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仕 事 の メ ー ル 作 法     < うっかりな習慣(3)
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うっかり見落としているメールの習慣についての最終回です。

▼ CCとBCCの使い分け
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メール初心者によく見られる傾向のひとつが同報メールのうっかり。
CCとBCCの使い分けです。

複数の人に一斉に同報メールを送信する際、CCで送ると受信する側のメー
ルの「宛先」に全員のアドレスが“見える”状態で送られます。

同報したメンバーがお互い知った者同士で、互いのアドレスを公開しても
問題ないときはいいのですが、公開されたくないメンバーがいる場合はCC
での送信はNG。

そんなときはBCCを活用しましょう。BCCで送信すれば、受信する側には同
報した他の人の宛先は一切表示されません。
「宛先」欄にには「Undisclosed-Recipient」と表示されるのみです。

会員向けにニュースレターを送信する際などは、BCCで一斉送信すると便
利ですね。「まぐまぐ!」を利用せず、手動でメールマガジンを配信する
ような時も活用できます。

▼ HTMLにご用心
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
もう一つ、メール初心者によく見られるのがHTMLメールでの送信。

意図してHTMLメール形式で送る場合は良いのですが、最初の設定がHTMLの
ままで本人が気づかずに送信しているケースも多く見受けられます。

特に、メールソフトが「Outlook Express」の場合、最初に「HTMLメール」
に設定されているのでご用心。今一度、設定の確認してみましょう。

HTMLメールは、フォントや大きさを変えたり、背景に色をつけたり、と装
飾できる楽しさがありますが、一方で、
・メールの容量がテキストメールよりも大きい、
・送る相手がテキストしか読めないメールソフトの場合、
文字化けして読めない
・ウィルスメールと間違えられる
というデメリットも。

初めてメールを送る相手には、テキスト形式での送信をおすすめします。

明日は、「仕事美人列伝」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(2)
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3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

▼ 件名はキャッチコピー
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件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
も気を配りたいですね。

「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
件名にもってくるといいですね。

▼ 件名の指定には忠実に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
す。

応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
分けるようにしていることがあるからです。

ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
しましょう。

▼ あとで読み返してもわかる件名を!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

——————————————————–
私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
のやり取りって大事かな、と思います。
——————————————————–

「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

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今日は、メールの「うっかりな習慣」についてです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法       < うっかりな習慣 >
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今日から3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてです。

▼ 見落としがちな「差出人名」
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【仕事美人のメール作法】の創刊当初、メールマガジン用のアドレスを新
たに設定しました。そのとき、うっかりしていたのが差出人の表記。読者
からの感想メールに返信した際、すかさず鋭い突っ込みが入りました。

「神垣さん、メールの差出人が“仕事美人”とは…びっくりいたしました」

むむむっ! 不意を突かれて、メールアカウントの設定を確認してみると
…これまた堂々と恥ずかしげもなく「仕事美人」と表記しているじゃああ
りませんか!

無意識のうちに入力したとはいえ、面の皮の厚さでは誰にも負けない私も
さすがに赤面。すぐさま、【仕事美人のメール作法】神垣 に表記を変更
したのでした。

ちなみに、この鋭い突っ込みメールをよこしたのは…

本日創刊! 【砂漠で妊娠】の鬼編集長・タカギさん。
こんな人です、ポチっとな ⇒ http://www.boo3.net/sabanin/

▼ 差出人名はフルネームか社名&苗字で
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手のメールを引用して返事を送る場合、メールの「返信」ボタンを押す
と、メール画面には

—– Original Message —–
From: “○○○○○○” < 相手のメールアドレス >
To: “●●●●●●●” < 自分のメールアドレス >

と表記されることはご存知ですよね。

●●●●●●● の部分に自分が設定している名前がそのまま表れます。
メールを受信するとき、「送信者」の欄に表示される名前も設定は一緒。

ビジネスメールの場合、差出人名はフルネーム、あるいは社名と苗字など、
だれからのメールかすぐにわかるように表記しておきたいですね。

▼ アドレス帳への登録は敬称をつけて!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自宅のPCから送られてくる女性からのメールでよく見かけるのは、送信者
名がご主人の名前になっているケース。

私的なやりとりには支障はないかもしれませんが、仕事で使う場合はアカ
ウントを別にして、自分の名前で設定しておくほうがいいでしょう。一見、
察しがつきそうなものですが、間違いのもとです。在宅で仕事されている
場合は、なおのこと気をつけたい点です。

頻繁にメールをやりとりをする相手やお得意先のアドレスは、アドレス帳
に社名や固有名詞を登録している人も多いと思います。その際、「○○さ
ん」「○○様」と敬称をつけて登録しておくことをおすすめします。返信
の際、相手がメールの引用部分を目にしたときに好印象が残せますよ。

明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

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 仕 事 美 人 列 伝  < ニシキプリントプリント・吉澤美保さん>
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 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第4回は、印刷会社(株)ニシキプリント勤務の吉澤美保さんです。

 ▼ 言葉に表れる仕事ぶり
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 女性の30歳前後というのは、公私共に悩めるお年頃です。天秤にのせた
 「仕事」というおもりの反対側には、恋愛、結婚、子育てといった言葉
 たち。思えば、私もそうでした。

 そんな悩めるお年頃の真っ只中にいる吉澤さん。日ごろは、印刷業務全般
 を見渡す生産管理課で、クールかつ的確に仕事をこなす彼女から、珍しく
 私的な相談メールが送られてきました。お年頃の女子らしく、ちょうど今、
 さまざまな選択肢を前に、岐路に立たされている模様。

 でも、私に相談したのが運のツキ! 基準は自分、どこまでも「ルールブ
 ックはこの私」の小姑のようなアドバイスに、きっと困惑&苦笑いしたに
 違いありません。私の回答に対するお礼メールの最後に

  また迷いまくったら、明かりをともしてくださいませ。
  よろしくお願いします。

 という一文が添えられていて、多少でも参考になったことにほっと安堵し
 たのでした。でも、「明かりをともしてください」という言葉、ちょっと
 いいと思いませんか(いただきだわ、吉澤さん)。

 何気ないフレーズに、日夜、目配り、気配りを怠らず真摯に生産管理業務
 にいそしむ彼女の仕事ぶりを垣間見た一瞬です。

 ▼ 中小企業のメールマガジン、そのポイントは…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 彼女が勤務するニシキプリントでは、2002年8月から【ニシキプリント
 NEWS】 http://www.nishiki-p.co.jp/mm.htm というメールマガジン
 を配信しています。

 その製作総指揮を執るのが彼女、吉澤さん。他の二人のメルマガ担当者と
 ともに企画会議を行い、社内での段取り、執筆、編集、相互依頼への対応
 をひととおりこなし、上司からの社内チェクを受けたあと、毎週月曜の朝
 8時に律儀に配信を続けています。

 同社のWeb企画をお手伝いした関係で、メルマガ創刊に際しても彼女と共
 に企画や準備に携わりました。創刊後はすっかり一読者の私ですが、当初
 のメルマガの企画意図である「ニシキプリントの企業姿勢、印刷ノウハウ
 を提示するメルマガ」を忠実に守り、回を重ねるたび構成を工夫してバー
 ジョンアップしている様は、関係者として頼もしい限り。

 実際、中小企業発のメルマガは途中で頓挫することも多く、3年近く質を
 落とすことなく配信を続けている例は広島でも稀少。きちんとメルマガ担
 当者を配し、社内の意思統一や事前準備に労力を惜しまないからこそ、で
 きるワザです。

 同社メルマガ制作の要が吉澤さん。彼女の仕事ぶりは、こちらでも詳しく
 紹介されています。

 ●メルマガマーケティング最前線『成功の裏側を探る!』
  http://homepage1.nifty.com/sachiefujita/back/64.htm

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 (株)ニシキプリント 吉澤美保さん
  http://www.nishiki-p.co.jp/

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 メルマガ創刊当初、「どうなんでしょう、この広告」「これって怪し過ぎ
 ませんか?」と、吉澤さんから相互紹介依頼のメールがよく転送されてき
 ました。相互広告もひとつ一つ吟味し、上司に説明し了解を得てから掲載
 すると聞き、アバウトな私は本当にびっくりしたものです。そのくらいま
 じめです、彼女。いえ、他の社員さんも、会社全体「まじめで誠実、そし
 てがんばり屋さん」。だから、長く付き合いたいんですよね。

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「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 書き方ひとつ(3)
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                 好感度がアップする書き方

▼ 自分の都合はこの際、置いといて…
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催促のメールって難しいものです。特に支払いの催促。下記のメールは、原稿
料の振込みについての催促メールの例です。

————————————————–
先月分のお支払いの件ですが、
その後、どうなりましたでしょうか。
当方、今月はあれこれと支払いが重なっていますので、
なるべく早くお振込みいただけると助かるのですが。
よろしくお願いいたします。
————————————————–

こういう状況、確かにあります。待っているのに振込みがない。

上記のメールの場合、振り込みの確認だけに終わらず、自分の都合まで書いて
しまっています。「早く払ってよ」という気持ちの表れとは言え、支払いが重
なっているという自分の都合を盾に相手を責めると、気まずさしか残りません。

▼ 急がばまわれ。まずは、相手の状況確認から
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
————————————————————-
○月○日以降、送金が確認できておりません。
恐れ入りますが、次回の送金日をお知らせいただけますでしょうか。
————————————————————-

送金がない、という状況に直面すれば、支払いの催促は当然の行為ですが、
一方的な抗議口調ではなく、「いつから送金が確認できてない」「月の送金が
いつになるのか」と具体的に月日を挙げて事実確認していきます
(有無を言わさず督促を要する場合はこの限りではありません)。

▼ 感情的は抑えて、冷静に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
支払いに限らず、仕事の催促などでも、「一体どうなってるの?」と先走る感
情を一旦抑え、まずは相手の状況確認から。

「先日依頼した原稿の進行状況はいかがですか?」
と、相手の状況を打診した後、

「○日までにご提出いただけると助かります」
「日時をご指定くだされば、受け取りに参ります」
と、具体的な提出期限をこちらから示していけば、ずるずると引き延ばされる
事態をくいとめることができます。

どんな状況でも、モノは言いよう。感情的にならず、スマート&スムーズ
にことが運ぶような持っていき方を工夫したいですね。

そして、自分が催促される側であれば、遅れそうなときは事前にひとこと知ら
せることも大切です。

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「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法       < 書き方ひとつ(2)
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                                      好感度がアップする書き方、言い回し

▼ 若気の至りと申しましょうか…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。

—————————————-
このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
—————————————-

気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。

自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。

▼ スマートにメールで断るには…
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たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。

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お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
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ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→ 「すみません」より「ありがとう」を!

●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→ 自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする

●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→ 今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える

断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね~と思っ
て以来、意識して使うようにしています。

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