今週は、お詫びの際のメール作法についてです。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < お詫びのメール
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反省の意思を伝える表現の注意点

▼ 「謹告」の文面に見るお詫びの表現
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昨日、兵庫県尼崎市でのJR福知山線の事故から55日ぶりに宝塚―尼崎間の
運転が再開されました。再開に伴い、昨日の朝刊各紙には、西日本旅客鉄
道株式会社の「謹告」が掲載されていました。

※JR宝塚線(福知山線)塚口~尼崎駅間における脱線事故に関するお詫
びとお知らせ

この事故におけるJR西日本の対応についてはさておき、この「謹告」の文
面を見て、何かお気づきになりましたか?

「お詫び申しあげます」「お約束いたします」「全力を注いでまいります」
「お誓い申しあげます」「覚悟いたしております」。

いずれも「~したい」「~と思います」ではなく「する」と現在形で言い
切っており、「~したいと思います」というあいまいな言葉はみられませ
ん。敢えて挙げるなら、最後の数行目にある「…お亡くなりになられた方
々の御霊に報いてまいりたいと考えております」という表現でしょうか。

▼ 「~したいと思います」ではなく「~します」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
二度と過ちを繰り返さない意思を伝えるには、今後どうするか、どうして
いくかを言い切ることが重要。

たとえば、「二度とこのようなことがないよう注意いたします」。「~注
意したいと思います」と比べると、言葉の重みの違いが分かります。

特に「~したいと思います」は日常的に何気なく使っている表現だけに要
注意。反省の意を表す時に使うと軽々しい印象を与えてしまうことに。

余談になりますが、こうした公の文面のほか、DMや商品に同封されている
「ごあいさつ文」を注意して読んでみてください。お詫びの表現以外にも
参考になる言葉づかいを見つけることができますよ。

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今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします。
 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(5)
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 <読者からのお便り>———————————-

 メール「宛先」について、気なることがあります。

 それは、「宛先」が「氏名だけ」の呼び捨て形式の人が私の周りにとても
 多いことです。日頃は気配りの人なのに、他人を呼び捨てにしたメールが
 届くと興醒めなものです。

 「・・・様」形式にするにはアドレス帳を少し工夫するだけなので、余計
 にそのような気がします。多くの方は、どうやって解決しているのでしょ
 うか。スマートな解決方法がありますでしょうか。
 ご存知でしたらご教示ねがいます。      (読者:H.Iさん より)

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 ここで言う「宛先」は、メーラーのアドレス帳を開くとある「表示名」を
 指します。

 メールの送り主のアドレスを登録する場合、あなたはどうしていますか?

 メールを開いて、ツールバーの「ツール」にある「アドレス帳に追加」で
 送り主のアドレスを登録すると思います。そのときがポイント! 

 「表示名」をそのまま登録せず、「~さん」「~様」と敬称を入れて登録
 しておくのです。こうしておくと、アドレス帳に登録した相手に送ったメ
 ールの「宛先」には、敬称付きの相手の名前が表示されるはず。

 ちょっとしたことですが、頻繁にやりとりする相手ほど、こういう心遣い
 は忘れたくないですね。

 同様に、自分のアカウント名も今一度確認を。ハンドルネームや家族の名
 前に設定している人も多いですが、仕事で使う場合は社名やフルネームで
 設定しておくほうが好ましいですね。

 うっかり見落としているメールの習慣について、過去の記事でも触れてい
 ますので、参考になさってください。

 ※2月14日配信 VOL.27 「うっかりな習慣」
 

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今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします。
 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(4)
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 <読者からのお便り>———————————

 メールをもらうとき、たまにHTML形式で送られてくるときがあります
 よね。

 わざとそうしている人もいますが、ほとんどが気づかないでHTMLで送
 ってくるようです。メーラーの初期設定がそうなっているからでしょう。

 そのときどうしてますか?

  1)HTML形式のまま返信する。

  2)テキスト形式に変換して返信する。

  3)テキスト形式に変換して、相手の文章の頭に > をつけて返信する。

  4)テキスト形式で送るようにアドバイスする。

 HTML形式で質問が来ると、返信しづらいのでなんとかしたいと思うの
 ですが、ご意見をお聞かせください。

                  (読者:カンセツワザさん より)

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 私の場合は、

  2)テキスト形式に変換して返信する。

 ですね。メーラーの設定を次のようにしています。

 メニューバーの「ツール」→「オプション」→「送信」のところで「受信
 したメッセージと同じ形式で返信する」のチェックボックスをはずし、メ
 ール送信の形式は「テキスト形式」です。

 この設定ですと、HTML形式で送られてきたメールに返信する際、自分
 のメールには、文章の頭に「 > 」のインデント記号が入っています。

 この形式で返信した場合、常時、HTML形式に設定している相手には、
 どのように見えるのか、今ひとつわからないのですが、自分でテストした
 際には、返信時と同じ状態で届きました。

 私もメールを使い始めの頃は、気づかずに「HTML形式に設定」してい
 たクチで、人から「テキスト形式で送るようにアドバイス」されて慌てて
 直しました。

 最近は、仕事上のメールではほとんど見かけなくなりましたが、メルマガ
 読者からはたまに届きますね。

 仕事でのやりとりなら、4)の対応をするところですが、読者に対しては
 もっぱら、テキスト形式に変換して返信しています。

 HTMLメールについては、過去の記事でも触れていますので、参考にな
 さってください。

 ※2月16日配信 VOL.27 「うっかりな習慣(3)」
 

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今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします。
 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(3)
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 <読者からのお便り>———————————

 メールの返信について、ずーっと気になっていることがあったのです。
 質問して良いですか・・・?

 相手から来ますよね、メールが。
 その返信の時に、その相手からのメールをそのまま添付して送って良いの
 かどうか、ずっと気になりながら、私は添付して、そのまま送っています。

                     (読者:ゆう子さん より)

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 多くの場合、テキスト形式で送られてきたメールへの返信は、メールを開
 き、ツールバーの「返信」か「全員へ返信」のボタンを押すと、自動的に
 相手のメールの行頭に「>」というインデント記号がつき、メールの内容を
 含んだ形で返信できるようになっています(メーラーがOutlookExpress の
 場合)。

 上記の質問は、返信の際、相手のメール文を含めて返信すべきか否かにつ
 いての問い合せですね。当メルマガでは、VOL.30 で一度取り上げたテーマ
 ですが、今一度ご紹介しましょう。

 ▼ 相手の習慣に合わせて返信
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 私の場合、相手によって変えているのが現状です。実際は、どちらでもよ
 いと思っています。

 何度かやりとりをして、相手のメールを含めない習慣の人には同様の形式
 で返信しています。

 相手のメールを含め、やりとりの内容を残しながら返信を続ける人とはそ
 のように。仕事のメールのやりとりは、この形式が圧倒的に多いですね。

 この【仕事美人のメール作法】へいただくメールも、基本的に読者のかた
 からのメールを含めて返信しています。

 ▼ その都度、いろいろ工夫してます
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 最近、ある人からの返信メールを真似して変えてみたのが、署名の位置。
 これまでは、自分が書いた返信メール→自分の署名→相手のメールの引用 
 という順番でした。

 それを、自分が書いた返信メール→相手のメールの引用→自分の署名 
 に変えてみました。ちょっとしたことなのですが、受け取った時感じがい
 いなと思ったからです。

 一往復のやりとりで終わるような場合は、この順番にすると、「これで終
 わりにするね」という感じが伝わるような気がします(あくまで感覚的な
 ことですが…)。

 困るのは、引用を先にして、その後に自分の用件を書いて送られてくるメ
 ール。相手の書いたことを先にして、という心遣いからだとは思うのです
 が、この形式だと、スクロールしないと本題にたどり着けません。急いで
 いる時は、ちょっと困りますね。

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今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(2)
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 <読者からのお便り>———————————-

 技術者を企業に紹介する場合に、この技術者は各方面の会社に紹介してい
 ますとの意味で へいこう営業 という言葉をつかいますが、この場合 
 並行、平行、併行の どれが正しいのかいつも疑問に思います。

 どれが正しいのか、それともどれでも良いのか? 機会があったら取り上
 げて欲しいと思います。
           (読者:60代第2の人生奮闘中のK.Yさん より)

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 先週、シリーズでご紹介した「基準を持つ」には読者のかたから多くの反
 響をいただきました。メールに限らず日常的に、送り仮名や同音異義語、
 言葉の使い分けに迷うことが多いということでしょう。

 上記のお便りは、6月8日配信のVOL.105 で取り上げた「同訓異字・同音異
 議語の使い分け例」に関連する質問です。 http://tinyurl.com/apjwe

 「朝日新聞の用語の手引」によりますと

  平行=どこまで行っても相交わらない 
      例)平行四辺形、議論が平行線をたどる
  並行=相並んで行われる 
      例)並行審議、並行輸入、線路と並行して走る道路

 「併行」はありませんでしたが
  平衡=釣り合い 
      例)平衡感覚、平衡を保つ

 とありました(共同通信社「記者ハンドブック」も同様)。

 「デジタル大辞泉」には、並行と併行が列挙され、意味としては「ならん
 で進むこと」に加え「二つ以上のものが同時に行われること」とあります。

 ご質問の「へいこう営業」は、「並行営業」あるいは「併行営業」と表記
 するのが妥当ではないでしょうか。

 「会う」と「合う」の違いなど、同じ読みで表記が違う言葉をほかにも紹
 介しています。⇒ http://tinyurl.com/apjwe

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