昨日に引き続き、メール作法の素朴な疑問についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(2)
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   3回にわたり、読者から寄せられた「こんなときどうする?」という
   「メール作法 素朴な疑問」
にお答えしています。

 <読者の質問>—————————————–

  話題を転換するときや、本題に入る切り替え方が難しいです。
  行間を空けてごまかしたり、無理やり「さて」とか、「ところで」
  と入れてますが、何だかヘンな気がします。
  是非コツなどあれば、教えていただけませんでしょうか。
                      (読者:裕佳さん より)

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 ▼ 言葉や罫線でアクセントを
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 話題転換の方法としては、
  ●「さて」「ところで」と言葉で区切る方法
  ● 罫線などを使って視覚的に区切る方法
 があります。要は、相手に「本題はこれから」とわかればいいので、自
 分なりのやり方でいいと思います。

 言葉で話題転換する場合
 「さて」「ところで」は私もよく使いますが、“とってつけた感”が気
 になる場合は、単刀直入に「ここから本題です」「○○○の件について
 ですが」と書くとすっきりわかりやすくなります。

 仕事で修正箇所の指示をメールで送るような場合は

 ※ここからです
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 と罫線を使って区切ることが多いです。行間を多めに空けて、話題転換
 する場合もありますね。

 いずれにしろ、メールの流れに沿って、アクセントになるような区切り
 や接続語を持ってくるといいと思います。

 ▼ つかみはOK?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 話題転換のコツとしては、本題に入る前の「前ふり」を簡潔にすること。
 導入の前ふりが長過ぎると、本題よりも導入部分に注意が行ってしまい、
 何をメインに伝えたいメールなのかわからなくなってしまうからです。

 落語で本題に入る前の小噺(こばなし)を「枕」と言いますが、メールに
 限らずメルマガも同様。イントロにチカラを入れすぎると、本文にたど
 り着くまでに“終わって”しまうおそれも…。

 相手の気を引く、注意をひきつける、いわゆる「つかみ」は手短かにす
 るのがよろしいようで。私も最近、メルマガを書くとき意識しています。

  明日も引き続き、「メール作法 素朴な疑問」」についてご紹介します。

       ※メールに関するあなたの「素朴な疑問」もお寄せください。
        こちらまで beppin@kamigaki.jp

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今日は「こんなときどうする?」メール作法素朴な疑問についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問 >
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   今日から3回にわたり、読者から寄せられた「こんなときどうする?」
    という「メール作法 素朴な疑問」
にお答えします。

 <読者の質問>——————————————

  メールの返信のときに、「元のテキストをインデントする」というのは、
  したほうが良いのでしょうか。       (読者:智子さん より)

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 ▼ 「インデント」とは引用のこと
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「インデント」とは、メールの返信時に、受信したメールの文章の左横に
 表示される「 > 」などの記号のことです。基本の設定は「 > 」になって
 いることが多いですね。

 メールのやりとりで、相手の文章をインデント、すなわち引用するか否か
 の判断は迷うところです。

 ▼ 相手に合わせてケースバイケースで
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 以前、私は長くなるので引用せず、その都度返信していました。ですが、
 引用するしないは相手によって違うため、最近では相手のやり方に合わせ
 るようにしています。

 ひとつのテーマや話題について、継続してやりとりする場合は引用しなが
 ら続けていく方がいいかもしれません。どんどん長くはなりますが、時系
 列で経過を確認できます。

 メールのやりとりが頻繁な相手なら、メールの内容を覚えていることが多
 いので、引用せずにその都度新たに返信しても大丈夫でしょう。

 自分から返信するときは、用件によってケースバイケースで引用するか否
 かを決めています。ちなみに【仕事美人のメール作法】の感想メールへの
 返信は引用をつけて返信することが多いですね。相互紹介のやりとりも同
 様です。

  明日も引き続き、「メール作法 素朴な疑問」」についてご紹介します。

       ※メールに関するあなたの「素朴な疑問」もお寄せください。
        こちらまで beppin@kamigaki.jp

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 仕 事 美 人 へ の 道   < 書籍「 企画の王道 」
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 金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介します。
 今回は、王東順 著「 視聴率の怪物王東順の 企画の王道 」です。

 ▼ 「もし、ディレクターで食えなくても・・・」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 続きはこうです。「コピーライターで食っていこう」。

 『クイズ! ドレミファドン』『なるほど! ザ・ワールド』などのヒッ
 ト番組をプロデュースしてきた王 東順氏。

 企画・アイデアの宝庫のような彼の日常の努力や発想するための考え方を、
 一年近く彼と彼を知る人々に密着取材。企画やアイデアを生み出すための
 「発想」「立案」「交渉」「実行」法を紹介した本です。

 フジテレビのディレクター時代、レギュラー番組のサブタイトル作りを毎
 週のようにしていたという氏のひとことが
 
 「もし、ディレクターで食えなくてもコピーライターで食っていこう」

 しめ切りぎりぎりまでねばって、ぽっと新しい言葉が見つかったり、うま
 く表現できた時、コピーライターになった気分で楽しんでいたといいます。

 ▼ 寝ても覚めても…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 短いコピーほど、実は何案も何案も書きまくって、ようやっと「これ!」
 というフレーズに出合えるものです。

 コピーライターだからといって、常に湯水のごとく言葉があふれ出すとい
 うことはなく、むしろ逆。寝ても覚めても、クルマで移動する時も、トイ
 レの中でも、考え続けているんです。考え抜くから、言葉が淘汰されて、
 きらりと光るフレーズが生み出されるんです。

 王さんのような偉大なヒットメイカーでも、やってることは、地方に生き
 るライターの私がしてきたことと同じじゃないか。そこに激しく共感しま
 した。

 ▼ 四苦八苦して書くからうまくなる!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールも大切な人、特別な人に出すメールほど、一発で決まるってことな
 いような気がします。

 仕事でもプライベートでも。たった数行のメールを何度も書きなおしたり、
 書きすぎてレポートみたいになったそれを削ったり。そんな経験、ありま
 せんか?

 書きまくって、書き直して、また、考えて書く。

 プロなら、そんなことしていちゃダメだと思った時期もありましたが(そ
 れがまさに食えないコピーライター時代の私)、それこそが正常かつ正調
 と思えるようになりました。

 だから、何度も文章書き直してしまうのは、書くのが苦手だからとか、下
 手だからじゃないんです。それはいたってあたりまえなこと。そんなふう
 に呻吟して書いている人のほうが、私は好きです。自分もそうだったから。

 人のメールを読んで、その人となりがわかるようになったのは、私自身に
 四苦八苦して書いてきた過程があったから。なぜそう書いたのか、という
 気持ちが見えるようになりました。

 書きまくっても思うように書けなかった過去があるから、今がある。王道
 とは近道することじゃなく、長いトンネルの道も諦めずに歩き続けること
 なんですよね。

 ▼「 視聴率の怪物王東順の企画の王道 」 http://qrl.jp/?178218

 本書のキャッチコピーは『誰でも今日からできる、「売れる企画」の作り
 方!』。うまく企画書を書けるようになるためのノウハウ本にあらず。新
 しいアイデア・企画を発想するためのヒントがちりばめられた一冊。業界
 関係なく、読んで実になる良書です!

          来週もまた一緒にメール作法を考えていきましょうね。

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今日は「仕事美人列伝」です。

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 仕 事 美 人 列 伝  < アルバデザイン勤務の竹内千乃さん >
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 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第5回は、アルバデザイン勤務の竹内千乃さんです。

 千乃と書いて「ゆきの」と読む女。えびす顔って言うんでしょうか、誰も
 が認める福々しい顔立ち。そして、わたくし同様、丙午。デザイン事務所
 でデザインのフォローやコピーワーク、進行管理など、仕事を進める上で
 潤滑油的な役割を担っているのが竹内千乃さんです。

 ▼ 丙午友の会幹事長!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 宴会の段取りをさせたら、彼女の右に出る者はありません。早い、そして
 的確。いい店よく知っているし、宴会の段取りは立て板に水のごとし。宴
 会といえど、その良し悪しは幹事の仕切りで決まるものですが、安心して
 お願いでき、間違いがない“いい仕事”ぶりです。

 仕事においても言わずもがな。やさしい笑顔と丁寧な口調でしっかりと原
 稿を取り立て、有無を言わさず制作物の進行を管理していく様は、一社に
 一人はほしい存在感。次にこう来ると先を読み、今に対処する。“繋げる”
 のがソツなくうまい段取り上手なのです。当然ながら、整理整頓もうまい。

 ▼ メールでも貫く「ですます調」
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 私的にランチや宴会を共にする仲ですが、話すときもメールでも決してタ
 メグチをきかない彼女。いつだって「ですます調」。それを堅苦しいとと
 るか、きちっとした人ととるかは人それぞれですが、私は後者。打ち解け
 ていないのではなく、けじめつけてると感じるので、見習わなくてはと思
 います。

 デザイナー、ライター、フォトグラファー、プランナーというクリエイテ
 ィブ系のカタカナ職業って、とかく派手で華やかに見られがちですが、実
 際は裏方稼業。常識にとらわれない自由な発想が求められますが、自分ま
 で常識からはずれた言動していると終るのも早い。長く生き残っている人
 ほど、地味で常識人です。

 ほんのささいなことでも答えれば、必ずお礼のメールがあり、こちらから
 の質問にも適切な回答が返ってくる。聞かれたことだけ答える、言われた
 ことだけするのではなく、相手にとってプラスになる付加情報はどんどん
 提供し、繋げていく。そんな気配りや手間をかけることに労を惜しまない
 彼女の姿勢が好きです。でも、怒らせるとコワイとわかっているので、細
 心の注意は払っておりますが。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 有限会社 アルバデザイン 竹内千乃さん

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 私の誕生日にすっぴんの素顔をさらしてくれた粋な人。お酒、強いです。
 たまに踊ってます、FIVEで。http://www.jazzfive.com/index.html
 同い年だけど、豪快な姉御。丙午世代の仕事仲間って意外と少ないので稀
 少。顔で得してるな~とつくづく思う。観音系と言いますか、とにかくえ
 びす顔だから、にこっとお願いされると言うこと聞いてしまいます。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < うっかりな習慣(3)
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       うっかり見落としているメールの習慣についての最終回です。

 ▼ CCとBCCの使い分け
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 メール初心者によく見られる傾向のひとつが同報メールのうっかり。
 CCとBCCの使い分けです。

 複数の人に一斉に同報メールを送信する際、CCで送ると受信する側のメー
 ルの「宛先」に全員のアドレスが“見える”状態で送られます。

 同報したメンバーがお互い知った者同士で、互いのアドレスを公開しても
 問題ないときはいいのですが、公開されたくないメンバーがいる場合はCC
 での送信はNG。

 そんなときはBCCを活用しましょう。BCCで送信すれば、受信する側には同
 報した他の人の宛先は一切表示されません。
 「宛先」欄にには「Undisclosed-Recipient」と表示されるのみです。

 会員向けにニュースレターを送信する際などは、BCCで一斉送信すると便
 利ですね。「まぐまぐ!」を利用せず、手動でメールマガジンを配信する
 ような時も活用できます。

 ▼ HTMLにご用心
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 もう一つ、メール初心者によく見られるのがHTMLメールでの送信。

 意図してHTMLメール形式で送る場合は良いのですが、最初の設定がHTMLの
 ままで本人が気づかずに送信しているケースも多く見受けられます。

 特に、メールソフトが「Outlook Express」の場合、最初に「HTMLメール」
 に設定されているのでご用心。今一度、設定の確認してみましょう。

 HTMLメールは、フォントや大きさを変えたり、背景に色をつけたり、と装
 飾できる楽しさがありますが、一方で、
  ・メールの容量がテキストメールよりも大きい、
  ・送る相手がテキストしか読めないメールソフトの場合、
   文字化けして読めない
  ・ウィルスメールと間違えられる
 というデメリットも。

 初めてメールを送る相手には、テキスト形式での送信をおすすめします。

                   明日は、「仕事美人列伝」です。

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