【本日の業務連絡】
不肖・神垣、なぜか選者の一人に名を連ねています。自称「スーパー銭
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今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介します。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(3)
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                今日は「読み返す習慣」についてです。

 ▼ 人が読めるか!? を意識して書く
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールでのやりとりと同じくらい、FAXでのやりとりも多いです。このと
 き、すごく困るのが「字」。

 字の上手い下手はこの際関係なく、もともと字にクセのある人が忙しさに
 追われ、殴り書きのように書いてくる字。これが一番困ります。本人には
 読めても人には読めない。解読困難で、お手上げです。

 たとえば、「バイヤー」が「バイカー」、「コメント」が「ユメリト」と
 しか読めないから、書いてある指示の内容を理解する以前に解読作業に時
 間をとられてしまうのです。これ、人が読めるか否かを意識して書くだけ
 で、随分読みやすくなると思うのですが…。

 ▼ 書いたあとには必ず読み返す
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールの場合は、すべて活字に変換されるので、字が解読できない事態に
 は陥りませんが、気をつけたいのが誤字。特に名前や社名など、固有名詞
 の正しい表記には注意しましょう。

 誤字を避けるためにも大切なのが、読み返すことです。FAXもメールも、
 自分の頭の中で考えていることをざ~っと文章にした後は、それで満足せ
 ず、必ずもう一度読み返してみる。それをするかしないかで文書の質はま
 ったく変わってきます。

 原稿書きの基本として教わったのは、声を出して原稿を再読すること。文
 章の流れがおかしいと音読した時詰まるので、すぐわかります。メールで
 は音読はしないまでも、送信する前に再度読み返す習慣をつけましょう。

 送信者名の明示、具体的な件名、正確・簡潔な内容、そして一度読み返す。
 「わかりやすいメール」を送るために挙げたポイントのいずれも、ワザと
 いうまでもない基本的なことです。結局、「わかりやすいメール」を書く
 ために必要なのは、うなるようなテクニックでも不意をつく裏ワザでもな
 く、基本の繰り返しだと思っています。

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【本日の業務連絡】にわか小作人だった私が、広島の美味なる野菜を求
めて地元農家や地元スーパーを取材しました。季刊「がんぼ」春美味号。
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今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介します。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(2)>
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             今日は「わかりやすいメール」についてです。

 ▼ わかりやすいメールとは
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 「わかりやすいメール」の最初のポイントは、誰からの、何について書か
 れたメールであるか。これがひと目でわかることです。

 一日に複数のメールをやりとりする場合はなおさらで、気をつけたいのが
 送信者名と件名。

 メールのアカウントの設定の際は、「ユーザー情報」の名前の欄はフルネ
 ームあるいは屋号や社名を設定しておくのが好ましいですね。メルマガ発
 行者にはメルマガ名と発行者名を明示している人もいます。

 文章を書く際も、初めての相手ややりとりが頻繁でない相手には、冒頭で
 「こんにちは。○○です」「お世話になります。○○です」と名乗るよう
 にしておくとわかりやすいですね。署名はあくまでおさえです。

 件名もビジネスメールの場合は用件をはっきりと。返信を繰り返す場合も
 あるので、何について書いたメールかがわかる具体的な件名を心がけまし
 ょう。

 ▼ 読点より句点で文章を
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「わかりやすいメール」を書くうえで大切なのは、正確・簡潔であること。
 
 ビジネスメールの場合は特に、情報の伝達が目的です。文章に凝るより、
 「結論を先に」「必要な事柄をはっきり」書くことが先決です。

 5W2H「いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように・いくらで」に
 留意し、読点より句点で文章をまとめましょう。「、」でだらだら一文を
 続けるより、「。」で一文を短く切って書くようにすると、簡潔で読みや
 すくまとまりますよ。

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今週は「メールの小ワザ」フルスロットルでお届けします。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ
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           ちょっとしたメールの留意点や注意についてです。

 ▼ 月日の表記
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 「明日」「あさって」という表記は間違いのもと。間違いを避けるために
 も、面倒がらずに日時や曜日を表記しましょう。

 私も実際に受け取って判断に困ったのが、深夜12時前後に届いた「明日の
 打ち合わせは、△□でお願いします。云々…」というメール。明日がその
 日なのか、翌日を意味するのか、微妙にわからないのです。

 返信で「明日とは○日のことですね」と念押しをして、確認が取れたので
 よかったものの、待ち合せや打ち合わせの日時を決定する際には誤解を生
 みやすいですよね。

 ▼ 候補日を挙げて調整
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 打ち合わせや取材の日程を決める際、複数の人と日程調整が必要な場合も
 あります。そんな時は、第三候補ぐらいまで都合の良い日時を挙げてもら
 い、調整するようにしています。決めでいきなり○月○日と指定して、一
 回で都合の良い日が決まるとは限らないからです。

 もしくは、「勝手を申しあげますが、当方の都合を先に申しあげますと…」
 という断りを入れたうえで、こちらの都合の良い候補日を挙げ、先方に選
 んでもらう場合もあります。

 日時の決定は、メールのやりとりが少なく、かつ、間違いなく確定できる
 やりとりを心がけたいですね。

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【本日の業務連絡】うかつだった。「さばキャン」メンバーのメルマガを紹介
しそびれていたわ。というわけで、自称「砂漠のキャンディーズ」…
ラン@よしかりん「パンプスにエプロン」 www.mag2.com/m/0000147443.htm
ミキ@ヤスミン「日刊!アロマテラピー」 www.mag2.com/m/0000135837.htm
そして、写真はこちら! http://www.sugiyama-hiromichi.com/ 

今日は「メーリングリストの作法」最終回です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   <メーリングリストの作法(4)>
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                メーリングリスト、神垣の失敗談です。

 ▼ 思いの違いが和を乱す
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 これまで、自由参加のオープンなMLへはあまり参加した経験がなく、ほ
 とんどが同じ目的で集まった仲間内的なMLでした。私が数多く失敗を経
 験したのは、女性ばかり10名ほどが集まって発行していたメルマガの連絡
 用ML。これが私のML初体験の場でもありました。

 同世代の女たちが集まっているので、業務連絡以外に世間話的な話題で盛
 り上がったり、集まっておしゃべりすることもあり、仲間内から見ても対
 外的にも、いい雰囲気でした。

 そんなMLで、よせばいいのに爆弾発言。今のまま趣味的に楽しみながら
 発行し続けたいメンバーに対し、もっとメジャーになるためにも広告収入
 が得られるよう画策しようという意見をぶつけては自爆していました。

 そのメルマガをもっと良くしたいという気持ちで提言していたつもりでし
 たが、結果的にはメンバーの和を乱していたに過ぎません。

 ▼ 人が読むことに思いを馳せれる
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 このときの教訓が、「深夜のメールは要注意」。

 深夜、自分ワールドにハマってMLに思いのたけをぶつけてしまい、言わ
 なくていいようなことまで語ったり、乱暴な物言いになったり。挙句の果
 てに、忠告されても素直に引き下がれず、かたくなな態度に。

 その発言を読んだ他のメンバーがどういう気持ちになるか、という配慮と、
 自分の主張をストレートにぶつけるのではなく、少し間をおき冷静になっ
 てから投げかける気持ちの余裕があれば、避けられた失敗です。

 これは、MLに限らず通常のメールのやりとりやブログなどへの書き込み
 にも共通して言えることだと思います。他者を意識する、人が読むことに
 思いを馳せる。それだけで、自己中心的、一人よがりなメールの書き方は
 避けられるものです

         来週もメール作法について一緒に考えていきましょうね。

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昨日に引き続き、今日も「メーリングリストの作法」についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   <メーリングリストの作法(3)>
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  メーリングリストに参加する際の基本の作法、「話題」についてです。

 ▼ 内輪ウケ、一人よがりはNG
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 MLに投稿する際、気をつけたいのが、特定の人にしかわからない「内輪
 ウケ」の話、身も蓋もない「一人よがり」な内容です。

 MLは、参加メンバー全員に読まれるものであるというのが大前提。特定
 の人だけに通じる話題、自分にしかわからない内容では、面白がっている
 のは一部の人か自分だけ。他の参加者はしらけるばかりです。

 たとえば、読書の話題をMLに投稿するとしましょう。「今日は本を読み
 ました」では、あまりに漠然として、返信のしようがありません。

 読んだのは小説か、ビジネス書か。小説なら恋愛小説か、歴史小説か。作
 家は誰か。どんな作品か。どのような感想を持ったか。読書という行為を
 具体的に掘り下げて書くことにより、話題が膨らみ、人の興味・関心が集
 まります。

 ▼ 話題を転がして楽しむのがML
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 投げかけられた話題やテーマというサッカーボールをそれぞれのメンバー
 が受け止め、自分のポジションから発言しては転がしていく。MLにはそ
 んなイメージがあります。

 MLも対話。一方通行でなく、参加者全員と双方向な実のある対話ができ
 るような話題を選びましょう。そして、易しくわかりやすく具体的に書く
 ことを心がけたいですね。自分の発言を客観的にチェックする眼を自分の
 中に持つことも忘れずに。

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