を。

▼電話番号・郵便番号
メールの署名の電話番号や郵便番号が違っていた、というケースがたまにあり
ます。署名やWebサイトを見て電話をしたら、移転前の番号だったということも。
電話同様、FAX番号や郵便番号も一つ数字が違っていただけで、通じなかった
り間違って連絡したりすることになりかねません。

郵便番号で地図検索するケースもあるので、数字の間違いや移転前の古い情報
になっていないか、注意しましょう。

▼価格
正確な数値の入力・確認は必須。0の数が一つ違うだけで損害、損失につながり
ます。価格のほかに、納入や販売の個数にも同様のことが言えます。

価格の場合はカンマの位置、千、万などの単位に誤りがないかもチェックポイ
ントです。(税抜)(税別)の表記も忘れずに。

▼その他
製品や空間の寸法、人数、各種データなども要注意です。

数字の間違いは損失や信用にもかかわるので、念には念を入れて確認する必要
があります。読み返すことはもちろんですが、元のデータと付き合わせて確認
する習慣をつけることも大切です。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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 パソナキャリアの「はたラボ」に取材協力した記事が掲載されています。

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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 誤りメールを防ぐコツ >
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正式な名称を確認

メールを送信した後に、ふと気づく入力ミスや間違い。
急ぐあまり読み返して確認せず、打ち込んですぐに送信してしまったり、
思い込みや思い違いしたまま、気づかず送信してしまったり……
私にも身に覚えがあります。

メールを送る側、受け取る側が間違いとすぐ分かればよいですが、誤った名称
や数字がそのまま伝達されると誤解やトラブル、損害に発展する恐れもいなめ
ません。

誤りメールを防ぐには、「送信前に十分に確認する」ことが基本ですが、確認
するポイントが幾つかあります。
今週は、そんな誤りメールを防ぐポイントを押さえていきましょう。

1)名称の確認

人名、社名、団体名、部署名、商品・サービス名など、「名」の付くものは決
して間違えてはならない重要項目。
特にファーストコンタクトをとるときは十分に確認し、間違いがないように万
全を期す必要があります。

注意しなくてはならないのは、入力時の読み間違い、入力間違い、変換ミスです。

▼大文字が小文字に、またはその逆
誤)キューピー  正)キユーピー
誤)facebook 正)Facebook
誤)iphone 正)iPhone

Facebookはロゴは「facebook」と「f」が小文字ですが、正式な表記は「F」が
大文字。ロゴは「SONY」でも、正式名は「Sony」というケースもあるので要注
意です。

▼音読みどおりではない表記
誤)いすず自動車     正)いすゞ自動車
誤)味の素ゼネラルフーズ 正)味の素ゼネラルフーヅ
誤)ドンキホーテ 正)ドン・キホーテ

ドン・キホーテのように名称の間に「・(ナカグロ)」が入るというケースも
あります。

大手企業に限らず、社名やサービス名には、歴史や成り立ちを反映したり、こ
だわりを示すものが多くあるので、正式名称を確認しておく必要があります。

人名も、読みは同じでも表記が異なるものが数多くあります。

正)松坂大輔  誤)松阪・大介・大助
正)斎藤佑樹  誤)斉藤・齋藤・齊藤・祐樹

名刺や署名などで確認しておきましょう。

間違いやすい名称は辞書登録しておくことをお勧めします。

わたしの名前はメールや電話で「神崎」に間違われやすいです。
「垣」と「崎」の音が似ているので電話で訂正することが多いのですが
メールでも宛名が「神崎」になっていることがよくあります。
思い込みもあるのか、返信時に「神垣」と書いて送信しても、相手からの返信
は「神崎」のままというケースが多々あります。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(4)>
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                  「お詫び申し上げたいと思います」

<読者からの質問>—————————————————

このところ国会答弁でよく耳にする、
「お詫び申し上げたいと思います」というフレーズ、
これはお詫びしていない、と思うのですがどうなんでしょう。

「お詫び申し上げます。申し訳ありませんでした」については、
メルマガでも取り上げられて、すっきりしているのですが、

この「お詫び申し上げたい」は決意表明にしか理解できず、
詫びているとは思えません。このところずっと疑問なので、
思い切ってメールをしました。
                           (読者 T.Iさん)
———————————————————————

「お詫び申し上げたいと思います」は言葉は丁寧ですが、形だけで
決してお詫びしていないフレーズと私も感じます。

本当に詫びる気持ちがあるのなら「たいと思います」は不要で、
「お詫び申し上げます」と言い切るべきと考えます。

国会答弁をはじめとする政治家の発言の多くは「慇懃無礼な言い回し」「過剰
な敬語」の見本市のようで、言葉ではへりくだっているけど、心中や態度が逆
というケースがとても多いと感じています。

お詫びの言い回しについて、過去のメールマガジンでも取り上げているので
参考にしてください。

▼お詫びのメール「~したいと思います」ではなく「~します」 VOL.113

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 【しごび】 の お す す め
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