今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(5)
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                 大掃除リスト&読者のメール整理法

 今週は、メール環境の整理整頓について取り上げてきました。
 まとめとして、メールの大掃除リストを作成しました。

 □ たまったメールの処理
   ・送受信した古いメールを削除
   ・メールソフトの「並び替え」機能を活用

 □ 振り分けフォルダの見直し
   ・フォルダの要・不要を確認
   ・振り分けルールの見直し

 □ 添付メールのファイルの処理
   ・パソコン内にたまった不要なデータを処分
   ・保存データと保存ルールの見直し

 □ アドレス帳の整理
   ・登録アドレスの要・不要を確認

 年末に向けて忙しくなるばかりですので、
 早め早めに対処しておくことをお勧めします。

 最後に、読者の方の「メール整理法」をご紹介します。

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 私のメール整理法

 日常業務で保管の必要性を感じたメールは、保管ホルダーに移動。
 残りのメールは、4カ月したら全て削除してます。
 1カ月もしくは2カ月に一回の作業です。

 それまでは、数年前のメールも全て保管してました。
 確かに 仕事上問題が発生した場合、
 過去の事実に遡っての確認が必要になる場合もありますが、

 ・費用(手間)対効果を考えると、負担が大きい
 ・過去の事実確認をしても 
  現時点不具合があれば、改善しなくてはいけない
  (結果として、過去の事実は不要)
 ・過去の事実を盾に話しをしなくてはいけない相手とは 
  お付き合い方法を再検討

 等の理由で、数年前よりメールの長期保管はやめました。

                          (読者 T.Jさん)
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 以前は私も、パソコンを買い換えるたび、
 用心のために古いパソコン内のメールを保存していたのですが、
 見返すことがなく、やめました。

 T.Jさんのように期限を決めてルール化しておけば
 年末に大量のメールを処分する時間と手間も省けますね。

 T.Jさん、投稿ありがとうございました。

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 【しごび】 か ら お 礼
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 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2017】
 【仕事美人のメール作法】を推薦してくださった
 読者の皆様、ありがとうございます。

 大賞発表は12月15日(金)です。
 結果は改めて、お知らせしますね。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

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メールマガジン読者の皆さんからの推薦で決まる
「まぐまぐ大賞 2017」
が今年も始まりました。

2014年 無料部門 ビジネス・キャリア 2位

2015年 ジャンル別賞 ビジネス・キャリア 5位

2016年 キャリアアップ部門 2位

そして、今年は……!?

ぜひ、「仕事美人のメール作法」に推薦をお願いいたします。

当メルマガの登録ページ 左上にある
【このメルマガをまぐまぐ大賞2017に推薦する】
ボタンから投票いただくと、

メルマガタイトルとマガジンIDが
自動で入力され、簡単に投票できます。

▼投票はこちら

「仕事美人のメール作法」のIDは 0000146166

推薦締切りは、11月30日(木)

期間中、お一人
何度でも推薦いただけます。

熱い応援、よろしくお願いいたします。

もう一度ご案内します。推薦はこちら
仕事美人のメール作法 のIDは 0000146166

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今週は、使い分けに注意が必要な言葉についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < 間違いやすい言葉(4)
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                             技と業

今週は、混同しやすく、
使い分けに注意が必要な言葉を紹介しています。

「わざ」にも
2通りの漢字があります。

技術や手並みを意味するのが
「技」、

動き、仕事、行為を意味するのが
「業」です。

柔道やレスリングで
寝た姿勢で掛けるのは「寝技」で
「技」を使います。

「立ち技」「大技」なども同様で、
相手を負かすために仕掛けるのは
「技」です。

一方、
表立って行われない裏工作のことは
「寝業」と書き、「業」が使われます。

「人間業とは思えない」「神業」なども
「技」ではなく「業」を使います。

技術という意味で使うのが「技」で
人の行い、所業という意味で使うのが「業」
と区別します。

 

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【しごび】 の お す す め
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本でも、電子書籍でも、アプリでも!
お読みいただけます。

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書籍は1337円ですが
Kindle版は1080円です。

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「まぐまぐ大賞 2017」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします!

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今週は、年末年始のメールのやり取りについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 年末年始のあいさつ(5)>
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                        はがきかメールか

 今週は、年末年始ならではのメール対応について
 取りあげてきました。

 12月も半ばの今の時期、
 お歳暮のやり取りが会社間でも
 行われていると思います。

 お歳暮のお礼は
 はがきが最も多いですが、
 中には封書にしている会社も見られます。

 お歳暮のやりとりも
 もとは年末のあいさつに相手を訪ね、
 感謝のしるしに手渡ししていた品が

 やがて郵便や宅配で送られるようになり、
 受け取った側が返礼する
 といった流れが定着しています。

 はがきに比べると
 メールは略儀で簡易なため、
 会社間でははがきで礼状を送るケースが多いようです。

 ただ、形式にこだわらず
 スピードを重視して、
 相手にすぐお礼の気持ちを伝えたい場合や
 懇意な相手に対しては
 メールですぐ連絡をするケースも見られます。

 会社宛てのはがきの礼状は

 ------------------------------------------------------
 この度はお歳暮の品をお届けいただき、恐縮しております。
 お心遣いいただき、誠にありがとうございます。
 ------------------------------------------------------

 といったかしこまった文章がしっくりきます。
 一方、客先でも懇意な相手であれば

 ----------------------------------------------------------
 お歳暮の○○をありがとうございました。
 甘さと酸味のバランスが絶妙で、皆でいおいしくいただきました。
 ----------------------------------------------------------

 といった、感想を交えたやわらかい言い回しでも
 気持ちは伝わります。

 お礼の気持ちを伝えることには変わりませんが
 相手との関わりや立場を考慮し
 適切な形式・手段を選びましょう。



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 当メールマガジンをもとに
 執筆した著書6冊をご案内します!

 http://www.kamigaki.jp/book/index.html 


◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
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 昨日の12月15日
 まぐまぐ大賞2016 の結果発表があり、

 ジャンル別賞の「キャリアアップ部門」で
 「仕事美人のメール作法」第2位に入賞しました。
 
 2015年はビジネス・キャリア部門で5位、
 2014年は無料メルマガの同じ部門で2位でした。

 今年は「ビジネス」と「キャリアアップ」に部門が分かれたため
 順位が上がったのかもしれません。

 いずれにせよ、
 当メールマガジンを推薦してくださった
 読者の方々に心からお礼を申しあげます。

 ありがとうございます。

 正直な話、
 ここ数年は、毎週のテーマを考えるのも四苦八苦で
 行き詰ることも多いのですが、

 「読んでますよ」「役に立ってますよ」
 という読者の声に支えられ、
 へこたれずに配信を続けることができています。


 広島の中国放送で
 火曜から金曜の4日間

 毎朝9時から2時間半の生放送をしている
 アナウンサー(横山雄二さん!)を
 取材したときのこと。

 ※参考 横山雄二さんプロフィール
 
 彼が詠んだ
 「眠る山アドリブ冴えぬ朝のあり」
 という句があり、

 毎朝、アドリブ全開でハイテンションな放送をしている
 横山さんでさえ「冴えぬ朝」があるのかと
 意外に思い、取材時に尋ねたら

 体調の良し悪しなど、毎日ベストなコンディションなわけではない。
 だけど、どんな状態のときも
 ハイテンションな状態に自分を持っていき、
 オープニング数十分のトークを乗り切って
 その勢いで番組を進めていくと聞き、得心しました。

 わたしも
 最初に「はじめに」「あとがき」を書きあげて
 「今日も行ける!」と自分を鼓舞してから
 本文を書き進めています。

 ときに、落ちこむことがあっても
 メルマガを書くことに集中すると
 いつの間にか忘れていて、
 わたし自身がメルマガに助けられている
 と感じることも。

 ともあれ、
 これからもあなたに楽しく読んでもらえるよう
 まずはわたしが元気で
 いつも通りにメルマガが配信できるコンディションを
 保ち、日々、配信していかなければ!

 来年1月には創刊12年を向かえますが、
 これからも【仕事美人のメール作法】を
 ご愛読いただければ、うれしい限りです。





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今週は、年末年始のメールのやり取りについてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 年末年始のあいさつ
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新年のあいさつ

すでに年賀状の準備に追われている会社も
多いのではないでしょうか。

年賀状のやり取りを廃止するところも増えていますが、
メールで年始のあいさつをするような場合にも
気をつけておくことがあります。

「新年明けましておめでとうございます」
という表記です。

最も一般的な年始のあいさつと思われがちですが、
「明けまして」の前に「新年」を付けると
重言になってしまいます。

「明ける」は新年になることを意味するので
「明けまして」で始める場合は
意味が重なる「新年」を用いるのは避けます。

「明けましておめでとうございます」

とするか、
「新年」を使って挨拶をする場合は

「新年おめでとうございます」
「謹んで新年のごあいさつを申しあげます」

といった一文をお勧めします。

「謹賀新年 明けましておめでとうございます」
という一文も祝いの言葉が2つ続くことになるので注意を。

メールの場合は書き出しを「謹賀新年」とするよりは
「明けましておめでとうございます」とする方がふさわしいです。
※その理由はこちら

1年の初めに、あらたまった気持ちを伝えるあいさつが年賀状です。
メールで新年のあいさつをする場合も
相手に対して「新たな年を迎える喜びを祝う」のが主旨なので

相手のことより
自分の都合や予定、目標を前面に出すのは控えましょう。

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【しごび】 か ら お 礼
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【仕事美人のメール作法】にご投票くださった方
ありがとうございます。

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日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2016】!
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現在、集計中で
今週12月15日(木)が発表なので、
改めて結果をお知らせしますね。

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読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

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「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(2)>
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                           役職の間違い

 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げています。

 「相手の名前」に次いで
 注意が必要なのが
 「相手の役職」です。

 役職があるのか、ないのか。
 部長なのか、課長なのか、主任なのか。

 名刺などで確認ができるのであれば、
 最初にコンタクトするメールには
 社名、部署名、役職を確認して
 きちんと書いて送ります。

 例えばこんな感じ
 ------------------------
 ○○○株式会社 ○○部
 山田太郎課長
 ------------------------

 または

 --------------------------
 ○○○株式会社 ○○部課長
 山田太郎様
 --------------------------

 2回目からのやり取りは

 山田課長 または
 山田様

 としてよいでしょう。

 役職も
 「店長」「リーダー」
 「統括マネージャー」など
 メールの送付先によりいろいろあります。

 相手の役職が分からない場合は
 役職を付けず

 最初は
 「社名+部署名
  名前+様」
 として、2回目からは

 「名前+様」
 とすれば差し支えありません。

 役職を間違えて書いて送るより
 分からないのであれば、書かずに送る方が
 失礼になりません。



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。


 メールで頼み事をするときの言い回しについてです。

 ▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい?
 





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