今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(5)
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                 大掃除リスト&読者のメール整理法

 今週は、メール環境の整理整頓について取り上げてきました。
 まとめとして、メールの大掃除リストを作成しました。

 □ たまったメールの処理
   ・送受信した古いメールを削除
   ・メールソフトの「並び替え」機能を活用

 □ 振り分けフォルダの見直し
   ・フォルダの要・不要を確認
   ・振り分けルールの見直し

 □ 添付メールのファイルの処理
   ・パソコン内にたまった不要なデータを処分
   ・保存データと保存ルールの見直し

 □ アドレス帳の整理
   ・登録アドレスの要・不要を確認

 年末に向けて忙しくなるばかりですので、
 早め早めに対処しておくことをお勧めします。

 最後に、読者の方の「メール整理法」をご紹介します。

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 私のメール整理法

 日常業務で保管の必要性を感じたメールは、保管ホルダーに移動。
 残りのメールは、4カ月したら全て削除してます。
 1カ月もしくは2カ月に一回の作業です。

 それまでは、数年前のメールも全て保管してました。
 確かに 仕事上問題が発生した場合、
 過去の事実に遡っての確認が必要になる場合もありますが、

 ・費用(手間)対効果を考えると、負担が大きい
 ・過去の事実確認をしても 
  現時点不具合があれば、改善しなくてはいけない
  (結果として、過去の事実は不要)
 ・過去の事実を盾に話しをしなくてはいけない相手とは 
  お付き合い方法を再検討

 等の理由で、数年前よりメールの長期保管はやめました。

                          (読者 T.Jさん)
 —————————————————————–

 以前は私も、パソコンを買い換えるたび、
 用心のために古いパソコン内のメールを保存していたのですが、
 見返すことがなく、やめました。

 T.Jさんのように期限を決めてルール化しておけば
 年末に大量のメールを処分する時間と手間も省けますね。

 T.Jさん、投稿ありがとうございました。

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 【しごび】 か ら お 礼
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 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2017】
 【仕事美人のメール作法】を推薦してくださった
 読者の皆様、ありがとうございます。

 大賞発表は12月15日(金)です。
 結果は改めて、お知らせしますね。

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メールマガジン読者の皆さんからの推薦で決まる
「まぐまぐ大賞 2017」
が今年も始まりました。

2014年 無料部門 ビジネス・キャリア 2位

2015年 ジャンル別賞 ビジネス・キャリア 5位

2016年 キャリアアップ部門 2位

そして、今年は……!?

ぜひ、「仕事美人のメール作法」に推薦をお願いいたします。

当メルマガの登録ページ 左上にある
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「仕事美人のメール作法」のIDは 0000146166

推薦締切りは、11月30日(木)

期間中、お一人
何度でも推薦いただけます。

熱い応援、よろしくお願いいたします。

もう一度ご案内します。推薦はこちら
仕事美人のメール作法 のIDは 0000146166

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今週は、使い分けに注意が必要な言葉についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < 間違いやすい言葉(4)
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                             技と業

今週は、混同しやすく、
使い分けに注意が必要な言葉を紹介しています。

「わざ」にも
2通りの漢字があります。

技術や手並みを意味するのが
「技」、

動き、仕事、行為を意味するのが
「業」です。

柔道やレスリングで
寝た姿勢で掛けるのは「寝技」で
「技」を使います。

「立ち技」「大技」なども同様で、
相手を負かすために仕掛けるのは
「技」です。

一方、
表立って行われない裏工作のことは
「寝業」と書き、「業」が使われます。

「人間業とは思えない」「神業」なども
「技」ではなく「業」を使います。

技術という意味で使うのが「技」で
人の行い、所業という意味で使うのが「業」
と区別します。

 

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【しごび】 の お す す め
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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(2)>
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                           役職の間違い

 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げています。

 「相手の名前」に次いで
 注意が必要なのが
 「相手の役職」です。

 役職があるのか、ないのか。
 部長なのか、課長なのか、主任なのか。

 名刺などで確認ができるのであれば、
 最初にコンタクトするメールには
 社名、部署名、役職を確認して
 きちんと書いて送ります。

 例えばこんな感じ
 ------------------------
 ○○○株式会社 ○○部
 山田太郎課長
 ------------------------

 または

 --------------------------
 ○○○株式会社 ○○部課長
 山田太郎様
 --------------------------

 2回目からのやり取りは

 山田課長 または
 山田様

 としてよいでしょう。

 役職も
 「店長」「リーダー」
 「統括マネージャー」など
 メールの送付先によりいろいろあります。

 相手の役職が分からない場合は
 役職を付けず

 最初は
 「社名+部署名
  名前+様」
 として、2回目からは

 「名前+様」
 とすれば差し支えありません。

 役職を間違えて書いて送るより
 分からないのであれば、書かずに送る方が
 失礼になりません。



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。


 メールで頼み事をするときの言い回しについてです。

 ▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい?
 





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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                 < メールの間違い >
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                           名前の間違い

 誰にでも間違いはあります。
 でも、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いがあります。

 その筆頭に挙げられるのが
 「相手の名前」の間違いです。

 メールでやり取りする際に
 気をつけなければならないのが
 パソコンの自動変換を鵜呑みにしてしまうケースです。

 例えば
 「あべ」と入力すると
 阿部・安部・阿倍・安倍・安陪
 と変換候補が表示されます。

 相手の名前はどの漢字なのか
 送信前にきちんと確かめましょう。

 「こいけ」の表記は
 「小池」が一般的ですが
 「古池」と書く場合もあります。

 よく聞く名前ほど、油断して
 表記の違いを意識せず入力し
 そのまま送信してしまうことがあるので
 注意が必要です。

 吉本、吉村、吉岡とか
 森本、森村、森岡など
 「吉」や「森」の後にくる字を間違える
 といった単純なミスも注意を。

 逆に、
 難しい表記や珍しい表記の名前は
 漢字変換されないことが多いので
 打ち間違いを防ぐために辞書登録しておくのも一手です。

 どんなんに丁寧な文面でも
 名前が違っていれば、相手に良い印象は与えません。

 最初にメールをやり取りするときに
 名刺と照らし合わせて確認するなど
 間違いのないよう気を配りましょう。



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                      携帯・スマホをスッキリ

 今週は、無駄なく効率よく送受信するための
 メール環境の整え方を紹介してきました。

 パソコンで使うメールの大掃除だけでなく
 携帯電話やスマートフォンのメールも
 新年を迎える前にすっきりさせておきましょう。

 まずは、受信メールから。
 パソコンメールのときと同様に
 「用済みメール」は削除し、

 ※参考 送受信メールをスッキリ< メールの大掃除(2)>VOL.2762
 http://www.kamigaki.jp/blog/2016/11/29/vol-2762/

 「要保存メール」はフラグを付けて分かりやすくしたり、
 パソコンメールに転送したりして、残しておきます。

 送信済みメールも
 「用済みメール」は削除を。
 写真添付で送ったメールなどは、特にその対象となります。

 携帯・スマホの電話番号でやりとりできる
 ショートメールの送受信メールも
 チェックして、処理を。
 意外とたまっています。

 撮影した写真データも
 整理しておきましょう。

 要・不要をチェックした後、
 不要な写真は削除し、
 必要な写真はクラウドサービスやパソコンの方へ
 移して保存しておきます。

 ついでに、ホーム画面に保存している
 アプリも整理しておくとよいでしょう。

 インストールしたものの
 使用頻度の低いアプリは削除の対象ですね。

 わたしはiPhoneにG-mailを同期させているのですが
 パソコン、携帯・スマホのメールのほかに
 G-mailやYahoo!メールなど、
 利用しているフリーメールサービスのメールも
 年内に整理しておくといいですね。

 各種メールを整理して
 スッキリと新年を迎えましょう。



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