今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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読 者 か ら の 質 問 NEW 相手にプレッシャーを与える言い回し
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先日、読者の方から下記の質問をいただいたので
今回は「過去の質問」の掲載ではなく、メルマガ上でお答えします。
＜読者からの質問＞—————————————————
メールの相手にプレッシャーや威圧感を与えるけど、
丁寧で上品な言い回しが、あれば教えてください。
文章の最後に「？」を入れた”～でしょうか？”が、
続くと怖い印象になると覚えがあるのですが、あまり品がないと思います。
何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、
文章として指摘を残すメールを送るとき、
どんな言い回しを使うのが良いでしょうか？
(読者 A.S さん)
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「何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、文章として指摘を残すメールを送る」
際に、相手にプレッシャーを与える言い回し、という質問ですが
このようなケースでは、
品の良い言い回しにするほど、丁寧でソフトな言葉づかいになるので、
相手にプレッシャーを与えることはできない、と思います。
相手は気づかないか、つけあがるかのどちらかでしょう。
私は、このような場合、はっきり言い切ることにしています。
通常は、言い切ってしまうと、キツイ印象を与えるので避けていますが
いつもの逆パターンの対応で、
敢えてキツク伝えることで、相手にプレッシャーを与える効果がある程度ある、
と考えるからです。
「問いかけ」型と「言い切り」型で対比して文例を挙げてみましょう。
▼「問いかけ」型
次回は、期日厳守で書類をご送付いただけますか。
「～いただけますか」の代わりに「お願いします」を使うと
「次回は、期日厳守で書類の送付をお願いします」
となり、言い方としては優しい感じになります。
▼「言い切り」型
次回は、期日厳守で書類をご送付ください。
もっとキツク言い換える場合は「～いただきます」を使います。
次回は、期日厳守で書類をご送付いただきます。
言い切りの一文だけでなく、「なぜ、期日厳守なのか」という理由を添えると
説得力が増します。例えば、こんな感じ。
次回は、期日厳守で書類をご送付ください。
と申しますのも
提出期限を過ぎた書類は、翌月の処理となるため
立替分の支払いも1カ月先となるからです。
処理も支払いも滞るため、必ず期日に書類をご送付ください。
「こちらも困るが、あなたも困る。なぜなら・・・」と困る「理由」を添えると
相手に少なからずプレッシャーを与えることになると思います。
「書類をご送付ください」と繰り返すことで、印象づけます。
とはいえ、こういう場合、メールでやりとりするより
一本電話を入れて、直接、伝える方が効果的です。
その際は、極力丁寧でソフトな言葉遣いで。
「ご多用とは存じますが、当方も処理が遅れて困っておりまして。
恐れ入りますが、書類提出は期日厳守でお願いいたします」
という感じでしょうか。
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【しごび】 の お す す め
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広島の技術翻訳会社 トランスワード社の代表
仲谷幸嗣氏のブログに、ビジネスメールに大切な視点が書かれていたので
ご紹介します。
4項目目にある「会社でのEメールの上手な使い方」は、
特に役所で取り入れた方がよいアイデアだと思います。
▼翻訳会社トランスワード社長のブログ
「会社でのEメールの賢い使い方」
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
