今週は、社内・社外、公私によるメールの使い分けについてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 目的別メール作法(2)
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                             社内メール

 ▼ 基本は「です・ます」で簡潔に!
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 ビジネスメールは社内向け、社外向け、この二つに大別されます。社内向
 けか、社外向けかで言い回しなども異なってきますね。

 まず、社内向けの場合。

 社内であれば、部署やプロジェクトごとに情報を共有していることも多い
 ので、メールの内容も伝達すべき用件に絞り込まれます。儀礼的な挨拶な
 どは不要。用件によっては、箇条書きで済んでしまうこともあるでしょう。
 
 メールを送る相手は見知った人がほとんどなので、基本の言葉づかいは
 「です・ます」の敬体。社内メールでも敬語は必須ですが、あまり丁寧す
 ぎるのも却って慇懃無礼にとられます。

 「いたします」「申しあげます」「ございます」などの最敬体を使う必要
 はありませんが、相手との上下関係なども考え、失礼にならない言葉づか
 いを。敬語は習うより慣れろ、です。社内ならまだ注意してもらえます。

 ▼ 「CC」にも主・従がある
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 社内の複数の人に同報する場合、活用されるのが「CC(カーボンコピー)」。

 「宛先(TO)」に同報するメンバーのアドレスをすべて入れて送信するこ
 ともできますが、「CC」を使うことのほうが多いでしょう。

 ココでの留意点は、メインとなる相手のアドレスを「宛先(TO)」に、目
 を通しておいてもらいたい相手のアドレスを「CC」に入れること。

 私は複数の人とチームで仕事する時は、メール本文も最初の宛名をメイン
 の人物名とし、「○○さん、△△さんへも同報です」と書き添えるように
 しています。

 「CC」で来たメールへの返信も注意が必要。

 「CC」で情報を共有しているメンバー全員に返信する場合は「全員へ返信」
 を、送り主のみに返信する場合は「返信」のアイコンをクリック。見落と
 しがちなので、メールを受信の際は「CC」の有無の確認もお忘れなく。

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 お す す め メ ル マ ガ
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 私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
 ここで順次紹介していきます。

 大阪生まれの大阪育ち、しおた こうじ さんのメールマガジンです。

 しおたさん、実は【しごび】創刊時からの読者さんです。

 あたたかさのにじむ感想メールをくださり、

 元気付けられたことを覚えています。

 いよいよご自身もメルマガ創刊と聞き、首を長くして待っておりました。

 「会社は大きくなりすぎると絶対潰れる」。

 ならば、零細のまま儲ける道を目指すという、

 しおたさんが満を持して放つメルマガ、楽しみにしてまっせ!
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今週は、社内・社外、公私によるメールの使い分けについてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 目的別メール作法
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                        どうする? 顔文字

 ▼ 隠し切れない戸惑い
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 先日、読者のかたから次のような相談メールをいただきました。

 > 実は、先日取引先の方(50代前半)からメールをいただきました。
 > 最近はじめてお会いし、2回目の仕事関係のメールなのですが、
 > その中に、『 (笑) 』や『 (苦笑) 』などの文字や、
 > 顔文字が使われていたのです。
   (中略)
 > 基本的に私は取引先に対して、相手が若い女性でも
 > 顔文字の類は決して使わないことにしています。
 > でも、親しくなった方に対しては年配の方であっても
 > 使ってもいいのでは?
 > そのほうがより親しくなるのでは? といつも悩んでいます。

 このような経験、あなたもありませんか? 

 仕事関係のメールで、やりとりを重ねていくうちに、相手のメールがどん
 どんくだけていって戸惑うこと。私は二回目のメールでいきなり宛名が
 「あゆ へ」と書かれていて、どうしようかと思ったことがあります。

 ▼ 大人ですから、節度をもって
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 (笑)や(苦笑)までは百歩譲って許したとしても、ビジネスメールに顔
 文字を多用したり、なれなれしい言葉づかいは避けたいものです。送るほ
 うは親しみを込めて使っているのでしょうが、ビジネスの場では失笑を買
 うだけ。

 かと言って、必要以上にかしこまったメールも窮屈なもの。メールの目的
 を明らかにしたうえで、表現を使い分けるとスマートですね。

 上記の質問をいただいた読者のかたへは、これまでどおり、ご自分のスタ
 ンスを崩さず、相手が顔文字攻撃してこようと平常心で対応なさるように
 お知らせしました。

 メールといえど大人同士の付き合いです。絵文字、顔文字に頼らず、言葉
 で親近感を醸成できるようになりたいですね。

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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 気をつけたい言葉づかい(5)
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                             敬語の問題

 ▼ 「お」と「ご」の問題
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 今週、お届けしてきた「気をつけたい言葉づかい」の締めくくりに、読者
 のかたからいただいた質問にお答えしたいと思います。

 <読者からのお便り>————————————

  質問です。丁寧語というか尊敬語調にする場合、いつもどうするか悩
  みます。

    ご丁寧な説明文をお送り戴き
    丁寧なご説明文をお送り戴き

    ご遠慮なく連絡下さい
    遠慮なくご連絡下さい

  のどちらなのか、ということです。どう考えても
    ご丁寧なご説明文…とか
    ご遠慮なくご連絡下さい…
  の連打は美しくないかと個人的には感じております。好みと片付けて
  しまうのもあまりに身勝手なので、急ぎませんのでご意見を戴きたく。
  よろしくお願い申し上げます。
                     (読者:ゆかりんさん より)

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 敬語って難しいですよね。【しごび】への質問で一番多いのも、実は敬語
 の使い方についてです。

 今回の質問では、丁寧語と尊敬語が混在して敬語が二重に使われているよ
 うです。このような場合、丁寧語を省き、動詞についた尊敬語だけにする
 とすっきりします。

   丁寧な説明文をお送り戴き
   遠慮なくご連絡下さい

 といった具合です。

 接頭語として言葉の上に「お」や「ご」をつけると、形としては丁寧に響
 きますが、多用は禁物。むしろ、それを受ける動詞を尊敬語にしたほうが
 収まりが良いようです。

 ▼ 「お」と「お」の問題
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 関連して、別の読者のかたからも次のようなお便りをいただきました。

 <読者からのお便り-2>——————————–

 「お手数おかけしますが」

 この言葉は非常によく使われると思いますし、私も使っています。ここ
 で私が疑問に思っているのは、「お手数」は相手の事なので「お」は必
 要だけど、「おかけします」の「お」は自分にかかるので、「お手数を
 かけます」とするべきではないか? という事です。

 「お手数おかけしますが」はよく使われるので慣用的に問題無いだけで、
 本来は「お手数かけますが」とかと言うべきではないか? という事で
 す。

 この事を訊く相手もいないので、両方を使っています。気持ち的には
 「お手数かけます」が正しいと思っていますが、慣用的に「お手数おか
 けします」もありかと思っています。

 もしこの件、何かご意見をお聞かせ頂いたりご指導頂けますと、大変助
 かります。
                      (読者:S.Nさん より)

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 私も何の気なしに使っていましたが、これも敬語が重なっている一文と言
 えますね。

 調べてみたのですが、S.Nさんも書いておられるとおり、すでに慣用的に
 使われているケースが多くみられます。ただ、二重に敬語を使わない言い
 方として「お手数かけますが」のほうがすっきり感はあります。

 どちらが正しいと結論はつけがたいので、ご自分にとってしっくりくる言
 い方をお使いになってよいのではないでしょうか。
 「お手を煩わせますが」と言い換えることもできますね。

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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 気をつけたい言葉づかい(4)
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                           添えるひとこと

 ▼ 挨拶に代えて…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 そもそも仕事で使うメールは事務的なものです。

 相手に用件が分かることが第一なので、手紙のような頭語や時候の挨拶よ
 りむしろ、結論から先に書く、重要事項を優先することがポイント。やり
 とりが頻繁な相手ほど、ズバリ用件から入るということも多いでしょう。

 ただ、用件に入る前にひとことあると、感じがいいものです。

 「お世話になります」「いつもありがとうございます」などが定番でしょ
 うか。相手との接点により「昨日はお疲れさまでした」「先日は失礼いた
 しました」「ご無沙汰しております」というフレーズもありますね。

 相手に手間をとらせるようなときは「お忙しいところ恐縮ですが」「お手
 数おかけしますが」のひとことを。短くても相手を気遣うひと言を添える、
 その時々の状況に合わせ使い分ける、その繰り返しが結構大切と思ってい
 ます。

 ▼ 自分の色を最後に添える
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「こんにちは」もメールで使いやすい言葉です。「お世話になります」に
 代わる言葉として、仕事以外の用件や私信でメールするとき、私はよく使
 います。

 用件のあと、「お忙しそうですね。あまりご無理されませんよう」「近く
 にお越しの際はぜひお立ち寄りくださいね」など、ちょっとした気づきや
 ひとことを入れておくというのも一つ。

 私がよくするのは、「おすすめのメルマガをご紹介します」「こんな記事
 を見つけました」と、相手の仕事や趣味に参考になりそうな情報をお知ら
 せすること。どこがいいとか、おもしろかったというポイントを短く添え
 ることにしています。

 毎回読んでもらえるわけではありませんが、続けているとたまに、「参考
 になった」「おもしろかった」という返信があり、うれしくなります。

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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 気をつけたい言葉づかい(3)
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ご苦労さま、お疲れさま

▼ 上下関係なく使えるのは…
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仕事やイベントを終え、関係者がお互いに労をねぎらう時にかけ合う言葉
に「ご苦労さま」「お疲れさま」があります。

ただし、「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人にかける言葉。上下関
係に関わらず使えるのが「お疲れさまです」。

よく「お疲れ」だけで済ます人がいますが、メールに書くなら「お疲れさ
まです」「お疲れさまでした」と、最後まで言葉を続けたいですね。

このほかにも、お礼を言うときは「どうも」より「どうもありがとうござ
います」。「お先に」よりは「お先に失礼します」と途中で省略せず、最
後まで書くほうが書き言葉も話し言葉も感じがいいです。

▼ 目を見て話すようにメールでも
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
最近、焼肉屋、ラーメン屋、定食屋など、若いスタッフが元気よく「いら
っしゃいませ」「喜んで!」「ありがとうございます」と接客するお店が
増えました。

でも、これもマニュアル言葉化していて、威勢はいいけど客の目を見て言
葉をかけている人ってとっても少ないです。

メールでは声も聞こえないし、顔も見えないぶん、言葉の使い方が気持ち
を表します。ビジネスメールでは特に気をつけたいですね。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」2017年5月19日発売!

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