◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
       うっかり見落としているメールの習慣についての最終回です。

 ▼ CCとBCCの使い分け
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メール初心者によく見られる傾向のひとつが同報メールのうっかり。
 CCとBCCの使い分けです。

 複数の人に一斉に同報メールを送信する際、CCで送ると受信する側のメー
 ルの「宛先」に全員のアドレスが“見える”状態で送られます。

 同報したメンバーがお互い知った者同士で、互いのアドレスを公開しても
 問題ないときはいいのですが、公開されたくないメンバーがいる場合はCC
 での送信はNG。

 そんなときはBCCを活用しましょう。BCCで送信すれば、受信する側には同
 報した他の人の宛先は一切表示されません。
 「宛先」欄にには「Undisclosed-Recipient」と表示されるのみです。

 会員向けにニュースレターを送信する際などは、BCCで一斉送信すると便
 利ですね。「まぐまぐ!」を利用せず、手動でメールマガジンを配信する
 ような時も活用できます。

 ▼ HTMLにご用心
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 もう一つ、メール初心者によく見られるのがHTMLメールでの送信。

 意図してHTMLメール形式で送る場合は良いのですが、最初の設定がHTMLの
 ままで本人が気づかずに送信しているケースも多く見受けられます。

 特に、メールソフトが「Outlook Express」の場合、最初に「HTMLメール」
 に設定されているのでご用心。今一度、設定の確認してみましょう。

 HTMLメールは、フォントや大きさを変えたり、背景に色をつけたり、と装
 飾できる楽しさがありますが、一方で、
  ・メールの容量がテキストメールよりも大きい、
  ・送る相手がテキストしか読めないメールソフトの場合、
   文字化けして読めない
  ・ウィルスメールと間違えられる
 というデメリットも。

 初めてメールを送る相手には、テキスト形式での送信をおすすめします。

                   明日は、「仕事美人列伝」です。

続きを読む

記事全文を読む

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(2)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

 ▼ 件名はキャッチコピー
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
 きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
 も気を配りたいですね。

 「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
 な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
 件名にもってくるといいですね。

 ▼ 件名の指定には忠実に
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
 す。

 応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
 では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
 分けるようにしていることがあるからです。

 ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
 もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
 しましょう。

 ▼ あとで読み返してもわかる件名を!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

 ——————————————————–
 私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
 っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
 後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
 上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

 こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
 ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
 のやり取りって大事かな、と思います。
 ——————————————————–

「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

 やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
 ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

   明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

続きを読む

記事全文を読む

今日は、メールの「うっかりな習慣」についてです。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣 >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
今日から3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてです。

 ▼ 見落としがちな「差出人名」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 【仕事美人のメール作法】の創刊当初、メールマガジン用のアドレスを新
 たに設定しました。そのとき、うっかりしていたのが差出人の表記。読者
 からの感想メールに返信した際、すかさず鋭い突っ込みが入りました。

 「神垣さん、メールの差出人が“仕事美人”とは…びっくりいたしました」

 むむむっ! 不意を突かれて、メールアカウントの設定を確認してみると
 …これまた堂々と恥ずかしげもなく「仕事美人」と表記しているじゃああ
 りませんか!

 無意識のうちに入力したとはいえ、面の皮の厚さでは誰にも負けない私も
 さすがに赤面。すぐさま、【仕事美人のメール作法】神垣 に表記を変更
 したのでした。

 ちなみに、この鋭い突っ込みメールをよこしたのは…
 
 本日創刊! 【砂漠で妊娠】の鬼編集長・タカギさん。
 こんな人です、ポチっとな ⇒ http://www.boo3.net/sabanin/

 ▼ 差出人名はフルネームか社名&苗字で
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 相手のメールを引用して返事を送る場合、メールの「返信」ボタンを押す
 と、メール画面には

  —– Original Message —–
  From: “○○○○○○” < 相手のメールアドレス >
  To: “●●●●●●●” < 自分のメールアドレス >

 と表記されることはご存知ですよね。

 ●●●●●●● の部分に自分が設定している名前がそのまま表れます。
 メールを受信するとき、「送信者」の欄に表示される名前も設定は一緒。

 ビジネスメールの場合、差出人名はフルネーム、あるいは社名と苗字など、
 だれからのメールかすぐにわかるように表記しておきたいですね。

 ▼ アドレス帳への登録は敬称をつけて!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 自宅のPCから送られてくる女性からのメールでよく見かけるのは、送信者
 名がご主人の名前になっているケース。

 私的なやりとりには支障はないかもしれませんが、仕事で使う場合はアカ
 ウントを別にして、自分の名前で設定しておくほうがいいでしょう。一見、
 察しがつきそうなものですが、間違いのもとです。在宅で仕事されている
 場合は、なおのこと気をつけたい点です。

 頻繁にメールをやりとりをする相手やお得意先のアドレスは、アドレス帳
 に社名や固有名詞を登録している人も多いと思います。その際、「○○さ
 ん」「○○様」と敬称をつけて登録しておくことをおすすめします。返信
 の際、相手がメールの引用部分を目にしたときに好印象が残せますよ。

   明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

続きを読む

記事全文を読む

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 列 伝  < ニシキプリントプリント・吉澤美保さん>
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第4回は、印刷会社(株)ニシキプリント勤務の吉澤美保さんです。

 ▼ 言葉に表れる仕事ぶり
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 女性の30歳前後というのは、公私共に悩めるお年頃です。天秤にのせた
 「仕事」というおもりの反対側には、恋愛、結婚、子育てといった言葉
 たち。思えば、私もそうでした。

 そんな悩めるお年頃の真っ只中にいる吉澤さん。日ごろは、印刷業務全般
 を見渡す生産管理課で、クールかつ的確に仕事をこなす彼女から、珍しく
 私的な相談メールが送られてきました。お年頃の女子らしく、ちょうど今、
 さまざまな選択肢を前に、岐路に立たされている模様。

 でも、私に相談したのが運のツキ! 基準は自分、どこまでも「ルールブ
 ックはこの私」の小姑のようなアドバイスに、きっと困惑&苦笑いしたに
 違いありません。私の回答に対するお礼メールの最後に

  また迷いまくったら、明かりをともしてくださいませ。
  よろしくお願いします。

 という一文が添えられていて、多少でも参考になったことにほっと安堵し
 たのでした。でも、「明かりをともしてください」という言葉、ちょっと
 いいと思いませんか(いただきだわ、吉澤さん)。

 何気ないフレーズに、日夜、目配り、気配りを怠らず真摯に生産管理業務
 にいそしむ彼女の仕事ぶりを垣間見た一瞬です。

 ▼ 中小企業のメールマガジン、そのポイントは…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 彼女が勤務するニシキプリントでは、2002年8月から【ニシキプリント
 NEWS】 http://www.nishiki-p.co.jp/mm.htm というメールマガジン
 を配信しています。

 その製作総指揮を執るのが彼女、吉澤さん。他の二人のメルマガ担当者と
 ともに企画会議を行い、社内での段取り、執筆、編集、相互依頼への対応
 をひととおりこなし、上司からの社内チェクを受けたあと、毎週月曜の朝
 8時に律儀に配信を続けています。

 同社のWeb企画をお手伝いした関係で、メルマガ創刊に際しても彼女と共
 に企画や準備に携わりました。創刊後はすっかり一読者の私ですが、当初
 のメルマガの企画意図である「ニシキプリントの企業姿勢、印刷ノウハウ
 を提示するメルマガ」を忠実に守り、回を重ねるたび構成を工夫してバー
 ジョンアップしている様は、関係者として頼もしい限り。

 実際、中小企業発のメルマガは途中で頓挫することも多く、3年近く質を
 落とすことなく配信を続けている例は広島でも稀少。きちんとメルマガ担
 当者を配し、社内の意思統一や事前準備に労力を惜しまないからこそ、で
 きるワザです。

 同社メルマガ制作の要が吉澤さん。彼女の仕事ぶりは、こちらでも詳しく
 紹介されています。

 ●メルマガマーケティング最前線『成功の裏側を探る!』
  http://homepage1.nifty.com/sachiefujita/back/64.htm

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 (株)ニシキプリント 吉澤美保さん
  http://www.nishiki-p.co.jp/

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 メルマガ創刊当初、「どうなんでしょう、この広告」「これって怪し過ぎ
 ませんか?」と、吉澤さんから相互紹介依頼のメールがよく転送されてき
 ました。相互広告もひとつ一つ吟味し、上司に説明し了解を得てから掲載
 すると聞き、アバウトな私は本当にびっくりしたものです。そのくらいま
 じめです、彼女。いえ、他の社員さんも、会社全体「まじめで誠実、そし
 てがんばり屋さん」。だから、長く付き合いたいんですよね。

続きを読む

記事全文を読む

     昨日に引き続き「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 書き方ひとつ(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
      好感度のアップする書き方、言い回しのご紹介、最終回です。

 ▼ 自分の都合はこの際、置いといて…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 催促のメールって難しいものです。特に支払いの催促。
 下記のメールは、原稿料の振込みについての催促メールの例です。

 ——————————————–
 先月分のお支払いの件ですが、
 その後、どうなりましたでしょうか。
 当方、今月はあれこれと支払いが重なっていますので、
 なるべく早くお振込みいただけると助かるのですが。
 よろしくお願いいたします。
 ——————————————–

 こういう状況、確かにあります。待っているのに振込みがない。

 上記のメールの場合、振り込みの確認だけに終わらず、自分の都合まで書
 いてしまっています。「早く払ってよ」という気持ちの表れとは言え、支
 払いが重なっているのは自分の都合。それを盾に相手を責めると気まずさ
 しか残りません。

 ▼ 急がばまわれ。まずは、相手の状況確認から
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 —————————————————-
 先月、お振り込みいただいてから、まだ次がないようですが、
 いつになるか教えていただけるとうれしいです。
 —————————————————-

 とすれば、スマートですよね。しかも2行で済みます。

 振込みがない、という状況に直面すれば、支払いの催促は当然の行為です
 が、一方的な抗議口調は考えもの。自分が支払う立場で、すでに支払いの
 意志と準備があった場合、相手の都合で責め立てられるのは不愉快なもの
 です(有無を言わさず督促を要する場合はこの限りではありません)。

 相手の事情も鑑み、まずはメールで状況確認から。相手の状況を無視して
 むやみに急きたてたり責めたのでは、のちのちの人間関係にひびがはいり
 かねません。

 支払う相手の事情もある、ということに気づくのは、自分が支払う側にな
 って初めてわかることかもしれません。

 ▼ 感情的は抑えて、冷静に
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 支払いに限らず、仕事の催促などでも、「一体どうなってるの?」と先走
 る感情を一旦抑え、まずは相手の状況確認から。

 「先日依頼した原稿の進行状況はいかがですか?」

 と、相手の状況を打診した後、

 「○日までにご提出いただけると助かります」
 「日時をご指定くだされば、受け取りに参ります」

 と、具体的な提出期限をこちらから示していけば、ずるずると引き延ばさ
 れる事態をくいとめることができます。

 どんな状況でも、モノは言いよう。感情的にならず、スマート&スムーズ
 にことが運ぶような持っていき方を工夫したいですね。

 そして、自分が催促される側であれば、遅れそうなときは事前にひとこと
 知らせることも大切。無用なトラブルを避けられます。
 

                 明日は、今日は「仕事美人列伝」です。

続きを読む

記事全文を読む
ICCT[rX dl̃[C@\ݎ󂯕t@VЈA[̏}i[ȊwKŊwׂICCT[rX