今週は、伝達手段としてのメールの安全性について考えます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの安全性(5)
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                    適切な情報の取り扱いとは?

 今回は、新聞やインターネットの記事から
 メールが伝達手段として完璧ではなく
 なりすましや改ざんされる危険性を持つことを
 取りあげてきました。

 私的なコミュニケーションで使われていた
 LINEやメッセンジャーを
 ビジネスに活用する事例も増えています。

 メール自体が、将来的には
 伝達手段の主流でなくなる日が
 やってくるかもしれません。

 ただ、
 メールが普及・浸透しても
 ファクスによる伝達が消滅していないように

 使用頻度や利用者が減っても
 ファクスならではの利点を必要とする人や状況があれば
 使い続けられていくのも事実。

 大切なのは
 便利で普及しているからと
 メールによる伝達を過信しないことです。

 そして、
 情報の内容や目的、用途に応じて
 最適な伝達手段を選び、使い分けることも必要。

 それが
 人の目に触れてよい情報であれば
 ハガキやファクスでもよいでしょうし、

 限られた人にしか伝えてはならない情報であれば
 メールでの伝達が必ずしも適切とは
 限らないでしょう。

 通常のメールのやりとりも
 単純な操作ミスで
 社外に出てはならない情報を流出させてしまう
 危険性もあります。

 取り扱う情報の性質をを知り
 適材適所の伝達手段で確実に相手に伝え、
 不必要な相手には伝えない工夫と注意を
 心がけたいものです。

 また、自分が送受信する情報が
 不適切に流用、流出することで負う
 リスクや影響を意識し、取り扱いに気をつけることも
 忘れてはなりません。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 明日、ゆる~く集まります。

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今週は、伝達手段としてのメールの安全性について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの安全性(4)
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言葉遣いの違和感

前回の記事で
表記の習慣や癖から、
本人か、本人以外が書いたかを
見抜くことの可能性について述べました。

▼隠しきれない表記のクセ < メールの安全性(3)> VOL.2834

参考にしたブログ記事には
本人が書いたものではないと判断するポイントとして
英数字や年号の表記の仕方のほかに、もう一つ
本人が日ごろ使うことのない言葉遣いの多用が挙げられています。

役所などで使われることの多い
「役人用語」です。

例としてブログ記事には
——————————————-
特に「旨」「当該」「何らか」などの言葉は、
典型的な「官僚的、公用文書的表現」であり、
そのような役人仕事、公的事務の経験がない
昭恵夫人が書いた言葉としては違和感がある。
——————————————-
とあります。

プライベートな内容や
口語に近い、くだけた表現を使うことの多い
Facebookの投稿で
いきなりこうした役人用語が用いられていると
読む側は「あれ?」と思います。

例えば、ビジネスのやり取りでも
「このメールが誤配信である場合には、
大変お手数ではございますが、
発信人宛てに電話またはメールにて、
その旨ご連絡いただきますようお願い申し上げます」
といった文章を用いますが

これがLINEのメッセージなら
「もし、間違えて送っていたら教えてね」
と文字量も言いまわしも全く異なるものになります。

客先と友人宛てのメールでは
このような使い分けをするケースが大半なので

世間で話題の人物が本来
私的な情報発信に使うツールに
いつもとは違うおかたい言い回しのメッセージを投稿すれば
「本人が書いていないのでは?」と疑ってしまうのも
自然なことではないでしょうか。

通常のメールのやり取りでも
仮に、何者かがなりすまして虚偽のメールを流した場合
差出人や署名は本人のものに見えても

文章にいつもと違う言い回しが使われていたり、
通常の文面とあまりにも落差があったりすれば、
本当に本人が書いたものかどうか、
確かめてみる必要があります。

特に、機密事項や取り扱いに注意を要する重要な内容のメールに
「差出人名」「メールアドレス」
「メールの文面の言い回し」
「メールのスタイル」などに違和感がある場合は
返信して安全かどうか、まず確認しましょう。

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【しごび】 の お す す め
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                      隠しきれない表記のクセ

 ファクスのメールにない利点として

 ・メールは削除したり、文章を変えることが簡単にできるが、
  ファクスは一度印字されると、破って捨てない限り残り、
  書き換えもできない

 と前回の記事に書きました。

 ▼メールか? ファクスか? < メールの安全性(2)> VOL.2833
 

 あってはならないことですが
 メールは人が書いた文に手を加えて、あたかもその人が書いたように
 改ざんすることもできてしまう危険性があります。

 しかし、見破ることも可能だということを
 下記の記事を読んで思いました。

 ▼昭恵夫人Facebookコメントも“危機対応の誤り”か
 
 事の真偽は別として、この記事で興味深かったのが
 「形式面から、このFBコメントは、少なくとも、
  昭恵夫人の他の投稿とは多くの点で異なり、
  昭恵夫人自身が自ら書き込んで投稿したものかどうか疑問がある」
 という指摘です。具体的には次の2点を挙げています。

 1)昭恵夫人のフェイスブックの投稿は、
  すべて年号が西暦表示になっており、数字はすべて半角表示であるのに、
  このコメントでは年号が元号で表示され、
数字がすべて全角で表示されている。

2)昭恵夫人が使うとは考えにくい、
典型的な「役人用語」が多く使われている。
 
 こうした表記の習慣や癖は
 個人ごと、あるいは属する組織ごとに
 「型」のようなものが確かにあります。

 特に、1)の数字の表記の違いは個人の習慣が出やすいです。

 手前味噌な例になりますが
 私は通常のメールのやりとりも、このメールマガジンでも
 数字や英文字の表記は「半角英数」で統一しているのですが、

 受け取るメールによっては
 「全角」になっているケースも多いです。

 そのため、
 相手のメールを全文引用して返信するときに
 相手のメール文は英数字が全角なのに、
 自分の文章は英数字が半角で、
 見た目がちぐはぐな感じがして気になることがあります。

 英数字の表記のほかに
 句読点の表記も
 「、」「。」の場合と
 「,」「.」で統一されている場合があります。

 こうした違いは、どちらの表記が正しいということではなく
 個人や組織の習慣や統一のルールが異なるので
 馴染んだ表記の方を誰しも使いやすいものです。

 仕事のメール文は硬い表現や言い回しを使い、
 SNSによる私的なやりとりの時はくだけた表現に
 使い分けている人は多くいますが

 英数字や句読点の表記は
 私的なメールや投稿でもつい
 日頃の習慣が出てしまいます。

 こうしたちょっとした表記の習慣の違いが
 書き手の違いにきづくきっかけになることは
 あると思います。

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 【しごび】 の お す す め
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 「会話がごちそう」
 と言われたことがあるのを
 思い出しました。

 第264号 話を聞く
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                     メールか? ファクスか?

 携帯電話やスマートフォンの普及で
 自宅に固定電話を置かない家庭も増えているのではないでしょうか。

 家族全員が携帯やスマホを持っていれば
 連絡には困らず、
 ファクスやコピーをするためだけに
 固定電話を使っているケースも少なくありません

 そのファクスやコピーも
 スキャンしたデータをメール送信すれば
 不要な場合も。

 では、
 ファクスによる伝達は、
 家庭やオフィスから消えゆく運命にあるのでしょうか。

 そんな疑問に答えてくれるかのような記事があったので
 ご紹介します。

 常見陽平氏による「森友学園問題で考えたファクスの破壊力」です。
 
 メールの普及に伴い、伝達手段として劣勢に追いやられてきたファクスですが
 この記事にあるように

 ・パソコンを開かないと見れないメールに対し、
  紙に印字されたファクスは目に留まりやすい

 ・メールは削除したり、文章を変えることが簡単にできるが、
  ファクスは一度印字されると、破って捨てない限り残り、書き換えもできない

 というメールにはない利点もあります。

 メールが伝達手段として完全でも万全でもないことは
 前回の記事に書いた通りです。

 ▼メールで騙されないために< メールの安全性 > VOL.2832
 
 スピードや利便性といったメールの利点も踏まえたうえで、
 情報の改ざんを防ぎ、証拠を残す点では
 ファクスで伝達した方がよい情報も
 まだまだありそうです。
 
 当メールマガジンでも繰り返し述べていることですが
 メールを過信せず、場合によっては
 メール以外の伝達手段を使うことも必要です。

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 【しごび】 の お す す め
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 いよいよ、今週金曜日の開催です。
 描いて、意外な自分を発見してみませんか?

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メールで騙されないために

今日の中国新聞朝刊1面に、こんな見出しの記事が出ていました。

「企業版『振り込め詐欺』横行 ビジネスメールで送金要求」

取引先企業になりすまして電子メールを送り、
偽の銀行口座に多額の現金を振り込ませる
「ビジネスメール詐欺」の被害が
世界で2万件もあるとのこと。

メールがハッキングされ、
企業間のやり取りが盗み見されていた可能性が高く

メールアドレスを
正規のアドレスのアルファベットをわずかに入れ替えたり、
削除したりして、気がつきにくいように細工。

一般的な詐欺との違いは、
企業の業務メールを盗み見て、会社のルールを調べ上げたうえで、
見破られにくい偽メールを送る手口が多いのだとか。

メールをハッキングする手法は、
情報を盗むウイルスを送り込むほかに、

社員に対してIT管理者を装う偽メールを送り、
メールで使うID、パスワードを入手していることも。

被害の多くは英語のメールですが、
日本語のメールで同様の詐欺が行われるようになるのも
時間の問題かもしれません。

不審に思うメール、例えば
・振込先の変更といった、通常と異なる対応を求めらる
・メールで使うID、パスワードなどを求められる
といった通知や問い合わせには
すぐにメールで返信したり、安易に対応したりしないことが
重要です。

不審なメールのアドレスや差出人名も
注意して確認を。

メール対応が主流となり、
「メールで済む用件は電話で連絡しない」
「ファクスはほとんど使わない」
といった会社も増えていますが

手間がかかっても
送金や情報管理に関わる疑わしい内容のメールについては
電話やファクスなど、メール以外の手段で
相手に確認をとりましょう。

今週は、今一度
メールによる伝達の安全性を見直してみたいと思います。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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前回のメールマガジンで取り上げた
「下記」か「以下」か?
について、どちらでもよいと記事に書いたのですが、

配信後に読者から指摘があり、
「下記」を用いるのが適切と知りました。

バックナンバー用のブログで訂正するとともに
訂正後の記事が「まぐまぐニュース」でも紹介されているので
ご覧になってください。

▼「下記」か「以下」か?< 読者からの質問(5)> VOL.2831

▼【メール作法】相手の文を引用するのは失礼? 専門家に聞いてみた

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