今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(5)
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                 大掃除リスト&読者のメール整理法

 今週は、メール環境の整理整頓について取り上げてきました。
 まとめとして、メールの大掃除リストを作成しました。

 □ たまったメールの処理
   ・送受信した古いメールを削除
   ・メールソフトの「並び替え」機能を活用

 □ 振り分けフォルダの見直し
   ・フォルダの要・不要を確認
   ・振り分けルールの見直し

 □ 添付メールのファイルの処理
   ・パソコン内にたまった不要なデータを処分
   ・保存データと保存ルールの見直し

 □ アドレス帳の整理
   ・登録アドレスの要・不要を確認

 年末に向けて忙しくなるばかりですので、
 早め早めに対処しておくことをお勧めします。

 最後に、読者の方の「メール整理法」をご紹介します。

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 私のメール整理法

 日常業務で保管の必要性を感じたメールは、保管ホルダーに移動。
 残りのメールは、4カ月したら全て削除してます。
 1カ月もしくは2カ月に一回の作業です。

 それまでは、数年前のメールも全て保管してました。
 確かに 仕事上問題が発生した場合、
 過去の事実に遡っての確認が必要になる場合もありますが、

 ・費用(手間)対効果を考えると、負担が大きい
 ・過去の事実確認をしても 
  現時点不具合があれば、改善しなくてはいけない
  (結果として、過去の事実は不要)
 ・過去の事実を盾に話しをしなくてはいけない相手とは 
  お付き合い方法を再検討

 等の理由で、数年前よりメールの長期保管はやめました。

                          (読者 T.Jさん)
 —————————————————————–

 以前は私も、パソコンを買い換えるたび、
 用心のために古いパソコン内のメールを保存していたのですが、
 見返すことがなく、やめました。

 T.Jさんのように期限を決めてルール化しておけば
 年末に大量のメールを処分する時間と手間も省けますね。

 T.Jさん、投稿ありがとうございました。

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 【しごび】 か ら お 礼
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 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2017】
 【仕事美人のメール作法】を推薦してくださった
 読者の皆様、ありがとうございます。

 大賞発表は12月15日(金)です。
 結果は改めて、お知らせしますね。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

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2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

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取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
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メールマガジン読者の皆さんからの推薦で決まる
「まぐまぐ大賞 2017」
が今年も始まりました。

2014年 無料部門 ビジネス・キャリア 2位

2015年 ジャンル別賞 ビジネス・キャリア 5位

2016年 キャリアアップ部門 2位

そして、今年は……!?

ぜひ、「仕事美人のメール作法」に推薦をお願いいたします。

当メルマガの登録ページ 左上にある
【このメルマガをまぐまぐ大賞2017に推薦する】
ボタンから投票いただくと、

メルマガタイトルとマガジンIDが
自動で入力され、簡単に投票できます。

▼投票はこちら

「仕事美人のメール作法」のIDは 0000146166

推薦締切りは、11月30日(木)

期間中、お一人
何度でも推薦いただけます。

熱い応援、よろしくお願いいたします。

もう一度ご案内します。推薦はこちら
仕事美人のメール作法 のIDは 0000146166

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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 気になる敬語(4)
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                    「おっしゃっておられました」

今週は、日常目にする
気になる敬語の使い方について取り上げています。

—————————————
部長はA案とおっしゃっておられましたが、
B案で進めて問題ありませんか?
—————————————

上記の文例で気になるのが
1行目の「おっしゃっておられました」です。

「部長は言った」を敬語に変換する場合
主語である相手(部長)を敬う「尊敬語」を使います。

「言う」の尊敬語は「おっしゃる」。

それを過去形にし、
「おっしゃっていました」
とすればよいのですが、

上記の文例では
「おっしゃっている」の「いる」まで
尊敬語「おられる」に変換して
「おっしゃっておられる」
としています。

これは敬語の使い過ぎ。

上記の文例は
———————————–
部長はA案とおっしゃっていましたが、
 B案で進めて問題ありませんか?
———————————–
とするのが適切です。

敬語の使い過ぎは、しらじらしくなるばかりで
却って相手への敬意を軽減してしまいます。

的確に敬語を使って
相手への敬意がきちんと伝わる文章を
心がけましょう。

☆  ☆  ☆

★先週に引き続き、回答お待ちしています。

迷惑をこうむったメールの経験談や
あなた自身が客先や相手にマイナスの印象を与えないために
メール対応で気をつけていることなど、
ぜひ、教えてください。

★———————————————————-★
これはいかがなものか!? 「職場の非常識メール」アンケート
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【しごび】 の お す す め
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人とダイレクトにつながる世の中になって
「察する力(想像する力)」が
弱まってきていると思う。だからこそ、響く記事。

第266号 何を求めているかを読む力
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
————————————————–

「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。

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今週は、使い分けに注意が必要な言葉についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < 間違いやすい言葉(4)
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                             技と業

今週は、混同しやすく、
使い分けに注意が必要な言葉を紹介しています。

「わざ」にも
2通りの漢字があります。

技術や手並みを意味するのが
「技」、

動き、仕事、行為を意味するのが
「業」です。

柔道やレスリングで
寝た姿勢で掛けるのは「寝技」で
「技」を使います。

「立ち技」「大技」なども同様で、
相手を負かすために仕掛けるのは
「技」です。

一方、
表立って行われない裏工作のことは
「寝業」と書き、「業」が使われます。

「人間業とは思えない」「神業」なども
「技」ではなく「業」を使います。

技術という意味で使うのが「技」で
人の行い、所業という意味で使うのが「業」
と区別します。

 

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【しごび】 の お す す め
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本でも、電子書籍でも、アプリでも!
お読みいただけます。

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★『さらりと返せる、大人のメール表現334』Kindle版★
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書籍は1337円ですが
Kindle版は1080円です。

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ぜひ、ご利用ください。

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今週は、あれ?と思う敬語の使い方を取り上げます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 気になる敬語
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                           「お早い対応」

————————————–
先般お願いしておりました○○について、
お早い対応ありがとうございました。
————————————–

上記は、クイックレスポンスについての
お礼の一文です。

2行目の「お早い対応」は、
形容詞「早い」を尊敬語とするより、
それを受ける「対応」の方を尊敬語としてはどうでしょうか。

相手の状態や性質についての敬意を表すため、
「お」+形容詞
とする尊敬語はあるのですが
例)お忙しい、お美しい  など

下記のように
形容詞より、動詞を尊敬語とする方が
文としての収まりが良いと考えます。

お早い対応

速やかにご対応いただき

書き換えると
————————————————-
先般お願いしておりました○○について、
速やかにご対応いただき、ありがとうございました。
————————————————-

「速やかに」は「迅速に」としてもよいでしょう。

今週は、このように
こうしたらもっとしっくりくるのでは?
という敬語の使い方について取りあげていきます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
【仕事美人のメール作法】が2位に入賞しました!

これからも【しごび】をよろしくお願いいたします!

◇─────────────────────────────────◇
あ と が き
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今年、4月11日に配信した
当メールマガジン VOL.2614 進発式? 新発式?< 使い分けに注意 >
について、先週末、ある企業の方から
次のメールをいただきました。

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新発式について書き込みがありましたが、
おそらくですが、当社が行っている新年のイベントのことかと思い
メールしました。

当社で、約30年ほど前から「新発式」という名称で、
新年のイベントを開始しました。

意味としては、新たな決意を新たに発(おこ)す式典
との意味合いで始めました。

当社クライアント様が、その後、社内や地域の経済人の会合(JCなど)で、
新年の会合の際に、使用されているようです。

ご参考までお送りします。
もし、違うご意見や、情報が有りましたらぜひお教えください。
(Y.H様)
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辞書などでも調べたのですが、
言葉の意味や「進発式」との違いが分からず、
メルマガで問いかけたのですが、

配信後も、Y.Hさんからメールをいただくまでは
「新発式」についての意見や情報は寄せられていなかったので
ここにお知らせする次第です。

情報をくださった
Y.Hさん、ありがとうございました。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

2018.01.26【仕事美人トーク・カフェ】スペシャル開催。ゲスト:木村タカヒロさん

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