昨日に引き続き、今日も「メーリングリストの作法」についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   <メーリングリストの作法(2)>
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  メーリングリストに参加する際の基本の作法、「件名」についてです。

 ▼ 漠然とした件名には反応が少ない
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 メーリングリストに参加すると、一日に何通ものメールが届くようになり
 ます。そこで重要になるのが件名(サブジェクト)。

 複数のメールの中から読むか否かの判断は、まず件名をチェックしてから
 になります。メールの内容が具体的にイメージできる、あるいは参加メン
 バーの興味をひくような件名は、反応しやすいものです。

 よくあるのが「教えて」「どうも」「すみません」という漠然とした件名。
 件名を考える際は、「メールの中身を読めばわかるから」と安易に考えず、
 おおよそメールの内容の察しがつくような件名を工夫しましょう。

 ▼ ひきつける件名を書くには
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 MLでは、投げかけた件名の良し悪しは、参加者の反応メールの数である
 程度測定できます。多くの反応が得られる件名を考え、工夫することは、
 ひとことで端的に内容を伝える良い訓練になります。

 「○○の設定の仕方を教えて」「○日の交流会の出欠について」「おすす
 めの紅茶専門店」など、何について聞きたいのか、何について書きたいの
 かを明確にすることがポイント。核心となる言葉を中心に、件名を組み立
 てるようにするとよいでしょう。

 ひきつける件名は、MLに限らず通常のメールのやりとりでも大切です。
 全文を要約して一行にまとめるとどうなるか。長い文章には合間合間に見
 出しをつける。こういったことを日常的に行う習慣をつけておくと、的確
 な件名が書けるようになりますよ。

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           涙目で必死で叩くキーボード。
  よりによって、配信間際にネットがつながらなくなってしまいました。
           ギリギリ配信も一貫の終わり。
       というわけで、本日、20分遅れの配信です。とほほ

さあ、今日から「メーリングリストの作法」についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     <メーリングリストの作法
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      メーリングリストに参加する際の基本の作法をご紹介します。

 ▼ メールで連絡事項や意見を共有する場
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メーリングリストとは、同じ目的や興味をもつ参加メンバーが定められた
 メールアドレスにメールを出すと、自動的にメンバー全員にそのメールが
 配送されるサービスの総称。略してML(エムエル)とも言いますね。

 その専用メールアドレス宛てに参加者がメールを送信すると、登録されて
 いるすべての参加者に届けられるので、連絡事項や意見を参加者全員で共
 有することができます。

 無料で開設できるMLには、FreeML(フリーエムエル)などがあります。
 http://www.freeml.com/

 ▼ 参加者と会話する公共の場がML
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 MLに参加する際の最初のマナーは、「はじめまして」と参加する際に名
 を名乗り、簡単な自己紹介をすることから始まります。既知の仲間同士で
 MLを開設した場合は、MLからのメールが届いている旨を知らせる確認
 メールを投稿して意思表示を。

 名乗りもせずいきなり投稿しても、誰の発言がわからず混乱のもとです。
 複数の参加者と会話する公共の場がMLであることを意識して、誰の発言
 か明確にするためにも、基本的なことですが、まずは名を名乗りましょう。

 MLに参加する際に意識しておきたいのが、MLから来るメールは自分だ
 けに届いているのではないということ。当然、自分が出したメールも登録
 メンバー全員に送られ、メンバーの目に触れます。個人対個人がメールを
 やり取りをする場ではなく、個人対複数がメールをやりとりする場である
ことをお忘れなく。

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今日は「メールで築くいい関係」最終回です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  <メールで築くいい関係・番外編
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                 番外編として仕事の心構えを一席。

 ▼ 言ってもらえるうちが花
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 たとえば、社内の上司や先輩に間違いを指摘されたり、注意・忠告しても
 らえることって、実はすごくありがたいことです。私自身もフリーランス
 になって初めてそれがわかりました。

 会社員時代、上司や先輩に何か言われるたび、ただただ鬱陶しいばかりで、
 「でも」「だって」と口ごたえばかりしていました。でも、いざ、フリー
 になってみると、自分の仕事ぶりや原稿の良し悪しを客観的に評価したり
 注意してくれる人がいないことは心細く、戸惑うことも多くあります。

 「言ってもらえるうちが花」。フリーになったら、言ってくれる人、そう
 はいません。

 ▼ 直言メールはしばらく置いて…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 自分にとって耳の痛い意見ほど、避けずに受け入れる勇気も必要。明らか
 な中傷や意地悪は別として、自分の成長を思って厳しい意見をくれる人ほ
 ど大切に。

 個人で仕事をしているような場合ほど、そういう存在を自ら求めていかな
 ければ、知らず知らずのうちに一人よがりの困ったチャンに陥る危険も。
 実は、それが一番コワイ。一人いればいいんです。自分にとっての目利き。

 ただ、メールで直言されるとつらいです。受け取る側は。メールの文章は
 必要以上に冷たく感じますから。だから私は、一度読んで「あいたた~」
 と思ったメールはすぐに返事せず、しばらく置いてから再読し、冷静にな
 ってから返答しています。

     来週は21日は祝日のため配信もお休みです。
     22日(火)から、また一緒にメール作法を考えていきましょうね。

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引き続き、ちょっとした心づかいを送るメール作法、第4話です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(4)>
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                    今回は「質問」についてです。

 ▼ 一歩先を想定して書く
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 質問や問い合わせのメールは、相手の手を煩わせないように心がけたいも
 の。メールのやりとりが何往復もせずに済むよう、質問やポイントをあら
 かじめまとめておくといいですね。一歩先を想定して尋ねる、あるいは、
 相手が返事をするだけでよいような書き方を工夫しましょう。

 ケースバイケースですが、たとえば、
 ・日程を決める場合はいくつか候補日を挙げ、時間と一緒に場所も決める
 ・相手のメールの内容がどちらにもとれるような場合は、
  「○○○についてはAという理解でよろしいですか」と自分の解釈を書
  いて打診する
 ・Aの場合は○○○、Bの場合は△△△です…というふうに、想定される
  状況を挙げ、相手がどちらか選ぶだけで答えられるように書く

 確認のメールで、「ご了承いただける場合は返信は不要です」という書き
 方も一つです。

 ▼ 回答にも時間と労力
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 聞くのはタダ。ですが、回答するのにも、質問と同じかそれ以上の労力と
 時間が費やされています。読むのはすぐでも、書くのは時間を要すること
 を心に留め、回答に対する返信の冒頭には、まず「ご回答ありがとうござ
 います」と感謝のひとことをお忘れなく。そして、回答に手間取らない具
 体的な質問を心がけましょう。

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今日もちょっとした心づかいを送るメール作法、第3話です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(3)
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                   今回は「断り方」についてです。

 ▼ 断る前に「ありがとう」
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 断り方にも神経を使います。「だめです」「行けません」「できません」
 と単刀直入に言ったのでは身も蓋もありません。特にメールの場合は、口
 で言うよりきつく感じられるので注意が必要。

 「お声をかけていただき、ありがとうございます。あいにく○○のため…」

 こんなふうに、断りを入れる前に、感謝の気持ちを添えるだけで、直截な
 言い方が緩和されます。

 ▼ 理由をはっきりくっきり
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 言われて嫌な断り方が「社内で討議したところ」「みんなに聞いて検討し
 たんだが…」という言い方。

 婉曲な断り方としてよく使われるフレーズですが、私はなぜダメなのか、
 なぜやめるのか、はっきり言ってもらった方がいいです。全体化してお茶
 を濁すような断り方より、理由をきっちり言ってもらった方が気分がいい、
 と思うからです。これも人によりけりかもしれませんが…。

 率直にものが言い合える関係を築いておくためにも、日ごろのなにげない
 言葉遣いを見直したいですね。

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