今日は「誤解を招くメール」の2回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 誤解を招くメール(2) >
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                       追伸について
▼ 伝えたい気持ちは冒頭に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
追伸とかPSをメールの文末に付けることがあります。

追伸とは「手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文」。本来、メイン
となる文章のあとに付け足す一文ですが、相手に伝えたい気持ちを、添え物み
たいにここに書いて送ってしまうこと、ありませんか?

「うれしい」とか「ありがとう」とか「お会いできて良かったです」とか、敢
えて追伸で言うことで“おくゆかしさ”を演出したつもり……でいても、実は
これ、逆効果。

それを追伸で言ってしまったのでは、前文に邪魔されて、本来伝えたい気持ち
が薄められてしまうのです。相手にはモノのついでにしか捉えてもらえない。
だとしたら、残念ですよね。

遠慮してメール文の最後尾で言うより、メールの冒頭に持ってきたほうが読み
手に気持ちがダイレクトに伝わり、一文が輝きます。

メールは結論から先に挙げていく方が良いとされるのは、優先順位の高い仕事
の用件ばかりと限りません。“快”の感情や感謝、お詫びを相手に伝える時も
文末より文頭で先に述べることを心がけたいですね。

 

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今日は「誤解を招くメール」についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法    < 誤解を招くメール >
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ポジティブライティングの心

▼ 素直になれなくて…は損!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールを受け取った時のうれしさ、ありがたさ、感動。読んだ時点で胸の内に
はあっても、それをちゃんと言葉で返しておかないと、相手には決して伝わり
ません。

どんなにうれしいかを長々と語る必要はなく、素直な「ありがとう」のひとこ
とを。

「なんだか照れくさいな」「調子に乗ってると思われるのでは…」なんて、変
に気をまわしているうちに、せっかくの熱い気持ちも冷めてしまいます。

メールに限らず人と対話するうえで、相手から投げかけられた“快い”気持ち
には“快く”応えたいですよね。

▼ 3割増と3割減の使い分け
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
不思議なもので、けなされたり馬鹿にされたり、という負の感情が起きた場合
にはすぐに気持ちが反応するもの。攻撃されれば、攻撃し返したくなるのが人
情です。

ですが、そういう時は逆にひと呼吸置き、高ぶる感情を落ち着かせてから、冷
静に対応するほうが事を必要以上に荒立てずに済みます。

正の感情は3割増でしっかり喜び、負の感情には3割減で小さく対処する。
そのくらいがちょうどいいのかもしれませんね。

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仕 事 美 人 へ の 道  < 書籍「 LOVE BRAIN 」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第2回は、黒川伊保子 著「 LOVE BRAIN」です。


LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

▼ 「飽きた、と云ったら、どうする?」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分の大好きな人からそう言われたら…。あなた、どうしますか?

私なら、その場から一気に500メートルは意識が吹っ飛び、次の言葉が出
てこない。考えただけでも恐ろしいです。でも、この本の答えはこうです。

「気にしない」

そんなこと、言えますか~? 今の私はよう言いません。本書では、こう
続きます。

「気にしないで、来週もデートのおねだりをする。気にしないで、機嫌良
く、彼の傍らにい続ける」

大人だ~。大人すぎる! で、その心は?

「なぜなら、男は、共有する時空に飽きたくらいじゃ、その女を嫌いにな
らないからだ」。

本当にそうですか? 男性のあなた。こんなに自信満々に言いきってみた
いよ、私も…。

この「気にしない」と言えるに至るには、女性脳と男性脳の性質の違いを
理解することが必要なようです。その具体的な例を挙げながら記されてい
るのが「 LOVE BRAIN」です。

▼ 女性のメールが饒舌で長い理由
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます」と、このメールマ
ガジンのVOL.6で申しあげました。

女性のメールはなぜ饒舌で長いのか。男性のメールはなぜそっけなく短い
のか。それも女性脳と男性脳の性質の違いを知れば納得します。

本書によると、女性脳の思考空間は基本的に一つなのに対し、男性脳のそ
れは、複数あるのだとか。

仕事中でも子どものことを考えたり、アイロンをかけながら夕食の献立に
思いをめぐらす、というふうに同時多発的に物事を考え行動に移せるのが
女性。

一方、仕事、家庭、趣味、恋愛など、それぞれ思考空間が分かれていて、
仕事モードに入ったら、即座に他のことは忘れてしまうのが男性なのだと。

▼ 男性脳型にモードを切り替える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「女は、すべての思考アイテムが、一つのテーブルに載っている。
男は、いくつかのテーブルを持っていて、そのテーブルごとに世界観や
誠意が違う」

ですから、メールでもしゃべるように延々と長くなっていくのが女性。何
が正しいかと言うことより、何がうれしく、楽しく、好きかが基準で、そ
のようなやりとりの中からものがたりを膨らませていく傾向にあるようで
す。

一方、機能と効率を追求する男性は、延々と長引くメール、仕事以外の話
題がさしこまれるメールは苦手。仕事モードに入っているときには別のモ
ードの介入は許しがたい模様。

この男性脳と女性脳の違いを知れば、今まで異性に対して抱いていたわだ
かまりが一気に解消します。

そして、ビジネス・メールをやりとりする際は、女性も男性脳型にモード
を切り替えて行うと滞りなく進めることができそうです。女性のあなた、
ちょと試してみませんか?

▼「 LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

著者の黒川伊保子さんは、コンピューターメーカーでAI(人工知能)研
究に携わり、ロボットの情緒を追求。ことばの不思議や、情緒の謎をビジ
ネスに活かすコンサルタントとして活躍中です。

本書では、彼女のパートナーである“私の大好きな人”と息子とのかかわ
りを例に挙げながら、男性脳と女性脳の違いが語られていきます。この両
者の違いが“腑に落ち”理解できるようになるのが女の40歳なんだとか。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

隔週で紙飛行機のようにふわりと届く田村幸樹さんのメールマガジンです。

登場する物作り人たちの言葉がいいんです。

たとえば、“技術を教えても作るのは一人一人違う人間が作るんでしょ。

だったら、同じ物なんかできっこないよ・・・・”

失敗と体験、出会いが人を成長させるってことを教えてくれるメルマガです。
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バギーポートの鞄を作っている鞄職人の私が、様々な魅力ある物作り人と
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仕 事 美 人 列 伝  < ごきげんはうす・沢井律子さん>
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毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、私の知っているリアルな“仕事
美人”をご紹介します。第2回は、Web制作の達人・沢井律子さんです。

▼ まるで男同士のような仲
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
沢井さんとのメールのやりとりは、びゅんびゅんと音がしそうなくらい、
とにかく速い!

二人のタイミングが合うときは、間をおかず送信し合うので“ゆるやかな
チャット状態”になることもしばしば。メールで打ち合わせや意思統一
が短時間でできてしまうのです。

速さの秘密は、お互い、無駄なことを書かず、要点だけでパキパキやリ取
りするからだと思います。

限りなく男性同士のそれに近く、極めて淡白。でも、それが気にならない
相手なのです。

▼ クイック・レスポンスの女
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
Web制作をいつも彼女にお願いするのですが、指示をメールで送ると、
「え、もう?」というくらい素早く修正済みを知らせるメールが届きます。

手(対応)が速いだけでなく正確なので、作業自体が非常にスムーズ。
だから、どうしても彼女と組みたくなるのです。

複数の仕事を常に抱えているにもかかわらず、作業もメールの反応も速い
沢井さんは、名づけて「クイック・レスポンスの女」。

ビジネス・メールのやりとりにもクイック・レスポンスは大切ですね。

▼ 返信のタイミング
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
会社員時代、取材や打ち合わせでしばらく外出して社へ戻ると、電話が複
数入っていたり、伝言のメモ書きがたまっていました。これがまた、忙し
い時ほど多い。あなたも、そんな経験ありませんか?

そういうときは、あと回しにせず、時間を決めて一気に処理した方がいい
と思っています。

メールも同じで、留守の間や仕事中ににたまったメールは、集中してすぐ
に対応します。あとまわしにすると、結局、返信し忘れたり、メールが来
たことすら覚えていなかったりするからです。

時間に余裕があるとき私は、返信によほど時間を要するものでない限り、
即レスを心がけています。

ケースバイケースですが、
・すぐ返事ができるものは即返信
・時間を要するものは、のちほど時間をとってまとめて返信
あるいは
・メールチェックの時間を決めて集中して対応
というふうに、自分の仕事のリズムにあわせた返信の仕方を決めておくと
いいでしょう。

目安として、受信してから24時間以内の返信を心がけたいですね。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛

ごきげんはうす 沢井律子さん
http://www.gokigen-house.com

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

実際、私より随分若い沢井さんですが、それにしても実年齢より若く見え
る。その真相を追求したところ、わかりました!

彼女、姿勢がいいんです。

年齢とともについ前かがみになったり、ダラっとしてしまいがちですが、
彼女はいつも背筋がピンと伸びている。姿勢の良さは若々しさに比例する
んだ…と彼女を見ていて実感しました。私もピンとしなくっちゃ。

明日は、「仕事美人への道」。仕事美人的おすすめ書籍のご紹介です。

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今日は「嫌われるメール」の3回目です。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(3)
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           送ると嫌がられるメールについての考察

▼ 問わず語りなメール
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
用件以外に、聞きもしないことを語り出す。憶測や決めつけで書く。

相手の要望や問い合せに対し、答えるどころか相手が答えようのない“問わず
語り”を勝手に始めてしまうメールも迷惑がられます。

ビジネスメールは、迅速に用件の確認や伝達を行うことに主眼が置かれます。

相手に用件をすぐに的確に伝えることが重要なのに、無駄な事柄が入ってくる
と、ポイントがずれてしまい、何が言いたいのかよくわからないメールになっ
てしまうのです。

▼ 誰が読んでも分かるメールを
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
主語がないメールも困りますが、省略が過ぎるメールも誤解の元。
書いた本人には分かりきったこと、見知った人のことでも、伝える相手には初
耳、あかの他人のことと言うのは往々にしてあります。

メールも言葉のキャッチボール。相手が判断や理解に苦しむような一方的な書
き方は、相互理解や共感には結びつきません。

文章がうまい・へたという問題ではなく、「いつ」「どこで」「だれが」「な
にを」「なぜ」「どうした」が分かりやすく整理されて書かれたメールである
ことが肝要。

文章をこねくり回すより、誰が読んでも言いたいことがすぐに伝わる分かりや
すさを意識したいですね。

相手への配慮を欠いたぞんざいなメールを出せば、送り手自身がぞんざいな人
と判断されかねません。

▼ 深夜のメールにご用心
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
それから、気をつけたいのが深夜のメール。

これはビジネスメールというより、私的なメールで起りやすい現象ですが、深
夜の時間帯は一人の世界にはまり込みやすく、感情や思い入れが昼間の2倍~3
倍増しになります。

自分に酔いしれ、えらく感傷的なことを書き連ねてしまうのです。

気持ちを込めるほど、酔いしれワードが次々とあふれ出し、朝になって読み返
すと、穴があったら入りたくなるような赤面ものの文面になっているのが常。

ですから、深夜にメールを書く時は、手短にあっさり書くぐらいがちょうどい
いのかもしれません。

<追記>
嫌われないメールにするには、くどい前置き、余計な理由、深夜のメールといっ
た「嫌われ要素」をなくし、書き慣れていくこと、一度は読み返す、人のふり見
てわがふり直していくこととがポイントといえそうです。

3回にわたって紹介した「嫌われるメール」のバックナンバーはこちら

▼VOL.6 嫌われるメール
▼VOL.7  嫌われるメール(2)

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今日は「嫌われるメール」の2回目です。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(2)
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ちょっとしたことではあるけれど…
▼ 名前がない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。

人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。

ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。

宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

▼ 固有名詞は正しく
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。

私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。

こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。

▼ ハンドルネームに要注意
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名を名
乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結果を見ず
とも採用の可能性は薄そう…。

ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないですが、
ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。

以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗って
いましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗ってやりとり
していました。

そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼がくる相手には
好感を持ちました。

ハンドルネームって覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事をす
るような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。感想メールも本
名でいただいたものの方がよく覚えています。

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