今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 返信のタイミング(2)
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                         催促せずに待つ
 
先日、こんなことがありました。

 来週予定している小学校PTA役員会の出欠確認を、男性役員全員に携帯メ
 ールで送信しました。

 いつもは、その日のうちに誰か一人くらいから返信があるのに、なぜか誰
 からも返信がありません。

 「よもや送信されてないのでは?」と送信履歴を確認すると、送信ミスで
 はなさそう。

 メールを送ったのが金曜の午後だったので、「週明けでないと予定が分か
 らないのかな?」「土日に地域の行事があるから、みんな忙しいのかも…」
 と、月曜まで待つことにしました。

 すると、日曜日の夕方から月曜にかけて、「返信遅くなってすみません」
 と相次いで返信がありました。

 男性役員は全部で5人。5人全員から、送信した金曜と翌日の土曜に音沙汰
 がなく、少々不安になりましたが、予想通り、週末で予定が定まらなかっ
 た人が多く、週明けに次々と返信がありホッとしました。

 ▼ 催促する前に、待ってみる
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 こういうとき、プライベートなメールだと、「さっきメール送ったんだけ
 ど、届いた?」とつい探りを入れてしまい、相手にうるさがれることがあ
 ります。

 上記の役員へのメールは急を要すものではなく、確認のためのメールだっ
 たので「待つ」ことができました。

 月曜まで待って返信がなければ、再度メールを送るか、会長に出欠のとり
 まとめをお願いしようと考えていました。

 このように相手の状況が予測できる場合は催促せずに、少し待ってみるゆ
 とりも必要と感じます。

 ですが、悠長に待ってはいられない、すぐに必ず返信が欲しいという場合
 は「○日○時までにご返信をお願いします」と、期日を示しておくことを
 お勧めします。

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今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 返信のタイミング >
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                     即レスばかりとは限らない

 メールの返信。送信した後、数分後には返信がある人、数日後に返信があ
 る人と、さまざまです。

 返信は早いに越したことはありませんが、
 ・相手の仕事状況(繁忙か、ゆとりがあるか)
 ・仕事(生活)のサイクルや習慣
 ・職種(内勤か、外出が多いか)
 に影響される部分もあるので、私自身は相手に合わせることと、状況に応
 じた判断で返信のタイミングをコントロールしています。

 メールではらちがあかないと思う時は、電話や対面に切り替えることもあ
 りますし、急を要することがない場合はメールといえども気長に返信があ
 るまで待つこともあります。

 相手の返信状況をみて、反応が早い人にはリズムを合わせたり、反応に間
 がある人には用件を忘れないように、その都度内容を確認しながらやりと
 りする、といった相手に合わせた返信を工夫することも。

 ビジネスメールの場合、遅くとも「24時間以内の返信」が基本と考えます
 が、すべてのケースがそれに当てはまらないこともあります。
 
 返信が早い相手、遅い相手、返信に規則性のある相手、ムラがある相手、
 急ぐ場合とそうでもない場合……など

 今週は、相手に合わせてどのように返信・対処するかを考えていきたいと
 思います。

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今週は、注意を要するNG表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 注意したい表現(4)
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                     目上の相手に失礼になる表現

「○○の方法は私がお教えします」

目上の相手に、文字通り「教える」ことがある場合、上記のように言ったり、
書いたりしてしまいます。

ですが、これは、目上の相手にはNGな表現。「教える」とは、相手を教え
導く、身につけさせるという意味があるため、目下の者が目上の相手に使
うのは適切でありません。

この場合は「お教えします」に代わり、次のように表現します。
「○○の方法は私がご説明いたします」

「ご説明いたします」のほかに「ご案内いたします」「お知らせいたします」
なども、「お教えする」に代わる言葉です。

一方、目上の相手から教えを受ける場合は「お教えいただけますか?」の
ように使って差し支えありません。

「ぜひ、お力になっていただけないでしょうか?」

これは、相手に助けを求める一文ですが、
目上の相手に助力を頼むときは

「お力添えいただけないでしょうか?」
「お力添えをお願いいたします」

と「お力添え」という表現をお勧めします。
「力になる」のは自分から相手に対してであって、
相手に請うものではないと思うからです。

上記のように、目上の相手に対して失礼にあたる表現があることを
知っておきましょう。

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今週は、注意を要するNG表現についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法              < 注意したい表現(3)
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                         丁寧で品のある表現

「会場に軽食を用意しておりますので、お食べになってください」

「食べる」の尊敬語は「お食べになる」として間違いではないのですが、
より丁寧に表現する場合は次のように表現します。

「会場に軽食を用意しております。どうぞ、召し上がってください」

飲み物を勧める場合も「お飲みになってください」より「召し上がってく
ださい」にすると丁寧です。

「○○は気に入っていただけたでしょうか?」というときも

「○○はお気に召しましたでしょうか?」

「○○はお気に召しましたか?」

とすると丁寧で和らいだ表現になります。

このほかにも「年寄り」とか「年を取った人」とすると
不躾ですが
「お年を召した方」とすると上品です。

「召す」は古めかしい印象の表現ではありますが、
「召し上がる」「お気に召す」「お年を召す」など
使う場面も意外とある品の良い言葉。
書き言葉でも話し言葉でも、さらっとさりげなく使えると素敵です。

 
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今週は、注意を要するNG表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 注意したい表現(2)
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へりくだりすぎる表現

「精いっぱい頑張らさせていただきます」

与えられた役目、機会を無にせず、一生懸命に対応します、という意志を
表しているのであろう、この一文。「~させていただく」を使うことで、
謙虚さをアピールしているのかもしれませんが、この場合はNG。

「頑張る」という行為は、自分自身が目標に向かって事を成すために力を
尽くすこと。
一方、「~させていただく」は、相手の許可を得て何かをするときに使う
謙譲表現です。

誰かの許可を得て「頑張る」わけではないのに、「頑張らさせていただき
ます」を使うと「自分としては頑張るつもりですが、頑張ってもいいです
かね?」という、謙虚というより、もったいぶっているかのような印象を
与えるのです。

「やるぞ!」という強い意志を伝えるなら
「精いっぱい頑張ります」
と言い切る方が好ましいです。

「精いっぱい頑張りたいと思います」の「~したいと思います」も、強い
意志を表すのにはそぐわない表現。「思う」に留まり、実行ではないから
です。

「頑張ります」に限らず、即時に行動する意志を伝えるときには、
「実行します」「対応します」と言い切る方が説得力があります。

婉曲な表現も使いよう。きつい表現を和らげる役割がある半面、強く伝え
たい気持ちを弱めてしまう作用もあるので、必要以上にへりくだりすぎな
いように使い分けましょう。

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今週は、注意を要するNG表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 注意したい表現
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                                                                                            NGな表現

目上の相手に
「それは目の付けどころがいいですね」
と言ったら、「目の付けどころと言われてもねぇ」と苦笑されたことがあ
ります。

褒め言葉として使ったつもりが、相手にはそう伝わらず、逆に失礼な印象
を与えてしまったと相手の反応を見て気づきましたが、後の祭り。

着眼点が素晴らしいですね
いち早く○○に注目されていたのですね
と表現すれば、こちらの称賛の気持ちも伝わったのだと思います。

メールでもこのような、ちょっとした言い回しの違いが相手に失礼だったり、
不愉快な思いをさせてしまったりすることがあります。
今週は、そんなNG表現を取り上げていきたいと思います。

上記のように褒めたつもりで使ったのに、相手にとってはうれしくない表現
には、このような例もあります。

「○○さんの抜け目のない対応を見習いたいです」

相手の機転の利いた対応を褒めたつもりでも、実は褒めたことになってい
ません。

「抜け目がない」は、「注意深く、やることに抜けたところがない」とい
う意味では、ぬかりなのない素早い対応を評すときに使えますが、
「自分の利益になりそうだと見れば、その機会を逃さない」という意味も
あるため、上記のような使い方をすると、相手に対して「こざかしく立ち
回って…」と言っているようにとれます。

この場合は
○○さんの配慮のある対応を見習いたいです
○○さんの素晴らしい対応力を見習いたいです
とするのが適切でしょう。

ほかに「そつがない」という表現もありますが、相手を評するときはマイ
ナスの意味にとられることもあるので、注意が必要です。

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