今日は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
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 メ ー ル の 敬 語 NEW            「申し付かる」について質問
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先週掲載した「申し付かる」について
読者の方から下記の質問をいただきました。

<読者からの質問>———————————————-

Q)営業電話を断るときに

「上司にそのような件はお断りするよう申し付かっておりますので…」
と使っております。
社会人になってから決まり文句のように使っておりましたが、
使用に問題はございますでしょうか?
(読者 H.Sさん)
—————————————————————-

「申し付かる」を辞書で調べると、該当する言葉が見つかりません。

もう一度、言葉の意味を整理すると

「申し付ける」は、上位者から下位者へ命令すること。
基本的に、主語は上位者(命ずる側)で
「部下に〇〇を申し付ける」のように使いますが、

下位者(命じられる側)を主語にする場合は
「上司からの申し付けにより〇〇いたします」
とするのが自然と考えます。

対して
「申し付かる」は、
「申し付ける」の「付ける」を「付かる」に変えることで
下位者(命じられる側)を主語にした言葉として使われているようです。

でも、辞書には「申し付かる」という言葉はなく、意味が定められていないので
当メールマガジンでは「適切でない言葉」と判断しました。

H.Sさんからの質問にあった
「上司にそのような件はお断りするよう申し付かっておりますので…」
を言い換えるとすれば
「上司からの申し付けで、そのような件はお断りすることにしておりますので…」
としてはいかがでしょう。

ほかの言い方としては
「当社では、そのような件はお断りすることにしております。申し訳ありませんが…」
としてもよいのではないでしょうか。

「付かる」を使う言葉としては
「仰せ付かる」があり、命令を受ける、という意味で
「社長から大役を仰せ付かる」
のように命令する者を敬っていう語 として使われています。

ほかに「付かる」を使う言葉には
「言付かる(ことづかる)」=伝言や物を届けるよう頼まれる
「言付かる」=言い付けられる。命令される。ことづけられる
などもあります。

「付かる」には、つけられる、の意があり
人から頼まれたり、命じられたりするときに用いられています。

そのため、「申し付ける」から「申し付かる」が派生したと思われます。

秘書検定では「申しつかっております」は正しい使用法とされている
との情報もありますので、社内の慣行として定着しているのであれば、
問題ないのかもしれません。

ただ、当メールマガジンでは、上記の理由で「申し付かる」の使用は
お勧めしていません。

※関連
【仕事のメール心得帖】「申し付かる」< 敬語の勘違い(2)>VOL.1210

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今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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 読 者 か ら の 質 問 NEW              丁寧すぎるメール
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読者の方から、下記の事例が送られてきました。

曰く「業務で久しぶりにツッコミどころ満載の
心に残る(←残念ながら良くない事例として…)メールを受信してしまい、
ご連絡したくなりました」。

確かに、事例として興味深いので、当メールマガジンでご紹介します。

<読者が受信したメール事例>——————————————

○△□株式会社
☆☆ 様

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

大変恐れ入りますが、状況のご確認の為ご連絡させていただきました。
誠に恐れ入りますが、△△△△の12月度分のご実績のおとりまとめ
のご状況はいかがでございますでしょうか?
御社のご事情あること重々承知しておりますが、大変お忙しいところ
大変お手数ですが、ご準備いただけましたらメールにてご連絡いただけま
したら幸いでございます。
誠に恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

———————————————————————-

読者が気になった点
・段落分けが一切されていなく、読みにくい印象を受けた。
・「丁寧すぎる言葉遣いは不要なので、必要な内容を簡潔に書いてほしい」
という要望を相手に伝えたい

先方が確認したいのは、「12月の実績を教えてほしい」の1点であるのに対し
必要以上に丁寧な言葉を使いすぎていて、要点がが分かりづらくなっています。

先方とは、数か月前からやりとりをしていて、対面したことはなく
連絡は電話やメールのみ、頻度も多くはないとのこと。

会ったことがないため、このように“丁寧すぎる”言い回しを多用しているのかも
しれません。添削して返信するわけにもいかず、でも、気になります。

対処法としては
1)先方から上記のような連絡が来る前に、毎月の実績をメールで伝える。
2)実績報告をする日を決め(毎月25日とか、毎月第4月曜とか)
その日になったら、こちらから連絡することを先方と取り決める。
3)返信の際に、
「このような丁重なメールを頂戴し、ありがとうございます。
とはいえ、業務の連絡メールですので、かようなお気遣いには及びません。」
と伝える。
4)頻繁にやり取りするわけではないので、気にせずやり過ごす。

3)は言葉にして伝える対策ですが、
場合によっては相手とぎくしゃくする可能性も。

相手を変えようとするより、1)か2)の先手を打って自分の方から提案し、
メール文の簡素化を図る方が、解決は早いかもしれません。

ついでに、事例の文例をスッキリ整理し、書き換えると……
———————————————————————-

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

△△△△の12月度分の実績について、お知らせいただけますでしょうか。
〇月〇日(木)中にご連絡いただければ、ありがたいです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

———————————————————————-

用件のみに絞り、返信の期日を添えることで、
どの程度急ぐ必要があるのか、見当がつきます。

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今日は、読者のかたからの質問にお答えします。
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読 者 か ら の 質 問 NEW     「いいように直して欲しい」と伝えたい
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今日は、新規の質問&回答です。

現在実施中の「在宅アンケート」回答者から
下記の質問がありましたので回答します。

▼【仕事のメール心得帖】在宅ワークアンケート

<読者からの質問>————————————–

在宅になり、メールのやりとりがかなり増えました。

上司へメールの際、
メールの内容を「いいように直して欲しい」としたいときに
どのように書けばよいか。

※かなり検索をしましたが、ヒットしませんでしたので
是非お願いいたします。
(読者 Yさん)
——————————————————–

どんなメールの内容で、どの程度まで直しが必要なのか
詳細な状況が今ひとつ分からないのですが
私の想像の範囲内で2パターンを考えてみました。

1)
下記(または 上記)の内容ご確認いただき、
不要不備な点等ございましたら、
加筆修正をお願いできますでしょうか。

→ ただ、こういう書き方だと、上司に「直してもらえますか」
というニュアンスで伝わってしまうかも……という心配があります。

2)
添付の内容をたたき台として
お気づきの点等ございましたら、
適宜、加筆修正いただければありがたいです。

→ 1)の改善案です。
ポイントとなる言葉遣いは
「お気づきの点」「適宜、加筆修正」「ありがたいです」。
気づいたところがあれば、直していただけるとありがたいのですが
という意図を伝えられると思うのですが、いかがでしょう。

★ ★ ★

在宅で仕事のメールのやりとりをする機会
が増えている皆さん!

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             今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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 読 者 か ら の 質 問 NEW    相手にプレッシャーを与える言い回し
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先日、読者の方から下記の質問をいただいたので
今回は「過去の質問」の掲載ではなく、メルマガ上でお答えします。

<読者からの質問>—————————————————

 メールの相手にプレッシャーや威圧感を与えるけど、
 丁寧で上品な言い回しが、あれば教えてください。

 文章の最後に「?」を入れた”~でしょうか?”が、
 続くと怖い印象になると覚えがあるのですが、あまり品がないと思います。

 何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、
 文章として指摘を残すメールを送るとき、
 どんな言い回しを使うのが良いでしょうか?
                           (読者 A.S さん)
———————————————————————-

「何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、文章として指摘を残すメールを送る」
際に、相手にプレッシャーを与える言い回し、という質問ですが

このようなケースでは、
品の良い言い回しにするほど、丁寧でソフトな言葉づかいになるので、
相手にプレッシャーを与えることはできない、と思います。
相手は気づかないか、つけあがるかのどちらかでしょう。

私は、このような場合、はっきり言い切ることにしています。

通常は、言い切ってしまうと、キツイ印象を与えるので避けていますが
いつもの逆パターンの対応で、
敢えてキツク伝えることで、相手にプレッシャーを与える効果がある程度ある、
と考えるからです。

「問いかけ」型と「言い切り」型で対比して文例を挙げてみましょう。

▼「問いかけ」型

 次回は、期日厳守で書類をご送付いただけますか。

「~いただけますか」の代わりに「お願いします」を使うと
「次回は、期日厳守で書類の送付をお願いします」
となり、言い方としては優しい感じになります。

▼「言い切り」型

 次回は、期日厳守で書類をご送付ください。

もっとキツク言い換える場合は「~いただきます」を使います。

 次回は、期日厳守で書類をご送付いただきます。

言い切りの一文だけでなく、「なぜ、期日厳守なのか」という理由を添えると
説得力が増します。例えば、こんな感じ。

 次回は、期日厳守で書類をご送付ください。
 と申しますのも
 提出期限を過ぎた書類は、翌月の処理となるため
 立替分の支払いも1カ月先となるからです。
 処理も支払いも滞るため、必ず期日に書類をご送付ください。

「こちらも困るが、あなたも困る。なぜなら・・・」と困る「理由」を添えると
相手に少なからずプレッシャーを与えることになると思います。
「書類をご送付ください」と繰り返すことで、印象づけます。

とはいえ、こういう場合、メールでやりとりするより
一本電話を入れて、直接、伝える方が効果的です。
その際は、極力丁寧でソフトな言葉遣いで。

「ご多用とは存じますが、当方も処理が遅れて困っておりまして。
 恐れ入りますが、書類提出は期日厳守でお願いいたします」

という感じでしょうか。

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 【しごび】 の お す す め
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 広島の技術翻訳会社 トランスワード社の代表
 仲谷幸嗣氏のブログに、ビジネスメールに大切な視点が書かれていたので
 ご紹介します。

 4項目目にある「会社でのEメールの上手な使い方」は、
 特に役所で取り入れた方がよいアイデアだと思います。

 ▼翻訳会社トランスワード社長のブログ
 「会社でのEメールの賢い使い方」
 

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< 質 問 >———————————————————–

“御中”について質問なのですが
郵送ではなく、取引先で複数の方へのプレゼンに使用するパワーポイントや
その際の配布資料に記載する敬称を、御中にした方がいいのか、様にした方
がいいのか迷います。

プレゼンの相手複数の方全員が対象で、全員の方に向けてなので
御中(その中の誰か)ではないような気もするのですが
御中(その中の誰か、もしくは全員)という意味にもなるのでしたら
御中でもいいのかなと思います。

もしくはそういう時は、郵送ではないので〇〇株式会社 様 としても
いいものでしょうか?
(読者 S.Mさん)
———————————————————————

メールや郵送ではなく、会社の内外で配布するプレゼン資料の敬称については
私は「御中」を使っています。

相手に対する敬意を表す言葉が敬称ですから、郵送ではない場合でも、客先
の会社の敬称は「御中」が適していると考えます。
過去に同席した企業間のプレゼンでも、資料の敬称は「御中」が使用されてい
ました。

ですから、プレゼン資料の宛名は
「株式会社〇〇〇 御中」
として差し支えないと思います。

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今回は、読者のかたからの質問に答えます。
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読 者 か ら の 質 問      「ご苦労さま、お疲れさま」について
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2019年9月2日に配信したVOL.3378 について、下記の質問をいただきました
ので、紹介します。

< 質 問 >———————————————————–

ご苦労さま、お疲れさま< 気をつけたい言葉づかい(3)>VOL.3378
の感想です。

私は以前、親会社の社長に、目上の人に対して「お疲れさまです」は
使ってはいけないと言われたことがあります。

理由を聞いてもはっきりとしたことは答えてくれませんでしたが、
私の考えるところでは、あなた(部下)のために私(上司)は疲れていませんと
言うことではないかなと思っています。

神垣さんはどう思われますか?

また、定年退職を迎える人(上司)に対しては、
目下の人が「ご苦労様でした」という言葉を使ってもいい
という意見も聞いています。

私の考えすぎかもしれませんが「ご苦労さま」「お疲れさま」は
使い方が難しい言葉だと思います。
TPOをわきまえて使わなければならない言葉かもしれません。

(亜麻乃時夜句さん)
——————————————————————

亜麻乃時夜句さんは以前よく、質問や感想をお寄せくださっていた読者の方
です。久方ぶりの投稿、ありがとうございます。

当メールマガジンでは
・「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人にかける言葉
・上下関係に関わらず使えるのが「お疲れさまです」

ということをお伝えしてきました。

ただ、亜麻乃時夜句さんのケースのように
・目上の人に対して「お疲れさまです」は使ってはいけない
・定年退職を迎える目上の方へ「ご苦労様でした」という言葉を使ってもよい
とする会社もあることでしょう。

そうであれば、会社のルールにのっとって「ご苦労さまです」「お疲れさまで
す」を使う、ということで差し支えないと思います。

昨年、私が担当したある会社の研修でも、
社内メールでは「お疲れ様です」を定番フレーズとして使わなければいけませ
んか?
という質問があり、社内メールでは「お疲れ様です」というフレーズなしで、
用件から書くという社内ルールを作ってみては? という提案をしたことが
あります。

研修に参加していた社長が、疲れてもいないのに社員から「お疲れ様です」と
メールに書いたり、言われたりすることが以前から気になっていった、という
ことで、その研修で「お疲れ様です」廃止宣言をし、その会社では社内メール
では使わないというルールが即決しました。

「ご苦労さまです」「お疲れさまです」は
亜麻乃時夜句さんが書いておられるように「TPOをわきまえて」使う必要の
ある言葉ですが、そのTPOによる使い分けを、社内レベルで考え、ルール化
すればよいのではないでしょうか。
私はメルマガで基準になることを書いていますが、それをきっかけに、会社
単位で最適化し、ルール作りに役立てもらえればうれしいと思っています。

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