今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法(2)
◆────────────────────────────◆
         昨日に引き続き「初めての相手に送るメール作法」です。

 職場で、初めての相手にメール。書き出しのポイントは
  「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 
 が基本の流れ、と昨日お話しました。宛名の重要性はわかっていただけた
 と思うので、次は「自分の名前と自己紹介」です。

 ▼ 「宛名」の次は名を名乗る
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【 自分の名前と自己紹介 】
 宛名の次は自分の名前です。ビジネスメールの場合は、当然のことながら
 本名を名乗ります。差出人が誰であるか、相手にひと目でわかってもらう
 ためでもあります。

 続けて、簡単な自己紹介も添えておきましょう。「私は△△△社で▽▽を
 担当しております○○です」といった具合に、社名、所属部署、自分が担
 当している仕事内容などを簡潔に述べます。

 くどくどと書く必要はなく、メールの用件に関連する範囲内で相手に自分
 が何をしているか、が伝われば十分です。

 ▼ 相手のアドレスを知った理由に触れておく
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 初めてメールを送る場合、気に留めておきたいのが、相手のメールアドレ
 スを知った理由を書き添えておくこと。

 自分が逆の立場なら、見知らぬ人からの突然のメールには「なぜ、自分の
 メールアドレスを知ったのだろう?」と警戒心を抱くものです。「なぜ」
 に対する理由が明らかなら、不審感もなくなります。

 「△△△社の○○様からご紹介をいただき、メールを差し上げました」と、
 ひと言添えておくだけで好感度もアップ。わだかまりなく、その後のやり
 とりがしやすくなること請け合いです。

       そして、いよいよ用件に入りますが、この続きはまた明日。

続きを読む

記事全文を読む

今週から2週間にわたり「新入社員のメール作法」をご紹介していきます。

◆────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法
◆────────────────────────────◆
            今日は「初めての相手に送るメール作法」です。

 ▼ 初めての相手に送るメール作法 ~書き出し~
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 職場で初めて出すメール。緊張しますね。

 「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まず
 は基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場
 合の書き出しのポイントをご紹介します。

 「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 が基本の流れです。

 ▼ まずは「宛名」を正確に!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【 宛 名 】
 個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょ
 う。間違って送信した際にもすぐわかります。

 宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽
 部長 ○○様」と2行に分けて書くといいですね。

 個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会
 社 御中」「総務部 御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場
 合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。

 特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、
 よく確認を。

 個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場
 合は、件名に「○○様 △▽△の件について」と名前を入れておくとわか
 りやすいですね。

 補足ですが、
 初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいが
 ちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合
 場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいで
 すね。

           明日は、「自分の名前と自己紹介」についてです。

続きを読む

記事全文を読む

カミガキです。
今日はエイプリルフールだってことをキレイサッパリ忘れていました。
おかやんの「妊娠50ヶ月」を読んで気づいたものの
すでに配信が済んでました。
不覚です。
仕込み忘れた自分を責めます。
カミガキです。
カミガキです。

今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介しています。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(5)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
            今日は私の「メールの小ワザ」をご紹介します。

 ▼ 私のメール作法
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールに限らず、私が文章を書くうえで気をつけているのは、普通の言葉
 で書く、ということです。

 横文字、カタカナ、専門用語はなるべく使わないか、意味を置きかえて書
 くようにしています。流行の言葉も極力避けます。

 職業こそライターというカタカナ職業ですが、気持ちのうえでは「書き手」。
 小説家ではないのだから、自分の文章スタイルや表現手法にこだわるより、
 書き手、聞き手として、取材する相手や取り上げるテーマが輝く文章を書
 きたいです。

 もうひとつは、自分に酔っぱらわない。

 私の場合、自分で気をつけておかないと文章がすぐに“酔いしれモード”
 に走ってしまうのです(特に深夜)。ノリノリで書いているときほど、気
 分が高揚しているので、あとで読み返して赤面するというのは未だよくあ
 る話。

 それを防ぐためには、書いたあと、少し間をおいて読み返すことが大事。
 時に、人にピシッと指摘されて、過剰な自意識に冷や水を浴びせるのもひ
 とつだとも思っています。

 ▼ 公私のメールの使い分け
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 書き方で気をつけているのは、お取引先には基本的に敬語、丁寧語。初め
 ての相手だけでなく、旧知の間柄でもくだけた表現はほとんど使いません。
 というか性格的に使えないんです、私の場合。

 仕事仲間に対しては、仲良くしている相手にも仕事の時は丁寧語。「お世
 話になります」で始め、ありがとうではなく「ありがとうございます」。

 一方、私的なメールでは「こんにちは」で始まり、本文はほとんど話し言
 葉か、方言全開状態。親しい間柄になると、2行でやりとりなんてことも
 あります。

 メールも対話の道具。ビジネスメールでは、情報伝達が主目的ですが、基
 本は人と人との対話。礼儀をわきまえ、用件を的確に伝達したうえで、体
 温の伝わるメールにできたらな、といつも思っています。

     ※こうすると便利! というあなたの「メール作法」があれば、
      教えてくださいね。お便りはこちら  beppin@kamigaki.jp

続きを読む

記事全文を読む

今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介しています。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(4)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
           今日は読者の「メールの小ワザ」をご紹介します。

 ▼ 返信用のフォルダを設け、チェック
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 <読者の作法>————————————

  私は、メールフォルダに、「お返事出さなきゃ」(個人用)とか、「未
  処理」(仕事用)というフォルダを作っていて、受信したメールをそこ
  へ入れております。
  そして、返信し終わったら、そのフォルダから別保存もしくは削除フォ
  ルダにいれてます。
  つまり、そのフォルダに何かあれば、それをチェックしては、「おお、
  そうだ、そろそろこの人に返信しよう」などと考えるんです。
                      (読者:ハチさん より)

 ————————————————–

 一日外出していると、メールがたまって返信が追いつかないことがありま
 す。ハチさんのように、あらかじめ受信メールを分類してチェックするよ
 うにしておけば、返信し忘れることがなくなりますね。

 ▼ フォルダ、アドレスで受信するメールを分類
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 私は、受信トレイのフォルダを「仕事用」「友人用」「メルマガ用」の3
 種類に大きく分けて受信するようにしています。

 「仕事用」はお取引先別、「友人用」は名前や店舗別、「メルマガ用」は
 分野別にさらに細分化。今、数えてみると、フォルダ一覧には50個フォル
 ダがありました。

 フォルダが多ければいいというものではありませんが、こうして分けてお
 くと、メールが誰から、どこから来たかがひと目でわかります。

 OutlookExpressの場合、フォルダの新設・仕分けは、ツールバーの「メッ
 セージルール」で設定できます。

 アドレスを用途別にいくつか設定し、使い分けるのも一つの方法。私は、
 主に仕事用、私用、メルマガ用にアドレスを分けています。仕事用にはド
 メインが入ったもの、私用にはもともとプロバイダで設定していたもの、
 メルマガ用には、女性限定で無料で使える登録制接続サービスを利用して
 います。

     ※こうすると便利! というあなたの「メール作法」があれば、
      教えてくださいね。お便りはこちら  beppin@kamigaki.jp

続きを読む

記事全文を読む

【本日の業務連絡】
不肖・神垣、なぜか選者の一人に名を連ねています。自称「スーパー銭
湯にくわしい専門家」? NIKKEIプラスワン・何でもランキング
「おすすめのスーパー銭湯」 http://www.nikkei.co.jp/p1/ranking/ 

今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介します。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                今日は「読み返す習慣」についてです。

 ▼ 人が読めるか!? を意識して書く
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールでのやりとりと同じくらい、FAXでのやりとりも多いです。このと
 き、すごく困るのが「字」。

 字の上手い下手はこの際関係なく、もともと字にクセのある人が忙しさに
 追われ、殴り書きのように書いてくる字。これが一番困ります。本人には
 読めても人には読めない。解読困難で、お手上げです。

 たとえば、「バイヤー」が「バイカー」、「コメント」が「ユメリト」と
 しか読めないから、書いてある指示の内容を理解する以前に解読作業に時
 間をとられてしまうのです。これ、人が読めるか否かを意識して書くだけ
 で、随分読みやすくなると思うのですが…。

 ▼ 書いたあとには必ず読み返す
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールの場合は、すべて活字に変換されるので、字が解読できない事態に
 は陥りませんが、気をつけたいのが誤字。特に名前や社名など、固有名詞
 の正しい表記には注意しましょう。

 誤字を避けるためにも大切なのが、読み返すことです。FAXもメールも、
 自分の頭の中で考えていることをざ~っと文章にした後は、それで満足せ
 ず、必ずもう一度読み返してみる。それをするかしないかで文書の質はま
 ったく変わってきます。

 原稿書きの基本として教わったのは、声を出して原稿を再読すること。文
 章の流れがおかしいと音読した時詰まるので、すぐわかります。メールで
 は音読はしないまでも、送信する前に再度読み返す習慣をつけましょう。

 送信者名の明示、具体的な件名、正確・簡潔な内容、そして一度読み返す。
 「わかりやすいメール」を送るために挙げたポイントのいずれも、ワザと
 いうまでもない基本的なことです。結局、「わかりやすいメール」を書く
 ために必要なのは、うなるようなテクニックでも不意をつく裏ワザでもな
 く、基本の繰り返しだと思っています。

続きを読む

記事全文を読む
ICCT[rX dl̃[C@\ݎ󂯕t@VЈA[̏}i[ȊwKŊwׂICCT[rX