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今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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 読 者 か ら の 質 問 NEW              丁寧すぎるメール
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読者の方から、下記の事例が送られてきました。

曰く「業務で久しぶりにツッコミどころ満載の
心に残る(←残念ながら良くない事例として…)メールを受信してしまい、
ご連絡したくなりました」。

確かに、事例として興味深いので、当メールマガジンでご紹介します。

<読者が受信したメール事例>——————————————

○△□株式会社
☆☆ 様

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

大変恐れ入りますが、状況のご確認の為ご連絡させていただきました。
誠に恐れ入りますが、△△△△の12月度分のご実績のおとりまとめ
のご状況はいかがでございますでしょうか?
御社のご事情あること重々承知しておりますが、大変お忙しいところ
大変お手数ですが、ご準備いただけましたらメールにてご連絡いただけま
したら幸いでございます。
誠に恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

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読者が気になった点
・段落分けが一切されていなく、読みにくい印象を受けた。
・「丁寧すぎる言葉遣いは不要なので、必要な内容を簡潔に書いてほしい」
という要望を相手に伝えたい

先方が確認したいのは、「12月の実績を教えてほしい」の1点であるのに対し
必要以上に丁寧な言葉を使いすぎていて、要点がが分かりづらくなっています。

先方とは、数か月前からやりとりをしていて、対面したことはなく
連絡は電話やメールのみ、頻度も多くはないとのこと。

会ったことがないため、このように“丁寧すぎる”言い回しを多用しているのかも
しれません。添削して返信するわけにもいかず、でも、気になります。

対処法としては
1)先方から上記のような連絡が来る前に、毎月の実績をメールで伝える。
2)実績報告をする日を決め(毎月25日とか、毎月第4月曜とか)
その日になったら、こちらから連絡することを先方と取り決める。
3)返信の際に、
「このような丁重なメールを頂戴し、ありがとうございます。
とはいえ、業務の連絡メールですので、かようなお気遣いには及びません。」
と伝える。
4)頻繁にやり取りするわけではないので、気にせずやり過ごす。

3)は言葉にして伝える対策ですが、
場合によっては相手とぎくしゃくする可能性も。

相手を変えようとするより、1)か2)の先手を打って自分の方から提案し、
メール文の簡素化を図る方が、解決は早いかもしれません。

ついでに、事例の文例をスッキリ整理し、書き換えると……
———————————————————————-

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

△△△△の12月度分の実績について、お知らせいただけますでしょうか。
〇月〇日(木)中にご連絡いただければ、ありがたいです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

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用件のみに絞り、返信の期日を添えることで、
どの程度急ぐ必要があるのか、見当がつきます。

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今日は、読者のかたからの質問にお答えします。
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読 者 か ら の 質 問 NEW     「いいように直して欲しい」と伝えたい
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今日は、新規の質問&回答です。

現在実施中の「在宅アンケート」回答者から
下記の質問がありましたので回答します。

▼【仕事のメール心得帖】在宅ワークアンケート

<読者からの質問>————————————–

在宅になり、メールのやりとりがかなり増えました。

上司へメールの際、
メールの内容を「いいように直して欲しい」としたいときに
どのように書けばよいか。

※かなり検索をしましたが、ヒットしませんでしたので
是非お願いいたします。
(読者 Yさん)
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どんなメールの内容で、どの程度まで直しが必要なのか
詳細な状況が今ひとつ分からないのですが
私の想像の範囲内で2パターンを考えてみました。

1)
下記(または 上記)の内容ご確認いただき、
不要不備な点等ございましたら、
加筆修正をお願いできますでしょうか。

→ ただ、こういう書き方だと、上司に「直してもらえますか」
というニュアンスで伝わってしまうかも……という心配があります。

2)
添付の内容をたたき台として
お気づきの点等ございましたら、
適宜、加筆修正いただければありがたいです。

→ 1)の改善案です。
ポイントとなる言葉遣いは
「お気づきの点」「適宜、加筆修正」「ありがたいです」。
気づいたところがあれば、直していただけるとありがたいのですが
という意図を伝えられると思うのですが、いかがでしょう。

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