今週は、メールによる情報漏えいについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 漏れてませんか?(2)
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アドレス流出はCCから

今週は、メールによる情報漏えいの防止策についてです。

複数の相手に一斉送信する際に便利な
「CC」や「BCC」機能。

しかし、メール受信者全員に他の人のメールアドレスが知れてしまう
「CC(カーボンコピー、Carbon Copy)」
は取り扱いに注意が必要なのは、すでにご存じですよね。

特に、社外の複数の相手に「CC」でメールを一斉送信すると
未知の相手に自分のアドレスを知られたくない人は困惑します。

基本は、「BCC(ブラインドカーボンコピー、Blind Carbon Copy)にして
メール受信者に他の受信者のアドレスが公開されないように
配慮するのが基本。

▼ 情報公開は「段階」を踏んで
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
送信者にとっては「うっかりミス」程度のことでも
メールアドレスも貴重な情報ですから
場合によっては「メールアドレスの流出」という事態を招きかねません。

私的なメールでも
自分はメンバー全員を知っているからと
安易に「CC」で一斉送信するのではなく
メンバー全員が対面するまでは「BCC」で送信し

リアルに対面する機会を経てから
同じメンバーへ一斉送信するときは「CC」にする
と、「段階」を踏んで情報公開していく配慮が必要ではないでしょうか

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今週は、メールによる情報漏えいについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 漏れてませんか?
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ありえないことが起こる可能性

何気なくメールに書いた情報が
実は外部に知られてはまずい内容だった…

そんな経験はありませんか?

ないに越したことはありませんが
自分でも気づかないまま、社内の情報を外部に漏らしていることも
あり得ます。

例えば、メールの誤送信。

社内の特定部署に社内情報を送信したつもりが
なぜか社外の同名の人物宛になっていた…。

あり得ないと思う基本的なミスが
情報漏えいに繋がるケースがあり、決して他人事ではありません。

自分は大丈夫と思っていても
あなたの部下は大丈夫でしょうか?

考えられない送信ミスを部下が引き起こすというケースも
決して少なくありません。

自分だけが注意するのではなく
社内でルール決めや、周知を徹底することも重要です。

今週は、こうした
メールによる情報漏えいの防止策について取り上げます。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(4)
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名前と署名

<読者からの質問>————————————————

前からちょっと気になってたのが、
署名と名前の重複のこと。

署名に名前を入れているのを使ってます。
本文終了後、名前を記載。

その後に、登録した署名の名前、
重複がどうも気になります。

そして送られてくるのもいろいろ!
神垣さんはどっち?
(読者 キュウトさん)
——————————————————————

確かに気になりますよね。

署名を自動挿入で設定していると
自動的にメールの最後に署名が入るわけでして…。

私の場合は、
返信する際、相手のメール文も含めており
その最後に署名が入る設定にしています。

つまり、
「自分の返信→相手のメール文の引用→署名」
という順番です。

相手のメールの引用の後、自分の署名が入る格好になり
自分のメール文と署名の間が、かなり空きます。

ですから、
自分のメール文の終わりに
「神垣」とか「神垣あゆみ」
と入れるようにしています。

「自分の返信→名前→相手のメール文の引用→署名」
という格好です。

ただ、返信の際、
署名の連絡先を相手に見てほしいときは

「自の返信→署名→相手のメール文の引用」

という順番にするので
自分のメール文の後に名前は入れません。
署名と重複するからです。

このように、返信の様式に合わせて
名前を入れるか、入れないかを判断しています。
ご参考まで。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事  の メ ー ル 作 法                                           < 読者からの質問(3)
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見積もりの断り文

<読者からの質問>————————————————

見積依頼で希望納期に沿えない場合、次の文面を添えて返信しています。

1)また、納期につきましても日数を記載しておりますが、
5月末で受注が決まっており、
添付資料にありました日程には沿えません。
ご了承のほど、お願い申し上げます。

2)納期の件ですが、5月末まで受注が決まっておりますので、
勝手ながら130日と記載しております。

弊社では希望納期に添えない場合も
見積は先方からの依頼もあり、提出しております。

見積依頼内容によって、1)や2)のような断り文をいれておりますが、
このような断り文でよいのでしょうか。

やはり、「申し訳ございませんが~」や「弊社の勝手で~」
というような一文を入れたほうがよいのでしょうか。
(読者 H.Kさん)
——————————————————————

相手が希望する納期に添えないわけですから
「できない旨」を伝える断り書きはあるほうがよいのではないでしょうか。
例えば…

1)納期につきましては、5月末で受注が決まっており、
ご希望の日程に対応いたしかねますことをご了承ください。

2)納期の件ですが、5月末まで受注が決まっており
大変恐縮ながら、当方の都合で130日と記載いたしております。

1)の「日程には沿えません」という表現は直截的すぎるので
「対応いたしかねます」という婉曲な表現に。

2)は結びの文で「当方の都合で」と理由を述べているので
「5月末まで受注が決まっており」の一文は省いてもよいかもしれません。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                   < 読者からの質問(2)>
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                        代理で返信する場合

<読者からの質問>————————————————

得意先から打合せ依頼のメールを受信し、
上司不在時の代理送信したとき、次のメール文を送信しました。

「いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
佐藤が午後から休暇を取っておりますので、
代わりにメール送信いたします。

14日(水)の件ですが、午後2時頃 御社へ伺います。

また、明日は佐藤が休暇を取っておりますので、
何か連絡がございましたら、携帯電話へお願いいたします。」

上記のメールで
「佐藤に確認に致しましたところ~」など
文章に追加したほうがよいでしょうか。

また、携帯電話への連絡が可能という旨を伝えたいのですが、
上記のような文面でよろしいでしょうか。

(読者 H.Kさん)
——————————————————————

打ち合わせの日程の件、携帯への連絡の件
いずれも客先への文面としては少々そっけない印象があるので
少し文章を補ったほうがよさそうです。
例えば・・・

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問
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                     「打合せをいただきまして」

<読者からの質問>————————————————

【先日は、打合せをいただきましてありがとうございました。】

上司から指示があって、送信したメール送信内容の一部です。

打合せ後に送信するメールには、
上記のお礼のメールを入れていますが、

“打合せをいただく”という使い方が良いのかいつも悩みます。
上司は“打合せ”という言葉を使いたいようですので、
何か、よい文章はありますか。
読者 H.Kさん
——————————————————————

ここで使われている「いただく」は
打ち合わせをしてくれた相手(客先)を敬う表現(尊敬語)。

「打ち合わせをいただく」より
「打ち合わせをしていただく」と
「いただく」の前に動詞の「して(する)」を入れる方が適切です。

「いただく」は補助動詞なので、
動詞「する」と合わせて使うことで意味を成すからです。

ただ、文章の流れから考えると

「先日は、打合せの時間をいただき(まして)、ありがとうございました。」

という書き方もできます。

カッコ書きにしたように「まして」は省略し
「打合せの時間をいただき」としても差し支えありません。

 
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