今日は「こんなときどうする?」メール作法素朴な疑問についてです。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問 >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                        引用、どうする?

<読者の質問>——————————————————-

メールの返信のときに「元のテキストの引用」は、
したほうが良いのでしょうか。       
                        (読者:Tさん より)
———————————————————————

メールの返信時に、「 > 」のインデント記号とともに受信したメールの文章が
引用されます。メールのやりとりで、相手の文章を引用するか否かの判断は迷
うところです。

▼ 相手に合わせてケースバイケースで
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
以前、私は長くなるので引用せず、その都度返信していました。ですが、引用
するしないは相手によって違うため、最近では相手のやり方に合わせるように
しています。

ひとつのテーマや話題について、断続的にやりとりする場合は引用しながら、
やりとりを続けていく方がいいかもしれません。どんどん文が長くはなります
が、時系列で経過を確認できます。

メールのやりとりがほぼ即時対応で続くような場合は、メールの内容を覚えて
いるので、引用せずにその都度新たに返信しても大丈夫でしょう。

自分から返信するときは、用件によってケースバイケースで引用するか否かを
決めています。ちなみに【しごび】の感想メールへの返信は引用をつけて返信
することが多いです。

<追記>
この記事を配信した当時は「引用する派」と「引用しない派」は半々くらいと
感じていましたが、13年を経た現在は「引用する派」が圧倒的に多い気がしま
す。以前は、相手のメール文の上に自分のメールを書いて返信するのは、相手
に対して失礼という理由で「引用しない」客先もありました。引用に対してそ
こまで気にかけるケースは減ってきたのかもしれません。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 へ の 道   < 書籍「 企画の王道 」
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介します。
 今回は、王東順 著「 視聴率の怪物王東順の 企画の王道 」です。

 ▼ 「もし、ディレクターで食えなくても・・・」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 続きはこうです。「コピーライターで食っていこう」。

 『クイズ! ドレミファドン』『なるほど! ザ・ワールド』などのヒッ
 ト番組をプロデュースしてきた王 東順氏。

 企画・アイデアの宝庫のような彼の日常の努力や発想するための考え方を、
 一年近く彼と彼を知る人々に密着取材。企画やアイデアを生み出すための
 「発想」「立案」「交渉」「実行」法を紹介した本です。

 フジテレビのディレクター時代、レギュラー番組のサブタイトル作りを毎
 週のようにしていたという氏のひとことが
 
 「もし、ディレクターで食えなくてもコピーライターで食っていこう」

 しめ切りぎりぎりまでねばって、ぽっと新しい言葉が見つかったり、うま
 く表現できた時、コピーライターになった気分で楽しんでいたといいます。

 ▼ 寝ても覚めても…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 短いコピーほど、実は何案も何案も書きまくって、ようやっと「これ!」
 というフレーズに出合えるものです。

 コピーライターだからといって、常に湯水のごとく言葉があふれ出すとい
 うことはなく、むしろ逆。寝ても覚めても、クルマで移動する時も、トイ
 レの中でも、考え続けているんです。考え抜くから、言葉が淘汰されて、
 きらりと光るフレーズが生み出されるんです。

 王さんのような偉大なヒットメイカーでも、やってることは、地方に生き
 るライターの私がしてきたことと同じじゃないか。そこに激しく共感しま
 した。

 ▼ 四苦八苦して書くからうまくなる!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールも大切な人、特別な人に出すメールほど、一発で決まるってことな
 いような気がします。

 仕事でもプライベートでも。たった数行のメールを何度も書きなおしたり、
 書きすぎてレポートみたいになったそれを削ったり。そんな経験、ありま
 せんか?

 書きまくって、書き直して、また、考えて書く。

 プロなら、そんなことしていちゃダメだと思った時期もありましたが(そ
 れがまさに食えないコピーライター時代の私)、それこそが正常かつ正調
 と思えるようになりました。

 だから、何度も文章書き直してしまうのは、書くのが苦手だからとか、下
 手だからじゃないんです。それはいたってあたりまえなこと。そんなふう
 に呻吟して書いている人のほうが、私は好きです。自分もそうだったから。

 人のメールを読んで、その人となりがわかるようになったのは、私自身に
 四苦八苦して書いてきた過程があったから。なぜそう書いたのか、という
 気持ちが見えるようになりました。

 書きまくっても思うように書けなかった過去があるから、今がある。王道
 とは近道することじゃなく、長いトンネルの道も諦めずに歩き続けること
 なんですよね。

 ▼「 視聴率の怪物王東順の企画の王道 」 http://qrl.jp/?178218

 本書のキャッチコピーは『誰でも今日からできる、「売れる企画」の作り
 方!』。うまく企画書を書けるようになるためのノウハウ本にあらず。新
 しいアイデア・企画を発想するためのヒントがちりばめられた一冊。業界
 関係なく、読んで実になる良書です!

          来週もまた一緒にメール作法を考えていきましょうね。

続きを読む

記事全文を読む

今日は「仕事美人列伝」です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 列 伝  < アルバデザイン勤務の竹内千乃さん >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第5回は、アルバデザイン勤務の竹内千乃さんです。

 千乃と書いて「ゆきの」と読む女。えびす顔って言うんでしょうか、誰も
 が認める福々しい顔立ち。そして、わたくし同様、丙午。デザイン事務所
 でデザインのフォローやコピーワーク、進行管理など、仕事を進める上で
 潤滑油的な役割を担っているのが竹内千乃さんです。

 ▼ 丙午友の会幹事長!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 宴会の段取りをさせたら、彼女の右に出る者はありません。早い、そして
 的確。いい店よく知っているし、宴会の段取りは立て板に水のごとし。宴
 会といえど、その良し悪しは幹事の仕切りで決まるものですが、安心して
 お願いでき、間違いがない“いい仕事”ぶりです。

 仕事においても言わずもがな。やさしい笑顔と丁寧な口調でしっかりと原
 稿を取り立て、有無を言わさず制作物の進行を管理していく様は、一社に
 一人はほしい存在感。次にこう来ると先を読み、今に対処する。“繋げる”
 のがソツなくうまい段取り上手なのです。当然ながら、整理整頓もうまい。

 ▼ メールでも貫く「ですます調」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 私的にランチや宴会を共にする仲ですが、話すときもメールでも決してタ
 メグチをきかない彼女。いつだって「ですます調」。それを堅苦しいとと
 るか、きちっとした人ととるかは人それぞれですが、私は後者。打ち解け
 ていないのではなく、けじめつけてると感じるので、見習わなくてはと思
 います。

 デザイナー、ライター、フォトグラファー、プランナーというクリエイテ
 ィブ系のカタカナ職業って、とかく派手で華やかに見られがちですが、実
 際は裏方稼業。常識にとらわれない自由な発想が求められますが、自分ま
 で常識からはずれた言動していると終るのも早い。長く生き残っている人
 ほど、地味で常識人です。

 ほんのささいなことでも答えれば、必ずお礼のメールがあり、こちらから
 の質問にも適切な回答が返ってくる。聞かれたことだけ答える、言われた
 ことだけするのではなく、相手にとってプラスになる付加情報はどんどん
 提供し、繋げていく。そんな気配りや手間をかけることに労を惜しまない
 彼女の姿勢が好きです。でも、怒らせるとコワイとわかっているので、細
 心の注意は払っておりますが。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 有限会社 アルバデザイン 竹内千乃さん

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 私の誕生日にすっぴんの素顔をさらしてくれた粋な人。お酒、強いです。
 たまに踊ってます、FIVEで。http://www.jazzfive.com/index.html
 同い年だけど、豪快な姉御。丙午世代の仕事仲間って意外と少ないので稀
 少。顔で得してるな~とつくづく思う。観音系と言いますか、とにかくえ
 びす顔だから、にこっとお願いされると言うこと聞いてしまいます。

続きを読む

記事全文を読む

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
       うっかり見落としているメールの習慣についての最終回です。

 ▼ CCとBCCの使い分け
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メール初心者によく見られる傾向のひとつが同報メールのうっかり。
 CCとBCCの使い分けです。

 複数の人に一斉に同報メールを送信する際、CCで送ると受信する側のメー
 ルの「宛先」に全員のアドレスが“見える”状態で送られます。

 同報したメンバーがお互い知った者同士で、互いのアドレスを公開しても
 問題ないときはいいのですが、公開されたくないメンバーがいる場合はCC
 での送信はNG。

 そんなときはBCCを活用しましょう。BCCで送信すれば、受信する側には同
 報した他の人の宛先は一切表示されません。
 「宛先」欄にには「Undisclosed-Recipient」と表示されるのみです。

 会員向けにニュースレターを送信する際などは、BCCで一斉送信すると便
 利ですね。「まぐまぐ!」を利用せず、手動でメールマガジンを配信する
 ような時も活用できます。

 ▼ HTMLにご用心
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 もう一つ、メール初心者によく見られるのがHTMLメールでの送信。

 意図してHTMLメール形式で送る場合は良いのですが、最初の設定がHTMLの
 ままで本人が気づかずに送信しているケースも多く見受けられます。

 特に、メールソフトが「Outlook Express」の場合、最初に「HTMLメール」
 に設定されているのでご用心。今一度、設定の確認してみましょう。

 HTMLメールは、フォントや大きさを変えたり、背景に色をつけたり、と装
 飾できる楽しさがありますが、一方で、
  ・メールの容量がテキストメールよりも大きい、
  ・送る相手がテキストしか読めないメールソフトの場合、
   文字化けして読めない
  ・ウィルスメールと間違えられる
 というデメリットも。

 初めてメールを送る相手には、テキスト形式での送信をおすすめします。

                   明日は、「仕事美人列伝」です。

続きを読む

記事全文を読む

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(2)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

 ▼ 件名はキャッチコピー
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
 きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
 も気を配りたいですね。

 「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
 な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
 件名にもってくるといいですね。

 ▼ 件名の指定には忠実に
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
 す。

 応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
 では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
 分けるようにしていることがあるからです。

 ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
 もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
 しましょう。

 ▼ あとで読み返してもわかる件名を!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

 ——————————————————–
 私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
 っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
 後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
 上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

 こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
 ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
 のやり取りって大事かな、と思います。
 ——————————————————–

「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

 やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
 ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

   明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

続きを読む

記事全文を読む

今日は、メールの「うっかりな習慣」についてです。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣 >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
今日から3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてです。

 ▼ 見落としがちな「差出人名」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 【仕事美人のメール作法】の創刊当初、メールマガジン用のアドレスを新
 たに設定しました。そのとき、うっかりしていたのが差出人の表記。読者
 からの感想メールに返信した際、すかさず鋭い突っ込みが入りました。

 「神垣さん、メールの差出人が“仕事美人”とは…びっくりいたしました」

 むむむっ! 不意を突かれて、メールアカウントの設定を確認してみると
 …これまた堂々と恥ずかしげもなく「仕事美人」と表記しているじゃああ
 りませんか!

 無意識のうちに入力したとはいえ、面の皮の厚さでは誰にも負けない私も
 さすがに赤面。すぐさま、【仕事美人のメール作法】神垣 に表記を変更
 したのでした。

 ちなみに、この鋭い突っ込みメールをよこしたのは…
 
 本日創刊! 【砂漠で妊娠】の鬼編集長・タカギさん。
 こんな人です、ポチっとな ⇒ http://www.boo3.net/sabanin/

 ▼ 差出人名はフルネームか社名&苗字で
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 相手のメールを引用して返事を送る場合、メールの「返信」ボタンを押す
 と、メール画面には

  —– Original Message —–
  From: “○○○○○○” < 相手のメールアドレス >
  To: “●●●●●●●” < 自分のメールアドレス >

 と表記されることはご存知ですよね。

 ●●●●●●● の部分に自分が設定している名前がそのまま表れます。
 メールを受信するとき、「送信者」の欄に表示される名前も設定は一緒。

 ビジネスメールの場合、差出人名はフルネーム、あるいは社名と苗字など、
 だれからのメールかすぐにわかるように表記しておきたいですね。

 ▼ アドレス帳への登録は敬称をつけて!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 自宅のPCから送られてくる女性からのメールでよく見かけるのは、送信者
 名がご主人の名前になっているケース。

 私的なやりとりには支障はないかもしれませんが、仕事で使う場合はアカ
 ウントを別にして、自分の名前で設定しておくほうがいいでしょう。一見、
 察しがつきそうなものですが、間違いのもとです。在宅で仕事されている
 場合は、なおのこと気をつけたい点です。

 頻繁にメールをやりとりをする相手やお得意先のアドレスは、アドレス帳
 に社名や固有名詞を登録している人も多いと思います。その際、「○○さ
 ん」「○○様」と敬称をつけて登録しておくことをおすすめします。返信
 の際、相手がメールの引用部分を目にしたときに好印象が残せますよ。

   明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

続きを読む

記事全文を読む