キラリと光るメールを送ろう! ───────────────
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        仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法

         ~「SOHOしよう」リターンズ ~

            http://www.kamigaki.jp/

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───────────────────  VOL.62 2005年4月7日
                  <読者数 1960 名>

雨の広島地方ですが
一気に桜も咲き始めています。
子どもも新学期が始まり
いつもの日常が戻ってきました。
歩いているせいか、ごはんもおいしい。
いつになく健康的な毎日です。

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昨日、平和公園あたりを通ったら
桜はまだ一分咲きって感じでした。
雪やなぎや黄色いレンギョウは満開。
ぽかぽかと暖かい日には好きな曲聴きながら
クルマ運転してるのが至福のときです。

今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法(3)
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       「初めての相手に送るメール作法」の書き出しについてです。

 職場で、初めての相手にメール。書き出しは
  「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 
 が基本の流れです。宛名、自分の名前を書き、自己紹介が済んだら、いよ
 いよ本文です。

 ▼ 1メールに一つの用件
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 件名とも関連しますが、「1メールに一つの用件」が原則。これはビジネ
 スメールに限らず、メリーングリストで発言する際も同様です。

 複数の用件を一つのメールに入れ込んでしまうと、返信が続いた時に結局、
 何についてのメールかわからなくなり、間違いのもとです。

 面倒なようでも「1メールに一つの用件」のルールを守っておけば、あと
 で件名を頼りにメールを整理したり見返すことができます。

 繰り返しお話していますが、件名を具体的に記すことは効率的にメールの
 やりとりを行ううえでとても重要。ひと目ですぐ、何についてのメールか
 わかる件名を工夫しましょう。

 やりとりの途中で別の用件に移ることもあります。そんなときは件名も用
 件にあわせて変更を。読み返すことを想定した配慮を心がけたいですね。

 ▼ 読みやすいメールにするには
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 用件を書く際、気をつけたいのが1行の長さ。

 1行が長すぎるメールは、見た目にも圧迫感があり、相手が読むとき改行
 の位置がずれたりして読みづらくなります。

 目安としては、1行は全角文字で35文字前後、最大でも38字以内に収める
 のが適切でしょう。

 1行いっぱいに文字を入力るより、文章の切れ目のよいところで改行し、
 数行ごとに空白の行を入れるようにすると読みやすくなります。ポイント
 を箇条書きにしたり、見出しをつけるのも一つの方法です。

          明日はメールの最後に入れる「署名」についてです。

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今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法(2)
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         昨日に引き続き「初めての相手に送るメール作法」です。

 職場で、初めての相手にメール。書き出しのポイントは
  「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 
 が基本の流れ、と昨日お話しました。宛名の重要性はわかっていただけた
 と思うので、次は「自分の名前と自己紹介」です。

 ▼ 「宛名」の次は名を名乗る
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【 自分の名前と自己紹介 】
 宛名の次は自分の名前です。ビジネスメールの場合は、当然のことながら
 本名を名乗ります。差出人が誰であるか、相手にひと目でわかってもらう
 ためでもあります。

 続けて、簡単な自己紹介も添えておきましょう。「私は△△△社で▽▽を
 担当しております○○です」といった具合に、社名、所属部署、自分が担
 当している仕事内容などを簡潔に述べます。

 くどくどと書く必要はなく、メールの用件に関連する範囲内で相手に自分
 が何をしているか、が伝われば十分です。

 ▼ 相手のアドレスを知った理由に触れておく
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 初めてメールを送る場合、気に留めておきたいのが、相手のメールアドレ
 スを知った理由を書き添えておくこと。

 自分が逆の立場なら、見知らぬ人からの突然のメールには「なぜ、自分の
 メールアドレスを知ったのだろう?」と警戒心を抱くものです。「なぜ」
 に対する理由が明らかなら、不審感もなくなります。

 「△△△社の○○様からご紹介をいただき、メールを差し上げました」と、
 ひと言添えておくだけで好感度もアップ。わだかまりなく、その後のやり
 とりがしやすくなること請け合いです。

       そして、いよいよ用件に入りますが、この続きはまた明日。

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今週から2週間にわたり「新入社員のメール作法」をご紹介していきます。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法
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            今日は「初めての相手に送るメール作法」です。

 ▼ 初めての相手に送るメール作法 ~書き出し~
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 職場で初めて出すメール。緊張しますね。

 「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まず
 は基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場
 合の書き出しのポイントをご紹介します。

 「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 が基本の流れです。

 ▼ まずは「宛名」を正確に!
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【 宛 名 】
 個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょ
 う。間違って送信した際にもすぐわかります。

 宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽
 部長 ○○様」と2行に分けて書くといいですね。

 個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会
 社 御中」「総務部 御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場
 合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。

 特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、
 よく確認を。

 個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場
 合は、件名に「○○様 △▽△の件について」と名前を入れておくとわか
 りやすいですね。

 補足ですが、
 初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいが
 ちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合
 場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいで
 すね。

           明日は、「自分の名前と自己紹介」についてです。

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カミガキです。
今日はエイプリルフールだってことをキレイサッパリ忘れていました。
おかやんの「妊娠50ヶ月」を読んで気づいたものの
すでに配信が済んでました。
不覚です。
仕込み忘れた自分を責めます。
カミガキです。
カミガキです。

今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介しています。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(5)
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            今日は私の「メールの小ワザ」をご紹介します。

 ▼ 私のメール作法
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールに限らず、私が文章を書くうえで気をつけているのは、普通の言葉
 で書く、ということです。

 横文字、カタカナ、専門用語はなるべく使わないか、意味を置きかえて書
 くようにしています。流行の言葉も極力避けます。

 職業こそライターというカタカナ職業ですが、気持ちのうえでは「書き手」。
 小説家ではないのだから、自分の文章スタイルや表現手法にこだわるより、
 書き手、聞き手として、取材する相手や取り上げるテーマが輝く文章を書
 きたいです。

 もうひとつは、自分に酔っぱらわない。

 私の場合、自分で気をつけておかないと文章がすぐに“酔いしれモード”
 に走ってしまうのです(特に深夜)。ノリノリで書いているときほど、気
 分が高揚しているので、あとで読み返して赤面するというのは未だよくあ
 る話。

 それを防ぐためには、書いたあと、少し間をおいて読み返すことが大事。
 時に、人にピシッと指摘されて、過剰な自意識に冷や水を浴びせるのもひ
 とつだとも思っています。

 ▼ 公私のメールの使い分け
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 書き方で気をつけているのは、お取引先には基本的に敬語、丁寧語。初め
 ての相手だけでなく、旧知の間柄でもくだけた表現はほとんど使いません。
 というか性格的に使えないんです、私の場合。

 仕事仲間に対しては、仲良くしている相手にも仕事の時は丁寧語。「お世
 話になります」で始め、ありがとうではなく「ありがとうございます」。

 一方、私的なメールでは「こんにちは」で始まり、本文はほとんど話し言
 葉か、方言全開状態。親しい間柄になると、2行でやりとりなんてことも
 あります。

 メールも対話の道具。ビジネスメールでは、情報伝達が主目的ですが、基
 本は人と人との対話。礼儀をわきまえ、用件を的確に伝達したうえで、体
 温の伝わるメールにできたらな、といつも思っています。

     ※こうすると便利! というあなたの「メール作法」があれば、
      教えてくださいね。お便りはこちら  beppin@kamigaki.jp

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