今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールのダイエット(4)
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過ぎた気遣い

▼ 相手がどう読むかを考える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
親切心、サービス精神がアダになることがあります。

相手にもっと詳しく伝えようと張り切るあまり、つい余計なことまで書き
たててしまう。たとえば…

聞かれもしないことまで先回りして書く、おせっかいメール。
自分の関心事、専門分野について事細かに書く、おしつけメール。
本来、伝えるべきことから離れ、話が横道に逸れる、脱線メール。

ほかにも、自分が知っていることは相手も知っているとばかりに話を進め
る、おれ様メール。すぐに自分の経験に結びつけ苦労話や説教調になる、
語り部メール。身に覚えはありませんか(私は…あります)。

相手が知ろうとしている範囲を越える情報、相手に直接関係ない事柄もメ
ールの「ぜい肉」です。

特に、自分の得意分野や体験談は筆がのってスラスラ書けてしまうもの。
しかし、読む側には、自慢話やおせっかいにしかとれないことも。

相手にとって必要な情報か。自分の都合で書いていないか。

メールを送信する前に今一度確認を。結論や重要項目を先に述べ、私的な
見解や意見は簡潔にまとめて最後に書き添えるほうが好ましいですね。

▼ 遠慮は無用
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
あいまいな表現も「ぜい肉」です。

「行ける時に伺います」
「そのうち」「近々」
「至急」「なるべく早く」

上記いずれの場合も、本当にその気、その必要があるのなら、期限を明示
するほうが親切です。

「お暇な時にご返事ください」「お手隙のときで構いませんので、ご回答を
お願いします」という言いまわしも、返信を求める場合は「〇〇までにご返信
いただけるとありがたいです」と期日を明示するか、「ご返事をお待ちしてい
ます」と返信を促す言い回しをお勧めします。いつでもいいという返信は
忘れられがちです。

「~かもしれません」「~と思います」もクセモノです。断定を避けると
きに敢えて使うこともありますが、多用していると、不確か、逃げ腰、優
柔不断な人という印象を与え兼ねません。

いらぬ気を回して、遠慮がちに書くより、ビジネスメールでは「いつ、何
を、どうする」を明確に書くほうが歓迎されます。

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今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールのダイエット(3)
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修飾語を抑える!

▼ 飾りはぜい肉
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
言葉を飾ると文章が重たくなります。

ビジネスメールに修飾語を使いすぎると、文章に書き手の感情や主観とい
う「ぜい肉」がつき、事実が正確に伝わりにくくなるのです。

シャキッとスリムなメールにするには、修飾語は最低限に抑え、事実を冷
静に客観的に書くことが大切です。

たとえば、次の一文。

営業にすごくハンサムな山田さんという男性がいますので、
彼をお尋ねください。

「ハンサムな」は山田さんの特長を表してはいますが、あくまで書き手の
主観(好み)。他の人が見て必ずしも「ハンサム」であるとは限りません。
「すごく」に至っては、根拠のない「ハンサム」を強調していて、読み手
に余計な期待、先入観を与えかねません。

この場合、「山田さん」という名前がわかっていれば、名札を見るなり、
尋ねれば本人だと確認できます。「山田さん」にかかる「すごくハンサム
な」を取り払い

営業の山田さんという男性をお尋ねください。

という一文で十分、意味は通じます。

「すごく」「とても」「大変」という副詞は多用すると文章がどんどん大
げさになります。強調したい部分だけにピンポイントで使う方が効果的で
す。

▼ 数値に置き換え具体的に!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
人を紹介する際のメールも

小川さんはベテランのデザイナーで実績も数多くある人です。

と書くより

小川さんはデザイナーとして20年のキャリアがあり、3年連続広告賞
を受賞した実績の持ち主です。

と、具体的な年数や数値を示した方が相手の様子が明確になり、分かりや
すいです。

新聞記者に取材された知人が「やたらと数字を聞かれて答えるのに苦労し
た」と言っていました。

記者からすると「だいたい」「近々」「たくさんの」というあいまいな受
け答えでは、読者にイメージが伝わりません。新聞記事として具体的に伝
えるために「一日に約50枚」「1週間後には」「60冊の」という風に数値
で示す必要があり、細かく数字を聞き出すわけです。

メールや企画書も具体的に数字に置き換える習慣をつけるとよいでしょう。

修飾語の使用も仲間内で交わす私的なメールはこの限りではありません。

「すごくおいしいランチのお店」「とてもハンサムな美容師さんのいるヘ
アサロン」など、特に女性同士のクチコミメールは修飾語が多いほうが印
象に残りますよね。メールもTPOに合わせ、使い分けましょう。

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今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールのダイエット(2)
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接続語を省く!
▼ 新聞が読みやすい理由
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
新聞記事を読んでみてください。

「接続詞」がほとんど使われていないことに気づきませんか?

あっても、せいぜい「ところが」「つまり」くらいでしょうか。「そして」
「だから」といった接続詞は新聞にはほとんど登場しません。接続詞を多
用すると文章がまどろっこしくなり、すっきりしないからです。

スリムな文章は歯切れのよい文章でもあります。接続語の多用を避け、セ
ンテンスは短めに。

「ので」「が」「ため」など、接続助詞も同様です。

「このため、△△△していましたが、□□□になったので…」と一文がだ
らだらと続いていくのは読みづらく、疲れます。接続助詞も多用は禁物。

▼ 使うより、省く!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
接続詞や接続助詞は、つい使ってしまいがちですが、省いても十分意味は
通じます。

「また」「および」「そして」などは省略しても意味が通じる接続詞です。
「このため」「~のこと(もの)」という接続助詞も重ねて使わないほう
がスッキリします。

メールを書き終えたら、無駄な接続語がないか注意して読み返してみましょ
う。きっと、一つや二つは省略できる語があるはずです。

最近、メールでよく目にするのが単独で使われる「なので」。

前文を受けて「そういう理由で」「その結果」に代わる言葉として、後の
文章とつなげる時に使われているようです。

便利ではありますが、略した言葉にかわりなく、使うのは内輪に留めてお
くほうが無難でしょう。ビジネスメールに使うなら、「ですから」と言い
換える方が好ましいですね。

余談ですが…。
編集プロダクションに勤務時代、新聞社の就職情報誌の原稿を担当してい
たことがあります。その時、この「接続語抜き」の洗礼を受けました。
新聞社に提出した原稿は、接続語にことごとく「赤」が入って戻ってくる
のです。このときに鍛えられたおかげで、不要な接続語を使わない書き方
が身につきました。慣れるまで大変でしたけどね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法        < メールのダイエット
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繰り返しを断つ!

▼ リピートしていませんか?
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あなたのメール、無駄なぜい肉ついていませんか? メールもすっきりス
リムに簡潔に! 今週はメールをダイエットするポイントをご紹介します。

まず、気をつけたいのが同じ言葉の連発。

特に気をつけたいのが、お礼のメールの「ありがとうございます」、お詫
びのメールの「申し訳ありません」です。気持ちを伝えたいがために何度
も繰り返していると、逆に真意や誠意が伝わりにくくなります。

「本当に」も要注意。「ありがとうございます」や「申し訳ありません」
の気持ちを強調しようと「本当に」をつける場合も、多用は禁物。繰り返
し使いすぎると読み手は鼻白むものです。

結語として使う「よろしくお願いします」も便利な言葉ゆえ多用してしま
いがちです。「お見積をお送りしますので、よろしくお願いします。では、
引き続きよろしくお願いします」なんて、笑い話みたいですが、つい使っ
ていませんか?

▼ 繰り返した方がいい言葉
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
対話する時もそうですが、アドバイスも注意もお説教もクドクドと長いと
辟易します。逆に誉められるのも何度も繰り返されるとリアクションに困
ります。

お礼やお詫びに限らず、相手に一番伝えたいことは文の初めに持ってくる
ほうが伝わりやすいです。

あれこれ理由を並べ立てていると、結局、何が言いたいのか焦点がぼやけ
てしまうんですね。それがメールのぜい肉になるわけです。

メールでは、キメの言葉は冒頭に! 結論から先に書くことをおすすめし
ます。

でも、繰り返した方がいい言葉もあります。

それは相手の名前。対話でこの手法を使う人も多いですが、メールでも、
合い間合い間に相手の名前をさしはさむようにすると感じがいいです。

「○○さんにお会いできて嬉しかったです」「○○さんには本当に申し訳
ないことをしました」「○○さんだからご相談するのですが…」など、主
語として相手の名前を明示すると、語りかけるような印象が残り、相手と
の距離感もぐっと縮まります。

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外来語の書き方に迫るシリーズ、最終回です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 外来語の表記(5)
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                            表記の基準

 ▼ 伸ばす? 伸ばさない?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「コンピューター」か「コンピュータ」か。

 あなたはどちらをお使いですか?

 「朝日新聞の用語の手引」「共同通信社 記者ハンドブック」では「コン
 ピューター」、JIS規格では「コンピュータ」。

 内閣告示の「外来語の表記」には、「長音は、原則として長音符号『ー』
 を用いて書く」とあります。

 ただし、「英語の語末の-er、-or、-arなどに当たるものは、原則とし
 てア列の長音とし長音符号『ー』を用いて書き表す」とあり、「慣用に応
 じて『ー』を省くことができる」とも。

 つまり、原則としては「コンピューター」としながらも「コンピュータ」
 という表記も慣用に従い「あり」と示しています。

 同様の例としては、「エレベーター」と「エレベータ」、「サーバー」と
 「サーバ」、「ユーザー」と「ユーザ」などが挙げられます。

 ▼ 基準を持つこと。持ち続けること
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 この問題、どちらが正しいということではなく、表記する際にどちらに統
 一するか、がポイントです。

 「コンピューター」の表記も一般に新聞、雑誌などでは内閣告示に拠り
 「コンピューター」とし、技術系の業界誌などではJISに準拠し「コンピ
 ュータ」と表記する傾向にあるようです。

 もともと外国の言葉をカタカナ書きに置きかえているわけですから、どこ
 か不自然なのは否めません。音の捉え方や解釈の違いにより、外来語の表
 記の基準そのものが「揺れ」ているのです。

 「ロマンチック」か「ロマンティック」か。「モチベーション」か「モテ
 ィベーション」か。

 どちらにするにしても心がけるべきは、同じ社内、一冊の本、メールマガ
 ジン、そして同一の人が出すメールの中で、統一して表記すること。

 どちらが正しいと言うより、どちらを使い続けるか。

 基準を決めたら、最後まで通して使い切ることです。

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今週は、外来語の書き方に迫ります。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 外来語の表記(4)
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                            微妙な違い

 ▼ バレーとバレエ
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 一文字の違いで意味が微妙に変わってきます。

 たとえば、バレーとバレエ。球技のバレーの原語は volleyball。踊りのバ
レエは仏語の ballet です。

 長音符号「ー」で表す場合とそうでない場合で意味が違ってくる言葉を挙
 げてみましょう(共同通信社「記者ハンドブック」第10版による)。

  アルミホイール(車用品)     アルミホル(台所用品)

  キャリアー(保菌者 carrier )   キャリ(経歴など career )

  ボリング(掘削 boring )    ボリング(球 技bowling )

  ボル(球 ball )        ボル(鉢、鉢形球技場 bowl )

  モラール(士気 morale )    モル(道徳 moral )

 アルミホイールはアルミニウム合金製の「wheel(車輪)」、アルミホイル
 はアルミニウムの「foil(箔)」。

 ボウル(bowl)は、「サラダボウル」など、料理用の深い鉢を意味するほ
 か、アメリカンフットボールの競技場や「ローズボウル」「スーパーボウ
 ル」など、試合そのものを指す時に使います。

 ▼ いわゆるひとつの業界用語?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 そのほかにも微妙な表記の違いがあります。

  イン(印刷業界用語)   イン(筆記用)
  ハンチング(帽子)     ハンティング(狩猟)
  ルス(照明)       ルックス(容姿)

 インキもインクも「ink(筆記や印刷などに用いる有色の液体)」を意味し
 ますが、印刷業界では一般に「インキ」と言われています。

 キオスクとキヨスクの違い、お分かりですか? 

 いずれも「kiosk」ですが、JR線の駅構内にある売店は「キヨスク」。これ
 は商標名です。

 駅前や広場にある新聞・雑誌や花を売る屋台風の小屋の総称が「キオスク」。
 いわゆるニューススタンドを指します。仏語ではkiosque。語源はトルコや
 イランのあずま屋から来ています。

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