今週は、メールとLINEの伝達方法の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法       < メールとLINEの間(5)
◆─────────────────────────────────◆
「書いて伝える」こと

メールは便利だと思っていたら、瞬く間にLINEやメッセンジャーが広まり、伝
達・連絡がますます便利になりました。

10代、20代の自分の子ども世代が器用にスマホを操り、時間を惜しんでLINEの
やり取りをしているのを見て、ビジネスの場でもメールからLINEやメッセンジ
ャーにツールが変わるのは、そう遠くない将来と予感します。

文字にして伝える方法も、従来のメールのように「考えてから書く」シナリオ
型に加え、「書きながら考える」即時対応のアドリブ型がすでに増え始めてい
ます。

即決即行ができるにLINEやメッセンジャーによるコミュニケーションは、ビジ
ネスのスピードをますます早めていくことでしょう。

ただ、スピードアップに伴うムダやトラブルも発生することが考えられます。

事前に情報を整理し、優先順位を付け、論理的に用件を伝えることができるメ
ールに対し、瞬発的・感情的に反応する傾向が強いLINEによる対応は、お互い
の呼吸やタイミングが合わないと収拾がつかず誤解を招きやすいと感じます。

伝達すべき内容を頭の中でさっと整理し、順序立てて分かりやすく相手に伝え
る訓練をしておかないと、LINEによる仲間内だけのコミュケーションに慣れきっ
ていると、職場で社外の相手とメールでやり取りする際、勝手の違いに戸惑う
ことが多くあるのではないでしょうか。

社外の相手、初めてコンタクトをとる相手とのやり取りは電話にしてもメール
にしても対面でも、LINEによる気楽なノリの対話とは異なります。相手を尊重
した上で、きちんと仕事の取引や交渉ができるようになるには、日々のメール
で相手に用件が正確に伝わる文章を書く訓練をすることから始まると考えます。

メールがコミュニケーションツールとして“過去のもの”になったとしても、
「書いて伝える」ことの本質は変わらないと思うのです。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、メールとLINEの伝達方法の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法       < メールとLINEの間(4)
◆─────────────────────────────────◆
                         シナリオとアドリブ

即時対応なLINEのやり取りを見ていて感じるのは、「考えてから書く」のでは
なく「書きながら考えている」ことです。

伝達内容を事前に整理し、まとめてから書くのではなく、やりとりしながら、
そのときのノリやなりゆきで判断していく感覚。そこに「書き言葉」「話し言
葉」の区別はなく、文字を打っていますが、内容はほぼ会話に近いやり取りで
す。

スマホと直結したLINEのやりとりで特徴的なのが、「ながら打ち」できること。

電車やバスで移動しながら、何かの作業をしながらその合間に、といった具合
に、スマホを手にしている状態であれば、いつでもどこからでも伝達できるの
で、別の行動・動作をしながら同時進行で連絡できてしまうのはLINEの便利さ
でもあり、弊害でもあるでしょう。

細切れのやり取りが生まれるのも、ながら打ちできるから。

「書きながら考える」LINE的コミュニケーションは、即決即行ができます。集
中してぱぱっと物事を進めていくのに便利。

一方「考えてから書く」メール的コミュニケーションでは、全体を把握した
上でポイントを抽出し、要点をまとめて伝達するため、準備やまとめる時間を
要しますが、その分、情報の精度は上がります。

シナリオや設計図を事前に用意して組み立てるのがメール的コミュニケーショ
ンとすれば、その場のノリや状況に合わせてアドリブで対処するのがLINE的コ
ミュニケーションと言えそうです。

ただ、優れたアドリブはシナリオを事前に読み込んで準備しているから可能な
のであって、何もベースがないまま出たとこ勝負で演じるアドリブは、誰にも
通じず場を白けさせる危険もあります。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、メールとLINEの伝達方法の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法       < メールとLINEの間(3)
◆─────────────────────────────────◆
時間軸の違い

パソコンのメール対応では、何度もメールのやり取りをしなくて済むよう意識
します。そのため、用件が相手に分かりやすく伝わる工夫として
・箇条書きに整理
・幾つか選択肢を挙げ、相手は選ぶだけで返答できるようにする
・概要を事前に伝え、それで良いかどうか、相手の判断や意見を聞く
といった対応をします。

相手が返信しやすいように考えたり、1回のやり取りで済むようにまとめたり
するのは、時間短縮になるからです。

一方、LINEのやりとりは、会話するようにやりとりを楽しむところがあるので、
1行ずつ、ひと言ずつ思いつくまま送信して、最終的に結論に導く、あるいは
結論の出ないままタイムオーバー、ということもあるようです。

1行ずつとかひと言ずつの対応だと、やり取りのタイミングや返答の内容が相
手とかぶったり、ずれたりすることもあるため、まとめて送る派の私は即座
に返信せず、相手の返信を待って送ることもあります。相手と呼吸が合わない
と却ってストレスになるので、書くより話す方が早いと判断したときは電話に
します。

即時対応派の若い人たちに、やり取りが途中で脱線したり、結論が出なかった
りするときはどうするのか尋ねると、「その時はLINE電話で聞く」という返答
でした。

基本はLINEで、文字で対応できなくなったら通話に切り替える……。それなら
最初から電話にして、用件を片付けてしまえばいいのに、と思うのですが、そ
こがまとめて書く派と即時対応派の時間軸の違いということなのでしょう。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、メールとLINEの伝達方法の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法                   < メールとLINEの間(2)
◆─────────────────────────────────◆
会話のように書く

通常のメール対応の感覚で、LINEやメッセンジャーに文字を入力すると、1回
の投稿が長くなる……と感じているあなたは、きっと私と同世代。

用件を伝える際、5W1H(いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように)
あるいは5W2H(5W1H+いくら)を意識して、用件を整理して書く習慣が付いて
いるからだと思います。

例えば、友人とランチの約束をする場合でも

6月30日(土)に○○の店でどうですか?
12時以降だと混むので、早めの11時半ににしましょう。
現地集合ということで、着いたら先に店内に入っていてくださいね。

といった具合。パソコンメールでは3行程度ですが、LINEやメッセンジャーの場
合は1行が13~15文字のため、倍の6行になってしまいます。自分では少なめに
文字を打ったつもりでも、結果的に自分のメッセージ部分(吹き出し)の文字
量は多くなります。

ところが、10代、20代の自分の子どもたちのやり取りを見ると

ランチいつにする?

明日は?

明日はムリ。

じゃ、あさっては?

いいよ。

どこにする?

袋町の○○は?

いいね。

何時にする?

混むといけないから、11時半くらい?

といった具合に、文字を打ちながら決めていく感じ。事前に考えをまとめ、書
いて伝えるというより、その場その場で考え決めていて、限りなく会話に近い
やり取りです。

即時対応だから文が短くなるのか、文が短いから即時対応しやすいのか……

いずれにせよ、私のように「まとめて書く」派とは明らかに異なる感覚のよう
です。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、メールとLINEの伝達方法の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < メールとLINEの間
◆─────────────────────────────────◆
吹き出しのボリューム

勤務先では職場のパソコンでメールを使い、プライベートではスマートフォン
(スマホ)でLINEを使っている、という人は多いと思います。

私もその一人です。仕事の連絡ではメールをフル活用していますが、家族との
連絡はほぼLINE。家族で互いのスマホのメールアドレスや電話番号を登録して
いるのに、それすら忘れ思い出せないほど、LINEオンリーの連絡に終始してい
ます。

一般的に見て、LINEの使用頻度が少ないと思われる私でさえそうなのですから、
LINEの浸透と活用の度合いの深さ、広さははかりしれません。

先日、わたしと同世代で同じ年頃の娘を持つ客先の担当者と話をしていて、50
代の自分世代と20代の子ども世代のLINEの使い方に明らかな違いがある、とい
う話になりました。

その違いとは、まとめて書くか、即時対応か。

自分世代は用件をある程度まとめて書いて送るのに対し、若者世代はひと言ず
つやり取りするケースがとても多い、という違いに気づいたのです。

試しに、娘と友達のLINEのやり取りの画面を見せてもらうと、双方のメッセー
ジがほぼ1行ずつ。中には文章ではなく単語のみの場合も。一語とか一行の細
切れのやり取りが延々と続いていくのでした。

対して、私はがLINEやメッセンジャーで用件を伝えるときは、パソコンメール
を送信するときの感覚で文字数が多めになり、あの吹き出しのボリュームが
大きく膨らんでしまうのが常。

同じツールを使っていても、自分世代と若者世代には、伝達の仕方に違いがあ
るのでは…? そんなわけで、今週は「メールとLINEの間」と題し、伝達の方
法や感覚の違いについて取り上げていきたいと思います。

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む