今週は、同じ表現を繰り返さないための応用フレーズをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 表現の応用(2)
◆─────────────────────────────────◆
感謝のフレーズ

あるお礼の文例です。

——————————————————————

いつも弊社のWebサイトをご覧いただき、誠にありがとうございます。
先日開催されたギフトショーへも多くの皆様にご来場いただき、
誠にありがとうございます。この場を借りて心よりお礼を申しあげます

——————————————————————

上記の例文のように
「ありがとうございます」という表現が重なってしまうことがあります。

上記のケースは、同じ「ありがとうございます」でも
次のような意味合いで使われています。

1)最初の「ありがとうございます」⇒日ごろのお付き合いへの感謝

2)次の「ありがとうございます」⇒ギフトショー来場への感謝

1)の「ありがとうございます」は、挨拶に近いもので
メールの冒頭に持ってくることが多く、そうすると
別件で感謝の意を伝える次の一文の「ありがとうございます」と
重なってしまうのです。

さらに、この場合は
2)の「ありがとうございます」の後に
同じように感謝の意を伝える一文
「この場を借りて心よりお礼を申しあげます」が続いています。

そこで、もっとすっきりさせてみましょう。

——————————————————————

いつも弊社のWebサイトをご覧いただき、誠にありがとうございます。
先日開催されたギフトショーへも多くの皆様にご来場いただき、
重ねてお礼を申しあげます。

——————————————————————

「ありがとうございます」が続くときは
「重ねてお礼を申しあげます」と書き換えます。

または
「心よりお礼を申しあげます」
「深く感謝いたしております」
としてもよいでしょう。

「ありがとうございます」の別の表現としては
「恐れ入ります」
「ありがたく思っています」
があります。

「ありがとうございます」は
メール本文に何度も出てくると
感謝の意が薄らいで感じられるので
表現を工夫したいですね。

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今週は、同じ表現を繰り返さないための応用フレーズをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 表現の応用 >
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                         お詫びのフレーズ

あるお詫びメールの文例です。
——————————————————————
・・・という初歩的なミスがあり、
大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、
ここに深くお詫び申しあげます。

今回の件は、全く申し開きのできないことで
深く反省しておりますので、お許しください。

今後はこのようなことがないよう、
細心の注意を払ってまいりますので
何卒お許しのほどお願い申しあげる次第でございます。

重ね重ねお詫び申しあげます。
皆様のご健康とますますのご発展をお祈りしつつ、
書中にてお詫び申しあげます。
——————————————————————

謝罪の気持ちは痛いほどわかるのですが
「お詫び申しあげます」というお詫びのフレーズが繰り返し使われているため、
読むほどに、悲しいかな、しらけてしまうのです。

このように真意を伝えようと言葉を尽くした結果
真意が伝わらないメールになってしまうことがあります。

原因は、同じ表現を何度も使っていて、
文章全体がくどくなっていることが挙げられます。

「お詫び申しあげます」でも
もちろんお詫びの気持ちは伝わるのですが、

「申し訳ございません」
「ご容赦ください」
といった他の表現を使うことで、くどさが取り払えます。

——————————————————————
・・・という初歩的なミスがあり、
大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

今後はこのようなことがないよう、
細心の注意を払い、再発防止に努めてまいりますので
どうかご容赦ください。

謹んで深くお詫び申しあげます。
——————————————————————

今週は、繰り返し使いがちな表現の
応用フレーズを紹介していきたいと思います。

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今週は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                                < 敬語の勘違い(2)
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                             「申し付かる」

今週は、間違えて使いやすい敬語表現について取り上げています。

「弊社総務部長の○○から申し付かりました資料を添付いたします」

通常、上の者が下の者に用を命じることを
「申し付ける」と言います。

上司が客先に対して

「資料をお送りするよう部下に申し付けます

のように使いますが、「部長から申し付かりました」のように
客先に対して、自分の上司から言い渡されたという
意味合いで使うのは適切ではありません。

では、
客先に資料を送付する用事を上司から言い渡された社員が、
客先にその資料を送る際、どのように表現すればよいでしょうか。

その場合は、下記のように表現します。

弊社総務部長の○○の申し付けにより
 資料を添付いたします

「申し付ける」は上司から部下に言いつけるという意味合いを
持ち、謙譲表現に近いニュアンスを持ちますが

「申し付け」という名詞になると、謙譲の意味合いが薄れ
言い付けた内容そのものを指します。

「申し付かりました」という表現より
「申し付けにより」とすれば、すっきりします。

※関連

 

 
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今週は、漢字表記と平仮名表記の違いと区別についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 漢字と平仮名の使い分け(2)
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                        大事なのは表記の統一

漢字表記にするか、平仮名表記にするか。

結論から言うと
どちらでもいいのです。

一般的に
難しい漢字を使わず、平仮名で表記したり、
分かりやすく言いかえたりする傾向にあるので、

今後もメールに限らず、
比較的、漢字表記が多いと思われる社内文書や通達文も
平仮名が占める割合が増えていくでしょう。

ただ、そこで気をつけなければならないのが
同じ文書の中で、表記を統一する
ということです。

例えば
「宜しく」と「よろしく」という表記を
同じ文書の中で混在させず
どちらかに統一します。

これは平仮名で書いた方が適切だと
自分で判断したならば
同じ文書内でそれを徹底させることです。

ビジネスメールなどによく見られるのが
「できる」と「出来る」の混在
「お礼」と「御礼」の混在
「~すること」と「~する事」の混在
「~のため」と「~の為」の混在
「~のように」と「~の様に」の混在

などです。

注意したいのが、
自分では無意識のまま
パソコンの文字変換に任せて入力しているケース。

自分で表記の統一を意識しておかないと
上記のような混在が起こりがちです。

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今週は、漢字表記と平仮名な表記の違いと区別についてです。
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 仕 事  の メ ー ル 作 法          < 漢字と平仮名の使い分け
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                     漢字にする? 平仮名にする?

読者のかたから次のようなメールをいただきましたので、ご紹介します。

<読者からのメール>———————————————-

実は取り上げて欲しいテーマがありメールさせていただきました。
<漢字にする? ひらがなにする?>です。例えば、

宜しく・・・
よろしく・・・

頂きたく・・・
いただきたく


さま

等々挙げればきりがありません。

個人的にはひらがなが表記が好みで(読みやすいので)、
メール以外の社内文書でもひらがなを多く使います。

ですけど、時として自分の使い方が間違っているのでは、
と思うこともあるのです。

あまり、気にしなくてもよいのでしょうか・・・

メール、社内文書、通達文等、文章の性格や相手によって、
適切に使い分けができればよいのですが難しいです。

もしもお時間があればですが、一度取り上げていただき
色々と教えていただければ嬉しいです。
(読者 K.Nさん)
——————————————————————

私がコピーライターをしていた20年前
主に銀行の販促物を制作していたのですが

当時、よく注意されたのが
「~下さい」は「~ください」に
平仮名表記で統一することでした。

銀行の販促物は、それでなくても
総合口座、定期預金、振込など、漢字が多く使われるので
少しでも平仮名を使って、文を読みやすくする
という要望があったのです。

K.Nさんが書いておられる通り
読みやすいのは平仮名表記です。

上記の例では
「宜しくお願いします」より「よろしくお願いします」が
読みやすく一般的。

「~(して)頂く」のような補助動詞も
「~(して)いただく」とひらがな表記にしますが

「もらう」という意味の動詞で使う場合は
「頂く」と漢字表記にします。

敬称では「様」を使うのが一般的ですが
メールでは相手への親しみを表すために
敢えて、平仮名の「さま」を敬称にしているケースが見られます。

敬称以外の
「お客さま」「おひなさま」「皆さま」などは平仮名書き
「お世話さま「お互いさま」のように
接尾語として使う「さま」も平仮名です。

敬称に「さま」を使う場合のように
平仮名にすることで印象が和らいだり、
親しみが感じられたりするものです。

でも、平仮名の比率が多過ぎると
却って読みづらくなることもあります。

漢字表記にするか、平仮名表記にするか
その使い分けについては、明日
取りあげることにします。

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今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 件名あれこれ(3)
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同じ件名の見分け方

常に同じ件名で送信されるメールがあります。
例えば「社内報について」という件名。

発行するごとに号数は変わり、主に原稿の送付とはいえ、
その都度メールの内容も変わるはずですが
件名がいつも「社内報の件」だと、受信する側は少々困ります。

私が使っているメールソフトは「Thunderbird」なのですが

受信したメールをスレッド表示する設定にしているので
同じ件名が続くと、スレッドがどんどん長く伸びていき
見分けがつかなくなることがあります。

送信する側としては
定期の仕事のメールのやり取りなのだから
同じ件名でいいではないか
と思いがちですが、

受け取る側にとっては、
区切りや違いが判別しづらく、間違いの元になりかねません。

▼ 整理してメールを送る習慣を
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同じ仕事であっても、メールの件名を
「社内報80号の件」とすれば
号数が変わるごとに受信ボックスの中で判別しやすくなります。

さらに
「社内報80号 P1-2 原稿」
「社内報80号 表紙 写真6点」
のようにページ数や点数を入れると、より区別しやすくなります。

同じ項目に複数のデータを分けて送るときは
「社内報 P9 画像-1」と通し番号をふったり
「社内報 P9 画像-1/3」と全体の中の何番目に相当するか表示
しておくのもよいでしょう。

同じ件目に整理番号を付けるだけで
送信する側も受信する側も、後の処理がしやすくなります。

G-mailの場合は
「社内報80号」で検索すれば、
その号でやりとりしたメールがさっと検索できるので便利です。

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