今週は、NGな敬語の使い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 敬語レッスン
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                        「おっしゃられた」

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 先ほど、部長がおっしゃられた資料がこちらです。
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 上記の文の問題点は
 「おっしゃられた」
 です。

 「言う」の尊敬語は「おっしゃる」ですが
 上記の文では、さらに尊敬の助動詞「~れる」が付いて
 「おっしゃられる」という二重の敬語になっています。

 正しくは
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 先ほど、部長がおっしゃった資料がこちらです。
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 同様に
 「お客様がおっしゃられましたように」
 も
 「お客様がおっしゃっいましたように」
 「お客様がおっしゃったように」
 と、尊敬の助動詞「~れる」を付ける必要はありません。

 元の文は「お客様が言った」ですが
 尊敬語と謙譲語を取り間違えて
 「お客様が申されました」
 という誤りも見かけます。

 「申す」は「言う」の謙譲語で
 謙譲語の主語は「自分」です。

 なぜなら、謙譲語は自分をへりくだることで
 相手を高める表現だからです。

 この場合、「言う」のは自分ではなく
 「相手=お客様」ですから
 使うべき敬語は

 (主語が自分になる)謙譲語「申す」ではなく
 (主語が相手である)尊敬語「おっしゃる」です。

 謙譲語と尊敬語を混同しないように
 注意しましょう。


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今週は、気をつけたいNGなメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の留意点(4)>
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                        ネガティブなメール

 <メール対応の留意点:その4> 
  
  メールの内容や反応がネガティブ

 「人の不幸は蜜の味」と言いますが
 人がどうしたこうしたとという噂話や悪口、憶測で
 ストレスを解消したくなる……ということは
 誰しもあると思います。

 でも、それを
 メールに書いて、広げるのはNGです。

 誤って、当の本人にメールを送ってしまったり
 巡り巡って本人にメールが転送されてしまったり
 メールは会話のようには消えていかないので
 書いたが最後、ネット上に何らかの形で残ることをお忘れなく。

 残って困る内容は、最初から書かないことが肝心です。

 逆に、「言った、言わない」と後でもめるのを避けるために
 メールや文書で記録を残しておくのは有効ですが。

 書いてよいこと悪いこと
 残して都合のいいこと悪いこと
 の判断を誤らないようにしましょう。

 返答する際に、「でも」で返してしまう。
 「どうせ」「だめ」「嫌」といったマイナス表現を使う。
 対応がことごとく否定的。

 こうしたネガティブなメールの対応も気をつけましょう。

 相手のメールの内容にカチンときたから
 負けずに応酬というのも要注意。

 感情で反応していては、
 エスカレートするばかりで
 本来のやり取りができなくなります。

 ひと呼吸おいて
 理性で返答することが必要。

 相手のメールにムッとしてしまうときというのは
 自分の心の状態も穏やかではないことが
 往々にしてあるものです。

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 【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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 当日は「おいしいミカンの見分け方」のレクチャーのほか、
 八幡浜ミカンのストレート果汁もご用意していますよ♪

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  日 時 10月18日(土) 15:00~17:00

  会 場  vegetable cafe & salon 『un_peu_do_reposアンルポ』
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  参加費  一般 ⇒ 3000円   ※ 飲み物とお茶菓子 付

        【しごび】読者 ⇒ 割り引きあり

  定 員 10名(定員になり次第、締め切ります)

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今週は、気をつけたいNGなメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の留意点(3)
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                         一方的なメール

 <メール対応の留意点:その2> 
  
  自分のこと、自分の都合ばかりを優先してないか?

 会話の場合も、人の話を聞かない、自分のことしかしゃべらない
 という人がいますが

 メールの場合も同様に、常に主語が自分で
 「私はこうです」
 「私はこうしました」
 「私の都合は〇〇ですから…」
 のオンパレードというケースがあります。

 自己アピールだったり
 自己防衛だったりもするのでしょうが

 「私は」「私が」ばかりでは
 押しの強さを通り越して、
 自分勝手という印象を与え、
 相手との双方向のコミュニケーションが成り立ちません。

 メールで一度に決めてしまおうと
 相手の都合や意見を聞かずに
 一気に書いてしまっているメールを見受けますが

 自分の都合を先に告げる前に
 まず、相手の都合を尋ねる。

 自分の主張を先に通す前に
 相手の意見や考えも聞く、打診をする。

 という姿勢がメールでも必要と感じます。

 先々のことを想定して
 この場合はこう
 そうでない場合はこう
 とびっしり書き連ねたメールに
 読む側はげんなり、ということも。

 メールも双方のキャッチボールです。

 段階を追って
 意見交換したり、都合の摺合せをして
 固めていく方が、

 押しつけ感がなく
 互いに気持ちよくやり取りができるように
 思います。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、気をつけたいNGなメール対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法       < メール対応の留意点(2)
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                       本題に入るまでが長い

<メール対応の留意点:その2>

前置きが長くなり過ぎてないか?

手紙文のような時候の挨拶はメールには不要。
まず、結論から書き、詳細な経緯や理由は結論の次から書く
というのがビジネスメールの基本的な流れです。

ところが、
本来、本題に入る前の導入であるべき「前置き」の文が
やたらと長い、あるいは

「結論→詳細」の順番が逆で
「詳細→結論」という流れになっている
メールは、

それが長くなればなるほど
結局、何を優先的に伝えたいのかが
読む側には分かりません。

ここで、気に留めておきたいのが
「自分が書きたいこと」と
「相手が知りたいこと」に違いはないか
ということです。

相手は、現場の状況がどうなっているかを知りたいのに
自分の不満や意見を先に書いてしまっては
相手は「事実」をメールで読んだだけでは理解も把握もできません。

相手に合わせる、というより
「メールで今、伝えるべきことは何か?」
を考え、相手の視点で
相手が求めている情報を伝達することがポイントです。

例えば、長期出張から戻ったばかりの相手にメールをする際
相手への気遣いは
「長期のご出張、お疲れ様でした」
という短い一文でよく

「シンガポールへの1週間のご出張
大変お疲れのことと思います。
私も訪れたことがありますが、あちらは日本と違って・・・」
といった具合に長々と書いてしまうのは
相手への気遣いではなく、単なる自己満足に過ぎません。

相手が知りたいのは
出張中に起こった出来事や、現在の業務状況であって
それ以外の雑談的な無駄話ではないからです。

自分視点より、相手視点で
求められている情報を伝達することを
心がけたいですね。

 

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【しごび】 の お す す め
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今週は、気をつけたいNGなメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の留意点 >
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                          紋切り型の対応

 <メール対応の留意点:その1> 
  
  紋切り型のフレーズに頼っていないか?

 例えば

 1)ファーストコンタクトのメールの書き出しが
  「いつもお世話になっております」

 2)どのようにでもとれる「大丈夫です」という返信

 3)「よろしくお願いいたします」の連発

 といった、相手や状況を考えていないメール対応は

 送信する側は定型句をそのまま使えば、楽かもしれませんが
 受け取る側からすると「何も考えずに対応している」ことが一目瞭然。

 不快感は抱かないまでも
 良い印象も持ちません。

 1)の場合は
 「初めてご連絡いたします」
 「この度はお世話になります」
 といった、初めての相手にふさわしい表現に変える。

 2)の場合は
 「何が」大丈夫なのか、を具体的に書く。

 3)の場合は
 「よろしく」に代わる
 「ご対応をお願いします」
 「ご確認をお願いいたします」といった
 相手に求める行動・対応を書く。

 こうした、状況に応じた返信ができれば
 相手に好印象を与えるだけでなく
 具体的に情報が伝わるので、誤解や無駄な手間をなくすことにもなります。

 送る側の「面倒」という気持ちからくる
 配慮の無い一律な対応は
 相手にも伝わってしまいます。

 特にメールは、文字だけの伝達ですから
 声色や表情では伝わらないニュアンスを
 言葉に換えて対応する力が必要。

 基本のメール対応を押さえたうえで
 相手や状況に応じ、その対応が適切かどうか
 考えてからメールを送るようにするだけでも
 相手に与える印象は変わってきます。

 その場に応じた少しの配慮を
 心がけてメールを送りたいですね。

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 【しごび】 か ら お 知 ら せ
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 ★ 明日は、メールマガジンの配信を休みます。

 明日、9月23日は祝日のため、
 メールマガジンの配信を休みます。

 次回は、あさって
 9月24日(水)に配信します。

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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ(5)>
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                         「~たり」「など」

 今週は、うっかり使ってしまっている
 文章のクセを取り上げてきました。

 「お勧め商品を強調したり、商品点数を見直すなどの対策をとります」

 という一文。
 ここにも文章を書くときのクセが潜んでいます。

 ▼クセ その一 「~たり」
 「~たり」を1回使ったら、もう1回呼応する動作の後に付けるのが原則。
 上記の一文は、「強調したり」で終わっていて、
 2度目に「~たり」と続く表現がありません。

 ▼クセ その二 「~など」
 「A、B、Cなど」のように、幾つか例示して書くときに
 「~など」を使います。
 上記の文例のように、例えとして挙げるものが一つしかない場合は
 「など」に代わりに「~といった」を使います。

 したがって、次のように書き換えることができます。

 「お勧め商品を強調したり、商品点数を見直したりといった
  対策をとります」

 どのような対策をとるか
 少し言葉を添えて

 「お勧め商品を強調したり、商品点数を見直したりして
  注目度を上げる対策をとります」

 と表現するのもよいでしょう。

 「など」は、つい使ってしまいがちな言葉ですが
 一文に何度も出てくると、くどいうえに
 はっきりしない文章になるので
 読み返して、スッキリ整えることが肝要です。

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 【しごび】 か ら お 知 ら せ
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 ★ 来週は、メールマガジンの配信を休みます。

 9月15日が祝日なのに加え、
 17日(水)から韓国・中国へ出張のため
 来週のメールマガジンの配信は休みます。

 次回は、再来週
 9月22日(月)に配信します。

 どなたさまも良き週末、連休をお過ごしくださいね。


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