今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 結びの文(3)
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                       返信を促

▼ 要返信であることを明記
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手からの返信を望むときも、結びに返信依頼のひとことを添えておくと
確実です。

●一般的には
ご返事、お待ちしています。
ご返事いただければ、幸いです。

●一歩踏み込んで
良いご返事をお待ちしております。

●返信を要する項目を具体的に
今回の業務を担当していただけるかどうかだけでも
至急ご連絡いただければ幸いです。

期日がある場合は、あいまいにするよりはっきり知らせる方が親切です。

準備の都合上、16日までに出欠をお知らせください。

相手の所在がはっきりしない場合は

このメールを読まれたら、お電話くださいませ。

という書き方もあります。

▼ あいまいは罪
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「お手隙のときにでもご返信ください」「いつでも良いのでご回答くだ
さい」というのは、読む側の立場からすると後回しにする確率も高いです。

期日を指定しないまでも、本当に返信・回答が必要なら、「お待ちしてい
ます」「ご回答(ご意見)いただければ、幸いです」と明記する方がいい
でしょう。

「長々と書きつらね、申しわけございません」という意味の結びもよく目
にします。

メールの場合は最後にそう書いて詫びるより、件名や書き出しに「長文に
なります」と書き添えると、相手はすぐに読むか後にした方がいいかの判
断がしやすいですね。

気を回して親切心で書いたことが、相手に負担になることもあります。あ
いまいな表現は避け、返信する手間が最小で済む結びの文を考えて書くこ
ともマナーの一つではないでしょうか。

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 結びの文(2)
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結びの定型句

▼ 何について「よろしく」なのか
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ビジネスメールでもっともよく使われる結びの一文は
「よろしくお願いします」
でしょう。用件を総括するのに適した言葉と言えます。

とはいえ、何でもかんでも「よろしくお願いします」で結んだのでは、あ
まりにもワンパターン。そんな時は、状況に応じて「よろしくお願いしま
す」の前にもうひとこと添えます。たとえば…

引き続きよろしくお願いします
今後ともお付き合いのほど、よろしくお願いします。
勝手を申しあげますが、ご対応よろしくお願いします

といった具合。

▼ 定型パターンをカスタマイズ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
次に多い結びの一文としては
「取り急ぎご連絡まで」
用件のみ、すぐに伝えたい時にこう結ぶとおさまりが良いです。
「ご連絡」を「ご報告」「お礼」に替えても使用しますね。

すぐに対面できないけれど、状況や気持ちをひとまず伝えておきたい場合は
もう少し言葉を添えて

失礼とは存じますが、メールにて取り急ぎお知らせする次第です。

本来なら、お会いしてお断りすべきところですが
メールにて失礼いたします。

メールでは失礼に当たることを踏まえたうえで、上記のように結びます。

ビジネスメールにもある程度、定型のパターンはあります。丸ごとそれを
流用すれば楽ですが、真意や気持ちが伝わらないことも往々にしてありま
す。

私は、パソコンの辞書に「よろしくお願いいたします。」を登録していま
すが、その時々で、何についての“よろしく”なのかを書き添えるように
しています。

定型パターンはあくまで下地。その時々で自分流にカスタマイズすると、
体温のあるメールになります。

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 結びの文
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語るより伝える

▼ メールはスリムなほどいい
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールでは、手紙文のように「拝啓」に始まり、時候のあいさつを経て本
題に入る、という儀礼的な書き出しは必要ありません。

むしろ、送信する相手の名前を正しく書き、初めてメールを送信する相手
には自己紹介する方が大切です。あいさつ文も「いつもお世話になります」
「先日はお疲れさまでした」など手短なフレーズにし、本題につなげるほ
うがスマートですね。

特に、ビジネスメールは「語る」ものではなく「伝える」もの。

儀礼的、形式的な記述はできるだけ省き、用件だけを簡潔に。一回のメー
ルの文書容量を小さくすることを心にとめておきましょう。

▼ 結語はいらない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
書き出しに呼応して、結びの文も簡単でよく、社内メールであれば「以上」
と結んで署名を入れるというパターンで十分でしょう。

手紙文のように最後に相手の健康や繁栄を表す文章を記し、「敬具」や
「草々」などの結語で締めくくる必要はありません。

それよりも自分が何者であるかを示す署名を忘れずに。ビジネスメールの
場合は署名に連絡先、所属部署名などもあったほうがいいですね。いちい
ち名刺を見返さなくても、メールの署名で電話やFAXができます。

手紙のような終わり方にしないと気分的におさまりが付かない、と感じて
いる方もいるでしょう。文章全体を感じ良く締めくくれる最後の一文を知
っておけば解決できます。

今週はメールの末文、結びのフレーズについてどんなパターンがあるかみ
ていきましょう。

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今週のテーマ、メールの件名についての最終回です。

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メ ー ル 作 法                < 件名考(5)
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件名の最適化

▼ 件名の留意点
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
件名を最適化するポイントを挙げてみましょう。

●件名を見れば、メール本文の内容の察しがつく件名に
「お知らせ」よりも「メールアドレス変更のお知らせ」
「搬入の件」よりも「11月14日の搬入時間変更の件」

●長すぎず短すぎず、本文で一番伝えたいことに的を絞って書く
「お礼」よりも「ご招待のお礼」「ご招待ありがとうございました」

●【重要】【至急】など、アピール度を高める記号の活用
【重要】契約更新について

●個別ではなく会社でアドレスを共有している相手には、名前を明記する
など、区別しやすい工夫を。
山本様 見積り依頼の件  … 相手の名前を明記する場合
見積り依頼の件(神垣)  … 自分の名前を明記する場合

●本文が長文になる場合は、件名に添えておく。
11月10日会議 議事録(長文)

▼ 後回しにされない件名を書くには
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
見逃したり、後回しにされない、すぐに開封したくなる件名を書くには、
日ごろからポイントを要約する習慣をつけることです。

新聞の見出し、雑誌のタイトル、テレビニュースのフィリップなど、日ご
ろから意識して読んでみましょう。要約の仕方のなによりのお手本になり
ます。

件名に関連して注意したいのが、メールヘッダ部分の「送信者」名の設定
です。

ハンドルネームや略称では、スパムメールに間違えられやすいです。本名
をフルネームで、あるいは会社名や屋号をきちんと設定しておきましょう。

あやしいメールも送信者名をチェックすれば、大体察しがつきます。

スパムメールに多いのが、ヘッダの「送信者」部分がメールアドレスにな
っているケース(特に「info@XXXXXX.com」という形式で、「XXXXXX」の
部分に適当なアルファベットを並べ替えているパターンが非常に多い)。

スパムメールを反面教師に、それと間違われないような送信者名、件名を
工夫しましょう。

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今週は、メールの件名について考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 件名考(4)
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返信時の件名

▼ 「Re:」の後、どうする?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
受け取ったメールに返信する際の「Re:」以降の件名。これもあなどれま
せん。

「Re:」に続く件名がそのままでよいか、変えたほうがよいかは、やりと
りの内容によりケースバイケースで判断を。

件名どおりの話題でやりとりが続く場合は、件名もそのままで。やりとり
していくうちに本文の内容が件名以外の話題に移った場合は、本文に合わ
せて件名も書き換えたほうが、後で読み返したり探すときに混乱しません。
本文の冒頭で、件名を変更したことを書き添えておくといいですね。

携帯メールで返信が続くと「Re:Re:」が繰り返されていきます。この場合、
私は余分な「Re:」を消去したり、件名を替えるようにしています。
「Re:」が続くと単純に煩わしいからです。

▼ 件名にも気を配る
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「こんにちは」「よろしく」といった抽象的な件名は、本文の内容に沿っ
た件名に書き直してもよいでしょう。私は「質問」という件名のメールに
は、「ご質問への回答」「質問にお答えします」という件名にして返信し
ています。

相手から返信されることを考えれば、なおのこと自分が件名を書くときも
配慮が必要だと気づきます。

抽象的な件名は、自分本位な感覚で書いていることが多いです(相手のこ
とが見えてない状態ですね)。私的なメールはともかく、ビジネスメール
の返信は件名への配慮もお忘れなく。

スパムメールにも件名に「Re:」をつけたものがありますね。「Re:問い合
わせ」「Re:資料請求」ときたら、つい開封してしまいそうになります。
敵もさる者、よく考えてます。

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今週は、メールの件名について考えます。

◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法           < 件名考(3)
◆────────────────────────────◆
件名の統一

▼ 統一すると検索しやすい
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールは受け取った時点ですぐ開封するとは限りません。

メールを受信時に振り分け設定し、専用フォルダに保存する場合もありま
す。開封済したメールを残しておいて、後で検索することも。

そのような場合、件名に一定の規則性を持たせることが必要になってきま
す。

たとえば【請求書番号XXXXX】「注文番号 NO.XXX について」などとし
ておけば、後で検索しやすいですね。

▼ あなどれないメルマガの件名
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールマガジンのタイトルも、基本フォーマットをあらかじめ設定してい
る発行人が多いと思います。

このメルマガも通常は件名の最初に【仕事美人のメール作法】がくるよう
に設定しています。

たまに、ショートバージョン用の件名として「【しごび】ミニ!」として
いたのですが、読者から「振り分けられないので統一して!」とメールを
いただいたことがあります。以来、統一するようにしています。

メルマガを数日後に一気読みする時は、ツールバーの「表示」→「並べ替
え」→「件名」を選択します。こうすると同じメルマガを配信日順にまと
めて読むことができ、便利です。

逆に、スパムメールを排除する時も、同じ件名でくるものはメッセージル
ールで特定し「削除」に設定しておくとよいでしょう(例えば「未承諾広
告」と件名にある場合)。

余談ですが…。
米国での2003年の迷惑メールの件名トップは「Viagra online」。バイア
グラのオンライン販売メールだったそうです(米AOL発表)。

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