今週は、メールの敬語について設問形式で紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 敬語レッスン
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「おられますか」

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Q1-「午後から社内におられますか?」

  を正しい敬語に直しましょう。
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「おられる」は
「いる」の謙譲語「おる」に
尊敬語の「られる」を付け加えたもの。
謙譲語と尊敬語が混在した、どっちつかずの敬語です。

この場合は、相手に
社内に「いるか、どうか」を尋ねるわけですから

主語は「相手」で
相手を敬う「尊敬語」を使います。

「いる」の尊敬語は
「いらっしゃる」です。

ですから
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午後から社内にいらっしゃいますか?
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とするのが適切です。

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今週は、対応に困るメールとその対処についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 困るメール(5)
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                       メールにする、しない

 今週は、受け取ったとき困るメールと
 その対処法について取り上げてきました。

 オフィスで隣同士なのに
 メールを送ってくるというケース
 よくある話です。

 このように、口頭や電話で済むことを
 わざわざ、メール送信してきたり

 その逆に、メールで済むことを
 電話で説明したり……というのも困ります。

 伝えるべき内容が
 メールがふさわしいか、メール以外がふさわしいかを
 判断してから送信する必要があります。

 そうでなければ
 同じことを二度、相手に伝えることになったり
 確実に相手に伝わらず、トラブルのきっかけになったり
 と、結局、効率化を図るためのメールでの伝達が
 非効率な結果しかもたらさない、ということに。

 ・記録に残すべき内容
 ・急を要さない内容
 
 についてはメールで伝達し
 そうでないケースでは、電話や対面にするという
 使い分けをしたいですね。

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今週は、対応に困るメールとその対処についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 困るメール(4)
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やたらとCC、やたらと転送

今週は、受け取ったとき困るメールと
その対処法について取り上げています。

意図や理由も伝えられぬまま
弾丸のように送られてくる
CCや転送のメールも困ります。

社内メールでも、社外からのメールでも
転送されたメールを読んだ後
「何を」「どうする」かが分からなければ

結局、メールを転送してきた相手に
意図を確認しなおさなければならず
二度手間です。

CCや転送する場合は
「情報共有のために転送します」
「詳細は下記のメールのとおりです」
のような補足説明を添えれば
受信する側も、転送の意図を理解して対応できます。

「読めば分かる」文面ならば、この限りではありませんが
相手が自分と同じような捉え方をするとは限りません。

正確に意図を伝えるには
労を惜しまず説明することが必要でしょう。

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今週は、対応に困るメールとその対処についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 困るメール(2)
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                      誰からか、何の件か不明

 今週は、受け取ったとき困るメールと
 その対処法について取り上げています。

 携帯からパソコン宛に送られてくるメールに多いのが
 ・件名がない
 ・送信者名がない

 メールです。

 携帯メールの場合
 送信者がほぼ特定され
 件名より本文重視のせいか
 パソコンにメール送信する際も、あまり意識されていません。

 ところが、パソコンメールをメインで使っていると
 こうした「件名なし」「差出人名なし」のメールには
 違和感を覚えます。

 「何を目的とした」「誰からの」メールか
 ひと目で判断がつかないからです。

 会話とか雑談的なやり取りを主とする携帯メールと
 仕事に必要な伝達を主とする色合いの濃いパソコンメールでは
 やり取りするときの感覚が大きく異なります。

 仕事に関わる内容を
 携帯からパソコン向けにメール送信する場合は
 件名と名前は最低限、入力することをお勧めします。

 私信か、仕事か
 目的に合わせて、
 メールを読む側に「伝わる」形式を想定して
 やり取りをする必要があります。

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今週は、対応に困るメールとその対処についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < 困るメール
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忘れられる

対応に困るメールがあります。
最近、私が「困るなぁ」と感じた相手のメールに
「以前、伝えた内容を忘れている」対応がありました。

「日程」「集合場所」「料金」を
項目別に分け、伝えているのに

相手からは
「いつでしたっけ?」
「どこでしたっけ?」
「いくらでしたっけ?」
と何度も確認のメール。

過去のやり取りを引用して送信しているにも関わらず
同じことをメールで数回尋ねられました。

忘れることはだれにもあることですが
忘れていることを
さかのぼって確認することさえ「忘れている」対応。

電話や口頭で伝えても
相手が忘れていることが多いので
記憶に残るように、メールに書いて伝えたのですが
それすら、相手はすっかり忘れているのには閉口しました。

次は、メールに書いて送信した後
電話で念を押すしかなさそうです。

このように、
「!」「?」と思う相手からの困ったメールと
その対処法について今週は考えていきたいと思います。

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【しごび】 ア ン ケ ー ト
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久しぶりの【しごび】アンケートです。
今回は「上司編」。
今後「部下編」「客先編」も予定しています。

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▼上司からの困ったメール
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ムカッ、イラッときたメールのこと
このアンケートに思い切りぶつけてください!

記事全文を読む

今週は、公用文に見る漢字表記についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法              < 漢字の使用(5)>
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                          仮名で書く語句-2

今週は「公用文における漢字使用」
新聞表記の漢字使用の基準との違いついて
取り上げてきました。

昨日に続き

次に挙げる語句も、例文のような使い方をするときは
原則、仮名で表記します。

・・・かもしれない → 間違いかもしれない
・・・てあげる   → 図書を貸してあげる
・・・ていく    → 負担が増えていく
・・・ていただく  → 報告していただく
・・・ておく    → 通知しておく
・・・てください  → 問題点を話してください
・・・てくる    → 寒くなってくる
・・・てしまう   → 書いてしまう
・・・てみる    → 見てみる
・・・てよい    → 連絡してよい
・・・にすぎない  → 調査だけにすぎない
・・・について   → これについて考慮する。

上記の語句は、補助用言や補助動詞で
補足的に使われるものです。

文章にもよく登場するため
公用文でも、新聞表記でも
仮名で書きます。

新聞表記では
「話してください」は「話す」という動詞を
補助するので仮名表記ですが

「猶予を下さい」のように
「もらう」という意味で使う場合は
「下さい」と表記して区別します。

パソコン入力では
「・・・て行く」
「・・・て頂く」
「・・・て来る」
「・・・て良い」
「・・・に過ぎない」
のように漢字変換したまま使いがちです。
これらも仮名表記にする方が文が読みやすくなります。

 
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