今日は「嫌われるメール」の3回目です。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(3)
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          送ると嫌がられるメールについての考察、最終回です。
 

 ▼ 問わず語りなメール
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 用件以外に、聞きもしないことを語り出す。憶測や決めつけで書く。

 相手の要望や問い合せに対し、答えるどころか相手が答えようのない
 “問わず語り”を勝手に始めてしまうメールも迷惑がられます。

 ビジネスメールは、迅速に用件の確認や伝達を行うことに
 主眼が置かれます。

 相手に用件をすぐに的確に伝えることが重要なのに、
 無駄な事柄が入ってくると、ポイントがずれてしまい、
 何が言いたいのかよく分からないメールになってしまうのです。

 ▼ 誰が読んでも分かるメールを
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 主語がないメールも困りますが、省略が過ぎるメールも誤解の元。
 書いた本人には分かりきったこと、見知った人のことでも、
 伝える相手には初耳だったり、あかの他人のことだったりということが
 往々にしてあります。

 メールも言葉のキャッチボール。
 相手が判断や理解に苦しむような一方的な書き方は
 相互理解や共感には結びつきません。

 文章がうまい・へたという問題ではなく
 「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どうした」
 が分かりやすく整理されて書かれたメールであることが肝要。

 文章をこねくり回すより
 誰が読んでも言いたいことがすぐに伝わる
 分かりやすさを意識したいですね。

 相手への配慮を欠いたぞんざいなメールを出せば、
 送り手自身がぞんざいな人と判断されかねません。

 ▼ 深夜のメールにご用心!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 それから、気をつけたいのが深夜のメールです。

 これはビジネスメールというより、私的なメールで起りやすい現象ですが
 深夜の時間帯は一人の世界にはまり込みやすく
 感情や思い入れが昼間の2倍~3倍増しになります。

 自分に酔いしれ、えらく感傷的なことを書き連ねてしまうのです。

 気持ちをこめるほど、酔いしれワードが次々とあふれ出し
 朝になって読み返すと、穴があったら入りたくなるような
 赤面ものの文面になっているのが常。

 ですから、深夜にメールを書く時は、手短にあっさり書くぐらいが
 ちょうどいいのかもしれません。

              + + + + +

 3回にわたって「嫌われるメール」をご紹介してきましたが、
 いずれも、私自身が経験してきたことです。

 くどい前置き、余計な理由、深夜のメール……恥ずかしい限りです。

 悲しいかな、その時は分からず
 似たようなメールを目にして、初めて気づくということがよくあります。

 上達のコツは、習うより慣れろで書く回数を増やし書きなれていくこと、
 一度は読み返す、人のふり見てわがふり直していくことですね。

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今日は「嫌われるメール」の2回目です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(2)
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昨日に引き続き、送ると嫌がられるメールについて考察していきます。

▼ 名前がない!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

 相手の名前がないビジネスメールは、高飛車な感じに受け取られます。
 送った側にそんな気がなくても、です。

 人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いません
 よね。名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手への親密
 度も増します。

 ならば、メールも同じ。
 冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

 続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。
 私は、会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△
 の取材でお世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもら
 える前ふりを入れるようにしています。

 宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分
 かりやすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

 ▼ 固有名詞は正しく
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくこと
 が肝要です。

 私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅうです。新垣と間違え
 られたこともあります。

 こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているに
 もかかわらず、相手からは「上垣」でメールが返ってきたことがありました。
 相手にはそうインプットされてしまい、気づかなかったのでしょう。

 ▼ ハンドルネームに要注意!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名
 を名乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結
 果を見ずとも採用の可能性は薄そう…。

 ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないで
 すが、ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。

 以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗
 っていましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗って
 やりとりしていました。

 そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼があった相
 手には好感を持ちました。

 ハンドルネームは覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事
 をするような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。
 感想メールも本名でいただいたものの方がよく覚えています。

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今回は「嫌われるメール」についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 嫌われるメール >
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今日から3回にわたって、送ると嫌がられるメールについて考察していきます。

▼ 本題までが長い
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
本題にはいるまでの前置きが長いメール。

たとえば、
「この修正、今週中に作業を完了していただけますか?」
という作業の進行状況確認のメール。

実際に受け取ったことのある、前置きが長い返信はこうでした。

「今のところ先週までのような混雑はないのですが、いくつか途中までの
仕事や新規の仕事が入っています。来月からは○○○、昨日新規で入っ
てきた○○○社の仕事もあり、ばたばたしていますが、今週中には完了
します」

長いですよね。

「少したて込んでいますが、今週中に完了するよう対処します」
と返せば1行ですみます。

▼ 読む側が知りたいのは?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

こうした前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます。
特に筆が立つ人。

書くのが得意でない人は、文章自体が短くなりがちですが、得意な人ほど
思いに任せて一気に書いてしまうところがあります。

気持ちはわかるんです。

たて込んでいる状況をわかってもらおう、ちゃんと説明しておこうという
思いがあるからこそ、ですから。

でも、読む側が知りたいのは、理由よりいつ完了するか、ですよね。
忙しい理由をいくつも挙げたところで、相手には関係ないことでもあります。

▼ 結論を先に手短に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

結論や伝えたい内容に行きつくまでの理由や説明が長すぎると、読むほう
は辟易してしまいます。

優先すべきは、自分の都合より相手の都合。

相手が知りたいことが何なのか を、まず考えてみましょう。
ビジネスメールでは、簡潔に用件を伝えることを心がけたいですね。

次回は、「嫌われるメール」についての2回目です。

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仕 事 美 人 へ の 道  < 映画「ワーキング・ガール」>
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毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第1回は、映画「ワーキング・ガール」です。

▼ めげない、諦めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ニューヨークの証券会社で働くテス。

30歳を目前に控え、努力はしているのに納得のいくポジションになかなか
つけず秘書どまり。

ないんです。彼女にはキャリアアップに効く学歴もコネも。

でも、めげないんです。

セクハラや恋人の浮気、歳の変わらない女上司に自分のアイデアを横取り
されても、諦めないんです。

ぶつかりながらもタフに生きてる、そんな主人公の姿が好きで、未だに年
に数回は見返す映画です。

▼ 女性らしい心遣いと知恵
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
主人公テスの魅力は、行動力とタフさだけではありません。

男性と肩を並べて張り合うのではなく、女性らしい細やかな心遣いと知恵
で何ごとにも対処していくしなやかさな強さ。

通勤のフェリーの中、拾い読みしたゴシップ雑誌の記事に企業合併のヒン
トを見出す感性。

浮気相手と結果的にくっついてしまった彼氏に再会しても、責めずに祝福
の言葉を送る寛容さ。

ラストで、出世し重要なポストに就いてからも、秘書に高圧的な態度をと
らず「一緒に考えながらやっていきましょう」と声をかける謙虚な優しさ。

秘書時代、仕事を与えられる立場で受けてきた不愉快な扱いや思いを、
自分が上司として仕事を与える立場になったとき、

「自分がされて嫌なことは人にもしない」

姿勢が素敵です。

▼ 言葉を尽くし心を伝える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールも同じで、「自分がされて嫌なことは人にもしない」が基本です。

メールで誤解や怒りを買ってしまうのは、やっぱりそこに相手に対する
配慮が足りないから。

文章のうまへたよりも、いかに相手の心に届くように言葉を尽くすか。

失敗した数だけ上手になれるし、人を怒らせてしまったり不愉快にさせて
しまった経験が、心を尽くしたメールを書こうという気持ちにさせます。

これを相手はどう読むだろうか。

書き終えたら必ず一度、そう心にとめて読み返してみてください。

それだけでも、受け取る側の印象は随分変わってきますよ。

▼「ワーキング・ガール WORKING GIRL
映画公開は1989年。当時のニューヨークの風俗は、今見ると笑っちゃうく
らい時代がかって見えますが、スニーカーで通勤し、オフィスでハイヒー
ルに履き替える女性達がカッコよく見えて憧れたものです。
主人公テスにメラニー・グリフィス、キャリアな女性上司にシガニー・ウ
ィーバー。テスの公私にわたるパートナー役をハリソン・フォード(若い
!)が演じています。

記事全文を読む

今日も「署名」についてです。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 署名でアピール(2)
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 ▼ やられた~!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールマガジン【元住宅営業マンが暴露! タメになる業界裏話】の発行
 人、志賀功宗(しがなるひろ)さんからのメールを受け取った時、そう思
 いました。

 彼の署名、私が自分のメルマガ発行した暁には、絶対しよう! と思って
 いたことをすでに実行していたからです。

 どんな署名かといいますと…

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

≪家づくりのコラボレーター≫
      住空間工房クライス ●メール:shiga@j-kreis.com
      ●サイト:http://www.j-kreis.com

      家づくりナビゲーター:志賀功宗(しがなるひろ)
————————————————————
有限会社クライス
  〒501-3924 岐阜県関市迫間805-3  TEL:0575-24-3714

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

≪お勧めメルマガ≫ 

●【 元住宅営業マンが暴露!タメになる業界裏話 】 
  http://www.mag2.com/m/0000138999.htm 

●【 砂漠に水 】 ニッポンの社長へ!熱きメッセージ
http://www.mag2.com/m/0000135791.htm

●【 裏ハローワーク 】
  http://www.mag2.com/m/0000133163.htm

●【 妊娠50ヶ月 ~育児書で子育てするな~ 】
http://www.mag2.com/m/0000139893.htm

●【 「書く」マーケティング 】
 http://www.mag2.com/m/0000124205.htm

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 昨日、ご紹介したごきげんはうす( www.gokigen-house.com )の沢井さん
 の署名は、文字は詰め気味で情報をギュッと凝縮してまとめていました
 (なぜって、彼女は私同様、空きを埋めたい女)。

 バックナンバーはこちら▼
 http://blog.livedoor.jp/kamigaki2005/archives/12126224.html

 一方、志賀さんの署名は、余白を生かしたレイアウト。上下左右に空きを
 十分に取り、バランスよく文字を並べています。

 ▼ 神垣をうならせた男
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 本人の署名もさることながら、うなってしまったのが、署名下にある
 ≪お勧めメルマガ≫ 。

 自身のメルマガを筆頭に、彼がお勧めするメルマガ4誌のタイトルとURLが
 並んでいます。

 自分とかかわりの深い人のメルマガ、あるいは自分が人にも教えたいメル
 マガって必ずありますよね。

 自分のメルマガを署名で告知するのはだれでもやることですが、お勧めの
 メルマガも一緒に告知しているところが、志賀さんのニクイところです。

 ▼ 砂場の原理
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 志賀さんに初めてメールを送ったのは、ほんの6日前。彼からの返信メー
 ルを見て、すぐに彼の人柄がわかりました。以後、何度かメールをやりと
 りして確信。

 私、メールの文章で相手の人となりが大体把握でき、あまりハズレないの
 です。

 砂場の砂は、寄せ集めるほど脇の方から外へ逃げていきますが、外へ外へ
 押し出そうとすると自分の所へ戻ってきます。

 そんな砂場の原理を志賀さんの署名に感じました。
 私も早速、始めなくっちゃ!

 
     明日は、「仕事美人列伝」。リアルな“仕事美人”をご紹介します。

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