今日は「誤解を招くメール」の3回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤解を招くメール(3) >
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昨日に引き続き、誤解を招く自意識過剰なメールについて考察します。

▼ 過度の期待は重荷
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ビジネスメールというより、私的にやりとりするメールによく見られる傾
向ですが…。

自分がこれだけ思いをこめて書いているのだから、相手からも相応の返信
があって当然という考え。危険です。

過度の期待は、相手にとっては単なる重荷。

返信ほしさに必ず問いかけの一文を入れて引っぱり、相手の答えを待つメ
ール。楽しくやりとりしているうちはいいですが、なにごとも過ぎたるは
及ばざるが如し。ほどほどが肝心です。

▼ 必要以上に求めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事のやりとりでも、客先へのメールに必ずしも返信があるとは限りませ
ん。自分から報告や連絡はマメにしても、客先からの返信は必要以上に求
めない。むしろ、相手が何度も返事をしなくて済むような書き方を工夫し
たいですね。

報告も連絡も確認も、一往復程度でやりとりしたあと、こちらから「あり
がとうございます」「了解しました」で締めて終わり。というのが程よい
流れではないでしょうか。

▼ 余計な感情は差し引いて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
報告、連絡と
愚痴、文句は違います。

前者は事実や状況を端的にまとめ、伝える行為。
後者は一個人の問題を他人まで巻き込んで事を大きく膨らませる行為。

ビジネスの場で求められているのは、いい笑顔とはぎれのよいやりとり、
ローにもトップにもすぐさま切り替えられるニュートラルな対応力。
結局のところ、業務が滞りなく確実に進んでいけばいいわけです。

プロジェクトの一員、チームの一員として目的を達成するための
自分の役割を把握すれば、メールに余計な感情を差しはさんだり、
いちいち内面お吐露している場合じゃないと気づくはず。

自分の思いを加味して感覚的・主観的に判断するのではなく、ちょっと引
いて客観的かつ冷静に事実を捉え、判断する。ビジネスメールを書くうえ
でも意識したい点です。

過剰な自意識はいきなり消えてなくなるわけでもないので、持っておくの
はよしとしても、仕事の場では持ち出さないに限ります。

明日は「仕事美人列伝」。メール上手な“仕事美人”をご紹介します。

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今日は「誤解を招くメール」の2回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 誤解を招くメール(2) >
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                       追伸について
▼ 伝えたい気持ちは冒頭に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
追伸とかPSをメールの文末に付けることがあります。

追伸とは「手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文」。本来、メイン
となる文章のあとに付け足す一文ですが、相手に伝えたい気持ちを、添え物み
たいにここに書いて送ってしまうこと、ありませんか?

「うれしい」とか「ありがとう」とか「お会いできて良かったです」とか、敢
えて追伸で言うことで“おくゆかしさ”を演出したつもり……でいても、実は
これ、逆効果。

それを追伸で言ってしまったのでは、前文に邪魔されて、本来伝えたい気持ち
が薄められてしまうのです。相手にはモノのついでにしか捉えてもらえない。
だとしたら、残念ですよね。

遠慮してメール文の最後尾で言うより、メールの冒頭に持ってきたほうが読み
手に気持ちがダイレクトに伝わり、一文が輝きます。

メールは結論から先に挙げていく方が良いとされるのは、優先順位の高い仕事
の用件ばかりと限りません。“快”の感情や感謝、お詫びを相手に伝える時も
文末より文頭で先に述べることを心がけたいですね。

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仕 事 美 人 へ の 道  < 書籍「 LOVE BRAIN 」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第2回は、黒川伊保子 著「 LOVE BRAIN」です。


LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

▼ 「飽きた、と云ったら、どうする?」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分の大好きな人からそう言われたら…。あなた、どうしますか?

私なら、その場から一気に500メートルは意識が吹っ飛び、次の言葉が出
てこない。考えただけでも恐ろしいです。でも、この本の答えはこうです。

「気にしない」

そんなこと、言えますか~? 今の私はよう言いません。本書では、こう
続きます。

「気にしないで、来週もデートのおねだりをする。気にしないで、機嫌良
く、彼の傍らにい続ける」

大人だ~。大人すぎる! で、その心は?

「なぜなら、男は、共有する時空に飽きたくらいじゃ、その女を嫌いにな
らないからだ」。

本当にそうですか? 男性のあなた。こんなに自信満々に言いきってみた
いよ、私も…。

この「気にしない」と言えるに至るには、女性脳と男性脳の性質の違いを
理解することが必要なようです。その具体的な例を挙げながら記されてい
るのが「 LOVE BRAIN」です。

▼ 女性のメールが饒舌で長い理由
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます」と、このメールマ
ガジンのVOL.6で申しあげました。

女性のメールはなぜ饒舌で長いのか。男性のメールはなぜそっけなく短い
のか。それも女性脳と男性脳の性質の違いを知れば納得します。

本書によると、女性脳の思考空間は基本的に一つなのに対し、男性脳のそ
れは、複数あるのだとか。

仕事中でも子どものことを考えたり、アイロンをかけながら夕食の献立に
思いをめぐらす、というふうに同時多発的に物事を考え行動に移せるのが
女性。

一方、仕事、家庭、趣味、恋愛など、それぞれ思考空間が分かれていて、
仕事モードに入ったら、即座に他のことは忘れてしまうのが男性なのだと。

▼ 男性脳型にモードを切り替える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「女は、すべての思考アイテムが、一つのテーブルに載っている。
男は、いくつかのテーブルを持っていて、そのテーブルごとに世界観や
誠意が違う」

ですから、メールでもしゃべるように延々と長くなっていくのが女性。何
が正しいかと言うことより、何がうれしく、楽しく、好きかが基準で、そ
のようなやりとりの中からものがたりを膨らませていく傾向にあるようで
す。

一方、機能と効率を追求する男性は、延々と長引くメール、仕事以外の話
題がさしこまれるメールは苦手。仕事モードに入っているときには別のモ
ードの介入は許しがたい模様。

この男性脳と女性脳の違いを知れば、今まで異性に対して抱いていたわだ
かまりが一気に解消します。

そして、ビジネス・メールをやりとりする際は、女性も男性脳型にモード
を切り替えて行うと滞りなく進めることができそうです。女性のあなた、
ちょと試してみませんか?

▼「 LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

著者の黒川伊保子さんは、コンピューターメーカーでAI(人工知能)研
究に携わり、ロボットの情緒を追求。ことばの不思議や、情緒の謎をビジ
ネスに活かすコンサルタントとして活躍中です。

本書では、彼女のパートナーである“私の大好きな人”と息子とのかかわ
りを例に挙げながら、男性脳と女性脳の違いが語られていきます。この両
者の違いが“腑に落ち”理解できるようになるのが女の40歳なんだとか。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

隔週で紙飛行機のようにふわりと届く田村幸樹さんのメールマガジンです。

登場する物作り人たちの言葉がいいんです。

たとえば、“技術を教えても作るのは一人一人違う人間が作るんでしょ。

だったら、同じ物なんかできっこないよ・・・・”

失敗と体験、出会いが人を成長させるってことを教えてくれるメルマガです。
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バギーポートの鞄を作っている鞄職人の私が、様々な魅力ある物作り人と
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~かおりん、たむたむの裁断したろかあーー~も必読!

 

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仕 事 美 人 列 伝  < ごきげんはうす・沢井律子さん>
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毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、私の知っているリアルな“仕事
美人”をご紹介します。第2回は、Web制作の達人・沢井律子さんです。

▼ まるで男同士のような仲
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沢井さんとのメールのやりとりは、びゅんびゅんと音がしそうなくらい、
とにかく速い!

二人のタイミングが合うときは、間をおかず送信し合うので“ゆるやかな
チャット状態”になることもしばしば。メールで打ち合わせや意思統一
が短時間でできてしまうのです。

速さの秘密は、お互い、無駄なことを書かず、要点だけでパキパキやリ取
りするからだと思います。

限りなく男性同士のそれに近く、極めて淡白。でも、それが気にならない
相手なのです。

▼ クイック・レスポンスの女
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
Web制作をいつも彼女にお願いするのですが、指示をメールで送ると、
「え、もう?」というくらい素早く修正済みを知らせるメールが届きます。

手(対応)が速いだけでなく正確なので、作業自体が非常にスムーズ。
だから、どうしても彼女と組みたくなるのです。

複数の仕事を常に抱えているにもかかわらず、作業もメールの反応も速い
沢井さんは、名づけて「クイック・レスポンスの女」。

ビジネス・メールのやりとりにもクイック・レスポンスは大切ですね。

▼ 返信のタイミング
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
会社員時代、取材や打ち合わせでしばらく外出して社へ戻ると、電話が複
数入っていたり、伝言のメモ書きがたまっていました。これがまた、忙し
い時ほど多い。あなたも、そんな経験ありませんか?

そういうときは、あと回しにせず、時間を決めて一気に処理した方がいい
と思っています。

メールも同じで、留守の間や仕事中ににたまったメールは、集中してすぐ
に対応します。あとまわしにすると、結局、返信し忘れたり、メールが来
たことすら覚えていなかったりするからです。

時間に余裕があるとき私は、返信によほど時間を要するものでない限り、
即レスを心がけています。

ケースバイケースですが、
・すぐ返事ができるものは即返信
・時間を要するものは、のちほど時間をとってまとめて返信
あるいは
・メールチェックの時間を決めて集中して対応
というふうに、自分の仕事のリズムにあわせた返信の仕方を決めておくと
いいでしょう。

目安として、受信してから24時間以内の返信を心がけたいですね。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛

ごきげんはうす 沢井律子さん
http://www.gokigen-house.com

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

実際、私より随分若い沢井さんですが、それにしても実年齢より若く見え
る。その真相を追求したところ、わかりました!

彼女、姿勢がいいんです。

年齢とともについ前かがみになったり、ダラっとしてしまいがちですが、
彼女はいつも背筋がピンと伸びている。姿勢の良さは若々しさに比例する
んだ…と彼女を見ていて実感しました。私もピンとしなくっちゃ。

明日は、「仕事美人への道」。仕事美人的おすすめ書籍のご紹介です。

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仕 事 美 人 へ の 道  < 映画「ワーキング・ガール」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第1回は、映画「ワーキング・ガール」です。

▼ めげない、諦めない
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ニューヨークの証券会社で働くテス。

30歳を目前に控え、努力はしているのに納得のいくポジションになかなか
つけず秘書どまり。

ないんです。彼女にはキャリアアップに効く学歴もコネも。

でも、めげないんです。

セクハラや恋人の浮気、歳の変わらない女上司に自分のアイデアを横取り
されても、諦めないんです。

ぶつかりながらもタフに生きてる、そんな主人公の姿が好きで、未だに年
に数回は見返す映画です。

▼ 女性らしい心遣いと知恵
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
主人公テスの魅力は、行動力とタフさだけではありません。

男性と肩を並べて張り合うのではなく、女性らしい細やかな心遣いと知恵
で何ごとにも対処していくしなやかさな強さ。

通勤のフェリーの中、拾い読みしたゴシップ雑誌の記事に企業合併のヒン
トを見出す感性。

浮気相手と結果的にくっついてしまった彼氏に再会しても、責めずに祝福
の言葉を送る寛容さ。

ラストで、出世し重要なポストに就いてからも、秘書に高圧的な態度をと
らず「一緒に考えながらやっていきましょう」と声をかける謙虚な優しさ。

秘書時代、仕事を与えられる立場で受けてきた不愉快な扱いや思いを、
自分が上司として仕事を与える立場になったとき、

「自分がされて嫌なことは人にもしない」

姿勢が素敵です。

▼ 言葉を尽くし心を伝える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールも同じで、「自分がされて嫌なことは人にもしない」が基本です。

メールで誤解や怒りを買ってしまうのは、やっぱりそこに相手に対する
配慮が足りないから。

文章のうまへたよりも、いかに相手の心に届くように言葉を尽くすか。

失敗した数だけ上手になれるし、人を怒らせてしまったり不愉快にさせて
しまった経験が、心を尽くしたメールを書こうという気持ちにさせます。

これを相手はどう読むだろうか。

書き終えたら必ず一度、そう心にとめて読み返してみてください。

それだけでも、受け取る側の印象は随分変わってきますよ。

▼「ワーキング・ガール WORKING GIRL
映画公開は1989年。当時のニューヨークの風俗は、今見ると笑っちゃうく
らい時代がかって見えますが、スニーカーで通勤し、オフィスでハイヒー
ルに履き替える女性達がカッコよく見えて憧れたものです。
主人公テスにメラニー・グリフィス、キャリアな女性上司にシガニー・ウ
ィーバー。テスの公私にわたるパートナー役をハリソン・フォード(若い
!)が演じています。

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今日も「署名」についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 署名でアピール(2)
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 ▼ やられた~!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールマガジン【元住宅営業マンが暴露! タメになる業界裏話】の発行
 人、志賀功宗(しがなるひろ)さんからのメールを受け取った時、そう思
 いました。

 彼の署名、私が自分のメルマガ発行した暁には、絶対しよう! と思って
 いたことをすでに実行していたからです。

 どんな署名かといいますと…

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

≪家づくりのコラボレーター≫
      住空間工房クライス ●メール:shiga@j-kreis.com
      ●サイト:http://www.j-kreis.com

      家づくりナビゲーター:志賀功宗(しがなるひろ)
————————————————————
有限会社クライス
  〒501-3924 岐阜県関市迫間805-3  TEL:0575-24-3714

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≪お勧めメルマガ≫ 

●【 元住宅営業マンが暴露!タメになる業界裏話 】 
  http://www.mag2.com/m/0000138999.htm 

●【 砂漠に水 】 ニッポンの社長へ!熱きメッセージ
http://www.mag2.com/m/0000135791.htm

●【 裏ハローワーク 】
  http://www.mag2.com/m/0000133163.htm

●【 妊娠50ヶ月 ~育児書で子育てするな~ 】
http://www.mag2.com/m/0000139893.htm

●【 「書く」マーケティング 】
 http://www.mag2.com/m/0000124205.htm

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 昨日、ご紹介したごきげんはうす( www.gokigen-house.com )の沢井さん
 の署名は、文字は詰め気味で情報をギュッと凝縮してまとめていました
 (なぜって、彼女は私同様、空きを埋めたい女)。

 バックナンバーはこちら▼
 http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/archives/12126224.html

 一方、志賀さんの署名は、余白を生かしたレイアウト。上下左右に空きを
 十分に取り、バランスよく文字を並べています。

 ▼ 神垣をうならせた男
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 本人の署名もさることながら、うなってしまったのが、署名下にある
 ≪お勧めメルマガ≫ 。

 自身のメルマガを筆頭に、彼がお勧めするメルマガ4誌のタイトルとURLが
 並んでいます。

 自分とかかわりの深い人のメルマガ、あるいは自分が人にも教えたいメル
 マガって必ずありますよね。

 自分のメルマガを署名で告知するのはだれでもやることですが、お勧めの
 メルマガも一緒に告知しているところが、志賀さんのニクイところです。

 ▼ 砂場の原理
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 志賀さんに初めてメールを送ったのは、ほんの6日前。彼からの返信メー
 ルを見て、すぐに彼の人柄がわかりました。以後、何度かメールをやりと
 りして確信。

 私、メールの文章で相手の人となりが大体把握でき、あまりハズレないの
 です。

 砂場の砂は、寄せ集めるほど脇の方から外へ逃げていきますが、外へ外へ
 押し出そうとすると自分の所へ戻ってきます。

 そんな砂場の原理を志賀さんの署名に感じました。
 私も早速、始めなくっちゃ!

 
     明日は、「仕事美人列伝」。リアルな“仕事美人”をご紹介します。

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