今日は「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 書き方ひとつ >
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今日から3回にわたり、好感度のアップする書き方、言い回しをご紹介します。

 ▼ 忘れちゃならない、書き出しのお約束
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 キャリアのある女性読者からいただいた相談です(抜粋)。

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 性格なのでしょうか、会話もメールも表現がストレートらしく、相手を引
 かせてしまうのです。
 私なりに勉強して気をつかっているつもりなのですが、自分ではどこをど
 うなおしたらよいのかわかりません。助言をいただければ幸いです。
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 回りくどい言い方より、はっきりストレートに言う方が何ごともわかりや
 すいですよね。特に仕事の場合。ただ、言い方一つできつくもやさしくも
 なるので、気をつけたいところです。

 上記の相談があった読者のメールには、別段、引いてしまうような“スト
 レート”な表現は見当たりませんでした。ただひとつ、気になったのは…

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 ○○様

 こんにちは。
 ●●です。
 —————–

 という最初の手順がなく、いきなり「はじめまして」でメールが始まって
 いる点でした。

 ・誰宛のメールなのかを明確にする
 ・ひとことあいさつ(朝・昼・夜のあいさつやはじめまして)
 ・自分の名を名乗る(誰からのメールなのか所在を明確に)

 この3点がないと、受け取る側は唐突あるいは高飛車な印象を持ちます。
 初めてのメールならばなおさら。たったこれだけのことですが、毎回メー
 ルの冒頭に入れるように意識するだけで、読み手の印象は変わりますよ。

 ▼ 言い方ひとつで好感度アップ!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 用件に対してできる・できないの回答、依頼、打診、確認など、用件はあ
 くまで率直に。でも、気をつけたいのが言い回しです。

 たとえば、相手に指示を出したり、依頼する場合

 「~してください」よりも
 「~お願いします」「~していただけますか」

 としたほうが感じはいいです。「です」が続いたら「ですね」を合間に入
 れるとか。

 私もよくやる失敗ですが、メールの場合、ピシッと強く言い切ってしまう
 と、送り手が思う以上に読む側には冷たく響いてしまうもの。ですから、
 言い回しをソフトに、婉曲に書くように意識するとメールの好感度もアッ
 プします。

 指示を出す側、受ける側も仕事をするうえでは対等。「仕事を出してやっ
 ている」というような気でいると、言葉や態度にも出てきます。お互い気
 持ちよく仕事を進めていくためにも、言葉づかいには気を配りたいもので
 す。メールに限らず、話す時も同様ですね。

       明日は、「書き方ひとつ」でこんなに違う事例の2回目です。

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仕 事 美 人 へ の 道  < 映画「恋愛適齢期」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第3回は、映画「恋愛適齢期」です。

▼ 大人の恋の行方
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売れてる劇作家、エリカ、バツイチ54歳。音楽業界のやり手プロデューサ
ー、ハリー63歳独身。妙齢の大人二人が恋に落ちたら…。その顛末を味わ
い深く描写している映画が「「恋愛適齢期」です。

心臓発作で倒れ、エリカの別荘にいそうろうするはめになるハリー。ひょ
んなことから一つ屋根の下で別室にいる二人がメールでやりとりを始める
シーンがあります。

寂しさにさいなまれたある晩、ハリーは突然エリカのホームページからメ
ールを送信。

「何してる?」

不意を衝かれつつ「仕事中よ」と返すエリカ。

この映画では、インスタントメッセージ※で筆談しあうところが今っぽい
ところ。

※インスタントメッセージ:
インターネットに接続している者同士が1対1で短い電子メールを交互に
やり取りし、ほぼリアルタイムに筆談できる機能。Windows Messenger、
Yahoo!メッセンジャーなどが有名。

▼ 一気に火がつくこともある。でも…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
以前にも書きましたが(VOL.8 嫌われるメール(3)「深夜のメールにご用心」 )、夜更けにひっそりメールなんかしていると、どっぷりはま
る自分ワールド。

つい内面さらしやすくなるせいか、メール交換しているうちに相手のすべ
てをわかったような気になるから厄介きわまりない(出会い系サイトがそ
のさいたるものでしょう)。

感情6割増くらいのテンションでメールのやりとりするもんだから、一気
に火がついてしまうのですね。

恋愛は状況の産物。ぽつんと孤独で人恋しい時に、そばにいた相手と盛り
上がるのは自然な成り行き。この映画の二人も、メールを通じて互いの内
面に触れ、急接近していきます。

メールで出会い、結婚にこぎつけるカップルもいるご時世。でも、メール
は対話の一手段で、それだけで相手のすべてをわかりはしません。でも、
悲しいかな、錯覚してしまうんですね。

この映画でも、最初は盛りあがっていたメール交換も、やがて本音を書こ
うとして、書いては消してを繰り返すうち、結局、想いとうらはらな言葉
を書いて送ってしまうというシーンが出てきて、切なくなります。

▼ メールに見る男女の違い
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

男性と女性を比較した場合、私的なメールでも男性のほうがえてしてぶっ
きらぼうです。メールは用件を伝える手段で、おしゃべり感覚でメール交
換して親密度を測ろうとする女性とは、もともとの捉え方が違うみたい。

ですから、男性からのメールは「業務連絡」と捉え、多くを求めないよう
女性側が受け止め方を切り替えるか、男性側が今より少し頻度を増やして、
たまにはメールで女性と他愛のない会話をしてみてもいいかもしれません。

少なくとも、メールの回数が多い少ないで無駄なけんかは回避できると思
われます、カップルの場合。

▼「恋愛適齢期」(Something’s Gotta Give)
2003年製作のアメリカ映画。監督・脚本は Nancy Meyers。強面で近寄り難
いけど、笑うとチャーミングなジャック・ニコルソン。恰幅いいし、顔は鬼
瓦みたいに毒々しいのに、この映画でも恋するオジサンを時に少年のように
演じています。主人公エリカをダイアン・キートン、エリカに恋する青年医
師にキアヌ・リーブス。キートンが大人っぽくエレガント!

来週もまた一緒にメール作法を考えていきましょうね。

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今日は「仕事美人列伝」です。

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 仕 事 美 人 列 伝  < 前衛書家・山本てるみさん
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 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第4回は、書家の山本てるみさんです。

 ▼ 骨の髄までアナログ派
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 最初っからわかっていたんです。メールやインターネットが苦手だってこ
 とは。

 メールも携帯も彼女からすぐに返答があれば、その日は私のラッキーデイ。
 一発でつながったためしがありません。

 電波や通信回線よりも、紙に一気に書いた筆文字の墨の乾きを気にする女、
 それが書家の山本てるみさんです。

 見事なまでに改行が不揃いのメールと
 時折届くたおやかな美しい文字で綴られたハガキ。
 そのギャップで一人で二度おいしい楽しみを提供してくれます。

 「明日の人間ドックでは美味しくバリウム飲んでみてくださいね!」
 「らっきょうの瓶を誤ってFAX上に引っくり返してしまい、使用不可と
  なりました」

 というまったくフォローの余地のない天然ぼけ100%のメールをよこして
 くるかと思いきや

 定期的に書の講師として通う小学校の書初め大会で、普段は塗り絵さえ先
 生の手を借りなければできない子どもが、大会に向けて書でお手紙を書い
 てくれたというちょっといい話を
 「こんなサプライズは神垣さんにお話ししたくなります」
 と鋼のハートをくすぐるようなメールを送ってくるのです。

 ▼ 読み取ってるな~
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 このメルマガのタイトル、当初は2案用意していました。
 「できる女のメール作法」と「仕事美人のメール術」です。

 タイトル自体は、結局、この2案を合体させた形になりましたが、決定す
 るまで何人かの知り合いにリサーチしたところ「できる女のメール作法」
 のタイトルを選んだのが彼女。その理由は

 「できる女」というポジティブ感にそそられ、「作法」という文字に謙虚
 さを感じるから。

 「できる女」というイケイケ感と、「作法」というきっちり感の対比が面
 白いのでは、という私の意図を汲むかのようなメールをもらい、さすが感
 性の人、読み取ってるな~と感心しました。本人は感じたままを書いてい
 るに過ぎないのでしょうが。彼女への親近感がぐ~っと増したものです。

 ▼ 気持ちを形にする訓練
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 思ったまま、感じたままを5行程度に綴った山本さんのメールには、いつ
 も寄り添いたくなるような体温を感じ、ほっとします。こちらの気持ち
 がとげとげしくなっている時ほど、その効果は絶大。

 時折、気持ちを直撃するはっとするようなメールをよこしてくるのは、心
 に感じたものを自分で消化し、表わす術を書という創作活動を通じて身に
 つけているからなのでしょう。

 メールというのは仕様はみな一緒。文字のみむき出しになった状態の道具
 です。同じゴシック文字で入力される言葉の向こうには、書き手の気持ち
 が透けて見えたりもします。メールでも、飾らない気持ちを素直に伝えら
 れるといいですね。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 前衛書家 山本てるみさん

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 ついこの間まで金融機関の会社員だった山本さん。バリバリの正統派仕事
 美人として勤務する傍ら、ずっと書を続けてきた人です。ということは、
 実は私よりずっと「数字が読める女」かも…。私より少しお姉さんの彼女
 ですら、まだ“ぱしり”状態の書の世界。自由と小回りがきく今のうちに、
 面白いことを一緒に仕掛けたいと思っています。

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今日は「続くメール」についての3回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 続くメール(3)
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エンドレスに続くメールの応酬の解決法、最終回です。

▼ 「これで終わり」を自分から示す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
エンドレスのメールを「エンド」にするには…
実際は、悩むところですよね。

私的なメールは特に、これで終わりと思っていても、応えてくれた相手の
気持ちがうれしくて、ついまた返信ということもあります。

エンドレスになりそうな時、私は、率直に「これで最後にしますね」とひ
とこと添えることにしています。

「これで終わりですよ」と暗に知らせるフレーズとしては、ほかにも

「では、おやすみなさい」
「また、お会いできることを楽しみにしています」
「今から、外出(仕事)するので、これで終わりにしますね」

などを最後にもってくるのです。

こういう書き方もあります。主に仕事のやりとりで使う方法ですが、

「もし、上記の内容をご理解いただきましたら、返信は不要です」

「もし、上記の内容で不都合がありましたら、お知らせください。
ご了解いただけましたら、返信は不要です」

つまり、問題点があったときのみ返信をお願いするわけです。私的なメー
ルでも、「返信は不要ですよ」と書かれていると、気が楽です。でも、そ
ういう時ほどうれしくて返信してしまうものですが…ね。

▼ 返信の有無より、相手の状況を考える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

お客さま(仕事の依頼主)に対して、メルマガなどでキャッチした参考情
報を送ることがあります。

私の場合、気づいた時にすぐに送っておかないと、自分自身が忘れてしま
うので、そうするのですが、相手からの返事はハナから期待しません。

相手にとって有益な情報な場合は、たいがい返信があります。返信がない
場合は、忙しくて見ていないか、参考にならなかった、のどちらか。だか
ら、返信は求めません。

お客さまに対して、私が決めているルールは次の通りです。

1)自分から出したメールは、自分のメールでしめる。

一往復半の法則ですね。

2)相手からのメールには必ず返信する。

「承りました」「ファイルを受領しました」など、読んだ意思表示を
とにかく示します。

3)逆に、自分から送信してお客さまから返信がなくても気にしない。

どうしても回答が必要だったり、確認を要する場合は、メールを待つ
より電話した方が確実で話が早いです。返信がないときは、忙しくて
返事をするどころではないか、相手にとって回答するまでもない内容
だったということ。執着するより切り替えが肝心!

返信がなくて当たり前、あっても1行、という相手から、たまに8行くらい
返信があると、わざわざ書いてくれた内容の重要さわかりますし、単純に
気持ちとしてうれしいものです。

私的なメールはもっとゆるく考えていて、返信の代わりに相手のブログや
掲示板に書き込むこともありますね。

▼ 返信のルールは自分で決める
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールはあくまで伝達手段。気持ちを100%伝えることなんてできないと
思っています。対話の一手段ではあってもすべてではない。

相手を不快にさせない心づかいは最低限必要としても、返信がないから冷
たい人、必ず返事がある人がいい人、とは私は思いません。自分自身、相
手への思いはあっても返信できるときとそうでない時があるからです。

メールは、来たら返す、という一往復のやりとりを基本に、どう続けるか
は自分なりの返信のルールをもとに、相手の状況に合わせて対応するのが
自然ではないでしょうか。

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今日は「続くメール」についての2回目です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 続くメール(2)
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昨日に引き続き、エンドレスに続くメールの応酬の解決法です。

昨日は、メールの返信パターンを二通りご紹介しました。

1)自分からメールを送った場合は「一往復半」

2)相手からメールが送られてきた場合は「一往復」が基本。

この2つのパターンでやりとりをすませるポイントを今日はご紹介します。

▼ 「了解と感謝」に一点集中!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
1)自分からメールを送った場合

問い合わせや質問、確認などを自分からするメールですね。
そんなときは「一往復半」。相手の返信に再度、自分からメールを返して
終わりにします。

(1)自分から送信    自分→相手
(2)相手から返信    相手→自分
(3)自分から再度送信  自分→相手  … 終了

特に仕事の場合、お客さま(仕事の依頼主)に対しては、自分が最後に返し
ておしまいにしたいもの。そこで、一往復半できれいに終わるには…

「ありがとうございます」でしめる!

返信する際は

「承りました。ありがとうございます」
「了解しました。ありがとうございます」
「助かりました。ありがとうございます」

と、相手からの返信に対する感謝の言葉を述べて終わりにすると、「ひと区
切り」感が出ます。

相手の返信に対する感謝の気持ち、あるいは理解・了承した旨を伝える場合、
長く書くほど、ついまた相手も返信してしまいがち。ですから、短く簡潔に
「了解と感謝」の旨だけ伝えることがポイントです。

二度目以降の返信は、「了解と感謝」のフレーズに一点集中を。それ以外の
部分で反応するために、話が続いてしまい、終わらなくなってしまうように
感じています。

▼ 一往復で終わるか
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
2)相手からメールが送られてきた場合

相手からの問合せや質問、打診のメールですね。
そんなときは「一往復」が基本。自分のメールで終わりにします。

(1)相手から送信    相手→自分
(2)自分から返信    自分→相手  … 終了

仕事の場合は、これで大体完結するのですが、私的なやりとりの場合など
は、相手から再度返信があるため、エンドレスな応酬が続くことになるわ
けです。

判断の目安として、
(2)で終わらず、相手から再度返信があったときは、特に返事を要する
質問や問いかけがなければ、そのまま返信せずに終わっていいと思います。
私の場合はそうしています。

あるいは、二往復目の返信の際、エンドレスにならないようこちらから先
んじて「結び」のフレーズを告げるのです。

暗に、終わりを相手に伝えるには?

この続きは明日。
エンドレスを「エンド」にできるちょっとしたコツをご紹介しますね。

明日は、「続くメール」についての3回目です。

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