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Category: まぐまぐ！ニュース, 間違えやすい言葉Tag: コミュニケーション, ビジネスメール, メール対応, 入力ミス, 学び直し, 打ち間違い, 早い, 速い

2017年2月17日

【仕事のメール作法】便利なサービス＜メールの活用（5）＞VOL.2808

今週は、社内外の伝達以外のメールの活用法についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　　　　　　＜ メールの活用（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　便利なサービス

昨日、紹介した「アラーム」としての活用
に関連する投稿を紹介します。

＜読者のメール活用法＞——————————————–

こんにちは。リマインドメールというのもありますよ。

私は、todo mailを利用しています。
メールの件名を半角数字で通知して欲しい日時分とし、
本文にメモを書いて、todomail@aivy.co.jp にメールします。

すると指定の日時に本文がメールされて来ます。無料です。
添付ファイルを付けられないなど制限がありますが、
簡単な仕組みで使いやすく便利です。
ガラケーでも使えますよ。ご参考まで。
（読者 Hさん）
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上記は、ToDoMail
というサービスのようです。
▼ToDoMail

ファイル管理に自分宛てメールを活用する事例
の投稿もありました。

＜読者のメール活用法＞——————————————–

WordやExcelなどでファイルを作成したときに、
それらのファイルをメールに添付して、自分宛にメールします。

そのときにメールの件名を適切なものにし、
また本文中に補足説明をつけることにより、
ファイルの内容がどういうものか
一目でわかります。

これにより、自作のファイルをメーラーで一元管理できます。

ただし、ファイルの容量のことを考慮すると、
メールサーバの容量制限や通信容量の制限
に気をつかわなくても良いとう条件に限ります。
（読者 Y.Nさん）
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わたしはこの方法に似たやり方を
Gmailの「下書き」でしています。

書きかけの原稿や
紛失したくないデータを
テキストファイルやWordファイルに保存。

そのファイルをGmailに添付し、
何についてのファイルかを
件名に書き込み、
「下書き」として保存します。

こうしておくと
自宅のパソコンと
事務所のパソコン
どちらでもGmailから開くことができるので
データを保存したUSBを持ち歩かずに済みます。

データの入ったUSBを忘れたり、
万一、USBをなくしたり
したときの防衛策として
この方法をとるようになりました。

今週は、読者の皆さんの活用事例を紹介しました。
便利なアプリもたくさんありますが
自分なりのルールを設け、メールを活用するのも
一手だと思います。

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【しごび】のおすすめ
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「絵を描いたことがない」
「絵を描くのが苦手」という人にこそ、
知ってほしい「快画」。

では、「快画」とは？

このイベントで分かります。

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「SO＠Rロビートーク」　 vol.9
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イラストレーター　木村タカヒロ氏に聴く
「誰でも3時間で描けるようになる“快画”とは？」
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参加費：無料

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「快画」に興味ある方、木村さんに興味ある方
ぜひ、ご参加ください！

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取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

Category: その他Tag: ビジネスメール

2017年2月16日

【仕事のメール作法】忘れないための工夫＜メールの活用（4）＞VOL.2807

今週は、社内外の伝達以外のメールの活用法についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　　　　＜ メールの活用（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　忘れないための工夫

自分宛てのメールについて、
昨日、紹介した「備忘録」としての活用に関連し
次のような投稿もありました。

＜読者のメール活用法＞——————————————–

今週のテーマである「メールの活用」について、
私の事例を紹介いたします。

▼やるべきこと、思いついたことをとりあえず

2月13日のメールマガジンの内容とかなり重なりますが、
電車の中や出先などで、やるべきことを思いついたとき、

私的なことならば自宅のメールアドレスへ、
仕事のことならば会社のメールアドレスへ、

携帯電話（スマートフォン）からメールを出します。

そして、受信側では、(ToDoリスト代わりに）マーキングして、
やり終えるまでは残しておきます。
これで、メーラーを確認することにより、
やるべきことを忘れずに済みます。
（読者 Y.Nさん）
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移動や外出中などに
用事を思い出したり、
対処すべき方法が頭に浮かんだりすることがあります、

気付いたときに
自分宛てにメールしておけば
うっかり忘れるということがなくなりますね。

メーラーの日時指定機能を使い、
リマインダーとして活用しているという
次のような投稿もありました。

＜読者のメール活用法＞——————————————–

『独自』ではないかもしれませんが、メール活用法をご連絡いたします。

私はアラームとして使用しています。

会社で使用するメーラーはメールの日時指定ができます。

月に1回、翌月の最終受注をお知らせするアラームを
全社に配信するのですが、
私も忘れることがあるので、
その日を指定して自分にメールが届くようにしています。

アラームを出す方が忘れてしまっては、アラームになりませんので。

また、メーリングアドレスのタイトルに付く連番を
会社名や担当者名とデータ登録し、
メールを捜索しやすいようにしています（エビデンスとして）。

（読者 M.Nさん）
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上記の「アラーム」とは、
あらかじめ設定した時刻に電子メールなどで予定を通知する
「リマインダー」という意味で書かかれたものと思います。

ちょっとしたことですが
使い慣れたメールで工夫すれば
新たにアプリを導入しなくても
仕事に役立ちますね。

「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら……
—————————————–
★『メールは1分で返しなさい』★
—————————————–

ぜひ、ご利用ください。

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Category: メール作法Tag: ビジネスメール

2017年2月14日

【仕事のメール作法】自分宛ての日報として＜メールの活用（2）＞VOL.2805

今週は、社内外の伝達以外のメールの活用法についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　　　　　＜ メールの活用（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　自分宛ての日報として

昨日、自分宛てにメールする方法を取り上げたところ、
早速、読者のかたからも
同様の活用法の投稿があったので、ご紹介します。

＜読者のメール活用法＞——————————————–

私のメール活用法で毎日実践しているのが、
「本日の作業実績の記録」をして、退勤前に自分宛にメールしています。

作業実績のほか、翌日の予定や
毎日目にして活力となるような格言みたいなフレーズも記載しています。

メール下書きフォルダにテンプレートを用意しておき、
毎日コピーして当日分を作成するので、記載レベルがぶれません
（テンプレートの変更もメール下書きの修正のみで容易です）。

テンプレートには以下の見出しを記載しております。

・本日の作業（活動）実績
⇒　記憶が鮮明な当日のうちに記録
・本日参加した会議実績
⇒　いつ何の会議に参加したかの記録
・本日の特記事項
⇒　留めておきたい「こんなことがあった」を記録
・翌日の予定
⇒　本日作業があっての翌日の作業計画なので当日のうちに記録
⇒　翌日出勤してから計画するよりスムーズに着手できる
・（簡単な）〆切作業
⇒　いつ何が〆切か簡単に記載
・格言や戒めなど
⇒　毎日目にするからこそ自分へのメッセージ

特別なツールを使わない日報のようなものですね。
ちょっと細かすぎるかもしれませんが、
記憶力低下を補うには充分
かつ週末や連休を挟んだ後は特に効果的です。

メリットは、

・当日のToDoを忘れずに把握できる
・いつ頃何をしていたかを振り返りやすい
・容易に過去対応実績をキーワード検索できる
・昨年の今頃何をしていたか？　思い出せる
（読者 Mさん）
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Mさんの「本日の作業実績の記録」メールは、
まさに自分のための日報。

その日のふり返りと
翌日の確認をするための
必要事項を見える化した好事例ですね。

これだけの項目を記録できるのも
メールだからこそで、
手書きだと逆に億劫になり、続かないかもしれません。

このように1日単位で
業務の進捗や成果、予定を
把握する習慣をつけるのは
大事なことだと思います。

このメールマガジンの内容を反映した
1冊目の著書です。

————————————-
★『仕事で差がつくできるメール術』★
————————————-

わたし自身も一番好きな本です。

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▼読みづらいあなたのビジネスメールをすっきりさせる簡単な裏ワザ

Category: メール作法Tag: ビジネスメール, メール研修

2017年2月13日

【仕事のメール作法】自分宛てにメール＜メールの活用＞VOL.2804

今週は、社内外の伝達以外のメールの活用法についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　　　　　　＜ メールの活用＞
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自分宛てにメール

社内、社外の相手との連絡や情報共有のために
使っているメールですが、
それ以外の使いみちについて
今週は取りあげてみたいと思います。

その日にすべきことを箇条書きにして
自分宛てにメールする
という人がいて、なるほどな、と思いました。

ToDoリストとして
自分宛てメールを
活用している例です。

Google Keep のような
メモやリストを作成できるアプリや
スマートフォン用のリマインダーアプリなどもありますが

実にシンプルな
自分宛てにメールするという方法で
その日にすべきことを確認することも
できるわけです。

わたしは、こうした予定やToDoリストを
手帳に書いてしまう方ですが、

常に持ち歩く携帯電話やスマートフォンに
メールしておけば
手帳を探したり取り出したりするまでもなく
サッと確認できます。

予定や確認事項は
頭の中に思い浮かんだはしから
とりあえず書き出して
まず“見える化”することが肝心。

次に、
書き出した項目を
優先順位を付けて並べ替える、
あるいはリスト化する作業は

手書きより、
デジタルツールを使う方が
便利かもしれません。

頭の中を整理して、
見て確認するだけでよければ
その日のToDoを
自分宛てにメールするという方法で
事足りそうですね。

まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

メールや長文を読みやすくする、ひと工夫について

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　「拝見させていただく」＜ヘンな敬語＞VOL.1821

Category: メール作法Tag: ビジネスメール, メール研修

2017年2月9日

【仕事のメール心得帖】「拝受」だけでいいの？＜読者からの質問（4）＞VOL.2802

今週は、読者の方からの質問に回答します。
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　仕事のメール作法＜ 読者からの質問（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「拝受」だけでいいの？

　＜読者からの質問＞————————————————

　　最近、気になるメールを受信したので、
　　質問したくご連絡しました。

　　自社の人と、
　　他社（グループ会社なので多少仲良し感有り）の方が
　　やりとりするメールに私もCCに加えられていたので傍観していました。

　　他社の方がファイル添付をしてきたメールに対し、
　　「拝受」という言葉で返信していました。

　　「拝受」という言葉を使うこと自体は悪くないと思いますが、
　　「拝受しました」ではなく、
　　ただ「拝受」としていたことが気になりました。

　　文面としては、以下のとおりです。
　　++++++++++++++++++
　　添付資料拝受。
　　ありがとうございました。
　　++++++++++++++++++

　　“拝”を付けることで、この言葉を用いること自体、
　　自分をへりくだっていることは理解できるものの、
　　使い方だけ見ると上から目線の感じを受けてしまいます。

　　同じく“拝”が付く言葉でも、
　　「拝見しました」は「拝見」で止めて使わないですよね。
　　そう考えると違和感を覚えました。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 N.Hさん）
　——————————————————————

　「拝受」は、受け取ることをへりくだっていう言葉です。

　「拝」に相手にへりくだる意味が込められていますが、
　それだけで完結するわけではなく
　「拝受しました」と文にすることではじめて
　相手を敬う気持ちも含めて、伝わるのではないでしょうか。

　「拝受」だけでは、
　上から目線、あるいは手抜きと思われる可能性もあるので、
　「拝受しました」と文にするのが適切と考えます。

　推測ですが、「拝受」と返信した方は、
　「賀正」とか「謹賀新年」のように
　その言葉だけで新年のあいさつになる賀詞のような感覚で
　「拝受」だけで済ませているのかもしれないし、

　単純に、入力の手間を省くのに
　都合のよい言葉と捉えているのかもしれません。

　でも、ビジネスメールでは、
　「拝受しました」ときちんと文にする方が好ましいと思います。

　※関連するバックナンバーはこちら
　「受け取りました」＜好感度アップの表現法（2）＞VOL.1700

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　【しごび】のお知らせ
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　いよいよ、開催。

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　　　　　　　ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
　　　　　　　　山持真美さん
https://www.facebook.com/events/1640830632890013/
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　　テーマ：「歌のない人生なんて！？
　　　　　　　わたしがオペラのコーラスを続けるわけ」　　　　　