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今日は「メールで築くいい関係」最終回です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  <メールで築くいい関係・番外編
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                 番外編として仕事の心構えを一席。

 ▼ 言ってもらえるうちが花
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 たとえば、社内の上司や先輩に間違いを指摘されたり、注意・忠告しても
 らえることって、実はすごくありがたいことです。私自身もフリーランス
 になって初めてそれがわかりました。

 会社員時代、上司や先輩に何か言われるたび、ただただ鬱陶しいばかりで、
 「でも」「だって」と口ごたえばかりしていました。でも、いざ、フリー
 になってみると、自分の仕事ぶりや原稿の良し悪しを客観的に評価したり
 注意してくれる人がいないことは心細く、戸惑うことも多くあります。

 「言ってもらえるうちが花」。フリーになったら、言ってくれる人、そう
 はいません。

 ▼ 直言メールはしばらく置いて…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 自分にとって耳の痛い意見ほど、避けずに受け入れる勇気も必要。明らか
 な中傷や意地悪は別として、自分の成長を思って厳しい意見をくれる人ほ
 ど大切に。

 個人で仕事をしているような場合ほど、そういう存在を自ら求めていかな
 ければ、知らず知らずのうちに一人よがりの困ったチャンに陥る危険も。
 実は、それが一番コワイ。一人いればいいんです。自分にとっての目利き。

 ただ、メールで直言されるとつらいです。受け取る側は。メールの文章は
 必要以上に冷たく感じますから。だから私は、一度読んで「あいたた~」
 と思ったメールはすぐに返事せず、しばらく置いてから再読し、冷静にな
 ってから返答しています。

     来週は21日は祝日のため配信もお休みです。
     22日(火)から、また一緒にメール作法を考えていきましょうね。

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引き続き、ちょっとした心づかいを送るメール作法、第4話です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(4)>
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                    今回は「質問」についてです。

 ▼ 一歩先を想定して書く
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 質問や問い合わせのメールは、相手の手を煩わせないように心がけたいも
 の。メールのやりとりが何往復もせずに済むよう、質問やポイントをあら
 かじめまとめておくといいですね。一歩先を想定して尋ねる、あるいは、
 相手が返事をするだけでよいような書き方を工夫しましょう。

 ケースバイケースですが、たとえば、
 ・日程を決める場合はいくつか候補日を挙げ、時間と一緒に場所も決める
 ・相手のメールの内容がどちらにもとれるような場合は、
  「○○○についてはAという理解でよろしいですか」と自分の解釈を書
  いて打診する
 ・Aの場合は○○○、Bの場合は△△△です…というふうに、想定される
  状況を挙げ、相手がどちらか選ぶだけで答えられるように書く

 確認のメールで、「ご了承いただける場合は返信は不要です」という書き
 方も一つです。

 ▼ 回答にも時間と労力
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 聞くのはタダ。ですが、回答するのにも、質問と同じかそれ以上の労力と
 時間が費やされています。読むのはすぐでも、書くのは時間を要すること
 を心に留め、回答に対する返信の冒頭には、まず「ご回答ありがとうござ
 います」と感謝のひとことをお忘れなく。そして、回答に手間取らない具
 体的な質問を心がけましょう。

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今日もちょっとした心づかいを送るメール作法、第3話です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(3)
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                   今回は「断り方」についてです。

 ▼ 断る前に「ありがとう」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 断り方にも神経を使います。「だめです」「行けません」「できません」
 と単刀直入に言ったのでは身も蓋もありません。特にメールの場合は、口
 で言うよりきつく感じられるので注意が必要。

 「お声をかけていただき、ありがとうございます。あいにく○○のため…」

 こんなふうに、断りを入れる前に、感謝の気持ちを添えるだけで、直截な
 言い方が緩和されます。

 ▼ 理由をはっきりくっきり
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 言われて嫌な断り方が「社内で討議したところ」「みんなに聞いて検討し
 たんだが…」という言い方。

 婉曲な断り方としてよく使われるフレーズですが、私はなぜダメなのか、
 なぜやめるのか、はっきり言ってもらった方がいいです。全体化してお茶
 を濁すような断り方より、理由をきっちり言ってもらった方が気分がいい、
 と思うからです。これも人によりけりかもしれませんが…。

 率直にものが言い合える関係を築いておくためにも、日ごろのなにげない
 言葉遣いを見直したいですね。

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           本日の広島地方、くもり空。
       今日の配信、予約どころかリアルに即日配信。
               焦った~。

昨日に引き続き、「メールで築くいい関係」第2話です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(2)
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         今週は、ちょっとした心づかいを送るメール作法です。

 ▼ ひと言メールで実況報告
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「報・連・相」は言わずと知れたビジネスの基本ですね。この報告・連絡
 ・相談はメールのやりとりでも不可欠です。

 むしろ、報告と連絡はメールだからこそ、手を抜かずマメに送っておきた
 いもの。言った、言わないの後々のトラブルを避けるための記録にもなり
 ます。

 こちらが思うこと、していることは相手には見えません。だから、ひと言
 メールで実況報告。状況を知らせるそのひと手間が、相手に安心感を与え
 やりとりを円滑にします。

 ▼ ひと手間がつくる長いお付き合い
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 ・資料のファイルを受信したら「受領しました」「確認しました」

 ・「○日までにはお送りします」「△日まで時間を要します」といった
  作業の進捗報告
 
 ・「現在、問い合わせ中です。もうしばらくお待ちください」という
  経過報告 など

 ポイントポイントで簡潔に状況をまとめ、メールを送信しておけば、電話
 のように相手の時間を奪うことなく、報告・連絡が完了します。

 安心して仕事を任せてもらうためにも、マメな連絡と報告のひと手間は惜
 しまずに!

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さあ、今週もはりきってまいりましょう!

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      <メールで築くいい関係
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         今週は、ちょっとした心づかいを送るメール作法です。

 ▼ 下地づくりを怠りなく!
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 メールといえども対話です。相手あってのメール。会話と一緒で「俺が俺
 が」「私が私が」という自己主張が過ぎるメールは相手をしらけさせます。
 かと言って、一方的な質問攻めのメールも答えに窮すもの。

 尋ねやすい環境、頼みやすい環境づくりは、日ごろから下地をつくってお
 くことが大切です。普段、疎遠な相手からいきなり頼み事や相談がきても
 面食らうだけ。自分の都合だけをおしつけてくる相手もはた迷惑です。そ
 うならないためにも、相手を気にかけ、普段から軽くジャブを飛ばしてお
 くことが肝要。

 ▼ 日ごろの積み重ねが、効く!
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 たとえば、相手の仕事に参考になりそうな情報をキャッチしたら、メール
 を返信する際「ご参考までに」とその情報を添えて送る。メルマガで有益
 な情報を見つけたら、冒頭でポイントを簡単にまとめ、本文を転送する。
 メルマガ発行者へは、心に残った内容は素直に感想を書いて送っています。

 この際、相手からの返信は求めません。気に留まれば返信があるでしょう
 し、そうでなければ関心がなかったと判断し、次に備えます。そんな日ご
 ろのやりとりの積み重ねが、ここぞというときの頼みごとや質問・相談を
 しやすくし、相手も親身になって対応してくれるものです。

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