今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールの使い分け(3)>
◆─────────────────────────────────◆
                         返信速度の捉え方

 携帯メールでの返信時によく目にするフレーズが「返信が遅くなりました」。
 この後に「ごめんなさい」や「失礼しました」が続くこともありますが、
 すぐに返信がなかった場合、このフレーズを使う頻度はパソコンメールよ
 り、携帯メールの方が多いように感じます。

 パソコンメールの場合は、逆に、送信直後に返信すると相手に引かれたり、
 驚かれたりしますが、携帯メールの場合は即レスが当然という感覚が強く、
 携帯メールの使用率が高い人ほど、返信も早いです。

 「返信が遅くなりました」というフレーズはパソコンメールでも使います
 が、「遅い」の捉え方は携帯メールほど早くなく、返信を翌日以降に持ち
 越した時などに使います。

 携帯メールの場合は、1時間以上返信が延びると「遅い」という感覚では
 ないでしょうか。

 したがって、携帯メールが苦手な私のような者は、携帯メールの返信で
 「返信が遅くなりました」を使う頻度がぐんと増えます。

 ▼ 即レスの催促は嫌われる!?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 即レスがいわば当たり前の携帯メールのやり取りでありがちなのが、即
 レスがないからと言って催促のメールを送ること。

 プライベートなやりとりでよくみられますが、これは相手にうるさがられ
 るだけなので控えた方が得策。

 どうしても聞きたい、早く確認したい用件ならば、直接電話で聞いた方が
 確実でしょう。パソコンメールの場合も、急いで返信がほしいときはメー
 ルより電話をおすすめします。

記事全文を読む

今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールの使い分け(2)
◆─────────────────────────────────◆
                           送信者は誰?

 携帯メールの場合、相手のことを「よく分かっている」「よく知っている」
 前提のもとで、やりとりをすることが多いです。

 相手は自分の名前やアドレスを登録しているから、わざわざ名前を名乗ら
 なくても大丈夫。分かってるよね? というノリ。

 ですが、近しい相手や頻繁に連絡をする必要がある相手しかアドレス帳に
 登録していない場合、突然送られてきた名前のない携帯メールには戸惑い
 ます。

 以前、ある集まりの幹事をしたとき、緊急連絡用として参加者に自分の携
 帯アドレスを知らせておきました。

 参加者の中には、同じように私にも自分のアドレスを知らせてくれる人、
 そうでない人とがバラバラで、私も全員のアドレスまでは登録していなかっ
 たため、実際に「遅れます」とか「会費の件で」という携帯メールを受け
 取った時、名前のないメールの主が誰なのか、会うまで分からなかった経
 験があります。

 パソコンメールの場合は、送信者名を見れば名前や社名が分かることが多
 く、メール本文にも署名が添えられているので、誰のメールか分からない
 ままということはあまりありません。

 けれど、携帯メールの場合、アドレスから本人を割り出すのは至難の業
 (スパム対策で呪文のようなアドレスに設定している人が多いので)。

 親しい間柄は別として、携帯メールで連絡を取り合ったり、事務的な用件
 を伝える必要がある場合は、少なくとも冒頭で自分の名前を名乗ると上記
 のような失敗は防げると思うのですが、いかがでしょう。

 署名の代わりに、携帯メールの最後に名前を記しておくのもいいですね。

記事全文を読む

今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールの使い分け
◆─────────────────────────────────◆
                       携帯メールが苦手な理由

 パソコンでメールのやり取りをすることを常としている私は、未だに携帯
 メールが苦手です。

 苦手な理由は…
 ・文字の入力に時間がかかる
 ・情報量が限られる
 ・やりとりする相手が限られる

 文字の入力に時間がかかるので、必要最低限の情報しか打ちこまない。す
 ると、それが通用する相手としかやりとりをしない、という流れになるの
 で、ごく親しい相手としか携帯メールではやりとりをしません。

 ただ、これは私自身がパソコンメールに慣れているから不便に感じること
 であって、携帯メールをメインに使いこなしている人には上記の問題は気
 にもならないことだと想像します。

 ▼ 長文の携帯メールを受け取ったら…!?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 携帯メールが苦手な私にとって、唯一の例外は、PTAの役員への連絡。
 役員会への出欠確認や各種連絡を私から各役員に送る場合、ダイレクト&
 スピーディーに連絡がとりやすいため、フル活用しています。

 ですが、会長との連絡には、携帯とパソコン、両方のアドレスを登録して
 おり、込み入った内容の連絡にはパソコンメールで対応することが多いで
 す。

 携帯メールを使い慣れている人からのメールで、私が一番驚くのは「よく
 こんな長文を携帯メールで…」という文字量の多い携帯メール。以前、受
 け取ったことのある携帯メールは、画面を3回はスクロールしないと全文が
 読めないほどのボリュームがあり、驚きを通り越して感心してしまいました。

 でも、パソコンメールと同様、携帯メールも長いと読む側も少なからず負
 担を感じます。この長文にどのように返信したらいいものか…と途方に暮
 れた経験があります。

 今週は、携帯メールとパソコンメールの違いと、その対応策について考え
 ていきたいと思います。

記事全文を読む

今週は、読者のかたから頂いた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(4)
◆─────────────────────────────────◆
                    「無理です」では伝わらない?

バックナンバー VOL.1388 < 婉曲に伝える >で

「無理です」のいい換えについて、読者のかたからいただいた感想です。

<読者の感想>—————————————————-

「無理です」の言い換え⇒「難しいです」
とありましたが、「難しい」は「無理」と同義ではなく、
曖昧な表現で受け手によっては「無理」と捉えていただけないケースが
あります。

つまり、難しい、とお伝えしても、
お客様によっては「まだ調整中なのだな」という判断をされてしまい、
「あの時、難しいと伝えた」「いや、出来ないとは聞いてない」と
押し問答になってしまうのです。

或いは、「難しいですね」とその場でお伝えしても、
「難しいだけなんですよね、じゃ何とかなるか
もう一度調整してください。頑張って。」
等と揚げ足を取られたりも・・・。
(過去、そうしたケースが当方ではあります。いやらしいなぁ、
とは思いますが、お客様の前で、そうも言えませんし・・・)

特に企業同士での質疑応答の中では、
文書として残るのであればなおさら、
後々のトラブルを避けるために曖昧な余地を消す必要がある
と考えています。

参考にしていただければ幸いです。
読者 R.F さん
——————————————————————

確かに「難しい」という婉曲な表現だと、「難しいだけで、対応は可能な
んだな」という捉え方ができます。

直接的な表現を和らげるつもりが、R.Fさんのご指摘のように、場合によっ
ては相手に都合よくとられてしまうこともあるということですね。

私はこれまで「無理です」という意思を伝えるために「難しいです」と表
現して、相手に理解されてきたので、それが通らない場合もあるというこ
とを知り、勉強になりました。

その依頼や要求には「応じられない」「対応・対処が不可能」
という場合は「難しいです」という婉曲な表現ではなく
「いたしかねます」ときっぱり断る姿勢を示すことが必要。

できないと意思表示したうえで
「恐れ入りますが」「誠に申し訳ありませんが」
という婉曲な表現を添える文の組み立てを覚えておきましょう。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

広島限定情報ですが…

明日、11月27日土曜日の朝
神垣がラジオに出ます!

広島のラジオ局・RCCの番組
「週末ナチュラリスト」

10時ごろに、10分程度
電話出演の予定。

メールについてのあれこれを
語ることになっています。

地元のみなさん、聞いてくださいね~!

記事全文を読む

今週は、読者のかたから頂いた質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 読者からの質問(3)
◆─────────────────────────────────◆
白黒つけがたいときの確認

バックナンバーVOL.1376< 事前のひと言、事前の確認(3)>で

「相手に確認する事前のひと言」について、読者のかたからいただいた感
想です。

<読者の感想>—————————————————-

> 1)「先日お送りした質問へのご回答ですが、
いかがなりましたでしょうか?」

> 2)「先日お送りした質問へは、
いつごろご回答をいただけますでしょうか?」

> 3)「先日お送りした質問へのご回答を
まだいただいていないようなのですが、
いかがでしょうか?」

> 3)は1)と2)を合わせ、より丁寧に表現した一文。

今回のテーマは自分もこのようなメールを受け取った覚えがあり、
興味深く読ませていただきました。

ただ、自分が受け取った文面は、
「お返事のメールが届いていないようですが、~~」
「添付ファイルが届いていないようですが、~~」
のように、

【あなたは悪くない。自分は最初から疑ってもいない。
サーバーの問題かも知れませんね。】のようなニュアンスが出ていて、
ナカナカやるな~と気づかされました。

ご参考までにどうぞ。
読者 myelin さん
——————————————————————

「いかがなりましたでしょうか?」と相手に確かめる場合
1)~3)の文例の場合では、「私は確かに送ったが、(あなたの対応は)
どうなっていますか?」という口調になっています。気が立っているとき
に受信したら、カチンとくるかもしれません。

一方、myelin さんが挙げてくださった文例は…

「お返事のメールが届いていないようですが、
いかがなりましたでしょうか?」

「添付ファイルが届いていないようですが、
いかがなりましたでしょうか?(ご確認いただけますでしょうか?)」

という「まだ届いていないようですよ」という、送信されるべきものが届
いてないという状況をそのまま伝える表現です。

「届いていないようですが」という婉曲な表現が、文全体を和らげて角の
立たない文章になっています。

相手が送ったのかどうか分からない、という白黒つけがたい状況の時は、
このようにやんわりと確かめる表現を使う方が、後で届いたときに気まず
い思いをせずに済みますね。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

広島限定情報ですが…

今日からです!
———————————————————————
☆☆☆ ヲキテル会 墨 三人展 ☆☆☆
~ 彌山のふもとで ~

———————————————————————

宮島の彌山(みせん)のふもとにある
町屋づくりのギャラリーで
書家のヤマモトテルミさんはじめ、
ユニーク三人衆の“墨”を使った作品展が始まります。

27日(土)の夕方にはパーティーもあるそうですよ♪

☆開 催:2010年11月25日(木)~30日(火)10:00~17:00 (本日のみ13:00~)
☆場 所:ぎゃらりぃ宮郷
(廿日市市宮島町町家通り)
※地図がトップページの一番下にあります。

★朗報!★
毎年、ご好評いただいていたヤマモトさんのカレンダーですが、
神垣の企画バージョンは2010年で終了となりました。

でも、テルミファンのかた、ご安心を!

彼女のオリジナルカレンダーが
このたびの「三人展」会場で販売される模様。

詳しくはこちら

こりゃあ、宮島まで行くしかないでしょ。

記事全文を読む

◆─────────────────────────────────◆
   仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(2)
◆─────────────────────────────────◆
                   「ご無理申しあげます」の「ご」

<読者の質問>—————————————————-

「ご無理申しあげますが」はビジネスのやりとりでよくよく耳にする
言葉です。

が、無理を言っているのは自分なので、
この場合は、「ご」をつけずに「無理を申しあげますが」のほうが
適切ではないかと思っているのですが、いかがでしょうか?

逆に、相手が無理を言う場面なら「ご無理をおっしゃらないでください」
など。

常々「ご」の必要性について迷っていましたので、正しい使い方を
ご存じでしたら是非教えていただけないでしょうか。

読者 はて? さん
——————————————————————

「ご」の使い方についてですが、
「ご無理申しあげますが」の場合、自分が相手に対して「無理を言う、無
理をさせる」状況を指します。

このように自分の行為が向かう先の相手にかかる場合、無理を言う相手を
たてる(敬う)ために尊敬の「ご」を使います。

「ご相談があります」も同様です。
相談は自分からするものですが、それを受ける相手がいて成り立つもので
す。ですから、相談という行為が向かう先の相手を立てて「ご相談」とし
ているわけです。

一方、「勝手を申しあげます」は「勝手を言う」のはあくまで自分であり、
相手を立てるものではないので「勝手」の前に「ご」は付きません。

相手が無理を言ってくる場合は、「無理を言う」相手の行為をたてるため
に尊敬の「ご」を付け、
「ご無理をおっしゃらないでください」とします。

「ご質問をいただき、ありがとうございます」
「ご相談の内容についてですが…」
なども同様に、相手からの「質問」「相談」という行為に対して敬意を表
すために「ご」を付けます。

敬語の「ご」の使い方については、
『さらりと返せる、大人のメール表現334』
Q74「ご質問」「ご依頼」は正しい?
でも詳しく取り上げています。
よろしかったら、ご覧になってみてください。

<追記>
 考え方として
「無理」と「言う」を切り離して捉えると
「無理を申しあげます」として問題ないと思います。

「ご無理申しあげます」は
「無理なことを言って申し訳ありません」という意味合いで
 ひとまとまりの言葉として捉えるとよいのではないでしょうか。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

「日経ビジネスアソシエ」2010年12月7日号から
連載「即効! スキルアップ講座」がスタート!

・ボスマネジメント
・iPad仕事術
・メール作法
の3つのテーマをそれぞれ6回連載でお届けします。

神垣は「メール作法」のパートを担当。
第1回連載のタイトルは「社内向けと社外向けを明確に区別」です。

興味のあるかた、ぜひ、ご一読ください!

特集:新・整理術
日経ビジネス Associe (アソシエ) 2010年 12/7号

記事全文を読む