今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(5)
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                     返信を確実にする結び工夫

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案をしてきました。

 メールの最後は
 「それでは、よろしくお願いいたします」
 というフレーズで結ぶことが多いです。

 しかし、返信を要する場合は、
 その旨をきちんと伝える方が確実です。例えば……

 「それでは、ご返信をお待ちしております」

 「折り返しご連絡いただきますようお願いいたします」

 この日までに返信をしてほしいという場合は
 下記のように期日を明記しておきましょう。

 「6月12日(月)中にご返信をお願いいたします」

 返信期日までにあまり時間がないときは
 上記の一文の前に
 「恐れい入りますが、」
 「勝手を申しあげますが、」
 を添えます。

 必ず返信する必要はないが、
 何かあればいつでもどうぞ、という場合は

 「もし、不明な点がありましたら、お知らせください」

 という一文を使います。
 その際「お知らせください」の前に
 「遠慮なく」を添えてもよいでしょう。

 ビジネスメールには「定番のフレーズ」がありますが、
 状況に応じ、相手の都合も考慮したひと言を工夫することで
 相手は好印象を持つでしょう。

 紋切り型のフレーズで済ませず
 臨機応変にその場に応じた対応ができるとよいですね。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 本日、6月9日(金)23時59分が
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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(4)
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                         見た目を整える

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案です。

 本文の工夫としては
 「見た目」を整えることが挙げられます。

 読みやすさ=見やすさ
 でもあるからです。

 分かりやすい文章を書くことはもちろんですが
 ・適度な改行
 ・箇条書き
 を取り入れ、情報を整理してみましょう。

 例えば、下記のような文章はどうでしょうか。
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 ○○市、○○商工会議所と○○大学産学・地域連携センターでは、独創性
 ある技術やアイデアで起業しようとする学生・社会人及び起業後間もない
 ベンチャー経営者に対して、会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作
 成等、起業に必要な体系的な知識の教育と併せて、実社会で活躍中の経営
 者・起業家による実践的な経営論を含む総合的な「○○創業塾」を2017年
 6月X日から1カ月間、全10回開講します。
 ——————————————————————

 文章に必要事項は盛り込まれていますが
 整理して「見た目」を整えることで、
 もっと分かりやすくなります。

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 「○○創業塾」開講のお知らせ

  開講:2017年6月X日~7月X日(全10回)

  対象:・独創性ある技術やアイデアで起業を考えている学生・社会人
     ・起業後間もないベンチャー経営者

  内容:・起業に必要な体系的な知識の教育
      (会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作成 等)
     ・実社会で活躍中の経営者・起業家による実践的な経営論

  主催:○○大学産学・地域連携センター
  共催:○○市、○○商工会議所
 ——————————————————————

 このように視角的な効果を考慮して情報を整理すれば
 ポイントが伝わりやすくなります。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(3)
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                    返信メールでも最初に趣旨を

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案です。

 返信のビジネスメールでも、最初の1行で
 「何について」のメールかを明らかにすると
 分かりやすいです。

 例えば
 質問への返答メールであれば
 「質問への回答ですが・・・」
 「○○についての質問に回答します」
 といった具合です。

 通常のメールの返信では
 「ご連絡をいただき、ありがとうございます」
 で始める場合が私は多いです。

 「ありがとうございます」の前を
 「早速、資料をお送りくださり、」
 「早急にご対応いただき、」
 としてもよいでしょう。

 返信が遅くなってしまった場合は
 「返信が遅くなり、失礼いたしました」
 という前文も使います。

 相手に詫びる場合は
 「○○の件でご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした」
 とします。

 「ご迷惑」を「ご心配」としてもよいでしょう。

 自分から送信する場合も
 相手のメールに返信する場合も
 まずは「何についてこれから述べるのか」
 最初の一文で趣旨を説明することを心がけましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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 わたしは未だに
 これができません。
 

 第269号 久し振りの人に声をかける
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                    冒頭でメールの趣旨を伝える

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 ビジネスメールの本文は結論から書くのが定番です。
 その際、最初の1行で
 「何について」のメールかを明らかにすると
 分かりやすいです。

 例えば
 質問のメールであれば
 「○○の不具合についての質問です」。
 客先や目上の相手には
 「○○について質問がございます」
 「○○についてお尋ねしたいことがございます」
 とします。

 確認のメールであれば
 「6月6日のセミナー参加費について確認ですが」
 あるいは文末を「確認させてください」で一度切ります。

 通知であれば
 「申請書の提出期限についてお知らせします」。

 このようにメールで
 「何を聞きたいのか」
 「何を知りたいのか」
 「何を知らせたいのか」
 を冒頭に示すと、
 読む側も何について応えればいいのかが
 はっきりします。

 件名をメール本文の用件がひと目で分かるようにするのとも
 連動しますが、

 メール本文の最初に
 これから述べようとする趣旨を書くと
 無駄がなく、相手に伝わるメールになります。

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 まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が紹介されました。

 ダメージを受けている相手へのひと言について。

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                      件名をカッコ書きで強調
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 例えば、件名。

 メール本文の用件がひと目で分かる件名にする
 というのが定番ですが

 さらに分かりやすくする工夫として
 下記のように
 それが何についてのメールかをカッコ書きで示します。

 【質問】○○の不具合について

 【確認】6月6日セミナー参加費について

 【通知】申請書の提出期限は6月7日

 カッコは【 】でも( )でもよいと思います。

 実際にメールで使われている例では
 【修正依頼】
 【お支払日のご案内】
 などもあります。

 ただ、こうした件名を強調する工夫は
 通常、やりとりをしている間柄の相手には有効ですが、

 初めてメールする相手や知らない相手に
 いきなり送信すると警戒されます。

 迷惑メールで
 【重要】【ご案内】
 などが使われていることが多いためです。

 カッコ書きで強調した件名のメールを受信した場合、
 差出人が既知の相手か確認することが必要です。

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