今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(5)
◆─────────────────────────────────◆
                 大掃除リスト&読者のメール整理法

 今週は、メール環境の整理整頓について取り上げてきました。
 まとめとして、メールの大掃除リストを作成しました。

 □ たまったメールの処理
   ・送受信した古いメールを削除
   ・メールソフトの「並び替え」機能を活用

 □ 振り分けフォルダの見直し
   ・フォルダの要・不要を確認
   ・振り分けルールの見直し

 □ 添付メールのファイルの処理
   ・パソコン内にたまった不要なデータを処分
   ・保存データと保存ルールの見直し

 □ アドレス帳の整理
   ・登録アドレスの要・不要を確認

 年末に向けて忙しくなるばかりですので、
 早め早めに対処しておくことをお勧めします。

 最後に、読者の方の「メール整理法」をご紹介します。

 ——————————————————————
 私のメール整理法

 日常業務で保管の必要性を感じたメールは、保管ホルダーに移動。
 残りのメールは、4カ月したら全て削除してます。
 1カ月もしくは2カ月に一回の作業です。

 それまでは、数年前のメールも全て保管してました。
 確かに 仕事上問題が発生した場合、
 過去の事実に遡っての確認が必要になる場合もありますが、

 ・費用(手間)対効果を考えると、負担が大きい
 ・過去の事実確認をしても 
  現時点不具合があれば、改善しなくてはいけない
  (結果として、過去の事実は不要)
 ・過去の事実を盾に話しをしなくてはいけない相手とは 
  お付き合い方法を再検討

 等の理由で、数年前よりメールの長期保管はやめました。

                          (読者 T.Jさん)
 —————————————————————–

 以前は私も、パソコンを買い換えるたび、
 用心のために古いパソコン内のメールを保存していたのですが、
 見返すことがなく、やめました。

 T.Jさんのように期限を決めてルール化しておけば
 年末に大量のメールを処分する時間と手間も省けますね。

 T.Jさん、投稿ありがとうございました。

◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 か ら お 礼
◆─────────────────────────────────◆

 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2017】
 【仕事美人のメール作法】を推薦してくださった
 読者の皆様、ありがとうございます。

 大賞発表は12月15日(金)です。
 結果は改めて、お知らせしますね。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

社内のビジネスメール教育にお役立てください!【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(3)
◆─────────────────────────────────◆
                       添付メールのファイル

 今週のテーマは、メール環境の整理整頓についてです。

 VOL.2985で、古いメールの処分について述べました。

 処分の対象になるものとして
 受信履歴の古いものを挙げましたが
 もう一つ、あります。

 添付メールと
 メールに添付された各種ファイルです。

 添付メールのやりとりが日常的に行われていますが、
 添付を開き、保存したファイルはどうしていますか?

 古いメールを断捨離するタイミングに合わせて
 たまった不要なデータも処分しましょう。

 デスクトップや「マイドキュメント」のフォルダなどにある
 不要なデータは削除し、
 必要なデータは整理して保存。

 メールに添付して
 双方で確認→修正を繰り返したデータは
 最終的な完成版を残しておけばよく、

 途中にやり取りした未完のデータなども
 処分の対象になります。

 合わせて、
 現在、保存しているデータの見直しも
 しておきたいところです。

 ためっぱなしにしておくほど
 あとで整理するのが大変になります。

 保存する場所、ファイル名なども
 ルールを決めて、統一しておくと
 整理しやすくなります。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

社内のビジネスメール教育にお役立てください!【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(4)
◆─────────────────────────────────◆
                        アドレス帳の整理

 今週のテーマは、メール環境の整理整頓についてです。

 毎年、書いていますが、
 メールソフトのアドレス帳も整理しておきましょう。

 メールソフトのアドレス帳を利用する目的は
 ・メールの送信ミスを防ぐ
 ・メール送信時の手間を省く
 この2点にあります。

 頻繁にやり取りする相手のメールアドレスが
 ・アドレス帳に登録されているか
 ・メールアドレス、差し出し人名に誤りはないか
 をチェック。

 登録済みのアドレスで
 ・不要なものは削除
 ・新規に必要なアドレスを登録
 しておきます。

 このとき
 客先や社内で離職・退職した人のアドレスも
 確認しておきましょう。

 アドレス帳に登録するのは
 ・メールアドレス
 ・名前
 が基本ですが

 名前はフルネームで、
 社名や部署も併せて登録しておくと
 同姓の相手と取り違えるミスを防げます。

 相手からメールの差出人をそのまま登録すると
 名前がローマ字表記になっていることもあるので
 自分のアドレス帳に登録するときに
 入力し直しておくとよいでしょう。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

社内のビジネスメール教育にお役立てください!【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(2)>
◆─────────────────────────────────◆
                     振り分けフォルダの見直し

 今週は、メール環境の整理整頓についてがテーマです。

 受信トレイにたまった不要なメールを処分したら
 振り分けフォルダを見直してみましょう。

 受信したメールを自動的に振り分ける設定にしている場合は
 振り分けフォルダの数、振り分けルールを見直し
 フォルダの要・不要を確認します。

 必要があれば、新たにフォルダを設定し、
 振り分ける必要がないメールは設定を解除して、整理を。

 振り分けのルールは
 「未読」「既読」「保留」という分け方もあれば、
 案件ごと、差出人ごとに振り分けるなど
 人によって異なると思います。

 メールを振り分ける目的は
 受信したメールの見落としをなくすことなので

 自分に合う方法で設定すればよく
 合わないと思えば、この機会に
 別の方法を試してみてもよいでしょう。

 わたしは仕事の案件ごとにフォルダを作り、
 関係する人からのメールが振り分けられるように
 設定しています。

 終了した案件のフォルダは
 メールの内容をざっとチェックして
 フォルダごと削除するか、

 不要なメールを削除したフォルダを
 「2017年」のフォルダに移動し一時保存。
 その後、見返すことがなければ
 フォルダごと削除しています。

 これまでの経験から
 1年以上前のメールが必要になることはほとんどなく
 もしもの時に備え、残しておくこともたまにあるのですが

 メールは、そのときにできるだけ決着をつけて
 処理していくことが大事なのかなと思います。

◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 学生も、社会人も、親子でも
 英語を身につけるなら、格安フィリピン留学。

ネグロス島にあるドュマゲッティは学園都市。
安心して、充実した学習プログラムで学べる
日本人経営の英語学校です。

 ———————————–
  TESDA(フィリピン教育庁)認定校 
 ———————————–
     B&D English School.
 ———————————–

 今なら「フィリピン留学 年越しキャンペーン」実施中
 

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

社内のビジネスメール教育にお役立てください!【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの大掃除
◆─────────────────────────────────◆
                         古いメールを処理

 もうすぐ12月。
 毎年、この時期になると取り上げる恒例のテーマが
 「メールの大掃除」です。

 定期的にメールの整理を行っている人は別として、
 年末が近づくほど、時間的にも精神的にもゆとりがなくなってくるので
 今のうちに、メール環境の断捨離に取りかかっておきましょう。

 メールに関して言えば、
 「たまったメールの処理」
 が挙げられます。

 未読のメール、削除せずに放置しているメールは
 ありませんか?

 たまったメールの中には
 本来、とっくに削除しておかなければならない
 メールがうっかり残っているということも。

 まずは、「受信トレイ」にある古いメールを
 確認していきましょう。

 1年以上前のメールで
 見返した記憶のないメール
 保存しておく必要がないメールは
 削除の対象に。

 添付ファイルのあるメールも
 ファイルをダウンロードし、処理済みなら
 削除を。

 不要メールのチェックには
 メールソフトの「並び替え」機能を使うと便利です。

 「差出人」や「件名」別に並び替えると
 見分けがつきやすく、早く処理できます。

 一度に処理できないほど、大量にメールが溜まっている場合は
 今からでも時間を決めて少しずつで取りかかりましょう。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

社内のビジネスメール教育にお役立てください!【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む
ICCT[rX dl̃[C@\ݎ󂯕t@VЈA[̏}i[ȊwKŊwׂICCT[rX