今週は辞書登録の活用についてです。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 辞書登録活用法(3)
◆────────────────────────────◆
                           ます目と罫線

 ▼ スケールを登録
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 今でこそエディタソフトを使ってメルマガを書いていますが、それまでは
 もっぱらWindows付属の「メモ帳」を使っていました。

 その時活用していたのがスケール代わりのます目です。
 一行35文字の設定なら
□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■
 
 33文字の設定なら
□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□

 というふうに、文字数を計れるスケールを作成し、それぞれ「35」「33」
 と辞書登録していました。

 700字の原稿を作成する時は、35文字のスケールを「メモ帳」に入力し、
 横幅をスケールが収まる幅に調整します。メニューバーの「編集」で「右
 端で折り返す」に設定しておくと、一行35文字で原稿が作成できるので、
 それを20行分書く、といった具合。

 ミニスケールとして五文字のます目(□□□□■)を登録しておくと、一
 行の幅をいろいろ変えることもできます。

 私はこの方法を先輩の編集者に教わりました。原始的な方法ではあります
 が、慣れれば快適で、テキストデータで原稿を渡す時などに重宝していま
 す。今も原稿を書くときは、ずっとこのスタイルです。

 ▼ よく使う罫線も
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 文末に入れる「──。」も「けい」で辞書登録しています。

 罫線は「けいせん」で入力すると「━」「─」「┘」「└」などが変換候
 補に出てきます。

 よく使う罫線、例えば、細罫「───」や太罫「━━━」も辞書登録して
 おくと、原稿に罫を入れたい時に便利です。

 矢印も「やじるし」と入力すると向きがいろいろの矢印が変換候補に出て
 きますが、私は「みぎ」で「→」、「ひだり」で「←」、「うえ」で「↑」、
 「した」で「↓」とそれぞれを登録しています。

 ちなみに、辞書登録しなくても「よこ」と入力すると「━」「─」、
 「たて」と入力すると「│」「┃」「∥」などが変換候補で出てきます。

続きを読む

記事全文を読む

今週は辞書登録の活用についてです。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 辞書登録活用法(2)
◆────────────────────────────◆
                        メールアドレスと住所

 ▼ メールアドレスを登録
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 複数のメールアドレスを使い分けていたり、アドレスが長い場合など、メ
 ールアドレスを辞書登録しておくと何かと便利です。

 私は、私用、仕事用、メルマガ用、メルマガ購読用とアドレスを分けてい
 るので、「めあど1」「めあど2」というふうに順にアドレスを登録してい
 ます。

 こうしてアドレスを登録しておくと、入力する時もラクチン。例えば、ま
 ぐまぐ! でメルマガ配信する際に使用する「発行者ツール」のログイン
 画面。ここへ毎度、メールアドレスを入力するわけですが、辞書登録して
 おけばその都度一から入力する手間が省けます。

 ▼ 住所や郵便番号も
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 ネットショップで買い物をする時、必ず入力しなければならないのが住所
 や電話番号。これらも辞書登録しておくと手間いらずです。

 例えば、「ゆうびん」で郵便番号、「ひろ」で広島市以降の住所、「でん
 わ」で電話番号というふうに私は登録しています。

 郵便番号については、「IMEツールバー」の「プロパティ」にある「辞書」
 設定で「郵便番号辞書」にチェックを入れておくと、郵便番号を入力した
 だけで該当する住所に変換されます。

 操作手順は、

 1) 画面上にある「IMEツールバー」の[ツール]をクリック
 2) 表示されたメニューから[プロパティ]をクリック
 3)[辞書/学習]タブをクリック
 4)[システム辞書]欄の[Microsoft IME郵便番号辞書]にチェック欄に
   黒チェックを入れる
   ※ 初期状態ではチェックの色がグレーになっています
 5) ダイアログの[OK]ボタンをクリック

 「郵便番号辞書」のチェックをはずしてしまうと、入力の際、郵便番号か
 ら住所への変更は行われません。

続きを読む

記事全文を読む

今週は辞書登録の活用についてです。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 辞書登録活用法
◆────────────────────────────◆
                      よく使う言葉を登録しよう

 ▼ 登録してみましょう
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールを送る際、よく使う言葉が必ずあると思います。

 たとえば、書き出しの「お世話になります」「ありがとうございます」、
 文末に使う「よろしくお願いいたします」など。頻繁に使う言葉は「辞書
 登録」しておくと便利です。

 辞書登録の方法は、

 1) 画面上にある「IMEツールバー」にある辞書アイコンをクリック。
   単語/用例登録が開きます。
   ※ MS-IME2002の場合は、ツールアイコンから直接「辞書ツール」
     をクリック
 2)「単語の登録」タブで[読み]に読み仮名を入力。
 3) [語句]に登録したい単語を入力。

 以上で、メールを書く際、読みを入力すると登録した言葉が表示されるよ
 うになります。

 ▼ 自分用の辞書
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 “読み”の部分には、読み仮名を入力する必要はなく、自分が分かるよう
 に言葉の一部や略語でも登録可能です。

 たとえば、私の場合は「お世話になります。神垣です」という一文を「お
 せわ」で登録しています。登録した言葉は、入力の際、文字の変換候補の
 中に出てくるようになります。

 辞書登録した言葉は、「IMEツールバー」から「単語/用例の登録」ウイン
 ドウ右下にある[辞書ツール]ボタンをクリックすると、一覧で見ることが
 できます。

 この度、パソコンを増設し、2台目のパソコンにも辞書登録しなおしたの
 ですが、意外と多くの言葉を登録していることに気づきました。今週は、
 言葉以外にも登録しておくと便利な辞書登録の活用法についてご紹介しま
 す。

続きを読む

記事全文を読む

はた迷惑なメールについての最終回です。

◆────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 黄信号のメール(5)
◆────────────────────────────◆
ムラのあるメール

▼ 重たいメール
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
気分のムラがメールにも出ます。

自分が暇だったり、人恋しい時には、ボリュームたっぷりに語り尽くした
メールをよこすのに、忙しくなるとふっつり音信不通。何かあったのかと
案じて返信すれば、本人はケロっと忘れていた、なんてことがあります。

心の中のモヤモヤや不安を書いて解消するということは確かにあります。
ですが、その人の内面を書き連ねたメールというのはややもすると大作で、
読む人の気を重くします。

人を巻き込んで解消するのではなく、ひっそり自分の中で処理して、人に
は晴れやかさわやかな心持ちでいつも接したいものです。特にビジネスの
場では。

▼ まずは心の状態を最適化!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事ができる人は往々にして、そういったムラが見られません。気持ちや
生活態度のバランスがとれている様がメールからもくみ取れるのです。

要件を簡潔にまとめ、ソツなくムダなのないメールが、だいたい決まった
時間帯に来ることが多いです。これはメール対応の時間を決めているから
で、やりとりを続けていくうちにその人のサイクルが見えてきます。

今週5回にわたってお届けしてきた「黄信号のメール」。すべて、私自身
の経験をもとに書きました。

おかしなもので、相手への関心や思い入れが強い時ほど、余計な力が入っ
て失敗することが多かったように思います。

人によって態度を変えるのではなく、むしろ、どんな人へも感じよく的確
なメールが送れるよう、まずは自分の心の状態を最適化しておくことが大
切なのかもしれませんね。

記事全文を読む

今週は、実ははた迷惑なメールについてとりあげます。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 黄信号のメール(4)
◆────────────────────────────◆
                            メールの主語

 ▼ 一人称で熱く語る前に…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「私が、私が」という一人称だらけのメールも要注意。

 対話する時も相手に話す隙を与えず、自分のことだけしゃべり倒す人がい
 ますが、メールも一緒。徹頭徹尾、主語が「私」のメールは受け取る側に
 は少々つらいものがあります。

 ビジネスメールも私情や私見を織り込みすぎると、客観的な判断がつきに
 くくなります。

 要件や状況を伝えることを優先し、「私はこう思います」「私はこうしま
 した」とゴリ押しする前に、一度は相手の判断や意見を仰ぐことも必要で
 しょう。私信でも「私が」の多いメールは自慢大会に陥りがちです。

 ▼ 傲慢な詩人
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 逆に、主語のないメールも困ります。

 主語が抜けると、まるで詩のような文章になり、何が言いたいのか読む側
 にはさっぱり伝わってきません。

 自分に関する事柄は相手も知っていて当然というノリで書かれていると、
 書いている本人は満足でも、読む側には真意も意図も見えてこないのです。

 メールも対話も相手あってのこと。一方通行でなく、お互いが「理解」と
 か「解決」というゴールに向かって配慮し合うのがコミュニケーションの
 第一歩ではないでしょうか。

続きを読む

記事全文を読む

今週は、実ははた迷惑なメールについてとりあげます。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 黄信号のメール(3)
◆────────────────────────────◆
                          理由が長いメール

 ▼ くどくど書いていませんか?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 世の中、誰しも忙しいです。都合がつかないことだってよくあります。

 だからと言って、都合がつかない理由をメールで一から十まで並べたてて
 しまうと…軽くヤバイ。

 「急用で」「先約があって」「家族が病気で」など、相手に伝えるべき理
 由をかいつまんで書けば一行ほどで済むところを、三~五行を費やして詳
 細に書く。

 でも、書けば書くほど言い訳がましく、相手にとって関係ない事柄が大半
 を占めているもので…。

 ▼ 長くより早く!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 理由を書く側の気持ちとしては、出席できない理由、断る理由、予定を変
 更する理由を「分かってほしい!」一心で長くなるんです。

 でも、相手にとって重要なのは、むしろ、出欠の有無、時間変更の連絡を
 “早く”知ること。早く分かれば次の手も早く打てます。

 間際になって「出席できません」「遅れます」では、相手の時間までも無
 駄遣いすることになりかねません。

 都合がつかない理由を長々と書き連ねるより「では、いつなら都合がつく
 か」を知らせることの方が実は重要。

 私は何度となく失敗してきましたが、やはり、断る側から断られる側、変
 更する側から変更される側になって、改めてよく分かりました。人のふり
 見て我がふり直せ、ですね。。

 余談ですが、長くはなくても、そんなことまで理由付けしなくても…とい
 うメールもたまにあります。照れ隠しなんですかね、男性に多い気がします。

続きを読む

記事全文を読む