今日は「誤解を招くメール」の2回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 誤解を招くメール(2) >
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昨日に引き続き、誤解を招く自意識過剰なメールについて考察します。

▼ 追伸で告白?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
追伸とかPSをメールの文末につけることがあります。

追伸とは「手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文」。本来、メ
インとなる文章のあとに付け足す一文のはずですが、相手に伝えたい“本
心”をここにたくして送ってしまうこと、ありませんか?

私はあります。

これも結局、照れ隠しなんですが、「うれしい」とか「ありがとう」とか
「お会いできてよかったです」とか…核心部分を、敢えて追伸で言うこと
で“おくゆかしさ”を演出したつもりでいました。本心は最後にさり気な
くもってきた方が印象的かな…なんて姑息に考えていたのです。

でも、実はこれ、逆効果。回りくどく最後尾で言うより、メールの冒頭に
持ってきたほうが読むほうとしてはうれしい。生な感情がダイレクトに伝
わり、一文が輝きます。

それを追伸で言ってしまったのでは、前文に邪魔されて、本来伝えたい気
持ちが薄められてしまうのです。相手にはモノのついでにしか捉えてもら
えない。だとしたら、残念ですよね。

▼ 核心は冒頭に!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
気持ちを伝えるのに姑息なテクニックは不要。なにごとにつけ、テクニッ
クに走りすぎると、本来伝えたい気持ちまでうやむやになり、焦点がぼや
けます。

メールは結論から先に挙げていく方が良いとされるのは、優先順位の高い
仕事の用件ばかりと限りません。“快”の感情や核心部分を相手に伝える
時も文末より文頭で。

▼ 直球一本勝負!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
バレンタインのチョコレートも、好きな男の子の机にそっと忍ばせ、気が
つくまでひたすら待つより、きらきらの瞳で手渡しするほうが効果はテキ
メン!

恥ずかしがってばかりだと、おいしい部分はほかの誰かにもっていかれち
ゃいます。勇気一番搾りで、メールも直球勝負で参りましょう!

明日は、「誤解を招くメール」についての3回目です。

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               今日は「誤解を招くメール」についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 誤解を招くメール >
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 今日から3回にわたり、誤解を招く自意識過剰なメールについて考察します。

 ▼ 気持ちとうらはら…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「神垣さんって、誉めると無視するよね」

 そう女友達に言われて、ドキッとしました。最近も、その友人から「きれ
 いになったじゃない。自分を磨いているのがわかるよ」とうれしいメール
 をもらったばかり。

 内心、うふふとほくそえみ、思いっきり舞い上がっていた反面、かなり照
 れくさい。返信メールには、敢えて誉められたことには触れず、平常心を
 装い別の話題の返答だけを送っていました。

 「ちょっと誉めてもらったくらいで、はしゃぐなんて大人げないぞ…」と
 余計な自意識が作動してしまったんですね。あ~あ、もったいない。

 自分としては照れてモジモジしていただけでも、相手にすればメールに何
 の反応もなければ、せっかくの誉め言葉も無視されたように映るもの。彼
 女とのやりとりで、何度となく思い当たる節があったので、

 「照れてる場合じゃない!」

 とはたと気づいたのです。

 ▼ 素直になれなくて…は損!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールを受け取った時のうれしさ、ありがたさ、感動。読んだ時点で胸
 の内にはあっても、それをちゃんと言葉で返しておかないと、相手には
 決して伝わりません。

 どんなにうれしいかを長々と語る必要はなく、素直な「ありがとう」の
 ひとことを。

 「なんだか照れくさいな~」「調子に乗ってると思われるのでは…」な
 んて、変に気をまわしているうちに、せっかくの熱い気持ちも冷めてし
 まいます。

 メールに限らず人と対話するうえで、相手から投げかけられた“快い”
 気持ちには“快く”応えたいですよね。

 ▼ 3割増と3割減の使い分け
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 不思議なもので、けなされたり馬鹿にされたり、という負の感情が起きた
 場合にはすぐに反応するもの。攻撃されれば、攻撃し返したくなるのが人
 情です。
 
 ですが、そういう時は逆にひと呼吸置き、高ぶる感情を落ち着かせてから
 冷静に対応するほうが事を必要以上に荒立てずに済みます。

 正の感情は3割増でしっかり喜び、負の感情には3割減で小さく対処する。
 そのくらいがちょうどいいのかもしれませんね。

          明日は、「誤解を招くメール」についての2回目です。

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仕 事 美 人 へ の 道  < 書籍「 LOVE BRAIN 」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第2回は、黒川伊保子 著「 LOVE BRAIN」です。


LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

▼ 「飽きた、と云ったら、どうする?」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
自分の大好きな人からそう言われたら…。あなた、どうしますか?

私なら、その場から一気に500メートルは意識が吹っ飛び、次の言葉が出
てこない。考えただけでも恐ろしいです。でも、この本の答えはこうです。

「気にしない」

そんなこと、言えますか~? 今の私はよう言いません。本書では、こう
続きます。

「気にしないで、来週もデートのおねだりをする。気にしないで、機嫌良
く、彼の傍らにい続ける」

大人だ~。大人すぎる! で、その心は?

「なぜなら、男は、共有する時空に飽きたくらいじゃ、その女を嫌いにな
らないからだ」。

本当にそうですか? 男性のあなた。こんなに自信満々に言いきってみた
いよ、私も…。

この「気にしない」と言えるに至るには、女性脳と男性脳の性質の違いを
理解することが必要なようです。その具体的な例を挙げながら記されてい
るのが「 LOVE BRAIN」です。

▼ 女性のメールが饒舌で長い理由
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます」と、このメールマ
ガジンのVOL.6で申しあげました。

女性のメールはなぜ饒舌で長いのか。男性のメールはなぜそっけなく短い
のか。それも女性脳と男性脳の性質の違いを知れば納得します。

本書によると、女性脳の思考空間は基本的に一つなのに対し、男性脳のそ
れは、複数あるのだとか。

仕事中でも子どものことを考えたり、アイロンをかけながら夕食の献立に
思いをめぐらす、というふうに同時多発的に物事を考え行動に移せるのが
女性。

一方、仕事、家庭、趣味、恋愛など、それぞれ思考空間が分かれていて、
仕事モードに入ったら、即座に他のことは忘れてしまうのが男性なのだと。

▼ 男性脳型にモードを切り替える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「女は、すべての思考アイテムが、一つのテーブルに載っている。
男は、いくつかのテーブルを持っていて、そのテーブルごとに世界観や
誠意が違う」

ですから、メールでもしゃべるように延々と長くなっていくのが女性。何
が正しいかと言うことより、何がうれしく、楽しく、好きかが基準で、そ
のようなやりとりの中からものがたりを膨らませていく傾向にあるようで
す。

一方、機能と効率を追求する男性は、延々と長引くメール、仕事以外の話
題がさしこまれるメールは苦手。仕事モードに入っているときには別のモ
ードの介入は許しがたい模様。

この男性脳と女性脳の違いを知れば、今まで異性に対して抱いていたわだ
かまりが一気に解消します。

そして、ビジネス・メールをやりとりする際は、女性も男性脳型にモード
を切り替えて行うと滞りなく進めることができそうです。女性のあなた、
ちょと試してみませんか?

▼「 LOVE BRAIN―行為を紡ぐ男性脳 言葉を紡ぐ女性脳

著者の黒川伊保子さんは、コンピューターメーカーでAI(人工知能)研
究に携わり、ロボットの情緒を追求。ことばの不思議や、情緒の謎をビジ
ネスに活かすコンサルタントとして活躍中です。

本書では、彼女のパートナーである“私の大好きな人”と息子とのかかわ
りを例に挙げながら、男性脳と女性脳の違いが語られていきます。この両
者の違いが“腑に落ち”理解できるようになるのが女の40歳なんだとか。

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お す す め メ ル マ ガ
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私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ここで順次紹介していきます。

隔週で紙飛行機のようにふわりと届く田村幸樹さんのメールマガジンです。

登場する物作り人たちの言葉がいいんです。

たとえば、“技術を教えても作るのは一人一人違う人間が作るんでしょ。

だったら、同じ物なんかできっこないよ・・・・”

失敗と体験、出会いが人を成長させるってことを教えてくれるメルマガです。
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【関学出て鞄職人?】

バギーポートの鞄を作っている鞄職人の私が、様々な魅力ある物作り人と
出会い成長して行く様を時におかしく、時に悲しく思いつくままに綴って
います。物作り人必読!

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~かおりん、たむたむの裁断したろかあーー~も必読!

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あ と が き
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今日ご紹介した「 LOVE BRAIN」は仕事にも、恋愛にも、子育てにも効く!

と思います。

本書を読んで、息子を持つ女性がちょっとうらやましくなりました

(もちろん、娘は娘で楽しみがあるのですが…)。

「女はことばで癒される動物だ」

けだし、名言。というかその通りだと思います。

だから、実のところ女性の扱いはコツをつかめば非常に簡単。

結局、“私の大好きな人”からの“そのひと言”さえあれば、

当分ご機嫌でいられるんですから。

女心を知りたい男性にもぜひ、おすすめです。

どうぞ、これからもおつきあいのほど、よろしくお願いいたします。

オレンジの表紙が目印!
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仕 事 美 人 列 伝  < ごきげんはうす・沢井律子さん>
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毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、私の知っているリアルな“仕事
美人”をご紹介します。第2回は、Web制作の達人・沢井律子さんです。

▼ まるで男同士のような仲
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沢井さんとのメールのやりとりは、びゅんびゅんと音がしそうなくらい、
とにかく速い!

二人のタイミングが合うときは、間をおかず送信し合うので“ゆるやかな
チャット状態”になることもしばしば。メールで打ち合わせや意思統一
が短時間でできてしまうのです。

速さの秘密は、お互い、無駄なことを書かず、要点だけでパキパキやリ取
りするからだと思います。

限りなく男性同士のそれに近く、極めて淡白。でも、それが気にならない
相手なのです。

▼ クイック・レスポンスの女
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Web制作をいつも彼女にお願いするのですが、指示をメールで送ると、
「え、もう?」というくらい素早く修正済みを知らせるメールが届きます。

手(対応)が速いだけでなく正確なので、作業自体が非常にスムーズ。
だから、どうしても彼女と組みたくなるのです。

複数の仕事を常に抱えているにもかかわらず、作業もメールの反応も速い
沢井さんは、名づけて「クイック・レスポンスの女」。

ビジネス・メールのやりとりにもクイック・レスポンスは大切ですね。

▼ 返信のタイミング
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
会社員時代、取材や打ち合わせでしばらく外出して社へ戻ると、電話が複
数入っていたり、伝言のメモ書きがたまっていました。これがまた、忙し
い時ほど多い。あなたも、そんな経験ありませんか?

そういうときは、あと回しにせず、時間を決めて一気に処理した方がいい
と思っています。

メールも同じで、留守の間や仕事中ににたまったメールは、集中してすぐ
に対応します。あとまわしにすると、結局、返信し忘れたり、メールが来
たことすら覚えていなかったりするからです。

時間に余裕があるとき私は、返信によほど時間を要するものでない限り、
即レスを心がけています。

ケースバイケースですが、
・すぐ返事ができるものは即返信
・時間を要するものは、のちほど時間をとってまとめて返信
あるいは
・メールチェックの時間を決めて集中して対応
というふうに、自分の仕事のリズムにあわせた返信の仕方を決めておくと
いいでしょう。

目安として、受信してから24時間以内の返信を心がけたいですね。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛

ごきげんはうす 沢井律子さん
http://www.gokigen-house.com

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

実際、私より随分若い沢井さんですが、それにしても実年齢より若く見え
る。その真相を追求したところ、わかりました!

彼女、姿勢がいいんです。

年齢とともについ前かがみになったり、ダラっとしてしまいがちですが、
彼女はいつも背筋がピンと伸びている。姿勢の良さは若々しさに比例する
んだ…と彼女を見ていて実感しました。私もピンとしなくっちゃ。

明日は、「仕事美人への道」。仕事美人的おすすめ書籍のご紹介です。

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                今日は「嫌われるメール」の3回目です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(3)
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          送ると嫌がられるメールについての考察、最終回です。
 

 ▼ 問わず語りなメール
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 用件以外に、聞きもしないことを語り出す。憶測や決めつけで書く。

 相手の要望や問い合せに対し、答えるどころか相手が答えようのない
 “問わず語り”を勝手に始めてしまうメールも迷惑がられます。

 ビジネスメールは、迅速に用件の確認や伝達を行うことに
 主眼が置かれます。

 相手に用件をすぐに的確に伝えることが重要なのに、
 無駄な事柄が入ってくると、ポイントがずれてしまい、
 何が言いたいのかよく分からないメールになってしまうのです。

 ▼ 誰が読んでも分かるメールを
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 主語がないメールも困りますが、省略が過ぎるメールも誤解の元。
 書いた本人には分かりきったこと、見知った人のことでも、
 伝える相手には初耳だったり、あかの他人のことだったりということが
 往々にしてあります。

 メールも言葉のキャッチボール。
 相手が判断や理解に苦しむような一方的な書き方は
 相互理解や共感には結びつきません。

 文章がうまい・へたという問題ではなく
 「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どうした」
 が分かりやすく整理されて書かれたメールであることが肝要。

 文章をこねくり回すより
 誰が読んでも言いたいことがすぐに伝わる
 分かりやすさを意識したいですね。

 相手への配慮を欠いたぞんざいなメールを出せば、
 送り手自身がぞんざいな人と判断されかねません。

 ▼ 深夜のメールにご用心!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 それから、気をつけたいのが深夜のメールです。

 これはビジネスメールというより、私的なメールで起りやすい現象ですが
 深夜の時間帯は一人の世界にはまり込みやすく
 感情や思い入れが昼間の2倍~3倍増しになります。

 自分に酔いしれ、えらく感傷的なことを書き連ねてしまうのです。

 気持ちをこめるほど、酔いしれワードが次々とあふれ出し
 朝になって読み返すと、穴があったら入りたくなるような
 赤面ものの文面になっているのが常。

 ですから、深夜にメールを書く時は、手短にあっさり書くぐらいが
 ちょうどいいのかもしれません。

              + + + + +

 3回にわたって「嫌われるメール」をご紹介してきましたが、
 いずれも、私自身が経験してきたことです。

 くどい前置き、余計な理由、深夜のメール……恥ずかしい限りです。

 悲しいかな、その時は分からず
 似たようなメールを目にして、初めて気づくということがよくあります。

 上達のコツは、習うより慣れろで書く回数を増やし書きなれていくこと、
 一度は読み返す、人のふり見てわがふり直していくことですね。

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 お す す め メ ル マ ガ
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 私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
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 キンコーンカーン♪ 月~金曜の毎朝11時、

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