今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 返信のタイミング(2)>
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催促せずに待つ
先日、こんなことがありました。
来週予定している小学校PTA役員会の出欠確認を、男性役員全員に携帯メ
ールで送信しました。
いつもは、その日のうちに誰か一人くらいから返信があるのに、なぜか誰
からも返信がありません。
「よもや送信されてないのでは?」と送信履歴を確認すると、送信ミスで
はなさそう。
メールを送ったのが金曜の午後だったので、「週明けでないと予定が分か
らないのかな?」「土日に地域の行事があるから、みんな忙しいのかも…」
と、月曜まで待つことにしました。
すると、日曜日の夕方から月曜にかけて、「返信遅くなってすみません」
と相次いで返信がありました。
男性役員は全部で5人。5人全員から、送信した金曜と翌日の土曜に音沙汰
がなく、少々不安になりましたが、予想通り、週末で予定が定まらなかっ
た人が多く、週明けに次々と返信がありホッとしました。
▼ 催促する前に、待ってみる
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こういうとき、プライベートなメールだと、「さっきメール送ったんだけ
ど、届いた?」とつい探りを入れてしまい、相手にうるさがれることがあ
ります。
上記の役員へのメールは急を要すものではなく、確認のためのメールだっ
たので「待つ」ことができました。
月曜まで待って返信がなければ、再度メールを送るか、会長に出欠のとり
まとめをお願いしようと考えていました。
このように相手の状況が予測できる場合は催促せずに、少し待ってみるゆ
とりも必要と感じます。
ですが、悠長に待ってはいられない、すぐに必ず返信が欲しいという場合
は「○日○時までにご返信をお願いします」と、期日を示しておくことを
お勧めします。