今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メール対応の効率化 ＞
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もっと時短を！
先日、「メールの書き方勉強会」の講師を務めた際
「事務所全員の懸念として、メールを読む・書くという作業に
時間がかかっており、効率化を図りたい。
何か良い方法はないだろうか？」
という質問がありました。
実際に当メールマガジン読者や、客先でも
「メール対応に時間を取られ
本来の業務になかなかとりかかれない」
「本業に忙しく、メール対応が後回しになって
残業してしまう」
という声をよく聞きます。
上記の質問があった事務所では、時短対策として
1）実務でよく使う文書を、フォーマットとして「Google Docs」で共有し、
その都度コピー＆ペーストして使用
※「Google Docs」とは
http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_co_jp.html
2）所内送信のメールタイトルには、それとわかる頭文字を入れて送信
という工夫をしているとのことでした。
1）については、頻出する単語やフレーズを「辞書登録」機能を使って
登録しておく方法もあります。
例えば、私の場合は
「よろしくお願いいたします。」を「よろ」と打つと
出てくるように登録し、メールの結びで使っています。
送信の際は、「よろしくお願いいたします。」の前に
「ご確認のほど」「ご回答を」などの言葉を添えて
バリエーションを付けています。
それが面倒ならば
「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
「ご検討をお願いいたします。」
のようにフレーズごと辞書登録しておくのもよいでしょう。
2）については、スタッフや業務別にML（メーリングリスト）を設定したり、
イントラネットを活用したり、という方法もありそうです。
今週は、こうした
メール対応を効率化する対策を考えていきたいと思います。
