今週は、メールを含む伝達手段の選択についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 何で伝えるか（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
情報の伝達、その前に
資料の送付。
基本的に私はFAXで送ることが多かったのですが、
最近はPDF化してメールに添付して送ることも増えてきました。
例えば、取材先の図面をデザイナーに送る場合、
紺地に白い線で描かれたような図面は、
そのままFAXすると受信側は線がつぶれて見えない、読み取れない
という事態が発生します。
以前なら、線が分かるまで拡大コピーしてFAXしたりもしていましたが
今なら、PDF化して（あるいはスキャンして画像化して）
メールに添付する方が確実で分かりやすいです。
撮影した写真もデジタルデータとしてメールに添付したり、
「宅ふぁいる便」のようなファイル転送サービスを利用すれば、
即時に送れます。
何十枚にもおよぶ文書や書類関係も、
以前はすべてFAXで送っていましたが
今はメールに添付すればよく（容量が許す限り）、
随分便利になりました。
▼ 情報の扱いに責任を持つ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
短時間のうちに、画像や文書の資料を大量に送ることができ、
利便性は向上しましたが、情報の取り扱いに対する緊張感が
薄れている気もします。
FAXだけでなく、メールも自分と相手以外の人の目にさらされる
可能性はあります。
ちょとしたミスで、大事な情報が関係ないところに流出したり紛失
という危険も常にあります。
手間や時間がかかっても郵送や、手渡しにするほうが安全
という場面もありますよね。
時間に追われていると、つい、便利な伝達手段に依存してしまいがち
ですが、扱う情報の機密性を守る配慮は
これから先もますます重要になってくるのではないでしょうか。
情報の扱いが簡単で便利になった分、
情報の行方、情報が招く結果についても
思いをめぐらし、意識する必要があります。
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
