今週は、メールで目にする困った表現についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 困る言葉(4)
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                       「まだ…」

 先日、以前一緒に仕事をしたことのある同業者から、仕事の打診のメール
 をもらいました。そこには…

 ▼ モチベーションを上げるも下げるも言葉一つ
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「ご無沙汰しています。(中略)ところで、神垣さんはまだライターのお仕
 事をされていますか? もし、そうなら、お願いしたい案件があるのです
 が…」。

 このメールをくれた相手は、ライターからディレクター的な仕事に方向転
 換した様子でした。

 それにしても「まだ、ライターをしていますか?」という聞き方はうれし
 いものではありません。仕事の打診や依頼をする時はなおさら。

 相手は素直に疑問を投げかけてきただけかもしれません。ですが、打診の
 時点で配慮がない聞き方をされ、仕事を請ける気まで一気に失せてしまい
ました。

 「まだ」を使う前に、下調べをするなり、人に聞くことだってできたはず。
 同業者だっただけに、余計に残念に感じる出来事でした。

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今週は、メールで目にする困った表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                               < 困る言葉(3)
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「大変ですね」

書き言葉より、話し言葉でよくあるケースに、言う側と言われた側で感じ
方に違いがある言葉があります。

▼ 最中に言うべからず!?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

相手をねぎらって言ったつもりの「大変ですね」。
言われた方は「そう思うなら手伝って」「人ごとだと思って」とムッとす
ることがあります。

言って失敗した経験、言われて憮然とした経験が何度となくあるので、こ
ういう場合、私は「ありがとうございます」や「何かお手伝いすることが
ありますか」と声をかけるようにしています。

ところが、同じねぎらいの言葉でも「大変でしたね」と過去形になると、
心にしみます。

現在進行形で何かしている相手には「大変ですね」と声をかけるより、手
を差し伸べ、それが過去のものになった時「大変でしたね」とねぎらうほ
うがいいのかもしれません。

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今週は、メールで目にする困った表現についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 困る言葉(2)
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                        「うそ」
「折れたタバコの吸殻で あなたのうそが 分かるのよ」
 なんて歌がありましたが…。

 ▼ 断定する前に…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 「うそなんですね」「うそはいけないと思います」。

 勘違いや取り違いでミスをしてしまうことは誰にでもあります。状況や理
 由を尋ねないまま、相手の行為や言動を「うそ」と決めつけてしまうこと
 は、時として相手を傷つけます。

 「間違いではないですか」「~について確認したいのですが」と言い換え
 るだけで、随分、受けとる感じが違ってきます。

 責めるのは簡単。「うそ」と断定してしまう前に、その行為の裏側に何か
 事情があるのでは? という気持ちで尋ねてみることも必要ではないでしょ
 うか。

 メールは言葉が直截的になりがちです。トラブルの際も、感情のまま書き、
 送りつけるようなことは避けたいですね。

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今週は、メールで目にする困った表現についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 困る言葉
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                  「行けそうなら行く」

 会合やイベントに人を誘ったとき、「まだ予定がはっきりしないので、行
 けそうなら行きます」とメールをもらうことがあります。

 ▼ 実は困るあいまいな返答
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 当の本人は「できれば行きたい「とりあえず保留にしておいて」という気
 持ちから、そう返答するのでしょう。

 ですが、申込が必要な時や参加人数を確定しなければならない場合は非常
 に困惑します。

 参加が不確定な場合は、あっさり「参加できない」と伝えられる方が次の
 段取りができて助かるもの。間際になって「やっぱり行けない」と告げら
 れるほど困るものはありません。

 あいまいな返答は、相手に余計な気を遣わせ、手間をとらせます。参加で
 きるか否かの判断は早めに決断し、伝えるのが相手への思いやりではない
 でしょうか。

◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
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【仁義なき広島弁普及促進講座】
 ついに書籍化決定!

 と言いたいところですが、
 そんな話は
 今のところまったくありません。

 昨年の1月31日という
 実に中途半端な時期からスタートした
【仁義なき広島弁普及促進講座】。

【しごび】の巻末付録的存在コンテンツ
 として、ご愛顧いただいています。

 このたび、この講座部分のみを抽出し
 ブログとして独立させてみました。

 http://hiroshimaben.blog69.fc2.com/

【しごび】で掲載したものを五十音順に分類しつつ
 その都度、加筆訂正しています。

 バックナンバーの整理を兼ねて
 少しずつアップしていきますので
 まだ掲載していない広島弁がありましたら
 ぜひ、お知らせくださいね。

          数ある広島弁サイトに太刀打ちできるのか!?
          コアでへヴィでディープな広島弁ブログを目指しますっ。

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今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(5)>
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メールは必ず届くとは限らない

昨日の記事とも関連するのですが、
メールの返信について、読者のかたからいただいご意見を紹介します。

<読者 H.K さんのメール>—————————————–

私は、15年前から(スピードの遅い)パソコン通信を始めたような人間で
あり、いきなりブロードバンドでインターネットを始めた層とは、若干、
感覚が異なるところがあります。

海外で延べ12年暮らしていたゆえ、
「メールというものは、必ず相手に届くとは限らない
(届かずに迷子にあることも少なからずある)」
と考えており、受け取ったメールには、受け取った時点で、受け取った旨
の返事を、まず、速やかに書くことを心がけています。

そういう点では、日本の(届かないことはほとんどない)携帯メールの感
覚で、「返事は、返事の内容が用意できたときに書く」という相手の対応
に、いらつくことがしばしばあります。

——————————————————————

▼ 届かないこともある。だから…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
そうなんですよね。メールは届いて当たり前なものではなく、届かないこ
ともある代物。日常的にメールを使っていると、そのことをつい忘れがち
です。

私なども勝手なもので、人に送ったメールの返信がないと気になるのに、
自分が受信した時は、すぐ相手に返信しているとは限らない、というのが
現状です。

返信は先送りするほど送りづらくなったり、忘れてしまうこともあるので、
見習いたい習慣です。

▼ 相手にとって適切な対応を考える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
受信した側からすると、きちんとした回答を送りたいがために返信を後回
しにしてしまう、ということもあります。

そんな時も、先にひと言
「ご連絡、ありがとうございます。詳細は後ほど改めてメールします」
と返しておけば、相手も安心し、自分も気が楽です。

即返信が無理でも、その日のメールはその日のうちに返信するとか、メー
ル対応の時間を決めるなど、自分で「返信のルール」を持つことも必要か
もしれません。

一方で、メールを送っても電話で返信がある相手もいます。相手の多忙さ
を推し量り、メールの返信はないもの、と割り切ってしまっている場合も
私はあります。

相手の状況、自分の状況を踏まえた上で、適切な対応を工夫していくこと
も大切でしょう。

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今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(4)
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                   「返信がなければOK」について

 5月15日に配信した「先を制すメール」について、読者のかたからいただ
 いたご意見をご紹介します。
 http://blog.mag2.com/m/log/0000146166/107270844?page=1#107270844

 <質問: 「返信がなければOK」のリスク>—————————

“「返信がなければOK」とみなすと伝えることで、相手の返信の手間が
 省けます”については、一般論としてとても良いお考えと思います。

 でも、イントラネット内は別として、インターネットを介した電子メール
 (携帯間、携帯とPC間、PC間)の場合は、送信相手に届くことは保証され
 ていません。

 まれにではありますが、エラーメールも返ってこずメールが届いていない
 場合があります。また、相手の方が、PCや携帯の故障によってメールをみ
 ていない場合も考えられます。

 従いまして、インターネットを介した電子メールの場合、
 「返信がなければOK」
 とすることにはリスクがありますので、そのようにしない方がよいかと思
 います。

 —————————————– 読者 K.O さんからの質問

 ▼ 相手とのメールの頻度・内容で判断
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 おっしゃるとおりですね。「メールが送信相手に届くとは限らない」こと
 は、これまで【しごび】でも述べてきたことでした。
 K.O さん、ご指摘、ありがとうございます。

 私の言葉が足りない点もありましたので、ここで補足させてください。

 私が実務でとっている方法は

 ・相手からほぼ確認・了承がいただけると想定される内容に対しては
 「この内容でよろしければ、返信は不要です」というメッセージを添える

 ・逆に、私から相手(客先)に対しては「読みました」「確認しまた」と
  いうメールはこまめに送る

 ・相手の確認を要する重要な内容については、メールではなく電話で直接
  確認をとる

 メールが届いたかどうか不安なときや、確認に急を要する場合は、状況が
 許す限りメールよりも電話での確認が確実と考えています。

 「返信がなければOK」とみなすのは、私の場合、頻繁にメールをやりとり
 する相手に限られます。

 ▼ リアルにリスクを体験中!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 実は、ここ数日、現在進行形で、このメルマガ専用のアドレスと仕事用の
 メインアドレスに送信するとエラーが出て戻って来る状態にあり、
 「返信がなければOKとするリスク」
 を身をもって体験しています。

 現在の私のように、トラブルでメールの送受信ができないこともあります。

 メールの「返信がなければOK」とみなすか否かは、そのメールの内容・重
 要度による、と捉えていましたが、返信ができない状況も突発的に起こり
 うると意識しておくことも必要ですね。

  ※メール作法に関する疑問・質問はこちらまで!
   shigobi@excite.co.jp

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