今日は「嫌われるメール」の2回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(2)
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ちょっとしたことではあるけれど…
▼ 名前がない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。

人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。

ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。

宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

▼ 固有名詞は正しく
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。

私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。

こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。

▼ ハンドルネームに要注意
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名を名
乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結果を見ず
とも採用の可能性は薄そう…。

ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないですが、
ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。

以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗って
いましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗ってやりとり
していました。

そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼がくる相手には
好感を持ちました。

ハンドルネームって覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事をす
るような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。感想メールも本
名でいただいたものの方がよく覚えています。

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今回は「嫌われるメール」についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法     < 嫌われるメール >
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今日から3回にわたって、送ると嫌がられるメールについて考察していきます。

▼ 本題までが長い
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
本題にはいるまでの前置きが長いメール。

たとえば、
「この修正、今週中に作業を完了していただけますか?」
という作業の進行状況確認のメール。

実際に受け取ったことのある、前置きが長い返信はこうでした。

「今のところ先週までのような混雑はないのですが、いくつか途中までの
仕事や新規の仕事が入っています。来月からは○○○、昨日新規で入っ
てきた○○○社の仕事もあり、ばたばたしていますが、今週中には完了
します」

長いですよね。

「少し立て込んでいますが、今週中に完了するよう対処します」
と返せば1行で済みます。

▼ 読む側が知りたいのは?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

こうした前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます。
特に筆が立つ人。

書くのが得意でない人は、文章自体が短くなりがちですが、得意な人ほど
思いに任せて一気に書いてしまうところがあります。

気持ちは分かるんです。

立て込んでいる状況を分かってもらおう、ちゃんと説明しておこうという
思いがあるからこそ、ですから。

でも、読む側が知りたいのは、理由よりいつ完了するか、ですよね。
忙しい理由を幾つも挙げたところで、相手には関係ないことでもあります。

▼ 結論を先に手短に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

結論や伝えたい内容に行きつくまでの理由や説明が長すぎると、読むほう
は辟易してしまいます。

優先すべきは、自分の都合より相手の都合。

相手が知りたいことが何なのか を、まず考えてみましょう。
ビジネスメールでは、簡潔に用件を伝えることを心がけたいですね。

次回は、「嫌われるメール」についての2回目です。

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カミガキのおススメ  < 映画「ワーキング・ガール」>
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毎週金曜日は「カミガキのおススメ」として、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第1回は、映画「ワーキング・ガール」です。

▼ めげない、諦めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ニューヨークの証券会社で働くテス。

30歳を目前に控え、努力はしているのに納得のいくポジションになかなか
つけず秘書どまり。

ないんです。彼女にはキャリアアップに効く学歴もコネも。

でも、めげないんです。

セクハラや恋人の浮気、歳の変わらない女上司に自分のアイデアを横取り
されても、諦めないんです。

ぶつかりながらもタフに生きてる、そんな主人公の姿が好きで、未だに年
に数回は見返す映画です。

▼ 女性らしい心遣いと知恵
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
主人公テスの魅力は、行動力とタフさだけではありません。

男性と肩を並べて張り合うのではなく、女性らしい細やかな心遣いと知恵
で何ごとにも対処していくしなやかさな強さ。

通勤のフェリーの中、拾い読みしたゴシップ雑誌の記事に企業合併のヒン
トを見出す感性。

浮気相手と結果的にくっついてしまった彼氏に再会しても、責めずに祝福
の言葉を送る寛容さ。

ラストで、出世し重要なポストに就いてからも、秘書に高圧的な態度をと
らず「一緒に考えながらやっていきましょう」と声をかける謙虚な優しさ。

秘書時代、仕事を与えられる立場で受けてきた不愉快な扱いや思いを、
自分が上司として仕事を与える立場になったとき、

「自分がされて嫌なことは人にもしない」

姿勢が素敵です。

▼ 言葉を尽くし心を伝える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールも同じで、「自分がされて嫌なことは人にもしない」が基本です。

メールで誤解や怒りを買ってしまうのは、やっぱりそこに相手に対する
配慮が足りないから。

文章のうまへたよりも、いかに相手の心に届くように言葉を尽くすか。

失敗した数だけ上手になれるし、人を怒らせてしまったり不愉快にさせて
しまった経験が、心を尽くしたメールを書こうという気持ちにさせます。

これを相手はどう読むだろうか。

書き終えたら必ず一度、そう心にとめて読み返してみてください。

それだけでも、受け取る側の印象は随分変わってきますよ。

▼「ワーキング・ガール WORKING GIRL
映画公開は1989年。当時のニューヨークの風俗は、今見ると笑っちゃうく
らい時代がかって見えますが、スニーカーで通勤し、オフィスでハイヒー
ルに履き替える女性達がカッコよく見えて憧れたものです。
主人公テスにメラニー・グリフィス、キャリアな女性上司にシガニー・ウ
ィーバー。テスの公私にわたるパートナー役をハリソン・フォード(若い
!)が演じています。

記事全文を読む
今日も「署名」についてです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 署名でアピール(2)
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▼ やられた~!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールマガジン【元住宅営業マンが暴露! タメになる業界裏話】の発行
人、志賀功宗(しがなるひろ)さんからのメールを受け取った時、そう思
いました。

彼の署名、私が自分のメルマガ発行した暁には、絶対しよう! と思って
いたことをすでに実行していたからです。

どんな署名かといいますと…

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

≪家づくりのコラボレーター≫
住空間工房クライス ●メール:shiga@j-kreis.com
●サイト:http://www.j-kreis.com

家づくりナビゲーター:志賀功宗(しがなるひろ)
————————————————————
有限会社クライス
〒501-3924 岐阜県関市迫間805-3  TEL:0575-24-3714

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

≪お勧めメルマガ≫

●【 元住宅営業マンが暴露!タメになる業界裏話 】
http://www.mag2.com/m/0000138999.htm

●【 砂漠に水 】 ニッポンの社長へ!熱きメッセージ
http://www.mag2.com/m/0000135791.htm

●【 裏ハローワーク 】
http://www.mag2.com/m/0000133163.htm

●【 妊娠50ヶ月 ~育児書で子育てするな~ 】
http://www.mag2.com/m/0000139893.htm

●【 「書く」マーケティング 】
http://www.mag2.com/m/0000124205.htm

───────────────────────────────

昨日、ご紹介したごきげんはうす( www.gokigen-house.com )の沢井さん
の署名は、文字は詰め気味で情報をギュッと凝縮してまとめていました
(なぜって、彼女は私同様、空きを埋めたい女)。

バックナンバーはこちら▼
http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/archives/12126224.html

一方、志賀さんの署名は、余白を生かしたレイアウト。上下左右に空きを
十分に取り、バランスよく文字を並べています。

▼ 神垣をうならせた男
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
本人の署名もさることながら、うなってしまったのが、署名下にある
≪お勧めメルマガ≫ 。

自身のメルマガを筆頭に、彼がお勧めするメルマガ4誌のタイトルとURLが
並んでいます。

自分とかかわりの深い人のメルマガ、あるいは自分が人にも教えたいメル
マガって必ずありますよね。

自分のメルマガを署名で告知するのはだれでもやることですが、お勧めの
メルマガも一緒に告知しているところが、志賀さんのニクイところです。

▼ 砂場の原理
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
志賀さんに初めてメールを送ったのは、ほんの6日前。彼からの返信メー
ルを見て、すぐに彼の人柄がわかりました。以後、何度かメールをやりと
りして確信。

私、メールの文章で相手の人となりが大体把握でき、あまりハズレないの
です。

砂場の砂は、寄せ集めるほど脇の方から外へ逃げていきますが、外へ外へ
押し出そうとすると自分の所へ戻ってきます。

そんな砂場の原理を志賀さんの署名に感じました。
私も早速、始めなくっちゃ!

記事全文を読む
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 署名でアピール >
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▼ 最初に告白しておきます
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
昨日の創刊号で、あれだけ熱く語っておきながら、今日は至極あっさりノ
ウハウチック。しかも人の事例の紹介です。

昨日と今日では濃淡つき過ぎってことはよくわかっていますので、そのつ
もりでお読みください。

▼ またもや、わたくしごとで恐縮ですが…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
このメールマガジンを創刊するにあたり、
「微力ながら署名で宣伝させていただきます!」
と、自分の署名にメルマガの宣伝文を入れて応援しくれた人がいます。

いつも一緒に仕事をしている、ごきげんはうす( www.gokigen-house.com )
の沢井さん。とてもうれしかった。

彼女はWebサイトの企画・制作を生業にしているWebの達人。メールにつけ
る署名にひと工夫し、PRツールとしてフル活用しています。
たとえば、こんな感じ。

━【沢井からのお知らせ】━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■年末年始は金粉入りの純米酒『金持酒』でご挨拶♪金持麦酒も予約受付中!
http://homepage3.nifty.com/kanemochizake/ (用品名酒センター)

■カントリー家具館Wood工房~1月29日・30日両日に手づくり木工教室開催
http://www.miyakagu.co.jp/wood/ (ミヤカグ)

☆猫TシャツのちょろにゃんSHOP 開店準備中 http://choronyan.ocnk.net/
★猫ブログ 稼動中! http://nekome.seesaa.net

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ GokigenHouse ━━
【Webサイト企画&制作】 Blog仕様にリニューアルしました。
ごきげんはうす http://www.gokigen-house.com
沢井律子    soho@gokigen-house.com
【SOHOプロダクション掲載中】────────────────
実績紹介 http://www.so-so.co.jp/member/sawai/index.html
人物紹介 http://www.so-so.co.jp/member/sawai/index2.html
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

▼ びっくりしました?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
署名としては結構ボリュームありますが、印象に残ると思います。
本人、恥ずかしがるのを、無理矢理口説いて紹介させてもらいました。

【沢井からのお知らせ】として上から二つが彼女の客先の情報、下2つは
自身のショップやブログの情報(一見、趣味のサイト風ですが、彼女はブ
ログ比較の実験などにも使っています)。コンパクトにまとめ、上手に告
知しています。

「ほんとはヘッダーにもってきたいくらいなんです」と、本人は冗談交じ
りに言っていましたが、お客さま思いの彼女らしいな、と思いました。
お知らせ文は時期に合わせて客先の最新情報に更新しています。

ご覧のとうり、決して凝った作りではありません。ですが、一つ一つの情
報を1~2行で見やすくまとめ、署名といえど、きっちり情報伝達の役割を
果たしています。

▼ たかが署名、されど署名。
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分の素性、連絡先を示すために署名を添えるのはビジネス・メールの基
本。さらに一歩進めて、自分のメディアとしてもうひと工夫すると印象に
残る署名ができあがります。

好みの問題もありますし、すべての人に当てはまるわけではありませんが、
店舗をお持ちの方や、私のように個人で仕事をしている場合は、おすすめ
したい方法です。

自分の実績を入れたり、店舗であれば最新のトピックや入荷情報などを添
えるのもいいですね。ポイントは、できるだけ短く簡潔に、常に最新の情
報を入れること。ネットショップなども繁盛店ほど、署名まで手を抜かず
注意を払っています。

ささ、今すぐあなたの署名もひと工夫!

▼ それから…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
沢井さんが作ってくれた、このメルマガの告知文を最後に紹介させてくだ
さい。これを、上記の署名の上にくっつけてくれていたので、最初、目に
した時は結構インパクトありました。署名というより、すでにメルマガ…。

≪仕事美人のメール作法 メルマガのご案内≫————————–
あの熱血ライターの神垣あゆみがいよいよメルマガを創刊します!
http://www.mag2.com/m/0000146166.htm
仕事上手はメール上手。日々のメールのやりとりを気持ちよ~く進めるための
小ワザたっぷりのメルマガが毎週月曜日、朝礼あとの9時30分に配信されます。
2005年はあなたも“仕事美人”になりませんか! 男性読者も大歓迎♪

彼女にも平日日刊は直前まで打ち明けていなかったので、びっくりしてい
ました。沢井さん、驚かせてごめん。これからもよろしくね。

明日は、「署名」についての2回目です。

続きを読む

記事全文を読む
キラリと光るメールを送ろう! ──────────────────
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

仕 事 の メ ー ル 心 得 帖

~「SOHOしよう」リターンズ ~
http://www.kamigaki.jp/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
────────────────────────  VOL.1 2005年1月10日
※ 創 刊 号

◇――――――――――――――――――――――――――――◇

仕事上手はメール上手。

日々のメールのやりとりを気持ちよ~く進めるための

小ワザをご紹介するメールマガジンです。

今日からあなたも“仕事美人”。男性読者も大歓迎!

<毎週月曜~金曜 朝礼あとの9時30分 配信 無料>
発行者:神垣あゆみ   <読者数 904名>
──────────────────────────────
●バックナンバー
http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/
●プロフィー
http://www.kamigaki.jp/profile.html
●仕事実績
http://www.so-so.co.jp/member/kamigaki/
●ブログ「ライター・カミガキ 臨機応変日記」
http://kamigaki.blog.ocn.ne.jp/

◇――――――――――――――――――――――――――――◇

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は じ め に
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ごあいさつ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
おはようございます。自称「苦みばしった女」神垣です。

今朝は宮島の弥山がきれいに朝霧に浮かんで見えます。

休日の今日、「仕事美人のメール作法」をリアルタイムで

何人の方が読んでくださっているのでしょうか?

ご購読いただいているあなたに感謝。ありがとうございます。

創刊前から多くの方にお申込いただき、感激しています。

これからおつき合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。

それではそろそろ本題に移りましょうか。創刊につき、ちょっと長いです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法
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▼ このメルマガの傾向と対策
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
創刊前のこのメールマガジンにご登録くださったやさしいあなたは、
きっとこう思っているはず。

「ほいで、一体どうゆうメルマガなん?」
(標準語訳:それで、一体どんなメルマガなの?)

広島県人ならずとも、そう思っていたに違いありません。

そこで、ご購読いただくにあたって、
このメルマガの傾向と対策を簡単に説明しておきますね。

▼ 週刊でなく日刊!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
創刊の3日前まで悩みました。

でも、決めました。週刊でなく平日日刊。
月曜から金曜の朝礼あとの9時30分。

5分程度、わたくし神垣におつきあいいただければ、うれしいです。
使えるメールの小ワザやちょっとした読み物をお届けしてまいります。

▼ 偏ってます!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分で言うのもなんですが、かなりマニアックな気質です。

好きなものにはとことんのめりこむ。
思い込みが激しいので、入れ込みも激しい。

熱いとか、くどいとか、あくが強いといわれるのは、
このマニアな気質によるものとは随分前からわかっていますが、
今となっては直せません。

ですから、ごく一般的な「メール作法」はご期待なさらず、
どうかおつきあいくださいませ。
社会一般には通用する内容ですので、ご心配なく。

▼ そんな私のメール作法
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

わたくしごとですが…
「あたしがルールブック」とばかりに Going あゆみ Way を貫き通して、
はや39年。

親の言うことなんて聞くもんじゃないと、突っ張りとおして大人になった
ので、社会に出てからが大変でした。

「気が利かん」「思いやりがない」「自己中心」

おまけに気が強いときてるので、典型的な困ったチャンです。

ですから、社会人として必要な常識やルールは、全部、
仕事を通して教わり、矯正してきました。社会さまさまです。

メールだって、このあくの強い気質ゆえ失敗も多く経験し、
人にも迷惑をかけ、そこから学び工夫してきました。
ですから、ノーカット実践版です。

失敗も成功も織り交ぜながら“使える”神垣流メール作法お届けします。

▼ いきなり結論!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

創刊号ですが、先に結論を言っておきますね。

感じの良いビジネスメールに必要なものは、ただ一つ。

「相手への配慮」です。

相手に負担や余計な手間をかけないメールが良いメール
と思っています。

元来、困ったチャンな私ですから、最初は全然ダメでした。

でも、感じの良いメールを人から受け取ることで学び、
感じ良く受け取ってもらえるように真似たり工夫してきました。

その具体的なポイントやコツを、テーマを立てて
明日からご紹介していきます。

・・・というメールマガジンです。

主旨をご理解のうえ、引き続きのご購読、どうぞよろしくお願いいたします。

明日は、「署名」について2回シリーズでお届けします。

続きを読む

記事全文を読む