今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(2)
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                            「お手数…」

【あな添】にいただいたメールですが、こちらで紹介します。

<読者からの質問>————————————————

早速ですが、私が添削していただきたいメール文は

「お手数お掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」
です。

仕事で取引先に資料や図面データを請求することが多々あるのですが
私は下請けの立場ですので、上記のメール文をよく使います。

でも、「いたします」 を二度使ってるので少し
しつこい感じがしております。

その日の私の気分によって
「お手数お掛けしますが、よろしくお願いいたします」
というように、「いたします」が重ならないようにしたりもしますが
どちらの方がよいのでしょうか?

他にも適当なメール文があるでしょうか?
(読者 K.Yさん)
—————————————————————

「お手数お掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」

について調べてみたのですが、慣用的に
「お手数お掛けいたします」
と使われているケースが多くみられます。

ただ、「いたします」が続くのは
すっきりしませんよね。

表現のバリエーションとしては
次の言い回しがあります。

「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」

「お手数をかけますが、よろしくお願いいたします」

「お手数でございますが、よろしくお願いいたします」

「お手を煩わせますが、よろしくお願いいたします」

「お手数をおかけしますが」でも
「お手数をかけますが」でも差し支えないのですが、
ポイントは
「お手数」の次に「を」を入れることです。

「お手数おかけしますが」や
「お手数かけますが」よりも
「を」を入れる方が文として丁寧な印象を与えます。

「いたします」が続くのを避ける表現としては
接遇用語でもある
「お手数でございますが、よろしくお願いいたします。」
が無難ではないでしょうか。

 
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今週は、気になる敬語表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 変な敬語(5)
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                     「請求させていただかない」

今週は、気になる敬語の使い方をとりあげてきました。

読者のかたからいただいた「?」な敬語をご紹介しましょう。
社外からの通知のメールにあった一文だそうです

————————————————————

さて、このたび弊社は、
日本国外からオンラインで提供される電子商品等につきまして、
○○社が定める価格相当部分の消費税を
加算して請求させていただかないことにいたしますので、
以下の通り、ご案内申し上げます。

————————————————————

読者が疑問に思ったのは、下から2行目の
「加算して請求させていただかないことにいたします」の一文。

この文で、最も伝えたいのは
「請求時に消費税は加算しません」
ということなので
「加算しません」に焦点当てて述べればよく
「請求させていただかない」というのは余計な表現のように感じます。
そこで…

「消費税を加算して請求させていただかないことにいたしますので」

「消費税は加算いたしませんことを」
とすれば、すっきりと伝わるのではないかと考えます。
それでは言葉足らずということであれば

「消費税は加算せずに請求いたしますことを」
「消費税は請求時に加算いたしませんことを」

という言い回しも考えられます。

伝えるべき用件は何かをまず考え
それに対して敬語を添えることが肝要です。

 
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今週は、気になる敬語表現についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 変な敬語(4)
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 「ご気楽に」

今週は、気になる敬語の使い方をとりあげています。

「参加費無料ですので、ご気楽にお越しください」

丁寧な表現を心がけることは大切ですが
上記の一文のような、過剰な敬語使いもよく目にします。

文末の「お越しください」が相手に対する敬語として機能しているので
この場合の「ご気楽に」の「ご」は不要です。

「参加費無料ですので、気楽にお越しください」

として問題ありません。
そのほかにもこのような例があります。

「素敵なご披露宴でした」

この一文も「ご披露宴」の「ご」は不要で
「素敵な披露宴でした」
で相手に失礼になることはありません。

敬語表現はやみくもに使えば様になるというものではなく
過剰に使うほど、相手への敬意が薄れ、
慇懃無礼な印象を与えることになります。

「適材適所」に使ってこそ敬語が映えることを
忘れずにいましょう。

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今週は、気になる敬語表現についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < 変な敬語(3)
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                         「おっしゃられる」

今週は、気になる敬語の使い方をとりあげています。

「お客様がカタログがほしいとおっしゃられるので差し上げました」

よくある敬語の間違いが、この「おっしゃられる」です。
尊敬語「おっしゃる」に、さらに尊敬表現の「られる」や「れる」を
付けてしまい、二重敬語になっています。

この場合、次のように表現するのが適切です。

「お客様がカタログがほしいとおっしゃるので差し上げました」
「お客様がカタログがほしいと言われるので差し上げました」

似たような例としては

「お客様がお求めになられました」
  ↓
「お客様がお求めになりました」

「資料をご覧になられましたか?」
  ↓
「資料をご覧になりましたか?」

があります。

 
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今週は、気になる敬語表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                < 変な敬語(2)
◆─────────────────────────────────◆
                    「お持ちしなくてもいいです」

今週は、気になる敬語の使い方をとりあげています。

「資料をお持ちしましょうか?」という問いかけに対して
次の返答がありました。

「こちらで用意できるので、
 お持ちしなくてもいいです」

上記は
「お持ちしましょうか」にひきずられて
「お持ちしなくても…」と返答してしまった例です。

「お持ちする」の「お~する」は
昨日紹介した「ご~する」と同じ謙譲語です。

自分の動作をへりくだることによって、相手に敬意を示します。

相手に対しては
「資料をお持ちしましょうか?」
と謙譲語を使いますが

それに対して「持ってこなくてもいいですよ」と伝える場合は
相手の動作に対して尊敬語の「お~いただく」を使います。

この場合
「こちらで用意できますので、
 お持ちいただかなくて構いません

あるいは
こちらで用意できますので、
 お持ちいただく必要はありません
という表現が適切。

もっとシンプルに
「こちらで用意できますので
 お気づかいなく

という返答の仕方もあります。
<追記>
上記以外の書き換え例としては

「こちらで用意できますので、お持ちいただかなくて結構です」

「こちらで用意できますので、お持ちいただくには及びません」

という書き方もあります。

 
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今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(2)
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返信が不要な場合は?

今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
昨日は、まず「返信を必ずする」ことを挙げました。

ただ、返信の際、このメールに対する相手からの返信は要求しない
という場合もあります。

あくまで、お知らせやあいさつとして送るメールで
相手からの了承や確認を必要としない、そんな時は…

メールの文末に
「ひと言、ごあいさつをと思いメールをお送りしました。
返信を要しませんので、お気づかいなく」
といった一文を添え、返信を必要としない旨を相手に伝えます。

相手によっては、そこまでしてもらわなくても…と
こちらが恐縮するくらい、丁寧に何度もメールを返信してくるかたがいます。

そうした相手にも、返信は不要である旨を文末で知らせることで
気を使い合ったエンドレスなやりとりをストップできます。

電話をかけるまでもないし、手紙を出すほどでもない。
でも、ひと言、相手に声をかけておきたい
という時にもメールは便利なツールです。

でも、これは相手に対して「気にかけていますよ」と伝える
シグナルのようなもので、返信を求めるメールではないという時は
そうした意図を、最後の一文で伝えておけば、
相手も返信に迷うことがなくなります。

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