今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 読みづらい文章(4)
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ぼやけた文末

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげてきました。

文末の言い回しが回りくどくはっきりしない
文章も読みづらいです。例えば

「未経験者を採用し、一から教育するということを行います」

この一文の文末を
「ということを行います」から「教育しています」
とすれば文意は変わらず、スッキリします。

「就業規則の作成が強く推奨されるところではあります」

という文末の「推奨されるところではあります」という言い回しも
回りくどく感じられる上に、
ぼやかすことで責任逃れをしているような印象を与えています。

「就業規則の作成を強く推奨します」

とする方が「作成しなければ」という推進力になります。

「申請書を期日までに提出すべきとされている以上、
それに従うべきではあります」

という一文も回りくどい上に長いです。
何らかの制約がある場合は、それを述べたうえで
「提出する」ものとして文をまとめます。

「申請書は期日までに提出します。
ただし、○○の場合はこの限りではありません」

「○○の場合を除き、申請書は期日までに提出します」

といった具合です。

断言できることばかりではありませんが
どっちつかずのことを書いても混乱や誤解を招くことになるので
言い切ることも必要。

逃げ腰の言い回しではなく
きちんと対処できる範囲で伝えれば
文もスッキリまとまります

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【しごび】 の お 知 ら せ
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角の立たない言い回しシリーズ、断り編です。

▼相手をムッとさせない、頼まれ事の「スマートな断り方」とは?

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今週は、気になった言葉をピックアップして紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 気に留めておきたい言葉(2)
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                           「片腹痛い」

 今週は、知っておいて損はない慣用句や言葉を
 紹介しています。

 「片腹痛い」は「傍ら痛い」?

 第三者の立場から見て、苦々しく思うことを
 「片腹痛い」と言います。

 元は「傍(かたは)ら痛し」という古語から来ていて、
 「かたはら」を「片腹」と解したところから生まれた言葉です。

  例)彼の横柄な振る舞いを片腹痛く思う人は少なくない。
    あまりにも見え透いた嘘を言っていて、片腹痛い。

 その人の本質をよく知る人が、そばで見ていて
 その言動を苦々しく思うような状況、

 例えば、実力以上に自分を良く見せようと
 虚勢を張っているような姿を指します。
 四字熟語に言い換えると「笑止千万」。

 横腹が痛い、とは意味が違うので間違えないようにしましょう。

 「腹」を用いた慣用句はほかにも幾つかあります。

 ・腹が据わる=いざというときの覚悟ができていて、物事に動じないこと

 ・腹に据えかねる=怒りがおさまらず、がまんできなくなること

 「肝が据わる」という言葉はありますが、
 「肝に据えかねる」という言葉は誤りなので
 注意しましょう。

 また、「腹が据わる」「肝が据わる」の「据わる」を
 「座る」と間違えないように注意が必要です。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 依頼のメールを送るときの基本パターンをご紹介。

 ▼「~してください」はNG? 角が立たないお願いメールの書き方
 

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今週は、相手がカチンとこない言い回し、依頼編です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 角の立たない言い回し(2)
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大事なのは「お願いする」姿勢

今週は「依頼する」場合の
角の立たない言い回しを紹介しています。

依頼の際は、命令調から問いかけに
「~してください」⇒「~していただけますか」
と変換することを前回述べました。

このほかに
「~してください」⇒「~をお願いします」
と変換する方法もあります。

例)
30日までに返信してください。

30日までに返信をお願いします。

打ち合わせの日程を変更してください。

打ち合わせの日程変更をお願いします。

※丁寧に書く場合は「お願いいたします」。

※文の前に「大変申し訳ないのですが、」を添えると
より丁寧な印象に。

特に、社外や目上の相手に
こちらの都合で変更を依頼するような場合は
事務的に「~してください」と処理せず
「~をお願いします」という言い回しを用いることを
お勧めします。

すでに決まっている予定を
変えてもらう手間を相手にかけるからです。

相手の時間や手間をかける可能性のある頼みごとは
聞き入れてもらって当たり前なのではなく
相手から時間や労力を奪っていることも念頭に置き
「お願いする」という姿勢を持ちましょう。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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敬語の重複について。

▼「おっしゃられる」「ご覧になられる」この敬語は間違い?

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(4)
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                         見た目を整える

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案です。

 本文の工夫としては
 「見た目」を整えることが挙げられます。

 読みやすさ=見やすさ
 でもあるからです。

 分かりやすい文章を書くことはもちろんですが
 ・適度な改行
 ・箇条書き
 を取り入れ、情報を整理してみましょう。

 例えば、下記のような文章はどうでしょうか。
 ——————————————————————
 ○○市、○○商工会議所と○○大学産学・地域連携センターでは、独創性
 ある技術やアイデアで起業しようとする学生・社会人及び起業後間もない
 ベンチャー経営者に対して、会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作
 成等、起業に必要な体系的な知識の教育と併せて、実社会で活躍中の経営
 者・起業家による実践的な経営論を含む総合的な「○○創業塾」を2017年
 6月X日から1カ月間、全10回開講します。
 ——————————————————————

 文章に必要事項は盛り込まれていますが
 整理して「見た目」を整えることで、
 もっと分かりやすくなります。

 ——————————————————————
 「○○創業塾」開講のお知らせ

  開講:2017年6月X日~7月X日(全10回)

  対象:・独創性ある技術やアイデアで起業を考えている学生・社会人
     ・起業後間もないベンチャー経営者

  内容:・起業に必要な体系的な知識の教育
      (会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作成 等)
     ・実社会で活躍中の経営者・起業家による実践的な経営論

  主催:○○大学産学・地域連携センター
  共催:○○市、○○商工会議所
 ——————————————————————

 このように視角的な効果を考慮して情報を整理すれば
 ポイントが伝わりやすくなります。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 読者からの質問に対する回答が
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 ▼「名前、間違ってる…」角を立てずにメールのミスを指摘する方法

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(2)
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                    冒頭でメールの趣旨を伝える

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案です。

 ビジネスメールの本文は結論から書くのが定番です。
 その際、最初の1行で
 「何について」のメールかを明らかにすると
 分かりやすいです。

 例えば
 質問のメールであれば
 「○○の不具合についての質問です」。
 客先や目上の相手には
 「○○について質問がございます」
 「○○についてお尋ねしたいことがございます」
 とします。

 確認のメールであれば
 「6月6日のセミナー参加費について確認ですが」
 あるいは文末を「確認させてください」で一度切ります。

 通知であれば
 「申請書の提出期限についてお知らせします」。

 このようにメールで
 「何を聞きたいのか」
 「何を知りたいのか」
 「何を知らせたいのか」
 を冒頭に示すと、
 読む側も何について応えればいいのかが
 はっきりします。

 件名をメール本文の用件がひと目で分かるようにするのとも
 連動しますが、

 メール本文の最初に
 これから述べようとする趣旨を書くと
 無駄がなく、相手に伝わるメールになります。

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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 ダメージを受けている相手へのひと言について。

 ▼なぜ他人の「病気療養」体験談は聞いているとイライラするのか?

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