今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(4)
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                     参加したくないときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

気の進まない飲み会や集まりに誘われ、断りたいというとき
「すみません、ちょっと今回は遠慮します」
という断り方だと、断る理由がはっきりわからないので、「なんで?」と押し
切られる可能性も。

「すみません、その日はもう予定があるので無理です」
という断り方は「無理です」と拒絶することで、誘った相手に良い印象を持た
れません。

このようなときの返答例としては……

「せっかくお誘いいただいたのに、すでに予定があり、残念です」
あるいは
「あいにく先約があり、参加できず残念です」
などがあります。

ポイントは、参加したいけれど諸事情あり、参加できないという意を伝えるこ
と。「せっかく」「あいにく」という言葉を添え、「残念です」で締めくくる
と、「無理です」「参加できません」とはねつけるような拒絶感がなくなり、
相手に受け入れられやすくなります。

「参加したくない」というのが本音でも、それをストレートに相手にぶつけて
しまうと、「せっかく誘ったのに…」と相手の反感を買うことに。

「参加しない」という拒否の姿勢を前面に出すのではなく、「(参加したいけど)
参加できない」という形で返答すれば角が立ちません。

言い方一つ、書き方一つで印象が変わるので、断るときも自分の気持ちのままに
直球勝負するより、相手の受けとめ方を考慮した変化球で対応することをお勧め
します。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(3)>
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                    受け取りたくないときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

会うたびにやたらと物をくれる人や
自分は不要だからと、こちらの都合にお構いなく物を渡そうとする人。

本人は悪気がないだけに、断るのもひと苦労、ということがあります。

断るつもりで「結構です」「いいです」と返せば、相手は「結構な品ですね」
「いいですね」と自分に都合よく解釈して押し付けてくる場合も。

「いえいえ」とか「そんな…」といった曖昧な遠慮も相手に伝わらず、会うた
びに贈り物攻撃が続く可能性もあります。

かといって「迷惑です」「要りません」「間に合ってます」ときっぱり断ると
角が立ちます。

このようなときは
「お気持ちだけありがたく頂戴します」
あるいは
「(その)お気持ちだけで十分です。ありがとうございます」
と返答することをお勧めします。

または
「これまで十分過ぎるほどいただいています。どうぞ、お気遣いなく」
という言い方もあります。

いずれにせよ、ストレートに断ってしまうと相手の好意を無にすることになる
ので、物品ではなく気持ちだけ受け取りますよ、と返すのがポイントです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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 受講費 3,000円

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 あ と が き
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 昨年、久しぶりに東京で
 このメールマガジンの「読者の集い」をしたとき
 初めて会った男性読者のmachidaさん。

 以前から、メールに関する質問などをもらっていて
 文面のイメージでは、ものすご~く真面目な方と
 想像していました。

 ところが、会ってみると
 気さくで話題豊富。

 席が二手に分かれても
 彼が席半分の人に色々話をしてくれたおかげで
 とても助かりました。

 彼が話題豊富なのは
 「菜園トラベラー」だから。

 machidaさんは会社勤めの傍ら
 菜園生活と旅をライフワークにしていて
 話の引き出しをたくさん持っているのです。

 そんなmachidaさんが
 満を持して創刊したメールマガジンが
 【菜園トラベラー通信】です。

 どんなメルマガかというと……

 ・会社員をしながら菜園生活をしてみたい
 ・気軽に野菜を作ってみたい
 ・土のある生活を採り入れてみたい

 という方に向けて
 machidaさん自身が野菜作りをした体験談、
 これから繰り広げられるであろう野菜作りの
 失敗、成功、それにまつわる喜怒哀楽を伝え、
 共有していこうと、いうもの。

 彼が旅先で感じたこと、
 楽しかったことや意外だったこと、
 おもしろかった出来事やグッときたこと なども

 「菜園トラベラー」の視点できりとり
 発信していきたい、とのこと。

 実際、
 machidaさんからはよく旅先から写真付きのメッセンジャーが
 届くのですが、各地の居酒屋で一杯やってるらしく
 わたしよりはるかに「吉田類ごっこ」を楽しんでいて悔しい。

 都会暮らしの乾いた心に
 うるおいを与えてくれるに違いない
 菜園トラベラー・machidaさんのメールマガジン
 ぜひ、ご登録ください。

 ▼無料メールマガジン【菜園トラベラー通信】
 
 菜園トラベラー・machidaさんは、
 すでに45箇所の都道府県庁所在地を踏破している模様。

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法      < 肯定的に書く(2)
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高価なお土産をもらったときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

明らかに高価なものと分かる手土産をもらったとき。
ついつい手土産の価格が気になって、こんなふうに返していませんか。

「高価なものを頂いて、申し訳ないです」
「気を遣っていただいて、すみません」

「こんな値の張るものをもらってしまって…」と遠慮する気持ちから「申し訳
ない」「すみません」という言葉を使ってしまいがちですが、「なんだか申し
訳ない」という気持ちを一転させて次のように書き換えてみてはどうでしょう。

「お心づくしの品、ありがたく頂戴します」

「お心づくしの品」は「お心のこもった品」と書き換えてもよでしょう。

お土産を渡す側は、相手に喜んでほしいという気持ちがあるはず。ならば、
「すみません」と恐縮するより、素直に好意を受けとめ、「ありがとうござい
ます」と感謝の言葉を返すほうが感じが良いです。

その場でお礼ができず、あとでお礼のメールやはがきを送る場合は
「結構なお品を頂戴し、ありがとうございます」
と伝えます。

「結構なお品を頂戴し」は「お心遣いいただき」「お心づくしの品を頂戴し」
としてもよいでしょう。

「いつもお心にかけていただき、感謝申し上げます」
という言い方もあります。

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【しごび】 の お す す め
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く >
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                       褒められたときの返答

断ったり、注意したり、意見したりするとき、言い方、書き方によって受け取
り方がガラリと変わります。

思ったことをそのまま伝える直球方式は、場合によっては相手が不愉快、不快
に感じることもあるので、婉曲に角を立てず思いを伝える言い回しの変化球も
知っておくと、メールのやり取りを円滑にする一助になります。

例えば、人から褒められた場合

「いえいえ、そんなことありません」
「私なんて大したことありません」

と謙遜の気持ちから、自ら相手の言葉を打ち消して返すことが多いものですが

「ありがとうございます。○○さんに褒めていただき光栄です」
「ありがとうございます。お褒めの言葉を頂戴し、感激です」

と、褒められたことへの感謝の気持ちを伝え、相手に褒められたことがうれし
くありがたいという意を伝えます。

自分のことではなく、相手に褒められたことに焦点を移して返すのがポイント
です。

「光栄です」の代わりに「自信がつきました」としてもよいでしょう。

今週は、このように否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介していきます。

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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(5)>
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                         読者の工夫・方法

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントとして
1)名称の確認 2)数字の確認 3)変換ミスの確認 4)読み返す
を紹介してきました。

最後に、読者から寄せられた
「誤りメールを防ぐために心がけていること」を紹介します。

———————————————————————-
私が、メール作成時に気をつけているのは「添付わすれ」です。
これを防ぐために、メール作成の順番を決めています。

1)添付ファイルを設定する。
2)本文を作成する。
3)宛先を設定する。
4)最後に件名を設定する。

あとは、誤りメールとは違いますが、件名を3文字分ずらして作成しています。
これは、返信が来たとき、Re: や Fwd: が付いてメールを探しづらいため
桁合わせのためです。
                           (読者 K.Bさん)
———————————————————————-

ファイルを本文作成「前」に添付することがポイントですね。
「件名を3文字分ずらして作成」はユニークな方法だと思いました。確かに目立
つので、他のメールとの混同が避けられますね。

———————————————————————-
誤りメールを防ぐためにしていることは……

1)添付を付けてから必ず開けて、自分が最終に手を加えたところなどを確認
 する(改廃前の添付や、似たようなファイルの名の添付をしないために)。

2)メールアドレスは必ず最後まで見るようにする
 (自動検索で入力してしまうシステムなので)。

3)自分が書いたメールの最後までスクロールする
 (以前、上部が白紙と思っていたら、下部に全く違うことが書いてあったの
  を使ってしまった)。

4)送った直後に送信箱を必ず確認する
 (容量が大きいメールなどは、Outboxに入ったまま送信ができない場合も
  あるので)。
                            (読者 Rさん)
———————————————————————-

送信前後のチェック事項として大事なことばかりですね。
こうしたちょっとして気遣い、確認の積み重ねが大切だと思います。

———————————————————————-
メルマガにあった「誤りメールを防ぐコツ」の
4)読み返す
声に出して読むということにとても共感しました。

私は、ライターからの原稿を校正する仕事をしているのですが、
2年ほど前から、テキスト読み上げのソフトを使っています。
黙読だけでは気が付かない誤字脱字も
音声で聞くことで見つけやすくなりました。

確かに合成音声ソフトなので、音読みを訓読みにしたりなど
「?」という部分はありますが、単語の読みを登録できるので
使っているうちに、違和感は少なくなっていくと思います。

ちょっと話がズレましたが、
取引先にちょっと長いメールを送るときも
この音声ソフトを通して確認しています。
                            (読者 Y.Tさん)
———————————————————————-

テキスト読み上げの音声ソフトには興味があったので、実際に使っている方の
声が聞けてありがたく思っています。
目から音に換える効用は「間違いを探す」以外にもありそうですね。

投稿してくださった読者の皆さん、ありがとうございました。

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 【しごび】 の お す す め
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(4)>
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                       必ず読み返して確認

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。
1)名称の確認 2)数字の確認 3)変換ミス の次は……

4)読み返す

メールを書いたらすぐに送信するのではなく、どんなに急いでいても、一度読
み返すこと。

基本的なことですが、面倒だったり、急いでいたりすると、読み返して確認す
ることがつい疎かになるものです。

でも、書き終えたメールの間違いに気づくチャンスは、この「読み返して確認
する時」しかありません。

「目だけで確認」というのが実は曲者で、黙読はスピードが早いぶん、目で文
字を追うだけで読んだ気になり、間違いを見落としやすいです。

メールを書いてすぐ黙読するより、できれば声に出して読むことをお勧めしま
す。声に出して読むと、黙読よりスピードは落ちますが、言葉を声で捉えてい
くことにより間違いや、文の流れの悪いところに気がつきやすくなるのです
(音読して詰まる箇所は文章に問題があることが多いです)。

大きな声を出す必要はなく、書き終えた時点で、自分で分かる程度の小声で
読み返してみてください。

特に、ビジネスメールに不慣れな新人に推奨します。なにも一生音読し続けな
くても、最初に音読して確認する習慣をつけることで、次第に黙読だけでも間
違いに気づくようになります。

音読なんて恥ずかしくてできない、という場合は、メールを書いた後、視線を
一旦、パソコン画面から外してひと呼吸置いて(できれば、一度、席を立つと
なお良い)から、もう一度読み返します。

同じ画面を集中して凝視していると、間違いがあっても目が素通りしてしまう
可能性が高いからです。

新人のうちは、先輩や上司に送信前に一度、確認してもらうとよいかもしれま
せん。読み手の「目」を変えることで、間違いに気づきます。

不安や迷いがあるまま急いで送信し、取り返しのつかない事態を防ぐためにも
わずか数秒の読み返す時間を惜しまないようにしましょう。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

 「読者からの質問」を元に日頃から気になる言葉の違いについて
 取り上げています。

 ▼今さら聞けない。「お墨付き」と「折り紙付き」どう違うの?
 

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