今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(4)
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                         見た目を整える

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案です。

 本文の工夫としては
 「見た目」を整えることが挙げられます。

 読みやすさ=見やすさ
 でもあるからです。

 分かりやすい文章を書くことはもちろんですが
 ・適度な改行
 ・箇条書き
 を取り入れ、情報を整理してみましょう。

 例えば、下記のような文章はどうでしょうか。
 ——————————————————————
 ○○市、○○商工会議所と○○大学産学・地域連携センターでは、独創性
 ある技術やアイデアで起業しようとする学生・社会人及び起業後間もない
 ベンチャー経営者に対して、会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作
 成等、起業に必要な体系的な知識の教育と併せて、実社会で活躍中の経営
 者・起業家による実践的な経営論を含む総合的な「○○創業塾」を2017年
 6月X日から1カ月間、全10回開講します。
 ——————————————————————

 文章に必要事項は盛り込まれていますが
 整理して「見た目」を整えることで、
 もっと分かりやすくなります。

 ——————————————————————
 「○○創業塾」開講のお知らせ

  開講:2017年6月X日~7月X日(全10回)

  対象:・独創性ある技術やアイデアで起業を考えている学生・社会人
     ・起業後間もないベンチャー経営者

  内容:・起業に必要な体系的な知識の教育
      (会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作成 等)
     ・実社会で活躍中の経営者・起業家による実践的な経営論

  主催:○○大学産学・地域連携センター
  共催:○○市、○○商工会議所
 ——————————————————————

 このように視角的な効果を考慮して情報を整理すれば
 ポイントが伝わりやすくなります。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 読者からの質問に対する回答が
 まぐまぐニュースで紹介されました!

 ▼「名前、間違ってる…」角を立てずにメールのミスを指摘する方法

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(2)
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                    冒頭でメールの趣旨を伝える

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案です。

 ビジネスメールの本文は結論から書くのが定番です。
 その際、最初の1行で
 「何について」のメールかを明らかにすると
 分かりやすいです。

 例えば
 質問のメールであれば
 「○○の不具合についての質問です」。
 客先や目上の相手には
 「○○について質問がございます」
 「○○についてお尋ねしたいことがございます」
 とします。

 確認のメールであれば
 「6月6日のセミナー参加費について確認ですが」
 あるいは文末を「確認させてください」で一度切ります。

 通知であれば
 「申請書の提出期限についてお知らせします」。

 このようにメールで
 「何を聞きたいのか」
 「何を知りたいのか」
 「何を知らせたいのか」
 を冒頭に示すと、
 読む側も何について応えればいいのかが
 はっきりします。

 件名をメール本文の用件がひと目で分かるようにするのとも
 連動しますが、

 メール本文の最初に
 これから述べようとする趣旨を書くと
 無駄がなく、相手に伝わるメールになります。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が紹介されました。

 ダメージを受けている相手へのひと言について。

 ▼なぜ他人の「病気療養」体験談は聞いているとイライラするのか?

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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 気になる敬語(2)
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                       「お客様がおります」

 今週は、日常目にする
 気になる敬語の使い方について取り上げています。

 下記は、不動産業者からある物件の購入希望者がいるという
 連絡に使われていた一文です。

 ————————————————
 ○○○(物件名)購入希望のお客様がおります。
 ————————————————

 この文章の書き手は
 「物件の購入希望者がいます」
 ということを敬語を使って丁寧に伝えたかったのであろうと
 想像できます。

 しかし、文末の「お客様がおります」という文では、
 前回取り上げた
 「いる」の謙譲語と尊敬語を取り違えています。

 「お客様がいます」の
 「いる」の尊敬語は「いらっしゃる」。

 上記の文例で使われている
 「お客様がおります」の「おります」は
 謙譲語です。

 この場合は
 ——————————————————
 ○○○(物件名)購入希望のお客様がいらっしゃいます
 ——————————————————
 とするのが適切です。

 ここでも忘れてならないポイントは、
 ・相手を敬う「尊敬語」の主語は「相手」
 ・自分をへりくだる「謙譲語」の主語は「自分」。

 (例)
 お客様がいる → お客様がいらっしゃいます(尊敬語)
 自分がいる  → 会場には私がおります(謙譲語)

 文の主語が誰かを確かめて
 尊敬語か謙譲語かを使い分ける必要があります。

  ☆  ☆  ☆

 ★引き続き、回答お待ちしています。

 迷惑をこうむったメールの経験談や
 あなた自身が客先や相手にマイナスの印象を与えないために
 メール対応で気をつけていることなど、
 ぜひ、教えてください。

 ★———————————————————-★
  これはいかがなものか!? 「職場の非常識メール」アンケート
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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

 同じ読みの言葉を書き分けるときの表記の基準についてです。

 ▼「臭い」と「匂い」正しい漢字は? 知っておきたい字の使い分け
 

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今週は、人名、地名、社名などの誤字についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 固有名詞の間違い
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人名の勘違い

年度が変わり、新しい職場で
人との出会いも新たに増える時期です。

初めて会う人、初めて名刺交換する人、
初めてメールのやりとりをする人も
いることでしょう。

そんなとき、気を付けなければならないのが
人の名前の表記です。

最近、私がうっかり入力ミスをしそうになった人名に
「ひょうご」さんという姓の方の表記があります。

「兵後」という表記なのに
パソコンの漢字変換のまま
うっかり「兵庫」と入力してメール送信していないか、
後で気がつき、ひやりとしました。

また、
「篤子」と書かれた名前を見て
てっきり「あつこ」さんと思っていたら、
実際は「とくこ」さんだった
ということも。

人名はこのように、漢字の読みと表記が多様で
勘違いしたまま言ったり、書いたりすることがあるので
注意が必要です。

人名に限らず、地名や社名などの固有名詞は
それぞれに意味やこだわりがあり、
特別な読みや表記にしているケースが多くあります。

間違えたまま使わないうようにするため、
今週は事例を挙げながら対策を考えていくことにしましょう。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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メールマガジンで取り上げた記事が
「まぐまぐニュース」で紹介されました。

▼【メール作法】相手の文を引用するのは失礼? 専門家に聞いてみた

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今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 怪しまれないメール対応 >
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                        怪しいメールとは?

 「備品発注依頼書の送付」
 「12月報告書を送りますので」
 「同窓会の開催日時について」
 「写真ご送付いただきましてありがとうございます」
 「出品者から『非常に良い落札者』と評価されました」

 上記は1月中に受け取った
 迷惑メールの件名です。

 仕事で使わないアカウントに送られてきたものだったので
 全て迷惑メールと判断できましたが、
 「備品発注依頼書の送付」とか、
 「写真ご送付いただきましてありがとうございます」という
 件名は、客先や仕事絡みの相手からかも……
 と迷うところでした。

 「発注書」
 「注文請書」
 という件名も多く、
 非常に紛らわしいです。

 このような記事もあり、
 ビジネスパーソンに向けた迷惑メールが
 増えている模様。

 ▼ビジネスマンだからだまされる? 
 偽発注書から偽サポートまで巧妙化する悪質メール&サイト
 

 こうした怪しい件名の迷惑メールには
 決まってウイルスが格納されたZIPファイルが添付されています。

 心当たりがあるように見えても
 絶対に添付ファイルを開かないことです。

 件名が紛らわしくても
 「差出人」をチェックすれば、
 判断がつきます。

 差出人名がきちんと日本語で書かれてない上に
 アドレスがフリーメールのアドレスだったり
 「info@」以降が明らに社名でないドメインだったり
 すれば、客先を装った偽メールです。

 件名一つとっても
 巧妙化している迷惑メール。

 今週は、こうした迷惑メールを元に
 相手に怪しまれないメール対応のポイントを
 紹介していきます。



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が紹介されました。


 メールや長文を読みやすくする、ひと工夫について

 ▼読みづらいあなたのビジネスメールをすっきりさせる簡単な裏ワザ
 



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