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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 対談編 featuring 嶋津典代 >
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今回は特別企画として、ゲストをお迎えしての「仕事美人のメール作法」
対談をお届けします。

対談のお相手は、編集プロダクション アグライアー代表の嶋津典代さん。
「仕事美人列伝」第1回でご紹介した現役仕事美人です。日々のメールの
やりとりで気になる点を本音トークで語りおろします。

※1月13日配信 VOL.4「仕事美人列伝」
http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/archives/2005-01.html#20050113

▼ そして、対談は始まった…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
嶋津:神垣さん、口紅の色、だいぶ良くなったね~。

神垣:あ、ありがとうございます。

嶋津さんに指摘されて以来、気をつけてますから。

嶋津:誉められたら、素直に「ありがとう」って言ってる?

神垣:え、ええ。照れずにちゃんと気持ちを伝えるようにしてますよ。

嶋津:なんかどもってない?

神垣:き、緊張してるんですってば! とにかく始めましょうよ。

▼ メールに表れる人となり
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

神垣:嶋津さんも職業柄、おびただしい数のメールのやりとりをされて
ますが、メールで相手の精神状態って見えることありませんか?

嶋津:見えますよ。もちろん。

神垣:そう言うと、よくこわがられるんですが、メールでやり取りして
いくうちに、自然と相手の様子もわかるようになってきますよね。

嶋津:そう。自己チュウの人は、それがメールにも表れて、まわりを振り
回してしまうことが多いのよ。経験上ね。

私の場合、人となりを見るのに重視するのは、返信の「時間」と
「サイクル」。人間は習慣の動物だから、日ごろの考えや生活習慣
がメールにも出ちゃうんだよね。

▼ メールで読みとる相手の生活リズム
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
神垣:相手を知るポイントの一つが「時間」。
メールに対応する時間帯ってことですね。

嶋津:決まった時間帯に返信してくる人っているでしょう?

神垣:いますね。朝に集中してメールが来るとか。

嶋津:経営者とか、会社でいうと社外に出る機会の多い人は決めてる場合
が多い。時間管理できている人はメール対応する時間も決まってい
て習慣になっている、というのが私の印象。

神垣:メールで添削指導してたことがあるんですが、必ず締め切り前日の
夜10時にメールを送ってくる学生がいて、自分で決めてやってるん
だな~と好感持ちましたね。社会人になってもきっと仕事ができる
人になるんじゃあないですかね、そういう人って。

嶋津:メールのやりとりしていくうちに、相手の生活時間帯がだいたい
つかめるようになりますね。この人は朝型とか、深夜型とか。

神垣:フリーランスだと、深夜に仕事している人も多いですよね。会社に
宛てたメールでも夜10時ごろに返信があったりとか。

仕事を出す側として、嶋津さんが日ごろメール対応で感じている
ことってありますか?

嶋津:何人かの相手に仕事を振り分けると、返信する時間帯がだいたい
決まっている人もいれば、まちまちで規則性のない人もいるよね。

対応に安定感のある人は安心して仕事が任せられるけど、不安定な
人だとこちらも不安を感じてしまう。メールの反応ぶりを見て判断
するというのはあるかな。

神垣:うわ、私も気をつけなくっちゃ。

▼ ムラがあるメールにご用心!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
嶋津:もう一つ、メールを返信する「サイクル」というのもポイント。
必ずしも早い返信がいいとは限らないんだよね。

神垣:え、そうなんですか? 私はどちらかと言うと即レス派ですが。

嶋津:暇の裏返しってこともあるじゃない? かまってほしさゆえに速攻
で反応する人っていうのもいるんですね。とくに深夜は注意。

自分が暇な時は待ってましたとばかりに即レスしてくるけど、
忙しい時は間があいたり、返信がなかったり。

神垣:むむむ、気をつけなくては。
かまってほしいと言う依存心がそういう形で出てしまうこともある
んですかね。

嶋津:暇な時はたっぷり書き込んでくるけど、忙しい時は素っ気ない。
返信の文字量にムラがあるメールも安定感がある人は……。

神垣:暇に任せてだらだらおしゃべりしてしまう、という感覚と同じことが
メールでも起こってしまうんでしょうね。耳が痛いな~。

▼ メール上手は段取り上手
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
嶋津:仕事がデキル人ほど、返信の時間にもサイクルにも一定のリズムが
ある。だから、こちらもそれを読み取りながら対応できる。

朝イチにメールチェックする相手なら、それまでに用件伝えておこう
とか、判断してもらえるように準備を整えておこうとか、段取りがと
れるでしょ。

神垣:相手のリズムを読んで、それに即したメールのやりとりをしていくっ
てことですね。決して一律じゃない。

嶋津:デキル人のメールにはムダがないんだよね。時間にも、内容にも。
時間管理、自己管理がピシッとできてる証拠。だから、何度もやり
とりする必要がないしね。

神垣:ほんとですね。ムラ・ムダのない安定したメールを心がけなくっちゃ。

+ + + + +

嶋津:ところで、神垣さん。さっきから気になってるんだけど…

神垣:ぎくっ! さっき口紅はいいって…

嶋津:口紅じゃなくって、眉! 髪の毛の色と合ってないんだよね。

神垣:し、しまった!

嶋津:まだまだ、詰めが甘いようね。
それから、そのですます調で話すのそろそろやめてくれない?

神垣:えええ~っ! それだけは、典代チェックされても未来永劫
できませんってば!

嶋津:へんなの? もっと成長してよ(笑)。

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┃★今日、対談した仕事美人┃
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有限会社アグライアー代表 嶋津典代さん
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「仕事美人のメール作法」対談は、毎月、最終週の金曜日にお届けします。
どうぞお楽しみに!

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今日は「仕事美人列伝」です。

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仕 事 美 人 列 伝  < viacoeur・ふるのみちこさん>
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毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
ます。第3回は、エステサロン経営のふるのみちこさんです。

▼ メールで届く自然な気遣い
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昨日、ちょうどふるのさんから届いたメールはこんな内容でした。

ところで睡眠不足が続いてないですか?
体調が心配です。
疲れた時はいつもより多めにビタミンCを摂ってください。
少しは疲れが癒せますよ。

ここ数日間、彼女に宛てたメールの送信時間が深夜に及び、数日間、同じ
状態が続いていました。それを気遣って送ってくれたメールです。

ふるのさんとは月に1回程度しか会うことはないのですが、ことあるごとに
このような気遣いのメールをくれる人です。それが決して唐突でなく自然。

台風が毎週のように中国地方を通過した去年の夏も、停電のあと舞い込ん
だ彼女のメールは

台風凄かったですが、そちらは大丈夫でしたでしょうか?
怪我などしていませんか?

心配でメールしました。

というもの。3行の短いメールでしたが、停電から解放され「やれやれ」と
思っていた矢先に送られてきたので、とてもうれしかった。触発されて、
私も地元の客先に同様のメールを送りました。

▼ 相手の状況を察した対応
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ふるのさんは20年来のエステシャンの経験を生かし、昨年、自分のサロン
を開き独立しました。異業種交流会で知り合い、以来、私はふるのマジッ
クにかかりっきり。くたびれた顔と体を引きずるように駆け込み、心身と
もにメンテナンスしてもらっています。

サービスを受ける側・提供する側という間柄を越え、仕事のアイデアを出
し合ったり、人を紹介し合ったり、公私共に刺激的な存在です。

何百人という顧客に接して鍛えられてきただけあり、じっと観察しその人
に合わせた配慮を欠かさない彼女。

本人は文章を書くのは苦手で、ライターの私にメールを送るのは「こわい」
と言いつつも、こちらがハッとするような気遣いのあるメールを絶妙なタ
イミングで送ってくれるのです。

飾らない本心からの言葉は相手の心に残ります。自分が弱っている時はな
おさらで、状況を察してかけてくれた言葉は決して忘れることはありませ
ん。ここぞと言うときに外すことなく心をつかむのは経験のなせる技なの
でしょう。

いくら親しくても一本境界線があり、なれなれしさや依存心のないサッパ
リしたつきあいができるのは、適度な距離をおきつつ、ふるのさんが日常
レベルで意識のアンテナをこちらに向けてくれているから。

察してくれる気持ちをうれしく思うと同時に、見習う点が多いです。

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┃★今日ご紹介した仕事美人┃
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ソワン・エステ「viacoeur」 ふるのみちこさん

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┃神垣★チェック!┃
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「ここが彼女のステージなんだ」とふるのさんのサロンを訪問していつも
思います。
訪れるたびに替わっているフラワーアレンジ、気の利いた器で出される
飲み物、掛けられた絵やインテリアまで、日常から切り離された心地いい
空間づくりに心を砕き、演出している様が見てとれるのです。

それでいて、あくまで自分は脇役で主役は客、という姿勢が徹底していて、
エステの施術も、化粧品を説明する時も押し付けがましさはありません。
ニクイな~といつも思います。

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ある意味、彼女は寿司職人でもあります!

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今日は「誤解を招くメール」の3回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤解を招くメール(3) >
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昨日に引き続き、誤解を招く自意識過剰なメールについて考察します。

▼ 過度の期待は重荷
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ビジネスメールというより、私的にやりとりするメールによく見られる傾
向ですが…。

自分がこれだけ思いをこめて書いているのだから、相手からも相応の返信
があって当然という考え。危険です。

過度の期待は、相手にとっては単なる重荷。

返信ほしさに必ず問いかけの一文を入れて引っぱり、相手の答えを待つメ
ール。楽しくやりとりしているうちはいいですが、なにごとも過ぎたるは
及ばざるが如し。ほどほどが肝心です。

▼ 必要以上に求めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事のやりとりでも、客先へのメールに必ずしも返信があるとは限りませ
ん。自分から報告や連絡はマメにしても、客先からの返信は必要以上に求
めない。むしろ、相手が何度も返事をしなくて済むような書き方を工夫し
たいですね。

報告も連絡も確認も、一往復程度でやりとりしたあと、こちらから「あり
がとうございます」「了解しました」で締めて終わり。というのが程よい
流れではないでしょうか。

▼ 余計な感情は差し引いて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
報告、連絡と
愚痴、文句は違います。

前者は事実や状況を端的にまとめ、伝える行為。
後者は一個人の問題を他人まで巻き込んで事を大きく膨らませる行為。

ビジネスの場で求められているのは、いい笑顔とはぎれのよいやりとり、
ローにもトップにもすぐさま切り替えられるニュートラルな対応力。
結局のところ、業務が滞りなく確実に進んでいけばいいわけです。

プロジェクトの一員、チームの一員として目的を達成するための
自分の役割を把握すれば、メールに余計な感情を差しはさんだり、
いちいち内面お吐露している場合じゃないと気づくはず。

自分の思いを加味して感覚的・主観的に判断するのではなく、ちょっと引
いて客観的かつ冷静に事実を捉え、判断する。ビジネスメールを書くうえ
でも意識したい点です。

過剰な自意識はいきなり消えてなくなるわけでもないので、持っておくの
はよしとしても、仕事の場では持ち出さないに限ります。

明日は「仕事美人列伝」。メール上手な“仕事美人”をご紹介します。

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今日は「誤解を招くメール」の2回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 誤解を招くメール(2) >
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                       追伸について
▼ 伝えたい気持ちは冒頭に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
追伸とかPSをメールの文末に付けることがあります。

追伸とは「手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文」。本来、メイン
となる文章のあとに付け足す一文ですが、相手に伝えたい気持ちを、添え物み
たいにここに書いて送ってしまうこと、ありませんか?

「うれしい」とか「ありがとう」とか「お会いできて良かったです」とか、敢
えて追伸で言うことで“おくゆかしさ”を演出したつもり……でいても、実は
これ、逆効果。

それを追伸で言ってしまったのでは、前文に邪魔されて、本来伝えたい気持ち
が薄められてしまうのです。相手にはモノのついでにしか捉えてもらえない。
だとしたら、残念ですよね。

遠慮してメール文の最後尾で言うより、メールの冒頭に持ってきたほうが読み
手に気持ちがダイレクトに伝わり、一文が輝きます。

メールは結論から先に挙げていく方が良いとされるのは、優先順位の高い仕事
の用件ばかりと限りません。“快”の感情や感謝、お詫びを相手に伝える時も
文末より文頭で先に述べることを心がけたいですね。

 

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仕 事 美 人 へ の 道  < 書籍「 LOVE BRAIN 」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第2回は、黒川伊保子 著「 LOVE BRAIN」です。


LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

▼ 「飽きた、と云ったら、どうする?」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分の大好きな人からそう言われたら…。あなた、どうしますか?

私なら、その場から一気に500メートルは意識が吹っ飛び、次の言葉が出
てこない。考えただけでも恐ろしいです。でも、この本の答えはこうです。

「気にしない」

そんなこと、言えますか~? 今の私はよう言いません。本書では、こう
続きます。

「気にしないで、来週もデートのおねだりをする。気にしないで、機嫌良
く、彼の傍らにい続ける」

大人だ~。大人すぎる! で、その心は?

「なぜなら、男は、共有する時空に飽きたくらいじゃ、その女を嫌いにな
らないからだ」。

本当にそうですか? 男性のあなた。こんなに自信満々に言いきってみた
いよ、私も…。

この「気にしない」と言えるに至るには、女性脳と男性脳の性質の違いを
理解することが必要なようです。その具体的な例を挙げながら記されてい
るのが「 LOVE BRAIN」です。

▼ 女性のメールが饒舌で長い理由
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます」と、このメールマ
ガジンのVOL.6で申しあげました。

女性のメールはなぜ饒舌で長いのか。男性のメールはなぜそっけなく短い
のか。それも女性脳と男性脳の性質の違いを知れば納得します。

本書によると、女性脳の思考空間は基本的に一つなのに対し、男性脳のそ
れは、複数あるのだとか。

仕事中でも子どものことを考えたり、アイロンをかけながら夕食の献立に
思いをめぐらす、というふうに同時多発的に物事を考え行動に移せるのが
女性。

一方、仕事、家庭、趣味、恋愛など、それぞれ思考空間が分かれていて、
仕事モードに入ったら、即座に他のことは忘れてしまうのが男性なのだと。

▼ 男性脳型にモードを切り替える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「女は、すべての思考アイテムが、一つのテーブルに載っている。
男は、いくつかのテーブルを持っていて、そのテーブルごとに世界観や
誠意が違う」

ですから、メールでもしゃべるように延々と長くなっていくのが女性。何
が正しいかと言うことより、何がうれしく、楽しく、好きかが基準で、そ
のようなやりとりの中からものがたりを膨らませていく傾向にあるようで
す。

一方、機能と効率を追求する男性は、延々と長引くメール、仕事以外の話
題がさしこまれるメールは苦手。仕事モードに入っているときには別のモ
ードの介入は許しがたい模様。

この男性脳と女性脳の違いを知れば、今まで異性に対して抱いていたわだ
かまりが一気に解消します。

そして、ビジネス・メールをやりとりする際は、女性も男性脳型にモード
を切り替えて行うと滞りなく進めることができそうです。女性のあなた、
ちょと試してみませんか?

▼「 LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

著者の黒川伊保子さんは、コンピューターメーカーでAI(人工知能)研
究に携わり、ロボットの情緒を追求。ことばの不思議や、情緒の謎をビジ
ネスに活かすコンサルタントとして活躍中です。

本書では、彼女のパートナーである“私の大好きな人”と息子とのかかわ
りを例に挙げながら、男性脳と女性脳の違いが語られていきます。この両
者の違いが“腑に落ち”理解できるようになるのが女の40歳なんだとか。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
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隔週で紙飛行機のようにふわりと届く田村幸樹さんのメールマガジンです。

登場する物作り人たちの言葉がいいんです。

たとえば、“技術を教えても作るのは一人一人違う人間が作るんでしょ。

だったら、同じ物なんかできっこないよ・・・・”

失敗と体験、出会いが人を成長させるってことを教えてくれるメルマガです。
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【関学出て鞄職人?】

バギーポートの鞄を作っている鞄職人の私が、様々な魅力ある物作り人と
出会い成長して行く様を時におかしく、時に悲しく思いつくままに綴って
います。物作り人必読!

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~かおりん、たむたむの裁断したろかあーー~も必読!

 

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仕 事 美 人 列 伝  < ごきげんはうす・沢井律子さん>
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毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、私の知っているリアルな“仕事
美人”をご紹介します。第2回は、Web制作の達人・沢井律子さんです。

▼ まるで男同士のような仲
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
沢井さんとのメールのやりとりは、びゅんびゅんと音がしそうなくらい、
とにかく速い!

二人のタイミングが合うときは、間をおかず送信し合うので“ゆるやかな
チャット状態”になることもしばしば。メールで打ち合わせや意思統一
が短時間でできてしまうのです。

速さの秘密は、お互い、無駄なことを書かず、要点だけでパキパキやリ取
りするからだと思います。

限りなく男性同士のそれに近く、極めて淡白。でも、それが気にならない
相手なのです。

▼ クイック・レスポンスの女
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
Web制作をいつも彼女にお願いするのですが、指示をメールで送ると、
「え、もう?」というくらい素早く修正済みを知らせるメールが届きます。

手(対応)が速いだけでなく正確なので、作業自体が非常にスムーズ。
だから、どうしても彼女と組みたくなるのです。

複数の仕事を常に抱えているにもかかわらず、作業もメールの反応も速い
沢井さんは、名づけて「クイック・レスポンスの女」。

ビジネス・メールのやりとりにもクイック・レスポンスは大切ですね。

▼ 返信のタイミング
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会社員時代、取材や打ち合わせでしばらく外出して社へ戻ると、電話が複
数入っていたり、伝言のメモ書きがたまっていました。これがまた、忙し
い時ほど多い。あなたも、そんな経験ありませんか?

そういうときは、あと回しにせず、時間を決めて一気に処理した方がいい
と思っています。

メールも同じで、留守の間や仕事中ににたまったメールは、集中してすぐ
に対応します。あとまわしにすると、結局、返信し忘れたり、メールが来
たことすら覚えていなかったりするからです。

時間に余裕があるとき私は、返信によほど時間を要するものでない限り、
即レスを心がけています。

ケースバイケースですが、
・すぐ返事ができるものは即返信
・時間を要するものは、のちほど時間をとってまとめて返信
あるいは
・メールチェックの時間を決めて集中して対応
というふうに、自分の仕事のリズムにあわせた返信の仕方を決めておくと
いいでしょう。

目安として、受信してから24時間以内の返信を心がけたいですね。

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┃★今日ご紹介した仕事美人┃
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ごきげんはうす 沢井律子さん
http://www.gokigen-house.com

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┃神垣★チェック!┃
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実際、私より随分若い沢井さんですが、それにしても実年齢より若く見え
る。その真相を追求したところ、わかりました!

彼女、姿勢がいいんです。

年齢とともについ前かがみになったり、ダラっとしてしまいがちですが、
彼女はいつも背筋がピンと伸びている。姿勢の良さは若々しさに比例する
んだ…と彼女を見ていて実感しました。私もピンとしなくっちゃ。

明日は、「仕事美人への道」。仕事美人的おすすめ書籍のご紹介です。

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