◆─────────────────────────────────◆ は じ め に ◆─────────────────────────────────◆ おはようございます。自称「気にかける女」神垣です。 今日、震災から5年目です。 でも、忘れずにいることは 今日だからでも、今日だけというのではなく いつもだと思っています。 忘れたり、無関心ではあるまいと いう気持ちだけは持ち続けていたいです。 今週は、用件を的確に伝えるための手段についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 文字以外の伝達方法（5）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 画像による伝達 文字で伝えきれない点を補ってくれる 「文字以外の伝達手段」について、今週は取り上げてきました。 状況を相手に伝える際も 文字で長々と説明するより、 1枚の画像を見せる方が 瞬時に伝わります。 「現場がこんなことになって」と 文字で説明するより 現場の写真を送れば どんな状況か、相手は一瞬にして判断できます。 チラシのデザイン案も 「こんな感じで」と文字で説明するより 下描き状態でもデザインして見せた方が 分かりやすく、話がまとまるのも早いです。 最近、Instagram に挑戦するようになって 改めて、画像の威力を感じます。 Instagram(インスタグラム)とは、 写真に特化したソーシャル・ネットワーキング・サービス（SNS）のこと。 Twitterの写真版のような感じでコミュニケーションできる媒体です。 Instagramを利用していると 写真は、視覚に訴える情報量の多さ、早さに加え、 言語の壁も飛び越えて 感情にアピールする力があり 文字は写真に追いつけない と感じずにはおれません。 ただ、写真にもキャプションが付いていれば その写真が示すこと、訴えるものを より理解できるように 画像だけ、文字だけより 画像と文字を併用することで より充実した情報を伝達できます。 画像と文字を併用して伝達する際の文字の役割は 見ただけでは分からない なぜ、画像のような状況や状態になったかという 目には見えない背景や経過、理由を 伝えることではないでしょうか。 メールでのやりとりも 例えば、素材の質感を伝えるために アップの写真で見た目の感じを伝えると共に 肌ざわりとか、吸湿性や速乾性などの特徴を 言葉で説明すれば どのような素材なのかが 具体的にイメージできます。 言葉以外の伝達手段が発達すればするほど 文字の利用頻度は減り、言葉の扱いも変わっていくのかもしれません でも、文字が消滅するわけではなく 音声や映像、画像と補完し合うことで 文字だけでは伝えられない、伝えにくい情報も 伝えやすくなる、と捉え、 うまく活用していけたら、と考えます。
今週は、用件を的確に伝えるための手段についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 文字以外の伝達方法（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 映像による伝達 文字で伝えきれない点を補ってくれる 「文字以外の伝達手段」について、今週は取り上げています。 先日、友人から 動画でお礼のメッセージが 送られてきました。 トークイベントのゲストとして 登壇してもらった人から イベント参加への感謝と感想、 これからまた、何か面白いことを企画していきましょう というメッセージが 2分ほどの動画に収められていました。 ハガキやメールでのお礼、 あるいは、直接会ったときに 「先日はありがとうございました」と声かけされることはありましたが 動画でメッセージをもらうのは初めてで、驚くとともに こういう伝達の仕方があるのか、と新鮮に感じました。 動画で2分話した内容を 文字で伝えようと思えば、 とても2分では書ききれません。 ちょうど、このメールマガジンくらいの文字のボリュームで 2分くらいで読めたり、話せたりできるのではないでしょうか。 「メールでは相手の顔が見えない。だから、言葉を尽くす必要がある」 と当メールマガジンでもお伝えしてきましたが、 動画のメッセージは 相手の顔が見えて、声が聞けるので、 表情や声のトーンから気持ちが読み取れ、 その場に相手がいなくても 伝わってくるものがあります。 ただ、こうした動画のメッセージは 話者の隙や緊張まで、丸ごと映しだすため、 撮影慣れしておくことが必要でしょう。 書くのが苦手という人がいるように 人前で話すのが苦手という人もいます。 でも、書くことと話すことは連動しているので 苦手意識さえ取り払えば 書ける人は話せるし、 話せる人は書けます。 頭の中で 何を伝えるべきか、整理しまとめるという作業は 書くときも話すときも必要で、 アウトプットする際の伝達方法が 異なるだけなのですから。 要点をまとめて伝える訓練ができていれば、 書くより話す方が かける時間は短くて済みます。 お詫びや謝罪を収録した動画で伝えるのは 適切ではないと思いますが、 感謝や相手を励ましたり応援したりするような場合は 動画のメッセージは有効な方法と感じました。 仕事のやりとりも 双方向に動画（映像）で会議や打ち合わせを行っている会社は すでにあると思います。 場所は離れていても 同じ時間を共有するうえでも 動画や映像による伝達は ますます活発になっていくのではないでしょうか。 ただ、映像による伝達の場合、 見返したり、振り返るときは、 文字化しておく方が早いため、 時間と手間を省くために やりとりの過程を文字に残し、記録する作業も 並行して行う必要はあると思います。 映像と文字も補完し合うことで より伝達の精度、効果は上がります。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 電子書籍でもお読みいただけるようになりました！ 「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら…… --------------------------------------- ★『メールは1分で返しなさい』Kindle版★ --------------------------------------- 書籍は1404円ですが Kindle版は1080円です。 ぜひ、ご利用ください。
今週は、用件を的確に伝えるための手段についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 文字以外の伝達方法（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 留守番電話のメッセージ 文字で伝えきれない点を補ってくれる 「文字以外の伝達手段」について、今週は取り上げています。 前回は、メールの用件を電話で補完、 あるいは、電話の用件をメールで補完して伝えることについて 述べました。 電話に関連して 携帯電話で仕事のやり取りをする場合、 留守番電話のメッセージも伝達手段として 有効活用できるものではないでしょうか。 携帯電話は相手にダイレクトにつながりますが、 常に電話に出られるわけではないので、 相手が電話に出られない状況のときはメッセージを残しておくと 「何についての連絡か」が分かります。 当然といえば、当然ですが メッセージを残さず、着信の履歴だけのこともあります。 この場合は、 自分から相手にかけ直す、 あるいは、 相手から再度電話があるのを待つ という2通りの対応があります。 着信履歴に気づいた時点で、かけ直すのが基本かもしれませんが、 ひと言、何についての連絡か、メッセージが残っていれば、 急を要する用件か、そうでないかの判断がつきます。 メッセージを残す際に伝えるべきポイントは 用件の詳細より、 用件の重要度です。 電話でしか伝えられない用件だったり、急いでいるのであれば 「（至急）返信ください」 とメッセージを残し、相手の返信を待つ。 あるいは 「後ほどかけ直します」 と再度連絡する。 メールでも伝わる内容であれば 「詳細はメールでお送りします」と メールの伝達に切り替える。 留守電で用件が伝わる内容であれば メッセージを残し 「返信は不要です」とでも添えておけば、 やりとりは完結します。 着信があったので、急いで電話をかけ直したら、 メールでも済むような内容で、 「留守電にメッセージを残してくれていたら、それで分かるのに…」 と困惑した経験が少なからずあるので、 わたしは、携帯電話のやり取りで 相手が出ない場合は、 基本的にメッセージを残し、 上記のいずれかの対応をとることにしています。 そのため、 自分の携帯電話に 留守電のメッセージがなく着信だけあった場合は、 自分からかけ直さず、相手からの再連絡を待つことが多いです。 メッセージがないということは、 急ぎや重要度の高い用件ではないのだろう、 と判断してしまうからです（相手にもよりますが…）。 メールでも電話でも、 コンタクトを取る以上は、 二度手間三度手間にならないような配慮が 必要ではないでしょうか。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 気持ちが振る舞いに表れる ということだと思います。 ちょっとしたことですが、 してもらった人は忘れません。 第210号 ノンバーバル・コミュニケーション -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんのブログ記事 「何をしたいかわからなかったら、自分探しの旅にでるより、 自分発信しまくればいい。私の仕事はすべてそこから始まった」
今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！ ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し（5）＞ ◆─────────────────────────────────◆ データファイルの整理・見直し メールに添付することの多い データファイル。 きちんと整理できていますか？ パソコンやUSBなどの記憶媒体に保存している データファイルも 年に一度は見直しを。 テーマや案件ごとにフォルダを作り データを保存していると思いますが 次の点をチェックしてみましょう。 □ 中に何も入っていないフォルダはないか。 □ 不要なデータを保存したままにしていないか。 □ ファイル名が分かりにくいものはないか。 フォルダをチェックしていくと 別件のフォルダが何かの表紙に紛れ込んでいた ということもあります。 使用済みだったり古くなったりしているデータは 削除。 たまったファイルは、要・不要を確認し タイトルを付け直したり、フォルダに分類して 整理。 ファイル名には ・日付を入れる ・順番が分かるようにする とういったルールを設けておくと 整理しやすく、探し出すときも楽です。 フォルダを開き 「表示」→「並べ替え」→「更新日時」で ファイルが表示されるようにすると 新しいデータ順に一覧できるので わたしはよくこうして整理しています。 パソコンやケータイ、スマートフォンにたまった 画像や動画のデータも 放っておくと増える一方なので 時間を作って整理をするといいと思います。 メールもデータも 「ためない」のが一番。 読んで理解・把握できた情報は 削除・一時保存・保存 と分け、 保存した情報も 週に1回とか月に1回チェックして 整理していく といった「ためない」流れを 作ることを心がけたいものです。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お 知 ら せ ◆─────────────────────────────────◆ 忘年会真っ盛りのこの時期に ひっそりイベント企てました・・・ ☆-------------------------------------------------☆ 【仕事美人のメール作法】年忘れ謝恩企画！ ---------------------------------------- 神 垣 悩 み 相 談 室 ☆-------------------------------------------------☆
今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！ ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 辞書登録の見直し メールや文書を書くにあたり、 パソコンの「辞書登録」機能を活用している人も多いと思います。 例えば 「お」と入力すれば 「お世話になっております。神垣です。」 に変換。 「あ」と入力すれば 「ありがとうございます。」 と変換されるといった具合に 使用頻度の高い語句や 社名や名前で、入力や変換に時間がかかるものを 辞書登録しておくと時間短縮が図れ、入力ミスも防ぐことができます。 この「辞書登録」した内容も 年に一度はチェックすることをお勧めします。 □ 同じ言葉を重複して登録していないか。 □ 登録しているが、ほとんど使っていない言葉はないか。 □ 逆に、よく使うのに未登録の言葉はないか。 また、登録している言葉に誤りがないかも 確認しておきましょう。 社名や商品名の表記で 「ユ」か「ュ」か 「ヨ」か「ョ」か 「ー」を使うのか、使わないのか といった違いも今一度確認を。 「辞書登録」の精度を高めて 今後も「速く、正しく」文字入力できる 体制を整えておきたいですね。 ▼辞書登録の方法を過去の記事で紹介しているので、参考にしてください。 辞書登録で時短＜ 時短メール ＞VOL.1680 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ またもやメルマガのバックナンバーが 「まぐまぐニュース」で紹介されました！ ビジネスメールで使う頻度が高い 「行く」「来る」「言う」「する」の 尊敬語の使い分けについて取り上げています。 ▼「言う」の尊敬語と謙譲語は？ 覚えておきたい敬語の上手な使い分け
