相手からすべて一任されて、物事を進める場合と、
　相手に確認してから進めた方がいい場合とがあります。

　前者の場合は
　「○○については、この方針で進めます」
　と言いきることができますが、後者の場合は事前の確認なしにこのように
　言いきってしまうと「待った」がかかったり、後で文句が出ることも。

　特に社外の相手の場合は、この確認・打診のプロセスは省かない方がよく、
　面倒と思っても、一つひとつ確実に段階を踏んで進めていく方が、トラブ
　ルや不満をかかえずに済みます。

　「この日に決めたい」と思っても、「ご都合のよい日をお知らせください」
　と尋ねてみる。

　「これに決めたい」と思っても「いかがでしょうか？」「どのように思わ
　れますか？」と打診してみる。

　多分、大丈夫だろうという予測のもと、先走って物事を進めてしまうと、
　後になって、相手から「こんなはずじゃなかった」「そんなことは言って
　ないのに」というクレームが返ってくることになりかねません。

　その都度、確認をとることは、相手も一連の工程に参加してもらうことで
　もあるので、そのプロセスをないがしろにしないように気をつけましょう。

　メールだからこそ「事前のひと言、事前の確認」が生きてくることもあり
　ます。メールは記録として残るので、もし、トラブルが起きた時も
　「あのときこういうやりとりをしましたよね」
　と事前確認した時のメールのやり取りを証拠や根拠にできるのですから。

　　広島名物といえば、お好み焼きですが
　　「○○」という名店が広島駅前にあります。

　　気さくな大将が焼いてくれるお好みやきは
　　粉の調合からこだわりがあり、
　　そばも特注品。ソースにいたっては・・・

　上記のように、相手に伝えたい気持ちが先走ると、自分が知っている限り
　の情報や知識を問わず語りに長々と書いてしまいがち。

　思いっきり長文のメールを送った後、相手から

　　駅前の○○なら、よく知っています。

　という返信があり、すでに相手はよく知っていることを頼まれもしないの
　に熱く語ってしまった自分が恥ずかしくなる……ということがあります。

　▼　相手が知らないとは限らない
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　このような場合は、

　　広島名物といえば、お好み焼きですが
　　「○○」という名店が広島駅前にあるのをご存知ですか？

　と、相手に尋ねることから始めます。

　上記のように、相手がすでに知っていることかもしれないので、事前に確
　認してみるのです。

　相手が未知の情報であれば詳細を知らせればよく、既知の情報であれば、
　その話題を膨らませたり、別の話題を取りあげたりすることができます。

　サービス精神が旺盛だったり、自分の得意分野だったりすると、ついメー
　ルでも“饒舌”になってしまうものですが、よけいなおせっかいメールに
　ならないように、ひと言確認してからにしましょう。

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　【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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月刊誌「企業実務」11月号の別冊付録
　「ケース別　ビジネスメールの印象をよくする技術」
　の記事を担当しました。
　
　上記サイトの最後でPDFでもご覧いただけます。

　総務ご担当者のみなさん、ぜひ、「企業実務」ご購読を！
　すぐに業務に役立つ情報満載です。

　先日、こんなことがありました。

　区のPTA連合会の集まりが近づいてきたある日。
　校長先生からも出席要請があり、会長にその旨を伝えるために下記のメー
　ルを送信しました。

　会長にはひと月ほど前に集まりがあることを文書で伝えていたので、念押
　しのつもりで送ったメールです。

　「10月XX日の区P連の理事会ですが、ご出席お願いします。
　　もし、会長が欠席の場合も、12月の○○の件があるので
　　男性役員からどなたか代理を立てて出席しておいたほうがよい
　　と校長先生からもお話がありました。
　　お忙しいとは思いますが、ご対応のほど、よろしくお願いたします」

　すると、会長からは
　「10月XX日の区P連理事会の件、すでに予定しております」
　と返信。

　このやりとりで私が失敗したのは、相手に出欠の確認を取る前に、出席を
　強いる文面を送ってしまったこと。

　▼　決め付ける前に、まずは確認から
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　最初のメールでは
　「10月XX日の区P連の理事会への出席はお願いできますか？」
　と確認するにとどめ、欠席の連絡を受けて初めて
　「欠席の場合は、代理を立てて出席した方がよい」旨を伝えれば、つつが
　なくやりとりできたはずでした。

　言い訳になりますが、以前、理事会への出席を伝えていたにもかかわらず、
　会長が失念していたことがあり、私の方で念押しの気持ちが強く働いてし
　まったのでした。

　「また、欠席かも」と思うと、つい、冒頭のような決め付けメールになっ
　てしまいます。

　でも、まずは出欠の確認から始めるのが大事。

　欠席することを前提に話を進めてしまうと、命令調あるいは強引な文面と
　なり、相手によい印象を与えません。

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　【しごび】 の お す す め
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　運動不足や休養不足は自分で気づくことができます。
　でも、栄養不足は
　自分ではなかなか気づきません。

　「十分、栄養は摂っている」
　「食事には気をつけている」
　という人でも、血液検査で体内の栄養素の状態を調べてみると
　「栄養不足」であることに初めて気づくことも・・・

　病気ではないけれど、
　「なんだか気分がさえない」
　といった不調が慢性的に続いてる場合も
　営養素不足が原因の場合もあります。

　健康に自信がある方も
　ぜひ、一度「栄養面」から自分のからだのこと
　見直してみませんか？

　株式会社グリーンリィーフでは、
　細胞レベルから健康をサポートする栄養指導を行っています。

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今週は、先回りしないメール対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　＜ 事前のひと言、事前の確認 ＞
◆─────────────────────────────────◆
先走りメールにご用心

何度もメール対応するのは煩わしいから、と一度に物事を決めてしまおう
と先走ると失敗することがあります。

例えば、日程調整。

相手との打ち合わせ日程を調整する際、相手の都合を聞く前に「当方の都
合を先に申し上げますと…」と自分の都合を先に提示したり、「来週の月
曜14時でいいですか？」と確認もせずに勝手に決めてしまうと、相手は良
い印象を持ちません。

送信する側は手間が省けるからと気を利かせたつもりでも、相手の了承を
得ぬまま物事をさっさと決めてしまうと、相手は自分を素通りして何もか
も進められたと不愉快に思うのです。

▼　事前の確認の有無が結果を左右する
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールのやり取りが増えると思っても、省いていけない手続きが、
「一度、相手の了承や合意を得たり、確認をとる」こと。

相手に一度、打診してから次のステップへ進めば、相手は納得しているので、
つつがなく物事が進んでいきます。

しかし、決定を急ぐあまりに、このひと手間を省くと、あとあとしこりを残
すことになり、起こらなくてもいいトラブルを抱えることになりかねません。

実は、結論を急ぐあまり、相手に打診をせず先走ったメール対応で失敗する
ことが、私は未だによくあります

今週は、そんな自分の失敗談を交えながら、適切なメール対応について考え
ていきたいと思います。

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