今週は、もたつきのない、すっきりした表現の仕方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ 文章のぜい肉を取る（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　「～すること」

　「時間の大切さを教わることができました」
　「仕事で生かすことができるよう頑張ります」　

　上記の文にある「～すること」は
　使い始めるとクセになってしまい、
　自分でも多用していることに気づきにくい言い回しです。

　「多くのことを学ぶことができました」

　このように「こと」が繰り返されると
　もたついた文章になってしまいます。

　上記の文例は
　「教わることができました」→「教わりました」
　「生かすことができるよう」→「生かせるように」
　「学ぶことができました」　→「学びました」

　と書き換えます。
　このほかにも、下記の言い回しも言い切ると
　すっきりします。

　「～することができない」　　　→「～できない」
　「～することは避ける」　　　　→「～しない」
　「～とすることにしたわけです」→「～としました」

　一度、文章を読み返し
　「～すること」が繰り返し使われていないか
　確認してみましょう。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　相手の都合を考える

　簡潔なメールを書くためには
　「結論を先に述べる」と
　繰り返し述べてきました。

　最後に、事例を挙げて説明しましょう。

（例文）————————————————–

　　当社では、誠実、迅速、正確に
　　一週間一括管理完了業務を行っております。

　　一週間に70件以上の商品注文があるため、
　　発送に少々時間がかかることをご理解ください。
　　本当に、ご迷惑をおかけいたします。

　　さて、このたびのご注文商品の発送ですが、
　　6日に全商品の梱包を行い、
　　7日入金決済確認の商品から迅速に発送となります。

　———————————————————

　上記の例文は
　「結論があと」になってしまっている例です。

　上記の例文に欠けているのは、
　「相手が一番知りたいことは何か」という視点です。

　自社の対応の説明が先になり
　相手が最も知りたい「いつ発送されるか」の情報が
　あとまわしになっています。

　これでは、いくら「誠実、迅速、正確に」と謳っても
　相手には届きません。

　では、結論から先に書きかえてみましょう。

（例文）————————————————–

　　このたびはご注文をいただき、誠にありがとうございます。
　　ご注文の商品は、6日に梱包を行い、
　　7日入金決済確認の商品から発送いたします。

　　当社では、一週間一括管理完了業務を行っており、
　　発送に少々時間がかかります。
　　可能な限り迅速に対応いたしますので、
　　ご理解のほど、お願い申しあげます。

　———————————————————

　このように、相手が知りたい「結論」から書き始めると
　「7日までに入金すればいいのだな」と
　相手に伝わります。

　結論から書くためには
　自分の都合より、相手の都合を考えることが
　最初の一歩です。

　相手にとって「何が必要な情報か？」を
　常に考える習慣を身につけましょう。

今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　気遣いはほどほどに

　相手への気遣いが、却って文章を長くしていることがあります。
　例を挙げてみてみましょう。

（例文）————————————————–

　　ずいぶん先のことだと思っていた○○会の例会が
　　近づいてまいりました。

　　梅雨入りで足元が悪い中ではありますが、
　　どうぞよろしくお願いいたします！

　　明日、レジュメなど、当方で印刷してお持ちするもの、
　　他に用意するものがございましたら、
　　どうぞお知らせくださいませ。

　　実は、いちばん△△さんのお話を伺いたいのは
　　私自身でもあり、明日がとても楽しみです！
　　どうぞよろしくお願いいたします。

　———————————————————

　上記の例文は、相手への気遣いに満ちた文章です。
　このメールを読んで、嫌な気分になる人はいないでしょう。

　ただ、この調子で、文章を続けていくと
　ちょっとした確認や
　事前の連絡で送信するつもりのメールが
　10行、20行と結構なボリュームになってしまう恐れがあります。

　送る側、受け取る側の親密度にもよりますが
　すべての文に気遣いをちりばめるより
　伝達すべき内容を簡潔にまとめ

　メールの冒頭や最後に
　相手を思いやる一文を添える方が
　効果的です。

　例えばこんな感じ。

（例文）————————————————–

　　いよいよ、○○会の例会が近づいてまいりました。
　　明日の例会での卓話、どうぞよろしくお願いいたします！

　　当日、配布の資料などございましたら、
　　お知らせください。準備しておきます。

　　このたびの△△さんのお話、
　　タイムリーなテーマだけに興味津々です。
　　楽しみにしています。

　———————————————————

　用件は最初の4行に凝縮し
　最後の3行に気持ちを込めています。

　このように用件は簡潔に伝え
　最後の数行に気持ちを添えると
　メール全体がキュッと引き締まります。
　

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今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　順番を考える
　相手に伝えたいことを、一度整理してから
　書き始めましょうと昨日、述べました。

　伝えるべき内容を整理する際、有効なのが
　「何から伝えるか」
　その順番を考えることです。

　メールに限らず
　文章を書く際の方法として多いのが
　あったこと、起こったことの順番に
　時系列に文章を書いていくこと。

　時間の流れに沿って書いていくのは簡単でもあり、
　経過を伝えたり、手順や工程を知らせる場合に有効です。

　しかし、
　そうでない場合も時系列で書いていくと
　結論が最後になってしまいます。

　文章の流れでいけば
　・理由があって、結論
　・原因があって、結果
　という場合でも、

　順番を変えて
　結論や結果を先に述べ
　「その理由は…」「その原因は…」と続けます。

　意見を求められた際も
　「～という理由で、私はこう思います」
　という順番を
　「○○について私はこう思います。
　　なぜなら、～だからです」
　と流れを変えてみます。

　そのほか、
　・急を要する内容
　・重要度の高い内容
　・興味や関心を引く内容
　なども、先に書くようにします。

　相手が欲しがっている返答、答えは何か
　をまず考え、返信の際はそれが最初に来るようにする。

　そうした書くべき順番を意識するだけでも
　無駄を省いたスリムな文章にできます。

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今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　伝えたいことを整理

　結論を先に述べる場合、
　まず、次の順番でメールに書くことを整理してみましょう。

　1）最も相手に伝えたいこと、聞き出したいこと（ポイント）
　2）その理由
　3）経過や詳細、補足

　例えば、
　1）異業種交流会の講師を依頼したいが
　　 可能か？
2）次回の会合のテーマが何で
　 その専門家から話を聞きたい
（ので、あなたに講師を依頼したい）
3）交流会の主旨、参加者はどんな人か
参加のメリット、謝礼など

　ところが、文章を組み立てるときは
　えてして上記の逆
　3）詳細→　2）理由→　1）ポイント
　の順に文を作ってしまうのです。

　こんな異業種交流会があり、もりあがっている。
　次はこんなテーマで話ができる講師を探している。
　ついては、あなたに講師をお願いできないか？

　というように
　書く側は順番立てて書いているつもりでも
　3）や2）の内容を書き込み過ぎて
　最も知りたい1）が後回しになってしまう
　ことが往々にしてあります。
　
　文章に限らず、電話や会話でも
　2）の理由を先に説明しようとして
　相手にポイントが伝わらず
　もどかしい思いをしたことがありませんか？

　メモでいいので、これから伝えようとすることを
　上記の1）2）3）に分けて整理してみましょう。
　
　簡潔に書くためには
　まず、相手に伝えるべき内容の優先順位を
　把握することから始まります。