今日は「続くメール」についてです。
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法       < 続くメール 
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
エンドレスに続くメールの終わり方

▼ メールは続くよ、どこまでも…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
女性読者から次のような質問がありました。

たまにメールをやり取りする方で、丁寧な方はこちらが出すメールに対して、
必ずといっていいほどご返信してくださるのです。
お忙しい方にあまり何度もお送りするのも失礼か?
ご返信に対して返信しない方が失礼か?
とよく迷ってしまいます。どのような対処が一番理想的でしょうか?

時期を同じくして、男性読者からも

貰っただけで返事を出さなくていいメールの判断は、どうするとできるのでしょ
うか? 特にこちらからお願いごとをして、返事をもらうとそのままでは失礼
だし、書くとまた返事をもらうの繰り返しになったことがあります。

という同様のメールをいただきました。

確かに、お互い気を遣うあまり、エンドレスにメールが続いてしまうことって
ありますよね。

仕事のメールなら、用件が伝わったり、内容が理解できたりした時点で区切り
をつけることもできますが、相手が丁寧な人だったり、こちらから質問したよ
うな場合だとなかなかそうもいきません。

▼ 自分からは一往復半、相手からは一往復
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
私の場合、返信のパターンとして二通りの対応方法を決めています。
一つは、自分からメールを送った場合。
もう一つは、相手からメールが送られてきた場合、です。

それぞれの対応の仕方を挙げてみましょう。

1)自分からメールを送った場合は「一往復半」

(1)自分から送信    自分→相手
(2)相手から返信    相手→自分
(3)自分から再度送信  自分→相手  … 終了

2)相手からメールが送られてきた場合は「一往復」が基本。

(1)相手から送信    相手→自分
(2)自分から返信    自分→相手  … 終了

自分からメールを送った場合は「一往復半」、相手からメールが送られてきた
場合は「一往復」でやりとりが終わるように心がけています。

そして、エンドレスを「エンド」にする解決策はこちら
▼VOL.17 続くメール(2)

▼VOL.18 続くメール(3)

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 対談編 featuring 嶋津典代 >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
今回は特別企画として、ゲストをお迎えしての「仕事美人のメール作法」
対談をお届けします。

対談のお相手は、編集プロダクション アグライアー代表の嶋津典代さん。
「仕事美人列伝」第1回でご紹介した現役仕事美人です。日々のメールの
やりとりで気になる点を本音トークで語りおろします。

※1月13日配信 VOL.4「仕事美人列伝」
http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/archives/2005-01.html#20050113

▼ そして、対談は始まった…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
嶋津:神垣さん、口紅の色、だいぶ良くなったね~。

神垣:あ、ありがとうございます。

嶋津さんに指摘されて以来、気をつけてますから。

嶋津:誉められたら、素直に「ありがとう」って言ってる?

神垣:え、ええ。照れずにちゃんと気持ちを伝えるようにしてますよ。

嶋津:なんかどもってない?

神垣:き、緊張してるんですってば! とにかく始めましょうよ。

▼ メールに表れる人となり
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

神垣:嶋津さんも職業柄、おびただしい数のメールのやりとりをされて
ますが、メールで相手の精神状態って見えることありませんか?

嶋津:見えますよ。もちろん。

神垣:そう言うと、よくこわがられるんですが、メールでやり取りして
いくうちに、自然と相手の様子もわかるようになってきますよね。

嶋津:そう。自己チュウの人は、それがメールにも表れて、まわりを振り
回してしまうことが多いのよ。経験上ね。

私の場合、人となりを見るのに重視するのは、返信の「時間」と
「サイクル」。人間は習慣の動物だから、日ごろの考えや生活習慣
がメールにも出ちゃうんだよね。

▼ メールで読みとる相手の生活リズム
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
神垣:相手を知るポイントの一つが「時間」。
メールに対応する時間帯ってことですね。

嶋津:決まった時間帯に返信してくる人っているでしょう?

神垣:いますね。朝に集中してメールが来るとか。

嶋津:経営者とか、会社でいうと社外に出る機会の多い人は決めてる場合
が多い。時間管理できている人はメール対応する時間も決まってい
て習慣になっている、というのが私の印象。

神垣:メールで添削指導してたことがあるんですが、必ず締め切り前日の
夜10時にメールを送ってくる学生がいて、自分で決めてやってるん
だな~と好感持ちましたね。社会人になってもきっと仕事ができる
人になるんじゃあないですかね、そういう人って。

嶋津:メールのやりとりしていくうちに、相手の生活時間帯がだいたい
つかめるようになりますね。この人は朝型とか、深夜型とか。

神垣:フリーランスだと、深夜に仕事している人も多いですよね。会社に
宛てたメールでも夜10時ごろに返信があったりとか。

仕事を出す側として、嶋津さんが日ごろメール対応で感じている
ことってありますか?

嶋津:何人かの相手に仕事を振り分けると、返信する時間帯がだいたい
決まっている人もいれば、まちまちで規則性のない人もいるよね。

対応に安定感のある人は安心して仕事が任せられるけど、不安定な
人だとこちらも不安を感じてしまう。メールの反応ぶりを見て判断
するというのはあるかな。

神垣:うわ、私も気をつけなくっちゃ。

▼ ムラがあるメールにご用心!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
嶋津:もう一つ、メールを返信する「サイクル」というのもポイント。
必ずしも早い返信がいいとは限らないんだよね。

神垣:え、そうなんですか? 私はどちらかと言うと即レス派ですが。

嶋津:暇の裏返しってこともあるじゃない? かまってほしさゆえに速攻
で反応する人っていうのもいるんですね。とくに深夜は注意。

自分が暇な時は待ってましたとばかりに即レスしてくるけど、
忙しい時は間があいたり、返信がなかったり。

神垣:むむむ、気をつけなくては。
かまってほしいと言う依存心がそういう形で出てしまうこともある
んですかね。

嶋津:暇な時はたっぷり書き込んでくるけど、忙しい時は素っ気ない。
返信の文字量にムラがあるメールも安定感がある人は……。

神垣:暇に任せてだらだらおしゃべりしてしまう、という感覚と同じことが
メールでも起こってしまうんでしょうね。耳が痛いな~。

▼ メール上手は段取り上手
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
嶋津:仕事がデキル人ほど、返信の時間にもサイクルにも一定のリズムが
ある。だから、こちらもそれを読み取りながら対応できる。

朝イチにメールチェックする相手なら、それまでに用件伝えておこう
とか、判断してもらえるように準備を整えておこうとか、段取りがと
れるでしょ。

神垣:相手のリズムを読んで、それに即したメールのやりとりをしていくっ
てことですね。決して一律じゃない。

嶋津:デキル人のメールにはムダがないんだよね。時間にも、内容にも。
時間管理、自己管理がピシッとできてる証拠。だから、何度もやり
とりする必要がないしね。

神垣:ほんとですね。ムラ・ムダのない安定したメールを心がけなくっちゃ。

+ + + + +

嶋津:ところで、神垣さん。さっきから気になってるんだけど…

神垣:ぎくっ! さっき口紅はいいって…

嶋津:口紅じゃなくって、眉! 髪の毛の色と合ってないんだよね。

神垣:し、しまった!

嶋津:まだまだ、詰めが甘いようね。
それから、そのですます調で話すのそろそろやめてくれない?

神垣:えええ~っ! それだけは、典代チェックされても未来永劫
できませんってば!

嶋津:へんなの? もっと成長してよ(笑)。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日、対談した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛

有限会社アグライアー代表 嶋津典代さん
http://www.aglia.co.jp/

メールマガジン【おんなのこのキモチ…】
http://www.aglia.co.jp/onnanoko/

「仕事美人のメール作法」対談は、毎月、最終週の金曜日にお届けします。
どうぞお楽しみに!

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
お す す め メ ル マ ガ
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

毎週日曜日に本好きのもとへ届くメールマガジンです。

発行人は西田漫画工房の西田一彦さん。

読書法って人それぞれですが、

「いかに読むか?」「いかに選ぶか?」という時

答えをそっと教えてくれる頼もしいメルマガです。
——————————————————–

■「知的武装のためのパワー読書術」

本はただ読むのではなく、いかにビジネスにおけるパワーをもらうかが
重要です。
このメルマガではそんなパワーのある本の選び方と読み方を指南いたし
ます。
また、全国新聞の書評コーナーに載る本のリストもリアルタイムで紹介
いたします。
毎週日曜日発行。休日のお楽しみがまた一つ増えますよ。

バックナンバー、登録はこちらから
http://www.mag2.com/m/0000141223.htm

——————————————————–
今週の全国新聞「書評」本リストが便利!

――――――――――――――――――――――――――――――
【 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 】 ~「SOHOしよう」リターンズ ~
――――――――――――――――――――――――――――――

■発行周期      平日日刊(月~金曜日 朝礼あとの9時30分)配信
■配信元       神垣あゆみ http://www.kamigaki.jp/
■お問い合わせ   beppin@kamigaki.jp
ご意見・ご感想など、お気軽にメールをくださいね。
■バックナンバー  http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/
■登録・解除はこちら http://www.mag2.com/m/0000146166.htm

>> この内容を転載の際にはご一報ください。<<
Copyright(C)  SIGOTOBIZIN/AYUMI KAMIGAKI, All Rights Reserved.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

記事全文を読む

今日は「仕事美人列伝」です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 美 人 列 伝  < viacoeur・ふるのみちこさん>
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
ます。第3回は、エステサロン経営のふるのみちこさんです。

▼ メールで届く自然な気遣い
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

昨日、ちょうどふるのさんから届いたメールはこんな内容でした。

ところで睡眠不足が続いてないですか?
体調が心配です。
疲れた時はいつもより多めにビタミンCを摂ってください。
少しは疲れが癒せますよ。

ここ数日間、彼女に宛てたメールの送信時間が深夜に及び、数日間、同じ
状態が続いていました。それを気遣って送ってくれたメールです。

ふるのさんとは月に1回程度しか会うことはないのですが、ことあるごとに
このような気遣いのメールをくれる人です。それが決して唐突でなく自然。

台風が毎週のように中国地方を通過した去年の夏も、停電のあと舞い込ん
だ彼女のメールは

台風凄かったですが、そちらは大丈夫でしたでしょうか?
怪我などしていませんか?

心配でメールしました。

というもの。3行の短いメールでしたが、停電から解放され「やれやれ」と
思っていた矢先に送られてきたので、とてもうれしかった。触発されて、
私も地元の客先に同様のメールを送りました。

▼ 相手の状況を察した対応
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ふるのさんは20年来のエステシャンの経験を生かし、昨年、自分のサロン
を開き独立しました。異業種交流会で知り合い、以来、私はふるのマジッ
クにかかりっきり。くたびれた顔と体を引きずるように駆け込み、心身と
もにメンテナンスしてもらっています。

サービスを受ける側・提供する側という間柄を越え、仕事のアイデアを出
し合ったり、人を紹介し合ったり、公私共に刺激的な存在です。

何百人という顧客に接して鍛えられてきただけあり、じっと観察しその人
に合わせた配慮を欠かさない彼女。

本人は文章を書くのは苦手で、ライターの私にメールを送るのは「こわい」
と言いつつも、こちらがハッとするような気遣いのあるメールを絶妙なタ
イミングで送ってくれるのです。

飾らない本心からの言葉は相手の心に残ります。自分が弱っている時はな
おさらで、状況を察してかけてくれた言葉は決して忘れることはありませ
ん。ここぞと言うときに外すことなく心をつかむのは経験のなせる技なの
でしょう。

いくら親しくても一本境界線があり、なれなれしさや依存心のないサッパ
リしたつきあいができるのは、適度な距離をおきつつ、ふるのさんが日常
レベルで意識のアンテナをこちらに向けてくれているから。

察してくれる気持ちをうれしく思うと同時に、見習う点が多いです。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛

ソワン・エステ「viacoeur」 ふるのみちこさん

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

「ここが彼女のステージなんだ」とふるのさんのサロンを訪問していつも
思います。
訪れるたびに替わっているフラワーアレンジ、気の利いた器で出される
飲み物、掛けられた絵やインテリアまで、日常から切り離された心地いい
空間づくりに心を砕き、演出している様が見てとれるのです。

それでいて、あくまで自分は脇役で主役は客、という姿勢が徹底していて、
エステの施術も、化粧品を説明する時も押し付けがましさはありません。
ニクイな~といつも思います。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
お す す め メ ル マ ガ
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

Nokko と言えばレベッカのボーカル?

いえいえ、今ならやっぱりスーパー事務員 Nokko さんでしょう!

改めて驚くのは

昨年9月13日の創刊で、12号目にしてすでに4000部に届く勢いなんです。

なんてったって“ヒミツテク”。知りたければ読むっきゃない!
——————————————————–

【スーパー事務員 Nokko がついに明かしたヒミツテク】

特許事務所でリスク回避のテクニックを叩き込まれた Nokko。
そのノウハウを違う職種の海外取引業務に応用してみたら。。。
いつの間にか残業はなくなり、ベル即で帰れる毎日が実現!
海外取引の四方山話と併せてメルマガで大公開!

ご登録はコチラ → http://www.mag2.com/m/0000138190.htm

——————————————————–
ある意味、彼女は寿司職人でもあります!

>> このブログの内容の転載の際にはご一報ください。<<
Copyright(C) 2005 SIGOTOBIZIN/AYUMI KAMIGAKI, All Rights Reserved.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

記事全文を読む

今日は「誤解を招くメール」の3回目です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤解を招くメール(3) >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
昨日に引き続き、誤解を招く自意識過剰なメールについて考察します。

▼ 過度の期待は重荷
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ビジネスメールというより、私的にやりとりするメールによく見られる傾
向ですが…。

自分がこれだけ思いをこめて書いているのだから、相手からも相応の返信
があって当然という考え。危険です。

過度の期待は、相手にとっては単なる重荷。

返信ほしさに必ず問いかけの一文を入れて引っぱり、相手の答えを待つメ
ール。楽しくやりとりしているうちはいいですが、なにごとも過ぎたるは
及ばざるが如し。ほどほどが肝心です。

▼ 必要以上に求めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事のやりとりでも、客先へのメールに必ずしも返信があるとは限りませ
ん。自分から報告や連絡はマメにしても、客先からの返信は必要以上に求
めない。むしろ、相手が何度も返事をしなくて済むような書き方を工夫し
たいですね。

報告も連絡も確認も、一往復程度でやりとりしたあと、こちらから「あり
がとうございます」「了解しました」で締めて終わり。というのが程よい
流れではないでしょうか。

▼ 余計な感情は差し引いて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
報告、連絡と
愚痴、文句は違います。

前者は事実や状況を端的にまとめ、伝える行為。
後者は一個人の問題を他人まで巻き込んで事を大きく膨らませる行為。

ビジネスの場で求められているのは、いい笑顔とはぎれのよいやりとり、
ローにもトップにもすぐさま切り替えられるニュートラルな対応力。
結局のところ、業務が滞りなく確実に進んでいけばいいわけです。

プロジェクトの一員、チームの一員として目的を達成するための
自分の役割を把握すれば、メールに余計な感情を差しはさんだり、
いちいち内面お吐露している場合じゃないと気づくはず。

自分の思いを加味して感覚的・主観的に判断するのではなく、ちょっと引
いて客観的かつ冷静に事実を捉え、判断する。ビジネスメールを書くうえ
でも意識したい点です。

過剰な自意識はいきなり消えてなくなるわけでもないので、持っておくの
はよしとしても、仕事の場では持ち出さないに限ります。

明日は「仕事美人列伝」。メール上手な“仕事美人”をご紹介します。

続きを読む

記事全文を読む

今日は「誤解を招くメール」の2回目です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 誤解を招くメール(2) >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                       追伸について
▼ 伝えたい気持ちは冒頭に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
追伸とかPSをメールの文末に付けることがあります。

追伸とは「手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文」。本来、メイン
となる文章のあとに付け足す一文ですが、相手に伝えたい気持ちを、添え物み
たいにここに書いて送ってしまうこと、ありませんか?

「うれしい」とか「ありがとう」とか「お会いできて良かったです」とか、敢
えて追伸で言うことで“おくゆかしさ”を演出したつもり……でいても、実は
これ、逆効果。

それを追伸で言ってしまったのでは、前文に邪魔されて、本来伝えたい気持ち
が薄められてしまうのです。相手にはモノのついでにしか捉えてもらえない。
だとしたら、残念ですよね。

遠慮してメール文の最後尾で言うより、メールの冒頭に持ってきたほうが読み
手に気持ちがダイレクトに伝わり、一文が輝きます。

メールは結論から先に挙げていく方が良いとされるのは、優先順位の高い仕事
の用件ばかりと限りません。“快”の感情や感謝、お詫びを相手に伝える時も
文末より文頭で先に述べることを心がけたいですね。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今日は「誤解を招くメール」についてです。
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法    < 誤解を招くメール >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
ポジティブライティングの心

▼ 素直になれなくて…は損!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールを受け取った時のうれしさ、ありがたさ、感動。読んだ時点で胸の内に
はあっても、それをちゃんと言葉で返しておかないと、相手には決して伝わり
ません。

どんなにうれしいかを長々と語る必要はなく、素直な「ありがとう」のひとこ
とを。

「なんだか照れくさいな」「調子に乗ってると思われるのでは…」なんて、変
に気をまわしているうちに、せっかくの熱い気持ちも冷めてしまいます。

メールに限らず人と対話するうえで、相手から投げかけられた“快い”気持ち
には“快く”応えたいですよね。

▼ 3割増と3割減の使い分け
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
不思議なもので、けなされたり馬鹿にされたり、という負の感情が起きた場合
にはすぐに気持ちが反応するもの。攻撃されれば、攻撃し返したくなるのが人
情です。

ですが、そういう時は逆にひと呼吸置き、高ぶる感情を落ち着かせてから、冷
静に対応するほうが事を必要以上に荒立てずに済みます。

正の感情は3割増でしっかり喜び、負の感情には3割減で小さく対処する。
そのくらいがちょうどいいのかもしれませんね。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む