今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法(5)
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                      中身より言い方が大切

 「歌を作るのはメロディである」 

 これはフランスの諺で、「中身より言い方が大切」ということを指します。

 書き方ひとつで印象が変わるのらば、ひと手間かける労を惜しまず、読
 んだ相手が不快に思わないような表現を工夫したいもの。

 例えば、書類の確認を相手にお願いする場合
 「あとで見てもらえますか」とメールに書いても意味は通じますが
 「後ほどご覧いただけますか」とすると丁寧で、社外の相手に送っても感
 じの良いメールになります。

 「確認しておいてください」でもいいのですが
 「お手数ですが、ご確認をお願いします」
 「ご確認いただけるとうれしいです」
 とすると、相手への気遣いが感じられます。

 文章を書いた後「これを読んだ人はどう思うだろうか?」と自分に投げか
 けて読み返す習慣をつけることが、感じのいい文章を書く第一歩です。

 ▼ 書くことで書けるようになる
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 最後に、これは諺ではありませんが…

 「失敗は、成功を味わい深くする調味料」

 『ティファニーで朝食を』『冷血』で知られる作家、トルーマン・カポー
 ティの言葉です。

 メールを書くにあたり、私も何度となく失敗を重ね、恥をかき、後悔して
 きました。メールは送信ボタンを送ったら最後、とり戻すことはできませ
 ん。それこそ「覆水盆に返らず」「あとのまつり」です。

 でも、失敗した数だけ文章も上達する、うまくなれると、気持ちを切り替
 え、気をつける。この繰り返しで今に至っています。

 「場数を踏む」つまり、経験した数だけ、こんなときはこういう書き方と
 応用がきくようにもなります。文章に自信がないという人ほど、どんどん
 書いて場数を踏んでほしいです。

 文章上達は、才能ではなく訓練なのですから!

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今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法(4)
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                     終わりよければすべてよし

 良いところを誉めて、悪いところを注意する。
 悪いところを注意して、良いところを誉める。

 部下や外注先とのメールのやりとり。あなたは上記のどちらのタイプです
 か?

 私は後者「悪いところを注意して、良いところを誉める」ようにしていま
 す。なぜなら、自分が逆の立場だったとき、先に良いところを誉められ、
 あとから悪いところを注意されるとがっかりするからです。

 「なかなかいいじゃないですか」と言われ、内心「やった~!」と思って
 いたら、「でも、こことここの表現がちょっとねぇ」と言われると
 「なんだ、言いたいのはそこか…」と気づき、しょんぼり。ぬか喜びだっ
 たことを悟ります。

 こういう経験があるので、私からメールで指摘する場合は、最初から誉め
 ず、ずばっと問題点を先に挙げます。その後、「でも、全体的にすごくよ
 くまとまっています。特に○○の表現がうまいと思いました。さすがです
 ね」と良い点を具体的に挙げて誉めるようにしています。

 最初に問題点を指摘するときも、必要以上に相手を責めたり深入りせず、
 率直かつあっさりと指摘し、改善の方法や考え方を合わせて書くように気
 をつけています。

 ▼ あなたなら、どっち?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「でも」に続く言葉が、誉め言葉のほうが私は単純にうれしいと感じます。
 けれど、その逆の人もいるかもしれません。

 ですから、メールのやりとりでも、ある程度、相手の性格を把握して書き
 方を考える必要があるでしょう。

 いずれにせよ、「終わりよければすべてよし」で、最後に気持ちよく読み
 終えることができる書き方と心遣いを忘れたくないですね。

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今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法(3)
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                     求められてもいないのに…

 ドイツのことわざに
 「求められてもいないのにアドバイスはするものではない」
 というのがあります。

 メールでも、問わず語りに自分の知識や見解を書きたててしまうことがあ
 ります。書く方は気分が乗ってきて、あれもこれもと聞かれもしないこと
 を書いてしまいますが、それを読むほうは結構ツライものがあります。

 得意げに書いたことが、実は相手も知っていたり、自分以上に詳しいとい
 うことも…。アドバイスや意見は、相手に求められてから伝えるほうが的
 も絞れて、的確な回答ができます。

 ▼ 先回りがアダとなる
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 かくいう私も、サービス精神を発揮しすぎて幾度となく「求められてもい
 ないアドバイス」をしてしまい、激しく後悔したこと数知れず…。

 先んじてあれこれ書くより、
 「○○についてはご存知ですか?」
 「△△という事例もあります」
 と、さわりだけ提示して相手の反応を見てから、詳細を述べても遅くはあ
 りません。

 「相手は知らないだろうから」ではなく、「相手は知っているかもしれな
 い」というスタンスでメールのやりとりをするといいのではないでしょう
 か。知識の押し売りにならないよう気をつけたいものです。

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今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法(2)
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                        念には念を入れよ

 メールを書き終えて、すぐに送信ボタンを押してしまうと…

 ・添付ファイルを添付し忘れていた
 ・相手の社名や名前を間違っていた
 ・書き忘れたことがあり、再度メール

 こんな失敗を起こしやすいです。

 添付し忘れを防ぐには、メールの文章を書く前に所定のファイルを添付し
 ておく、送信前に添付ファイルを開いて確認するという方法があります。

 送信前に全文を読み返し、文字の間違いがないか、表現の誤りがないかも
 確認したいですね。特に社名、役職名、個人名は今一度確認を。誤った名
 前のまま何度もメールのやり取りを続けて「知らぬは本人ばかりなり」と
 いうことにならないように。

 メールで伝えるべきことを、整理して書き出すことも大切。要点をメモし
 てから書き出すようにすると、慣れれば頭の中で整理できるようになりま
 す。用件を箇条書きにすると、読み手にもわかりやすく伝えることができ
 ます。

 ▼ メール本文以外に送信先の確認も!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 そのほか、うっかりしやすいのが

 ・CCできたメールを「全員に返信」で返信失すれる
 ・個人に宛てたメールがML宛てやCCになっていないか
 ・BCCで送信すべきメールをCCにしていないか

 なども送信前のチェック事項です。

 書き終えたメールは、送信前にもう一度読み返し、送信先なども確認して
 から送信ボタンを押すように習慣づけましょう。うっかりミスが個人情報
 や機密事項の漏洩につながることが無きにしも非ず。
 メールの送信も念には念を!

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今週は、メール作法の基本を諺に絡めてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 諺に見るメール作法
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                        急いては事を仕損じる

 慌てて出すメールはトラブルの元。

 相手が感情的になって書いてきたメールにも即答は禁物です。「売り言葉
 に買い言葉」で、こちらも感情的に応戦してしまい、解決の糸口が見つか
 らないまま水の掛け合いになることが多いです。

 そんなときはメールに目を通した後、すぐに返信をせず、少し時間を置い
 て改めて読み返します。自分に否があれば認め、誤解があれば、その点に
 ついて筋道を立てて説明します。

 場合によってはメールで返信するより、電話や対面して話をするほうがか
 いこともあるでしょう。

 ▼ すぐ対応できないときはその旨伝える
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 悪意のある内容のメールも、まともに受け答えしていると、相手を増長さ
 せるだけ。怒らせることでこちらの気を引こうとしていたり、自分の鬱憤
 をこちらに投げかけ、憂さを晴らそうとしているだけなので、「ご指摘、
 ありがとうございます」とかわして深入りしないことです。

 確認に時間がかかったり、調べる必要があるような場合は「ただ今、立て
 込んでおりますので、明日、改めてご返事いたします」というように、理
 由を述べ、いつまでに対処するかを知らせておきます。

 急いで生半可な対応をしたり、よく確認もせず適当に返信するより、ずっ
 と親切ですし、ミスも防げます。

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 書き換える技術(5)
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                        かしこまりました

 客先の担当者へ日程を知らせるメールを送ったところ、次のような返信が
 ありました。
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 かしこまりました。
 こちらこそ、続いて宜しくお願い致します。

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 仕事の発注者である相手から、受注する側である私に上記のような丁寧な
 返信をいただき、恐縮してしまいました。

 この場合は、発注者→受注者というやりとりなので、相手は

 「承知しました」
 「わかりました」

 という表現でさしつかえないのではないでしょうか。

 お互い懇意な間柄であれば

 「○日ですね。お待ちしています」

 という一文でも、確認と親近感を表わすことができていいと思います。

 逆に、受注側の私から発注者の客先へ送るメールであれば
 「わかりました」より「かしこまりました」が好ましいです。

 丁寧な言葉遣いを意識することは大切ですが、
 丁寧すぎても慇懃無礼に感じられますし、丁寧さを欠くと失礼。
 相手との上下関係、お金の流れを考えて言葉を選ぶ必要があります。

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 あ と が き
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 ご紹介する3つのメルマガの発行人は
 いずれも、もともとこのメルマガの読者さん。
 何度か感想メールをいただくうちに仲良くなった人たちばかり。

 私が何よりうれしいのは
 このメルマガでの出会いがきっかけで
 「自分でも書いてみよう!」とメルマガを始めた人たちが
 いるってことです。

【 ロンドン偏食生活 】  
  日本人から見たロンドンって? 英国人って? 
大人風味で綴られる英国の日常が素敵!

【 人は我をボヤッキーと呼ぶ 】 
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テンポのいい語り口が魅力。

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 切り口は三者三様ですが
 文章が安定していて、安心して読めます。

 それはきっと、彼らが「読むのが好きな人」たちだから。
 そして、書けば書くほど、書くチカラもあがっていきます。

                      これからも応援しています!

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