今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！ ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ メールソフトの設定の見直し メールボックスにたまった 不要なメールや振り分けフォルダを整理したら 次は、アドレス帳の整理です。 頻繁にやり取りしているのに アドレス帳に未登録になっている相手はいませんか？ 退職、転職した人のアドレスが 登録されたままになっていませんか？ 名前や職場が変わった人のアドレスが 前のままになっていませんか？ 一度でもメールのやりとりをすると アドレスが自動登録され 誰だかよく分からない、あるいは思い出せない人の アドレスが登録されていることもあります。 これは送信者のメールの「差出人」の設定とも 関係してきます。 「差出人」を入力していなかったり 差出人名がイニシャルとかニックネームのような 人が見ても分からない名称のアドレスは 受信した側も 差出人名を見たとき 誰からのメールなのか、すぐには判断できません。 メールの差出人名は 「ayumikamigaki」とか 「ayumi」のような表記より 「神垣あゆみ」や 「神垣あゆみ（ABC商事）」 といった、どこのだれか分かるような名称の方が 分かりやすいです。 自分のメールの「差出人」の設定を 今一度、確認しておきましょう。 合せて 自分のメールの「署名」の確認も。 署名の 所在地の番地やアドレスが違っていたり 移転前の所在地のままになっていたりした ケースが実際にありました。 自分宛てにメールを送って チェックしてみるとよいでしょう。 ちょっとしたことですが 年に一度は確認しておきたいですね。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 最後まで見届ける気持ちが あるかないかが分かってしまうのが 「目線」なのかも。 第196号 目線は早く切りすぎない -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんのFacebookはこちら
今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック！ ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの見直し ＞ ◆─────────────────────────────────◆
メールボックスや各種データを再確認！ 師走に入りました。 職場や家庭でも大掃除を予定している方が多いと思います。 仕事で使うパソコンの中身も この時期に整理や設定の見直しを行い スッキリさせて、新年を迎えたいもの。 では、具体的にはどのようなことを していけばよいでしょうか。 メールボックスのチェック項目としては…… □ 今年1年のメールのやりとりで、たまったメールの整理 □ 振り分けフォルダの整理と再設定 □ アドレス帳の整理と見直し □ 自分の「差出人名」や署名の見直し などが挙げられます。 不要なデータを削除するだけでなく メールの送受信のムダやミスが軽減するように 「設定」自体も使い勝手よく変え手行きましょう。 それ以外にも □ 辞書登録の見直し □ 画像を含むデータファイルの整理・見直し などが挙げられます。 気づいていても 忙しさにかまけて その場しのぎでやり過ごしていたり 気になりつつも変更できなかったりした設定など この時期に一気に済ませてしまいましょう。 放っておくと 不要なデータがたまるばかりで 思わぬトラブルを招きかねません。 次回から順に 整理や見直しをすべきポイントを 説明していくことにします。
今週は、コミュニケーション手段としてのメールについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 伝達手段としてのメール（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 最適ツールの見極め 仕事の用件も 友人知人とのプライベートなやり取りも 大半をFacebookやLINEのメッセージで済ませる という人もいます。 メッセージでのやりとりは ダイレクトでスピーディー。 前置きのあいさつも必要なく かしこまらずに会話のごとく 話が進むので、決着がつくのも早い。 それに慣れてくると メールのやりとりは冗長で 煩わしく映るのだそうです。 私の場合は 仕事のやり取りは メールや電話がメインです。 取引のある 新聞社、出版社、編集プロダクション、印刷社などからの連絡は メールと電話の割合が 同じくらいかもしれません。 電話で先に連絡があり 「後ほど、メールで資料を送ります」 というパターンも多いです。 そうした客先とは FacebookやLINEでつながることはまずないので やりとりの中心は 電話とメール。 FAXの頻度は減りましたが 代わりに資料や校正紙をPDFにして メールで送信することが増えました。 このように 職種や業種によって メインに使う伝達手段は 異なると思います。 どれが良いかか悪いかではなく 相手の主要な伝達手段 最も早く確実に連絡が取れる手段 を把握して、状況に応じて使い分けることが 必要と考えます。 先日、個人の方に取材を依頼した際 家に固定電話がなく 携帯もガラケ─なので 取材のやり取りに必要な資料は 郵送でお願いします と要望がありました。 こうしたケースでは 通常よりも早めに 資料を準備し、送付するという 対応が必要になります。 場合によっては 持参して直接、膝つき合わせて 連絡・確認するということもあるかもしれません。 便利な伝達ツールは これからも増える一方でしょう。 でも、 主流になるツールは その時々で変わっていっても 電話とかFAXとか 従来のツールが消えてなくなることもありません。 今、この状況で 最適な伝達手段を選ぶことができる 「見極め」 は大事だと思います。 自分にとって最適・快適で 相手に対しても適切・確実な 伝達ツールを選び、使いこなしたいですね。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ いよいよ来週 10月22日（木）からスタート！ 全6回の講座。単発受講もOKです！ ----------------------------------------------------- 秋からの和ごころ講座 ----------------------------------------------------- 【 人づきあいのたおやか大和言葉 】 ----------------------------------------------------- ◆時 間／19：00～20：30（90分） ◆場 所／紅茶のお店「linden&chervil」プライベートルーム （広島市中区袋町5-5 袋町アレー2F） ◆受講料／6回受講 10,000円（テキスト代含む） 単発受講 1回につき2,000円（テキスト代含む） ※別途、ドリンクセットのオーダーをお願いします ※6回受講の場合は初回時に一括払いでお願いします 欠席された場合の払い戻し、および振替授業はございません。
今週は、コミュニケーション手段としてのメールについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 伝達手段としてのメール（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 伝達ツールの使い分け メール以外にも さまざまな伝達手段があり便利になる一方で 危険だな、と思うこともあります。 例えば 伝達ツールが増えたことにより 混乱して使い分けができていないケース。 携帯メールも パソコンのメールも Facebookも 電話も ひと通り使ってはいるけれど あれこれちょこまか使っているうちに 「メインとサブ」 「優先ずべき順番」 が使っている本人にも分からなくなってしまい キャッチした情報の見落としやモレが生じているのです。 大事な仕事の用件を パソコンメールに送った相手が Facebookや携帯メールのやりとりは 即時にチェックして返信があるのに 肝心なパソコンメールを見落としていて 電話で確認しても 話が通じなかった…… ということが実際にありました。 便利だからと 伝達手段を増やした結果 当の本人がツールに振り回され 使いこなせていないのは、本末転倒。 時間と労力の無駄づかいにしかなりません。 人に勧められるまま あれもこれもと手を出した結果 結局、活用方法が分からず 混乱。 使い方をまた人に聞いて、手を煩わせる…… という悪循環に陥っているケースも。 試してみることは大事ですが 「自分に合う・合わない」 「伝達手段として、どんなときに使うのが適切か」 の判断は自分でしなければ、 使いこなすことはできないと思います。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ メルマガのバックナンバーが 「まぐまぐニュース」に取り上げられました。 うっかり間違えやすい敬語の実例と 使い方のコツについての記事です。 ▼「お伺いいたします」は間違った使い方。今さら聞けない敬語や謙譲語
今週は、コミュニケーション手段としてのメールについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 伝達手段としてのメール ＞ ◆─────────────────────────────────◆ メールより便利な伝達手段！？ LINE、Facebook、Twitterなどに代表される SNS（ソーシャルネットワーキングサービス）を 利用している人も多いと思います。 SNSに関連して チャットやメッセンジャーソフトも 便利です。 私自身も家族や親しい間柄の友人とは メッセージでやり取りをします。 パソコンとパソコン、パソコンとスマートフォンなどをつないで 即時に会話できるので 急ぎの連絡や 即行でやりとりできるほか 複数の人に同時に発信したり 情報を共有するのにも とても便利。 最近は、スマホのみで 家にパソコンを持たないという人もいるので 画像や詳細な内容をまとめたデータを メッセージに貼り付けてやりとりする というケースも少なからずあります。 電話やメールに代わる 伝達手段として チャットやメッセンジャーソフトは ビジネスに活用されてもいるようで 自宅はもちろん 移動中の新幹線の車内、 通りすがりの公園でも スマホのビデオチャットツールを使って いつでもどこでも会議をする という強者もいるほど。 メールに代わる コミュニケーションツールは これからも次々に出てくることでしょう。 新しい伝達ツールの便利さは 私自身も恩恵に与り、活用もしていますが ふと疑問に思うことも 幾つかります。 その疑問とは？ 続きは明日、改めて 書くことにします。
▼医療業界
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「ＤＭ」
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ダイレクトメールの略かと思いきや、糖尿病の略でした。
ＤＭ（diabetes mellitus）
ＤＭ学会＝糖尿病学会
ＤＭ患者＝糖尿病患者
（30代 女性）
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▼生命保険業界
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「ピッチ」「P」
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「ピッチ」= パワーポイント資料
「P」 = premium 保険料
（40代 女性）
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▼水道業界
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「穿孔（せんこう）」
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給水装置工事配管技能検定会
配水管へのサドル付分水栓の取付け及び配水管の分岐穿孔
医学用語でもあるようですが、当業界でも普通に使います。
入社時は解りませんでした。
（60代 女性）
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▼建設業界
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「人工（にんく）」
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現場で必要な人の数？
請求書にも、「○人工 △△△円」
なんて書いたりします。
（50代 女性）
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▼製造業界
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「工数（こうすう）」
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製造工程の数、手間の事？
面倒で手間がかかる事を、工数がかかると言います。
（50代 女性）
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▼一般
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「利対（りたい）」
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利益対応 だそうです。
チョッキ（直帰）も初めて聞いたときは質問しましたが、
業界用語ではないようで、漢字変換で普通に出てきました。
（40代 女性）
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▼職場用語
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「商内（しょうない）」「此許」「号口（ごうぐち）」
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商内（しょうない）
どうもこれは商社だけで使用される言葉のようです。
ビジネスの案件のことを意味する言葉です。
「○○工業 △△設備更新商内」というような使われ方をします。
此許
これも商社言葉のようです。
書面でしか見たことがないのでどう読むのかはわかりませんが、
文脈から、へりくだった一人称として使用されているようです。
号口（ごうぐち）
これは愛知県の自動車製造業界で広く使われる言葉で、
「量産」「商業生産」を意味します。
研究開発や試作を終え、いよいよ新製品を市場投入というような場面で、
「号口化」という表現がよく使われます。
（T.Oさん）
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▼産業用機器業界
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ちょっと神垣さんが求めてらっしゃるネタと違うかも知れませんが、
回答します。
固有名詞（商標名）が多いですね。
ヒューレットパッカード社で取扱説明書を書いていたときは
「特定企業の商標名を書かないように」注意されていましたが、
小さな（外資系企業でも日本企業でも）会社では無頓着です。
結束バンドのことを「インシュロック」「タイラップ」、
オシロスコープのことを「シンクロ」、
配線用遮断器のことを「ノーヒューズブレーカ」、
サージアブソーバ素子のことを「ZNR」、
シンクロ機器のことを「セルシン」等々。
ちょっと専門的すぎですね。
（H.Iさん）
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