今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 読みづらい文章(4)
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ぼやけた文末

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげてきました。

文末の言い回しが回りくどくはっきりしない
文章も読みづらいです。例えば

「未経験者を採用し、一から教育するということを行います」

この一文の文末を
「ということを行います」から「教育しています」
とすれば文意は変わらず、スッキリします。

「就業規則の作成が強く推奨されるところではあります」

という文末の「推奨されるところではあります」という言い回しも
回りくどく感じられる上に、
ぼやかすことで責任逃れをしているような印象を与えています。

「就業規則の作成を強く推奨します」

とする方が「作成しなければ」という推進力になります。

「申請書を期日までに提出すべきとされている以上、
それに従うべきではあります」

という一文も回りくどい上に長いです。
何らかの制約がある場合は、それを述べたうえで
「提出する」ものとして文をまとめます。

「申請書は期日までに提出します。
ただし、○○の場合はこの限りではありません」

「○○の場合を除き、申請書は期日までに提出します」

といった具合です。

断言できることばかりではありませんが
どっちつかずのことを書いても混乱や誤解を招くことになるので
言い切ることも必要。

逃げ腰の言い回しではなく
きちんと対処できる範囲で伝えれば
文もスッキリまとまります

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 読みづらい文章(3)
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表記のばらつき

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

同じ言葉や表現の繰り返しが
文章を読みづらくする一因と
昨日のメールマガジンで述べましたが、

反対に、同じものを指す言葉の表記が
文章の中でコロコロと変わっていくのもまた
読みづらいものです。

例えば
文の冒頭では「社員」という表記だったのに
文の終わりの方では「従業員」になっている。
または、その逆というケース。

同一のレポートに
「被雇用者」「労働者」「スタッフ」とか
表記が章ごとに変わったり、

「アルバイト」「パートタイマー」「ワーカー」
と表記が混同されたまま使われていたりする
事例もあります。

企業の周年記念誌や会社案内の沿革などで
「創業社長」「初代社長」「初代」「先代」のように
表記に統一性がなく、その都度変わっていることも。

同じ書き手でも
長文になるほど、こうした表記のブレが生じることがあります。

同じ人・もの・ことを指しているのに
表記にばらつきがあると、
読む側は混乱し、
正確に情報が伝わりません。

表記の統一も
文章を読みやすくするために
気をつけたいポイントです。

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【しごび】 の お す す め
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わたしも
嫌いな人には
こういう接し方をします……。

第278号 慇懃無礼
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 読みづらい文章(2)
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                         同じ言葉の繰り返し

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

文章を読みづらくする原因の一つに
同じ言葉や表現の繰り返しが挙げられます。例えば

1)日常会話が可能で日本人との意思疎通が可能な日本語レベル

上記の一文では「可能」が続けて使われています。

→ 日常会話ができ、日本人と意思疎通が図れる日本語レベル

と書き換えるとスッキリします。

2)自営業を営んでいる人が副業として対応している場合もあります。

「自営業を営んでいる人」は「自営」と「営む」の意味が重なるので、
「自営業者」と書き換えることができます。

→ 自営業者が副業として対応している場合もあります。

3)この業界に入ってみて思うのは、
本当に離職率が非常に高い業界だということです。

上記の文も「業界」が続いて使われ、
「本当に」と「非常に」も意味が重なります。

→ 非常に離職率が高い業界だと、改めて感じています。

このように文中に同じ言葉や似た意味の表現が続く場合は
「省く」「まとめる」「書き換える」
ことによって、文をスリムにすると
スッキリと読みやすくなります。

強調したい箇所ほど、文中に重複が生じやすいので、
書き終えたら、読み返して確認を。

声に出して読むと、重複に気づきやすいです。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 読みづらい文章
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漢字表記の多用

今週は、文章を読みづらくする要因について
考えていきたいと思います。

「しかしながら」「あるいは」「すなわち」「かつ」「および」
といった言葉が繰り返し使われる文章は読みづらいです。

しかも、その多くが漢字表記で
「或いは」「即ち」「且つ」「及び」
となっており、

画数の多い漢字表記が増えることで
堅苦しい文面がさらに堅苦しくなっています。

適度に使えば、文面が引き締まって
改まった印象を与えますが

数十ページにわたる報告書のような
ボリュームのある文章の場合は
省くか、「や」「と」といった平易な表記にする方が
読みやすくなります。

「拘わらず」「如何なる」「寧ろ」といった漢字表記も
新聞表記では
「かかわらず」「いかなる」「むしろ」
と平仮名表記で統一されています。

漢字表記の多用は
文に威厳や格式を感じさせますが

長文ほど、読む側の視点で
読みやすい表記にすることで
正しく、早く理解を得られます。

漢字表記の多用がクセになっている場合もあるので
今一度、自分の文章の漢字と仮名のバランスを見直してみることを
お勧めします。

「漢字表記を読みやすく」することをテーマにした
バックナンバーも参考にしてください。

▼仮名に開く< 漢字表記を読みやすく >VOL.2881

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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 角の立たない言い回し(5)
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即答を避けるには?

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介してきました。

「断りたい」と思っても
即答してしまうのはまずい、という状況のときは
「考えさせていただけますか」
と一度、その場を引く
という方法もあります。

例)すぐには決めかねますので、少し考えさせていただけますか。

断りを入れる場合のほかに
即答できない、あるいは
即答を避けたいときにも用いることができる
言い回しでもあります。

個人ではなく、会社として返答する場合は

「即答できかねますので、社内で検討のうえ
ご返事いたします」

のように書きます。

しかし、「考える時間」を要求し、一旦持ち帰った以上、
うやむやにせず
「考えた結果」を相手にきちんと返す必要があります。

そのときこそ、下記のように丁重に
断りを入れます。

例)よく考えましたが、私では余りにも力不足で
対応いたしかねます。

社内で検討したところ、当方の生産体制が十分でなく
ご希望に添えかねるという結論に至りました。
誠に不本意ではありますが、お断りいたします。

上記は
断る前に、考える時間を持つことで
ワンクッションおく、という持っていき方ですが

個人的には
依頼や勧誘した相手から
「考えさせていただけますか」
と返答があった時点で、
相手の返答はあったも同然で、断りたいのだなと
思っています。

逆に、謙遜やポーズで
「考えさせていただけますか」と返答するのは
相手に期待させることにもなるので
むしろ、依頼や加入があった時点で断る方が得策と考えます。

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