今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(5)
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                      上司・先輩よりネット?

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介してきました。

サラリーマン川柳 第80位
「相談は 上司先輩 よりネット」

例えば、メール対応やメール文の書き方にしても、身近にいる職場の上司や先
輩に尋ねるより、「Yahoo!知恵袋」のようなインターネットのQ&Aサービスに
質問するというケースは少なくありません。

当メールマガジンの読者からも、「上司には聞けなくて」とか「先輩に質問で
きなくて」という質問が届きます。中には、当事者同士が話をしたほうが解決
が早いのでは? と思えるケースもあるのですが、直接、聞けない事情がある
ということなのでしょう。

第98位には、こんな句も。
「後輩が 心開くの LINEだけ」

うちの子どももそうですが、生まれたときから携帯電話やパソコンが家庭にあ
り、触れてきた“デジタル世代”は、リアルな人間関係よりインターネットを
介した人との繋がりの方が抵抗がなく、接しやすいのかもしれません。

ネット上で質問する分には、個人が特定されることもなく、どんなことでも聞
きやすいという利点はあります。

反面、質問も回答も匿名の書き込みには責任も伴わないので、根拠や証拠がな
くてもいいようにも悪いように書けてしまいます。
ネット上にあふれる情報に埋もれ、振り回され、正誤が分からない、判断に悩
むという新たな悩みも。

ネットを通じて、時間や距離、言語の壁を超えてコミュニケーションをとるこ
とが可能になりました。けれど、コミュニケーションは人と人が直接、顔を合
わせて対話するところが出発点という気もします。

職場という同じ空間にいる人同士、少しだけ対話の時間や機会を増やしても
いいのではないでしょうか。

職場を家庭に置き換えても同様のことが言えると思います。同じ食卓に向き合っ
て座る家族が無言でスマホをいじっているとしたら、それはあまりにも寂しい。
せめて同じ場を共有している者同士、対話を重ねていけたらいいなと思います。

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 【しごび】 の お す す め
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 食をテーマに4大陸13カ国を旅した
 野菜ソムリエ 花井さんの旅行記 出版イベント

 いよいよ明日 6月2日(土) 広島駅直結の蔦屋家電で開催。

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今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(4)
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                       無意識がもたらすもの

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第46位
「保存先 いつもどこかへ かくれんぼ」

メールに添付されたファイルを開き、保存したが、保存先が分からない。
WordやExcelで作成したファイルをどこに保存したか分からない。
ダウンロードしたはずの画像の保存先が分からない。
など、保存先が分からなくなり、必要なファイルがかくれんぼという経験は
ありませんか?

Windowsの場合、“かくれんぼ”しているファイルを探し出すには検索機能を
使います。

こうしたファイルのかくれんぼを防ぐためにも
・ファイルの保存先を決めておく
・ファイルに名前をつけて保存
ことをお勧めします。

ファイルがどこに保存されるかを知っておく、あるいは、どこに保存するかを
決めておけば、ファイルが行方不明になることもありません。

また、ダウンロードしたり、作成したりしたファイルに名前を付けておけば、
後で検索しやすいです。自分で識別しやすいように「20180531」と日付を入れ
たり、「0531photo01」のように通し番号を入れたりしておくとよいでしょう。

ちなみに、メールの添付ファイルは直接開かず、添付ファイルを右クリックし
て「保存」を選べば、自分が保存しておきたい場所に保存できます。

第11位には、こんな句も。
「言ったけど だれに言ったか わからない」

これはパソコン内のことではなく、職場でのリアルな発言のこと。自分で「言っ
た」記憶はあっても、誰に言ったかの記憶がないことを指しています。

ファイルの保存先が分からなくなるのも、自分が誰に対して発言したかの記憶
がなくなるのも“その先”のことを意識していないからとも言えます。

後で探すときに分かるように、という意識があれば、ファイルに名前を付けて
保存します。「誰に」「何を」「なぜ」と意識して発言すれば、「だれに言っ
たかわからない」状況は避けられるはず。

面倒がったり、その場しのぎでやり過ごしたりせず、先のことを見越して対応
したいものです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 美文字の基本は「楷書」から。

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今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(3)
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                        昔メールで今LINE?

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第7位
「父からは ライン見たかと 電話来る」

ひと昔前は「メール見たかと電話来る」という光景が会社間や職場の人同士で
も実際にあったものです。LINEの場合は、相手が読んだか否かが分かりますが、
それでも気になるという、この川柳のようなケースは少なからずあるのかもし
れません。

メールが伝達ツールとして定着した現在は、パソコンでやり取りするメール
の数が多くなりすぎて、メールに気づかず未読のままやり過ごしてしまう
“未読スルー”という事態を招いているようにも思います。

第26位には、こんな句も。
「間違えた! 上司へライン 『愛してる』」

LINEの送り間違い、私も経験があります。仕事の連絡を親族用のLINEに送信し
てしまい、義理の妹から間違いを指摘され気づいたことがあります。

LINEやメッセンジャーは、スピーディーに連絡がとれる利点があり、メールで
返信が来ない場合は、LINEやメッセンジャーで確認するというケースも実際に
あります。

しかし、一方で、ごく私的な連絡や、逆に仕事関係でない人に知らせてはまず
い内容を無関係な人に間違えて伝えてしまうという危険もあります。

仕事絡みの情報を私的な相手に、あるいはパーソナルな情報を仕事関係の相手
に送ってしまう誤りは誰にでも起こりうること。公私で伝達ツールを使い分け
る必要がありそうです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 3月から月2回のペースで開催してきた
 大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座。

 6月からは、午前・午後の2コース制とし
 ・10時からの「楷書コース」
 ・19時からの「行書コース」
 をそれぞれ月1回のペースで開催します。

 「午前中のほうが都合がいいんだけど」という声にお応えして
 開設したのが10時からの「楷書コース」です。

 楷書とは、わたし達が子どもの頃から学んできた
 いわゆる書き方のお手本のような
 一画一画を整然と組み立てられた書体。

 対して行書とは、楷書を少しくずした書き方です。

 楷書が一画ずつが独立し、カチッとした印象を与えるのに対し
 行書は、流れるようになめらかな自然な印象。

 万年筆で書くと、楷書も行書も
 それぞれに雰囲気があり、書き文字ならではの風情を楽しめます。

 行書で書くにはまず楷書を学ばなければ
 ということはなく、行書から始めてもOK。

 字の雰囲気が行書のほうが好きという方は
 ぜひ、「行書コース」へご参加ください。

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
  ——————————————–
        10時からの「楷書コース」
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 ※月1回 下記の金曜日 10:00~12:00 に開催します。
  7月6日・8月3日・9月7日・10月5日

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
  ——————————————–
        19時からの「行書コース」
 ————————————————-
 ※月1回 下記の火曜日 19:00~21:00 に開催します。
  6月19日・7月17日・8月7日・9月4日・10月2日

「楷書コース」「行書コース」とも場所・参加費は共通です。
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 場 所 書道サロン 優書会
     (広島市中区本川町2丁目4-8 田室ビル303)

 参加費 4000円(材料費・税 込み)※持ち物不要

     ★前納・連続受講、2回めの受講は 3000円/回
 ————————————————-

 ▼お申し込み方法は・・・

  件名「楷書コース」「行書コース」として
  お名前・当日連絡がつくメールアドレス・何回目の受講かを
  kamigakiss@gmail.com 
  まで、お送りください。
  こちらから申し込み受付のメールの送付で、正式受付完了です。

 月ごとのテーマは下記のとおりです。
  6月  結婚祝い
  7月  暑中見舞い
  8月  お中元・そのお礼
  9月  還暦などの祝い
  10月 お悔やみ

 筆記具は万年筆を使います。
 手書きする機会が減っていますが、
 「書く」行為はセラピー効果もあるとか。

 「書く」ことで心穏やかに
 自分と向き合う時間を持ってみませんか?

 書き方指導は、優書会の松田朗子さん。
 ブログに詳細がありますので、ご覧ください。

   

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(2)
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俗語、略語+丁寧語

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、
紹介しています。

サラリーマン川柳 第6位
「『マジですか』 上司に使う 丁寧語」

「マジ」は「真面目」を縮めた言葉で、「本当」「本気」「真剣」を意味する
いわゆる若者言葉のひとつです。実際は若くない人も使っているので、ここで
は「俗語」とします。

この「マジ」に丁寧語の「ですか」を付けたのが「マジですか」で、「本当で
すか」という意。「本当に?」「信じられない」という感情を相手に伝えよう
とするときに使われやすいフレーズです。

似たような「俗語+丁寧語」のフレーズとしては
「ガチですか」
「ヤバくないですか」
なども挙げられます。

いずれもとっさの感情を表すひと言で、それを言いたくなる気持ちも分かるの
ですが、丁寧語を付けても俗語は俗語。

ビジネスの場で上司に使うような場合は
「マジですか」「ガチですか」→「本当ですか」「本気ですか」
「信じられません」など
「ヤバくないですか」→「危険です」「~の恐れがあります」「ひどい話です」
「素晴らしいですね」「お見事です」など
に言い換えることをお勧めします。

第16位にはこんな句も。
「新人に メールで指示して 返事は『りょ』」

この「りょ」とは「了解」を略した言葉です。同様の略語としては
「おつです」→「お疲れさまです」
「あざっす」→「ありがとうございます」
などもあります。

こうした略語や俗語は、仲間内で使うのは楽しいものですし、意味も通じます。
ただ、仕事のやりとりで、そのまま使ってしまうと「言葉を知らない人」「ふ
ざけている」と自分の評価を落とすことにもなるため、気持ちを切り替えて社
会人として相手に通用する言葉遣いを心がけましょう。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法      < 「サラリーマン川柳」より
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紙対応でよい場合、悪い場合

先日、発表された第31回サラリーマン川柳 全国ベスト10

身につまされる句も多いのですが、メール対応や言葉遣いなど、職場でのリア
ルな様子を映す句もあり、面白いと思いました。そこで、今週は趣向を変えて、
「サラリーマン川柳」ベスト100の中から、ビジネスシーンにありがちな対応
をピックアップし、紹介していこうと思います。

サラリーマン川柳 第5位
「電子化に ついて行けずに 紙対応」

神様のごとく素晴らしい対応を指す「神対応」に掛けて、デジタル化の逆とも
いえる紙での対応を言い表した一句。

メールで済む伝達、メール添付で対応できる連絡を、紙の書面で行う相手にい
らつくという場面、どこの職場にもあると思います。

20位にはこんな句も。
「社内エコ 無駄を無くせと 配る紙」

社内エコで、コピー用紙などの無駄使いをなくすように呼びかける通達が、紙
で回ってくる……という矛盾。

でも、64位にはこんな句も。
「辞めますも SNSで 済ます部下」

メールやSNSで済む用件と、紙の文書で示さなければならないこと、どちらに
するかの判断が世代によっても捉え方が異なることもあるでしょう。

先日、自分宛てに「これは書面で送付されるのが正式なのでは?」という類の
連絡が、メール添付で送信されてきて驚いたことがあります。

専門家に確認すると「メールでは本人が見落としたりして読まれない可能性が
あるので、メール送信するのであれば、少なくとも開封確認を付ける必要のあ
る内容。でも、本来は書面で送付すべき」との見解でした。このとき、メール
の開封確認を使うべき状況を改めて知りました。

見積書や請求書はメール添付で行われているケースもありますが、契約書や警
告などは書面で郵送、場合によっては内容証明が必要なものもあります。この
ようにメールか、書面かという判断や対応を間違うと、重要度の高い内容ほど、
やり取り自体が成立しない場合もあるので注意が必要です。

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(5)
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                       誘いを断るときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介してきました。

人から誘われる飲み会やランチ、交流会の類。
参加したいけど、参加できない場合もあれば
できれば参加したくない場合もあり、いずれにせよ、断り方に困るものです。

本当に忙しくて、それどころじゃない場合は
「すみません。今、忙しいので参加できません」
と本音が出そうになるものですが、
忙しいことを理由にしてしまうのは、できれば避けたいもの。

かといって
「申し訳ないのですが、今回はちょっと…」
と気が進まない誘いにはっきり理由を言わずにやり過ごすのも
あとあと人間関係に支障をきたすことに。

このようなときは
「あいにく、今立て込んでおりますので
 落ち着いたらこちらからお声がけしますね」
という返答の仕方があります。

まず「あいにく」を使って、相手の誘いに今は応えることができない状況を伝
え、時間の余裕ができたら改めてこちらから声をかけます、と前向きな姿勢で
返答すれば、相手も気を悪くしません。

その場で拒否・拒絶するとそこで関係も途切れますが、一旦相手の意向を受け
とめ、次の機会にこちらからアクションを起こす旨を伝えれば、相手も安心で
きます。このように、バッサリ切り捨てて終わりにせず、先に可能性を残す断
り方ができるといいですね。

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