今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(4)
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                       無意識がもたらすもの

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第46位
「保存先 いつもどこかへ かくれんぼ」

メールに添付されたファイルを開き、保存したが、保存先が分からない。
WordやExcelで作成したファイルをどこに保存したか分からない。
ダウンロードしたはずの画像の保存先が分からない。
など、保存先が分からなくなり、必要なファイルがかくれんぼという経験は
ありませんか?

Windowsの場合、“かくれんぼ”しているファイルを探し出すには検索機能を
使います。

こうしたファイルのかくれんぼを防ぐためにも
・ファイルの保存先を決めておく
・ファイルに名前をつけて保存
ことをお勧めします。

ファイルがどこに保存されるかを知っておく、あるいは、どこに保存するかを
決めておけば、ファイルが行方不明になることもありません。

また、ダウンロードしたり、作成したりしたファイルに名前を付けておけば、
後で検索しやすいです。自分で識別しやすいように「20180531」と日付を入れ
たり、「0531photo01」のように通し番号を入れたりしておくとよいでしょう。

ちなみに、メールの添付ファイルは直接開かず、添付ファイルを右クリックし
て「保存」を選べば、自分が保存しておきたい場所に保存できます。

第11位には、こんな句も。
「言ったけど だれに言ったか わからない」

これはパソコン内のことではなく、職場でのリアルな発言のこと。自分で「言っ
た」記憶はあっても、誰に言ったかの記憶がないことを指しています。

ファイルの保存先が分からなくなるのも、自分が誰に対して発言したかの記憶
がなくなるのも“その先”のことを意識していないからとも言えます。

後で探すときに分かるように、という意識があれば、ファイルに名前を付けて
保存します。「誰に」「何を」「なぜ」と意識して発言すれば、「だれに言っ
たかわからない」状況は避けられるはず。

面倒がったり、その場しのぎでやり過ごしたりせず、先のことを見越して対応
したいものです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 美文字の基本は「楷書」から。

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今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(3)
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                        昔メールで今LINE?

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第7位
「父からは ライン見たかと 電話来る」

ひと昔前は「メール見たかと電話来る」という光景が会社間や職場の人同士で
も実際にあったものです。LINEの場合は、相手が読んだか否かが分かりますが、
それでも気になるという、この川柳のようなケースは少なからずあるのかもし
れません。

メールが伝達ツールとして定着した現在は、パソコンでやり取りするメール
の数が多くなりすぎて、メールに気づかず未読のままやり過ごしてしまう
“未読スルー”という事態を招いているようにも思います。

第26位には、こんな句も。
「間違えた! 上司へライン 『愛してる』」

LINEの送り間違い、私も経験があります。仕事の連絡を親族用のLINEに送信し
てしまい、義理の妹から間違いを指摘され気づいたことがあります。

LINEやメッセンジャーは、スピーディーに連絡がとれる利点があり、メールで
返信が来ない場合は、LINEやメッセンジャーで確認するというケースも実際に
あります。

しかし、一方で、ごく私的な連絡や、逆に仕事関係でない人に知らせてはまず
い内容を無関係な人に間違えて伝えてしまうという危険もあります。

仕事絡みの情報を私的な相手に、あるいはパーソナルな情報を仕事関係の相手
に送ってしまう誤りは誰にでも起こりうること。公私で伝達ツールを使い分け
る必要がありそうです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 3月から月2回のペースで開催してきた
 大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座。

 6月からは、午前・午後の2コース制とし
 ・10時からの「楷書コース」
 ・19時からの「行書コース」
 をそれぞれ月1回のペースで開催します。

 「午前中のほうが都合がいいんだけど」という声にお応えして
 開設したのが10時からの「楷書コース」です。

 楷書とは、わたし達が子どもの頃から学んできた
 いわゆる書き方のお手本のような
 一画一画を整然と組み立てられた書体。

 対して行書とは、楷書を少しくずした書き方です。

 楷書が一画ずつが独立し、カチッとした印象を与えるのに対し
 行書は、流れるようになめらかな自然な印象。

 万年筆で書くと、楷書も行書も
 それぞれに雰囲気があり、書き文字ならではの風情を楽しめます。

 行書で書くにはまず楷書を学ばなければ
 ということはなく、行書から始めてもOK。

 字の雰囲気が行書のほうが好きという方は
 ぜひ、「行書コース」へご参加ください。

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
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        10時からの「楷書コース」
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 ※月1回 下記の金曜日 10:00~12:00 に開催します。
  7月6日・8月3日・9月7日・10月5日

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
  ——————————————–
        19時からの「行書コース」
 ————————————————-
 ※月1回 下記の火曜日 19:00~21:00 に開催します。
  6月19日・7月17日・8月7日・9月4日・10月2日

「楷書コース」「行書コース」とも場所・参加費は共通です。
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 場 所 書道サロン 優書会
     (広島市中区本川町2丁目4-8 田室ビル303)

 参加費 4000円(材料費・税 込み)※持ち物不要

     ★前納・連続受講、2回めの受講は 3000円/回
 ————————————————-

 ▼お申し込み方法は・・・

  件名「楷書コース」「行書コース」として
  お名前・当日連絡がつくメールアドレス・何回目の受講かを
  kamigakiss@gmail.com 
  まで、お送りください。
  こちらから申し込み受付のメールの送付で、正式受付完了です。

 月ごとのテーマは下記のとおりです。
  6月  結婚祝い
  7月  暑中見舞い
  8月  お中元・そのお礼
  9月  還暦などの祝い
  10月 お悔やみ

 筆記具は万年筆を使います。
 手書きする機会が減っていますが、
 「書く」行為はセラピー効果もあるとか。

 「書く」ことで心穏やかに
 自分と向き合う時間を持ってみませんか?

 書き方指導は、優書会の松田朗子さん。
 ブログに詳細がありますので、ご覧ください。

   

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今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法     < 「サラリーマン川柳」より(2)
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                        俗語、略語+丁寧語

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、
紹介しています。

サラリーマン川柳 第6位
「『マジですか』 上司に使う 丁寧語」

「マジ」は「真面目」を縮めた言葉で、「本当」「本気」「真剣」を意味する
いわゆる若者言葉のひとつです。実際は若くない人も使っているので、ここで
は「俗語」とします。

この「マジ」に丁寧語の「ですか」を付けたのが「マジですか」で、「本当で
すか」という意。「本当に?」「信じられない」という感情を相手に伝えよう
とするときに使われやすいフレーズです。

似たような「俗語+丁寧語」のフレーズとしては
「ガチですか」
「ヤバくないですか」
なども挙げられます。

いずれもとっさの感情を表すひと言で、それを言いたくなる気持ちも分かるの
ですが、丁寧語を付けても俗語は俗語。

ビジネスの場で上司に使うような場合は
「マジですか」「ガチですか」→「本当ですか」「本気ですか」
「信じられません」など
「ヤバくないですか」→「危険です」「~の恐れがあります」「ひどい話です」
「素晴らしいですね」「お見事です」など
に言い換えることをお勧めします。

第16位にはこんな句も。
「新人に メールで指示して 返事は『りょ』」

この「りょ」とは「了解」を略した言葉です。同様の略語としては
「おつです」→「お疲れさまです」
「あざっす」→「ありがとうございます」
などもあります。

こうした略語や俗語は、仲間内で使うのは楽しいものですし、意味も通じます。
ただ、仕事のやりとりで、そのまま使ってしまうと「言葉を知らない人」「ふ
ざけている」と自分の評価を落とすことにもなるため、気持ちを切り替えて社
会人として相手に通用する言葉遣いを心がけましょう。

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今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法      < 「サラリーマン川柳」より
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紙対応でよい場合、悪い場合

先日、発表された第31回サラリーマン川柳 全国ベスト10

身につまされる句も多いのですが、メール対応や言葉遣いなど、職場でのリア
ルな様子を映す句もあり、面白いと思いました。そこで、今週は趣向を変えて、
「サラリーマン川柳」ベスト100の中から、ビジネスシーンにありがちな対応
をピックアップし、紹介していこうと思います。

サラリーマン川柳 第5位
「電子化に ついて行けずに 紙対応」

神様のごとく素晴らしい対応を指す「神対応」に掛けて、デジタル化の逆とも
いえる紙での対応を言い表した一句。

メールで済む伝達、メール添付で対応できる連絡を、紙の書面で行う相手にい
らつくという場面、どこの職場にもあると思います。

20位にはこんな句も。
「社内エコ 無駄を無くせと 配る紙」

社内エコで、コピー用紙などの無駄使いをなくすように呼びかける通達が、紙
で回ってくる……という矛盾。

でも、64位にはこんな句も。
「辞めますも SNSで 済ます部下」

メールやSNSで済む用件と、紙の文書で示さなければならないこと、どちらに
するかの判断が世代によっても捉え方が異なることもあるでしょう。

先日、自分宛てに「これは書面で送付されるのが正式なのでは?」という類の
連絡が、メール添付で送信されてきて驚いたことがあります。

専門家に確認すると「メールでは本人が見落としたりして読まれない可能性が
あるので、メール送信するのであれば、少なくとも開封確認を付ける必要のあ
る内容。でも、本来は書面で送付すべき」との見解でした。このとき、メール
の開封確認を使うべき状況を改めて知りました。

見積書や請求書はメール添付で行われているケースもありますが、契約書や警
告などは書面で郵送、場合によっては内容証明が必要なものもあります。この
ようにメールか、書面かという判断や対応を間違うと、重要度の高い内容ほど、
やり取り自体が成立しない場合もあるので注意が必要です。

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 読者からの質問(5)
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                     「お疲れさまです」問題

「お疲れさまです」について、続けて2人の読者から質問がありました。

<読者からの質問-1>————————————————–

目上の方、上司に、
「お疲れさまです」と言うのは(書くのは)失礼でしょうか。

女性の上司(還暦を迎え、お孫さんもいらっしゃいます)に向けてなのですが
以前、伝言メモをお渡しした際、不快な顔をされたようにみえました。

商品のキャッチコピーや販促物など、文言のチェックは細かくされますし
日頃、言葉に限らず間違いは指摘してくださる方なので、直接お聞きすればよ
いのですが、いまさらという気がして勇気が出ません。

ご苦労さまです、も上から目線の言い方に聞こえますし、
他に代わる言葉がわかりませんので、迷いながらも結局、お疲れさまですを
使います。

間違いではないのでしょうか。
社内の目上の方に、他にあいさつ言葉はありますでしょうか。
                           (読者 A.Hさん)
———————————————————————-

<読者からの質問-2>————————————————–

当社社員がセミナー受講をした際に講師から
目上の方や上位者へ『お疲れ様です』という挨拶はマナー違反であると聞いた
ようです。

私はてっきり『ご苦労様です』の誤りではないかと思い、受講者にも確認しま
したが間違いありませんでした。
ネットで調べてみると誤りだと書いている記事もありましたが、解決策が見つ
かっていません。

目下の者が目上の方より先に退社する場合には『お疲れ様です』が違反なら、
「お先に失礼します」になるかと考えました。
しかし、目上の方が先に退社する場合は、『お疲れ様です』以外だと
以前のメルマガにありましたが目上の方へは「お疲れ様でございました」でよ
いのでしょうか。

それ以外に言い換えるとしたらほかにどのような言葉はありますか。
また、社内メールの始まり部分でも『お疲れ様です』という言葉を使っている
ため、メールの場合はどのような言葉がありますか。
                           (読者 H.Kさん)
———————————————————————-

当メールマガジンでは下記の使い方をお勧めしてきました。

・目上の人が部下など目下の相手をねぎらうときに使うのが「ご苦労さま」。
 したがって、目下の者が目上の相手に「ご苦労さま」使うのは失礼。

・目上の相手へねぎらいの気持ちで使う言葉は「お疲れさまです」
 「お疲れさまでした」「お疲れさまでございました」。

▼ご苦労さま< 上司への敬語(5)>VOL.620

A.Hさんの場合は、
「…していただき、ありがとうございます」
「○○部長にお力添えいただいたおかげで、問題なく対処できました」
のように感謝の気持ちを伝えてもよいのかもしれません。

H.Kさんの場合
退社時にかけるひと言として
目下の人が目上の人より先に退社する場合は「お疲れ様です」ではなく
「お先に失礼します」が適切です。

目上の人が先に退社する場合は、「お疲れ様です」のほかに
「お疲れ様でございました」でもよいと思います。

社内メールの書き出しの挨拶として、当メールマガジンでは「お疲れ様です」
を勧めていますが、状況によっては
挨拶なしに「○○の件でご連絡です」とか「○○について確認したいことがあ
り、連絡しました」といきなり用件から入る場合もあります。

「昨日はありがとうございました」と感謝の言葉で始めてもよいでしょう。
相手との関係や、やりとりの目的によって、かける言葉は変わってくるかと思
います。

この「お疲れさまです」問題は、以前にも読者から質問があり、当メールマガ
ジンでも取り上げたことがあります。

▼VOL.445 今週のまとめ<「お疲れさまです」を考える(5)>

会社や状況によっては、目上の相手に「お疲れさまです」を使い、注意された
り嫌な顔をされたりした、というケースもあるかもしれません。

ただ、私は上記VOL.620で書いた理由から、目上の相手に「お疲れさまです」
を使うことがマナー違反と捉えていません。

また、「お疲れさまです」に代わる言葉としても、その時の状況に応じてふ
さわしい言葉を考える、という答えしか持ち合わせていません。

解決策としては、その会社や部署で、「お疲れさまです」の使い方の定義や
代わる言葉を協議して決めるのがよいのではないでしょうか。

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 読者からの質問(4)
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                   「お世話さまになっております」

<読者からの質問>—————————————————-

日頃気になっている同僚の言葉遣いについて質問させてください。

その同僚は、電話での応対時にきまって
「いつもお世話さまになっております」と挨拶をします。

私は「さま」が不要だと思うのですが
最近、企業への電話でもそのような挨拶を返されました。

神垣様はどのように思われますか? ご教示いただけますと幸いです。  
 
                           (読者 Y.Kさん)
———————————————————————-

「お世話さまは、相手に何かをしてもらったときに使う言葉ですが、客先に対
しては「さま」を付けず、「いつもお世話になっております」とするのが好ま
しいです。

これは電話対応に限らず、対面や書き言葉でも同様です。

バックナンバーでも取り上げているので、参考にしてください。

▼「お世話様でした」< 読者からの質問 >VOL.2692

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