今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 最適な伝達方法とは?(5)>
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                            で、結論は?

 VOL.3019 で紹介した私が体験した事例で、長く会っていない相手からの
 突然のメッセンジャーで送られてきた相談事をそのまま受けていたら、条
 件の良い仕事になっていたかもしれません。

 でも、メッセンジャーでの相手とのやり取りに気持ちが“乗れ”なかった
 のは、相手本意のペースで物事が進もうとしていることに違和感を覚えた
 からだと思います。

 自分が逆の立場だったら、と考えると、相手の相談は別件のミーティング
 の合間にちょっと打診してみたかった程度の用件だったのだろう、と想像
 しました。

 「できるかどうか、ちょっと聞いてみる」にはスピーディーでダイレクト
 なメッセンジャーは、最適な伝達手段です。

 細切れ時間に連絡して、つながる相手と用件を手っ取り早く済ませる、と
 いう感覚の相手に私が即応できていれば、詳細を打ち合わせたり、すぐに
 作業に取り掛かれるような資料や材料が送られてきて、次の段階に進んで
 いたことでしょう。

 過密なスケジュールの合間を縫って、空き時間にどんどん用件を済ませて
 いく場合、自分本位の連絡になるのは当然のこと。

 でも、自分に置き換えた時、依頼する時点で「この案件はこの人に依頼し
 たい」というところから始まり、まずは相手の意向を聞いてからやりとり
 をする、という対応の仕方なので、自分の都合より相手の都合を重視しま
 す。伝達手段もメッセンジャーでなくとも、メールや電話で事足ります。

 伝達手段にこだわらず、もっとも早く、ダイレクトに連絡がつく方法で連
 絡を取り合うことを優先するのか。
 段階を踏んで、場合によっては時間をかけて話を詰め、確実な対応を望む
 のか。

 どちらをとるべきか、考えさせられる事例でした。

 その状況に応じた伝達手段でもっとも効果的な手段を使う、という判断は
 どんな場合も必要と考えますが、伝達手段が増えつつある今、その判断も
 簡単・単純にはできなくなっているように感じます。

 自分と同じ感覚、スピード感の人とだけ仕事ができれば、ストレスもトラ
 ブルも起こりにくいのでしょうが、現実は自分とは違う感覚とスピード感
 の相手と、それぞれ異なる伝達手段で違和感を抱えたままやり取りを続け、
 疲弊・消耗することの方が多い気がします。

 こうして書きながらも、結論が見つかりません。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 定員間近。お申込はお早めに。

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    大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」 
         お 試 し 講 座
 ————————————————–

 日 時 2月20日(火) 19:00~

 場 所 書道サロン 優書会
     (広島市中区本川町2丁目4-8 田室ビル303)

 参加費 2000円(材料費込み)※持ち物不要

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

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取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
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今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 最適な伝達方法とは?(4)>
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                            読者の反応

 「あなたは日々の仕事のやり取りで、相手とのスピード感や対応力の違い
  を感じることはありませんか?」
 という問いかけに対する読者の方からの反応を紹介します。

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 今回のメルマガはうれしかったです。
 今までは結構ためになる内容が多く勉強になったのですが、
 今回は、小生の悩みに該当する内容なので
 うれしかったです。

 時間感覚のすれ違いですか。
 勉強されられる言葉ですね。
                   (読者 T.Jさん)
 —————————————————–

 ——————————————————————-
 今現在、まさに自分が陥っている状況です。

 私は、普通の主婦で仕事関係ではないですが
 喪中はがきが届いてお悔やみ、年始の挨拶にと電話を入れても
 最近、振り込め詐欺対策なのか何なのか
 電話に出ない人って結構多いと思いませんか?
 携帯に電話して、相手がわかっているだろうにも関わらず無視されたり?

 先日は、携帯に電話したら
 「今出られないからもうしばらく経ってからかけ直すように」との
 メッセージが流れ、直後電話がかかって来て、いきなりワンギリされました。
 まるで今ならいいぞ、さっさとかけ直せと言わんばかりの横柄な対応です。

 朝昼晩電話してもいるのかいないのか
 二、三度電話してようやく出てもらったりと……

 メールのやり取りもそうです。
 読んでくれているのかいないのか
 すぐに返事が戻って来ない等々のらりくらり……

 こんな状況ばかりが続いて本当に疲れます。
 人間関係がどんどん嫌になってきます。
                           (読者 Gさん)
 ——————————————————————-

 ————————————————————–
 私はいつもスピード感の違いにストレスを感じています。
 仕事のメールは相手がこちらにとってはユーザーさんとか
 お客様等が多いので、メールでの返信が遅くとも、ある程度、
 気長に待つことができます。

 一方、友人(グループ)でのメールやメッセンジャーでは
 自分としては、メールやメッセンジャーへの返信は数時間内に行う
 ようにしていますが、相手の返事が何日も来なかったり、返事が
 なかったりして、自分にとってはそのような時間差が信じられず、
 大変なストレスとなっています。
 (相手からメッセージがあり、それに返信しても、さらにその返信が
  遅いとか、無いなど、驚きます)

 メッセンジャーなどでは、新しいメッセージがあるとスマホに
 何通が来てる旨のお知らせが表示されるはずと思いますが、
 あまりに相手の対応が遅いのでグループ活動のやる気も萎えて
 しまいます。
                        (読者 T.Hさん)
 ————————————————————–

 ————————————————————–
 本日の伝達ツールの使い分け、私も全く同感です。

 PCのキーボード入力に慣れていることもあると思いますが、SNS
 ではどうもフォーマルな感じがしません。

 また、スマホやタブレットのスタッド入力もキーボード入力に比べる
 とメチャクチャまどろっこしくて「キーッ!」ってなります。
 (今どきのJC、JK、JD、OLは「よくもまぁ親指1本をあんなに器用
  に動かして入力できるものだ」と感心してしまいます。
  まるで親指が別の生き物のようにさえ見えてしまいます)

                        (読者 Y.Nさん)
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【しごび】 の お 知 ら せ
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 ひろしまきもの遊びの拠点「和の学び舎」でも
 大和言葉講座が始まります。

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  ★ 人づきあいのたおやか大和言葉 講座 ★
 ——————————————
  

 日 時 2月8日(木)19:00~20:00

 受講費 3,000円

 ▼お申込み
 
 ぜひ、ご参加ください。

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今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 最適な伝達方法とは?(3)>
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                     複数の伝達手段を使う弊害

 伝達手段が増えて、困る、却って不便だ、と思うことがあります。

 それは、同じ相手からの連絡が複数の伝達ツールにまたがることです。

 最初はメールでやりとりしていたのに、途中からメッセンジャーになったり、
 LINEが入ったり、というケースです。

 職場でパソコンでやり取りしているときはメールを使っているのに、急を要
 する時や出先からなど、通常と状況が変わるタイミングでツールが変わって
 しまい、以後、メール以外にメッセンジャーやLINEでも同じ相手から連絡が
 入るように……。

 そうすると情報が分散し、見落としや誤解、ミスが発生しやすくなります。
 情報の分散・混乱を避けるためには、メインの伝達ツールを決めておく方が
 よいでしょう。

 基本的なやり取りはメール、急ぐときはメッセンジャーで、LINEは使わない、
 とか。チームやグループ内のやり取りはメッセンジャーで行い、対外的なや
 り取りはメールで、他のメンバーにもCCする、とか。

 メインとサブのツールを分け、一定のルールを設けておけば、見落としや行
 き違いを最小限に留めることができます。

 同じ相手からの連絡が複数の伝達ツールにまたがるのは、どちらかというと、
 友人や親しい間柄の相手との連絡で起こりやすいケースかもしれません。

 私は仕事のやり取りは、基本的にメールで、メールは相手や業務内容によって、
 メインアドレスとG-mailを使い分けています。

 仕事のやり取りをメッセンジャーで行うこともありますが、LINEは私自身が苦
 手なので家族と限られた友人としかしません。

 メッセンジャーもスマホから入力するのは外出時と緊急時だけで、パソコンか
 ら入力することが多いです。理由は、スマホからだと入力ミスが極端に多くな
 るためです。LINEが苦手なのも、スマホから入力するのが遅いうえに、ミスが
 多いからです。

 入力ミスが笑って済む間柄なら差し支えないのでしょうが、笑って済まない相
 手の場合もあるので、リスクを避けるためにメールでのやり取りを基本にして
 います。

 あなたはどんな使い分け方をしていますか?

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【しごび】 の お す す め
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 紙の書籍でも電子書籍でもご購入いただけます。

 「こんな時、どう書いたらいい?」と迷ったら……
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    ★『メールは1分で返しなさい』★
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Kindle版  
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 ぜひ、ご利用ください。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 最適な伝達方法とは?(2)>
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                       何が最適な伝達手段か

 仕事のやりとりで使う伝達手段には、電話、メール、FAXのほかにFacebook
 のメッセンジャーやLINEを使う機会も増えてきました。

 個人で仕事をしている人の中には
 「仕事の依頼はメールのみ受け付け、電話はお断り」
 という人もいます。

 よく知らない相手からの要領を得ない電話で時間を奪われたくない、とい
 うのがその理由のようです。

 メールであれば、時間を問わず依頼内容が確認でき、記録としても残るので、
 後になって「言った、言わない」のトラブルも避けられる、というわけです。

 実際、メールで済む用件を電話で長々とやりとりした挙句、最終的に結論が
 出なかったり、決着がつかなかったりすると、連絡をメールに一本化したい、
 という気持ちになるのも理解できます。

 でも逆に、メールで何度もやり取りするより、1本電話を入れれば、即座に
 解決するケースもあります。

 伝達手段として、即時に相手に伝わり、読んだかどうかも確認できるメッセ
 ンジャーやLINEは、電話するように文字で伝達できるため、電話とメールの
 いいとこ取りをしたツールとも言えます。マンツーマンでなく2人以上のグル
 ープでやり取りできる点も便利です。

 ただ、その場その場で判断・決定していく内容には適していますが、過去に
 遡ってやり取りの内容を確認するときに骨が折れます。短文のやり取りがし
 やすい反面、長文になると読むのに負担を感じるのは私だけでしょうか。

 「FAXはもう要らない」という人もいれば、「FAXがないと困る」という人も
 います。

 結局のところ、どの伝達手段が優れているか、ということではなく、自分や
 自社にとって最適な伝達手段はそれぞれに異なる、ということです。

 最初は対面だけだったやりとりが電話、FAX、メール、SNSと伝達手段が増え
 るに従い、どのツールを使うかという選択肢も増え、混乱もまた起きている
 のが現状ではないでしょうか。

 スピードや即時性というのは確かに重要ですが、それを追求するだけで
 仕事のやりとりが全て最適化される、というわけでもなさそうです。

 昨日の配信で
 「あなたは日々の仕事のやり取りで、相手とのスピード感や対応力の違いを
  感じることはありませんか?」
 と問いかけたところ、いつもより多くの反応が読者からありました。

 引き続き、あなたが仕事や日常の伝達で感じている違和感や気になることが
 あれば、聞かせてください。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 お申込多数につき、定員を増やしました。
 定員10名、残席3名ですので、お申込はお早めに。

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 大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」 お試し講座
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 日 時 2月20日(火) 19:00~

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 最適な伝達方法とは? >
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                           ある事例から

 10年近く前、仕事をしたことがある人から先日、突然、Facebookのメッセ
 ンジャーで連絡がありました。

 「ご無沙汰してます。お元気ですか?
  ちょっとご相談したいことがあるのですが」

 連絡が入ったとき、ちょうど他の仕事で立て込んでおり、すぐに返答がで
 きず、20分後くらいに
 「お久しぶりです。どのようなご相談でしょう?」と返信すると
 「あ、すみません。ミーティングに入ってしまったので、また後ほど連絡
  します」
 と相手からの返信。

 上記のやり取りが午前9時過ぎ。相手から次の連絡が入ったのは、夕方の
 18時過ぎでした。
 「すみません。今、新幹線で東京に向かってます。
  相談したかったのは……」
 と相手からの依頼内容が簡単に書かれていました。

 相手もフリーランスで仕事をしていて、各地を飛び回って多忙な人である
 ことは重々承知していたし、以前仕事をした時にトラブルがあったわけで
 もないのですが、その相手との一連のやり取りから、相手と自分の時間感
 覚と仕事への対応の仕方が合いそうになく、依頼への対応はやめました。

 相手は、空いた時間を無駄なく活用して、メールよりスピーディーに連絡
 できるメッセンジャーで、仕事を依頼できるかどうかを打診したに過ぎま
 せん。

 私も、メッセンジャーのやりとりで事が進めば、何の問題もないと思って
 いました。

 ただ、相手のスピード感に私の方がついていけそうにないと感じ、こうし
 たやり取りが続くとしたら、自分の方がストレスになると思い、依頼を受
 けるのをやめたのです。

 このケースでの自分の判断が正しかったのかどうかは、分かりません。

 あなたは日々の仕事のやり取りで、このような相手とのスピード感や対応
 力の違いを感じることはありませんか?

 今週は、この事例を出発点に、相手との最適な伝達の手段・方法を考えて
 いきたいと思います。

◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
◇─────────────────────────────────◇

 1月23日から広島で開催された
 HAPコラボ企画展 木村タカヒロ「REBORN」
 昨日、1月28日に終了しました。

 21日に行われた「快画塾」、
 会期中に開催したライブペインティング、
 「仕事美人トークカフェ」スペシャル
 快画ワークショップなどのイベントも
 連日、大入り。

 昨日の夕方、
 打ち上げがあったのですが
 お酒のおいしかったことと言ったら……。

 ことのほか寒い日が続く中
 会場へ足を運んでくださった皆さまに
 心から感謝いたします。

 この機会に久しぶりに会えたメルマガ読者の方もいて
 個人的にもうれしゅうございました。

 26日に開催した
 「仕事美人トークカフェ」スペシャルの最後に
 木村さんに「“仕事美人”とは、どんな人だと思いますか?」
 という質問を投げかけたところ

 報酬の有無にかかわらず
 きちんと期待に応える人
 という回答が印象的でした。

 相手から投げられた球を
 スルーせずに
 打ち返す胆力と言いましょうか。

 仕事という名の依頼や要求、指示に対して
 相手が求める結果を残すために
 ひたむきに取り組む、
 その積み重ねが信頼につながっていくのかもしれません。

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今週は、よく使う言葉の改まった言い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 改まった言い方(5)>
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                       「すごい」の言い換え

 今週は、くだけた普段着の表現を
 改まった書き言葉に変換する例を紹介してきました。

 程度がはなはだしいことを
 「すごい」
 と言います。

 「すごいおいしかった」とか
 「すごいいい人」
 のように会話で使うことが多いです。

 「すごい」自体は形容詞なので
 「すごいおいしい」とか「すごいいい」は
 形容詞+形容詞となるため、

 副詞「すごく」を使い
 「すごくおいしい」
 「すごく良い」
 とするのが適切です。

 ただ、会話では上記のように
 「すごい」が副詞的に使われることが
 多くなっています。

 では
 「すごい」「すごく」の改まった言い方は
 というと……

 「大変」「非常に」「とても」「誠に」
 が挙げられます。
 書き言葉でもよく使われる表現です。

 「すごいおいしかった」は
 目上の相手には
 「とてもおいしゅうございました」に。

 「すごいいい人」は、
 「いい人」を具体的な言葉に変換して
 「大変温厚な方です」
 のようにすると、より伝わりやすくなります。

 「すごい」については、バックナンバーでも取り上げているので
 参考にしてください。

 ▼気になる言葉(2)「すごい」と「すごく」VOL.269
 
 ▼「超すごい」< 気をつけたい表現(5) > VOL.1926
 
 話し言葉にくだけた表現を使うことが多いのは、
 直接対話するため相手との距離が近く、
 言葉以外に表情や身振り手振りで補えるからです。

 しかし、書き言葉では
 文字だけで伝達するため
 感情を伝えるのにも
 言葉の選び方や表現を工夫するしかありません。

 話し言葉と同じ調子で
 言葉を省いたり、くだけた表現を使ったりすると
 本意が伝わらず、誤解を招くこともあります。

 少なくとも、仕事でやりとりするメールでは
 「書き言葉」にスイッチを切り替え
 改まった言い回しを意識して使うほうが
 相手に失礼にならず、好印象を与えます。

◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
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 本日、12月15日の午前9時に発表された「まぐまぐ大賞2017」。

 【仕事美人のメール作法】
 ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門の第5位
 でした。

 昨年は、キャリアップ部門で2位だったのですが、
 今年は、ノミネートされたジャンルが変わり、
 順位も下がってしまい
 少々、残念。

 でも、ランクインできて
 うれしく、ありがたく思っています。

 応援してくださった皆様に
 心からお礼申しあげます。

 まぐまぐ大賞の受賞者コメントにも書いたのですが
 来週には配信3000号を迎え、
 来年で創刊13年目に突入します。

 地方の無名ライターのわたしが
 「自分のメディア」として育ててきたのが
 このメールマガジンです。

 ブログやSNSが普及し、
 メルマガ自体も無料から有料へ
 注目が集まっている今

 無料メルマガは
 取り残された存在なのかもしれません。

 でも、わたしにとっては
 最大・最強のメディアであることに変わりなく
 このスタイルを貫くつもりです。

 なぜなら
 このメルマガを通じて
 知り合えた人がいたり、
 メルマガを介して人と人がつながったり
 してきたからです。

 そして、何より
 「このメルマガを読んでいて良かった」
 という読者の方々の声に
 励まされ続けてきたからです。

 読者の皆さんとの関わりは
 わたしの大きな財産。
 これからも大切にしていきます。

 ということで
 今年のメルマガ大賞の結果報告と
 お礼まで。

 来週、配信3000号を記念し
 日頃のご愛読に感謝を込めて
 誌上イベントを企画しています。
                   
 楽しみにしていてください。
 これからも【仕事美人のメール作法】を応援してくださいね。   

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気持ちよく楽しく描いて、絵を描く本能を目覚めさせる「快画塾」
広島T-SITEにて3月31日(土)開催!

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