今週は、メールを書くときの心得についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 文章を書くために大切なこと(3)>
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                         書いたら読み返す

 今週は、プロの作家も心がけている
 文章を書くために大切なことを
 ビジネスメールに置き換えて紹介しています。

 書籍「小説講座 売れる作家の全技術」には
 「作家になるために大切な四つのポイント」の二つ目に

  2)自分の原稿を読み返す

 が挙げられています。

 「原稿」を
 自分が書いた「メール」や「文章」に
 置き換えてみましょう。

 メールを書くときに想定される
 3つのパターンがあります。

 1)時間がなく、急いで書いたメールを
   書き上げた瞬間すぐ送ってしまい、後で間違いに気づく。

 2)ひとまず書いてみて、読み返し、文章を整えてから送信する。

 3)いい文章を書こうとして、
    書いては直しているうちに時間が経過。
    1本のメールを書くのに、ものすごく時間がかかる。

 ミスのないメールを、スピーディーに送信するには
 2)のパターンが理想です。

 1)のように読み返さずに慌てて送信したメールは
 後で、添付し忘れや文字の間違いなど、
 失敗がつきもの。

 3)は、あ~でもないこうでもないと文章をこねくり回しているうちに
 自分でも何を書かねばならないのかが分からなくなり、
 必要以上に時間がかかることに。

 1回で完璧な文章を書こうとするのではなく
 一度、伝えるべき用件を書き出してみて、

 相手の立場で読み返し、
 不足している情報や、書き足りてない内容を追加し、
 文字や表現の間違いを確認します。

 読み返し、文章を整える。
 メールや文章の上達に必要なのは、この作業です。

 メールでは
 手紙のような丁寧さや季節感、
 小説のような華麗な文体や凝った表現は求められていません。

 それよりも、
 誰が読んでも用件や真意が伝わるように
 事実を正しく、分かりやすい表現で
 簡潔に伝えることが重要です。

 当メールマガジンでも
 「読み返す」ことの大切さは繰り返し述べていますが、
 改めて強調する次第です。


 <参考文献>
  「小説講座 売れる作家の全技術」
  


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 【しごび】 の お す す め
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 同じ売り込まれるなら
 気持ちよく買いたい!
 ですよね。

 
 第242号 売り込まない弊害
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  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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 その答えが、このメルマガを読めば分かります。

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今週は、メールを書くときの心得についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 文章を書くために大切なこと
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                         正確な言葉を使う
今週は、プロの作家も心がけている
文章を書くために大切なことを
ビジネスメールに置き換えて紹介しています。

書籍「小説講座 売れる作家の全技術」には
「作家になるために大切な四つのポイント」の一つ目として

1)正確な言葉を使う

が挙げられています。

本書には
「辞書をいつも手元に置いておいて、少しでも怪しいなと思ったら
辞書を引きましょう」
とあります。

広辞苑のような分厚い辞書を手元に置かなくても
インターネットで「大辞泉」や「大辞林」といった辞書サイトや
辞書アプリへアクセスして調べることができます。

本書には、次のようにも書かれています。

「まずは自分の日本語力を疑うこと、そして辞書を引くことを
ぜひ習慣にしてください」

パソコンやスマートフォンで文字入力すれば、
自動的に文字変換され、自分では書けないような
難しい漢字も文章に反映できますが、

自動変換機能に頼り過ぎると
同音異義語を意味を取り違えて使ってしまうような
間違いも起こります。

パソコンでメールや文章を書いているときも
「あれ?」とか「おや?」と気になる表記や表現があれば、
すぐに調べ、確認してみましょう。

当メールマガジンでお薦めしているのが
共同通信社の「記者ハンドブック」です。

ハンディな新書サイズで
デスクの上に置いていても邪魔にならず
すぐ取り出せます。

新聞に用いられている用字用語集なので
表記の基準を本書に置いておけば
迷った時の指針になります。

自分に合ったツール、方法でよいので
うろ覚えの言葉や曖昧に理解している言葉に出合った時は
調べて確認してみてください。

<参考文献>
「小説講座 売れる作家の全技術」

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【しごび】 の お 知 ら せ
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まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が
紹介されています。

気になる敬語として、
「いただく」の多用と「ご持参してください」について
挙げています。

 ▼ついつい「いただく」を多用。メールで敬語だらけを回避する方法

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今週は、メールを書くときの心得についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 文章を書くために大切なこと >
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                          4つのポイント

 作家の大沢在昌氏が
 作家になるために必要な技術を惜しげもなく公開した講座を
 書籍化した
 「小説講座 売れる作家の全技術」 
 という本があります。

 その中に「作家になるために大切な四つのポイント」として、
 「作家として食う」ために必要とされる文章の書き方が
 紹介されていました。

 わたしは小説家になりたいわけでも
 このメールマガジンで、小説の書き方を述べたいわけでも
 ありません。

 でも、本書にある
 「作家になるために大切な四つのポイント」は
 「書く」という行為を続けるという点で
 毎日のように職場で行うメールのやり取りをするうえでも
 必要な内容だと思いました。

 その4つのポイントとは…

  1)正確な言葉を使う
  2)自分の原稿を読み返す
  3)毎日書く
  4)手放す勇気を持つ

 です。

 そこで、
 今週は、プロの作家も心がけている
 文章を書くために大切なことを
 ビジネスメールに置き換えて
 紹介していきたいと思います。


 <参考文献>
  「小説講座 売れる作家の全技術」
  



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【しごび】 の お す す め
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 このメールマガジンの内容を反映した
 1冊目の著書です。

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 ★『仕事で差がつく できるメール術』★
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 わたし自身も一番好きな本です。
 ぜひ、お求めください!




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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法          < 気になる敬語(5)
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「おもてなしさせていただきます」

今週は「おや?」と気になる
敬語の使い方を取り上げてきました。

—————————————————-
心を込めて、お客様をおもてなしさせていただきます
—————————————————-

上記の一文で気になるのが
結びの「させていただきます」です。

気持ちとしては、
相手に「おもてなし」を「させてもらう」という気持ちから
「おもてなしさせていただく」という敬語になっているのかもしれません。

ここで用いられている
「させていただく」は、相手への行為をへりくだって伝えるときに使う
「させてもらう」の謙譲語です。

しかし、「させていただく」を適切に使うには
次の2つの条件を満たすことが必要です。

1)相手や第三者の許可を受けて行うことか?
2)そのことで何らかの恩恵を受けることになるか?

この場合、相手を「もてなす」という行為は
相手に許可を得て行うものではないので、
1)の条件は当てはまりません。

したがって、
「おもてなしさせていただく」ではなく
「する」の謙譲語「いたす」を使い、
「おもてなしいたします」
とするのが適切と考えます。

——————————————
心を込めて、お客様をおもてなしいたします
——————————————

とする方がすっきり収まるのではないでしょうか。

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最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
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【しごび】 の お す す め
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お願い事をするときには「差し支えなければ」

誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

といった具合に、大和言葉を使うと
言い回しがやわらかくなり、相手の心にすっと届きます。

そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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★『 一目置かれる大和言葉の言いまわし 』★
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大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を!

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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 気になる敬語(4)
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                        「されておられます」

 今週は「おや?」と気になる
 敬語の使い方を取り上げています。

 ———————————
 山田さんは本業の傍ら、
 高校のPTA会長をされておられます
 ———————————

 上記の一文で気になるのが
 後半の「されておられます」です。

 この文で伝えたいのは
 「山田さんが(本業のほかに)高校のPTA会長をしている」
 ということです。

 しかし、上記の文では、
 「している」に尊敬の「られる」を用いて「しておられる」としたうえに、
 「する」の尊敬語「される」を加え
 「されておられます」と
 2段階で尊敬語に変換してしまったものと思われます。

 この場合は、
 「する」の尊敬語「される」または「なさる」を使い
 「PTA会長をされています」
 「PTA会長をなさっています」
 とするか、

 「している」に尊敬の「られる」を用い
 「PTA会長をしておられる」
 とします。

 したがって冒頭の文例は
 ———————————
 山田さんは本業の傍ら、
 高校のPTA会長をなさっています
 ———————————
 とするのが
 敬語の文として収まりが良いのではないでしょうか。

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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 気になる敬語(3)
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                        「いただく」の多用

 今週は「おや?」と気になる
 敬語の使い方を取り上げています。

 ————————————————————
 参加者の皆さまから非常にご関心いただいている新商品について、
 開発者を交え、議論していいただく場としていただきたい
 と考えています。
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 上記の一文で気になるのが
 たびたび使われている「いただく」です。
 一つの文に3回も用いられています。

 前文の「非常にご関心いただいている」は、言葉としておかしいので、
 「関心が高い」と書き換えます。

 後にくる「議論していいただく場としていただきたい」は、
 「もらう」の謙譲語として「いただく」が
 続けて使われ、くどいので
 「議論する場としていただきたい」と一つにまとめます。

 多用されていた「いただく」を整理して書き換えると…

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 参加者の皆さまからの関心が高い新商品について、
 開発者を交え、議論する場にしていただきたいと考えています。
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 敬語はたくさん使えば、丁寧さや敬意が増すわけではなく、
 適材適所に用いてこそ、効果的な文章となります。

 書いている最中は気がつかなくても、
 読み返して「変だな」と感じたら、
 余計な言葉を省き、書き直して、文章を整える習慣をつけましょう。
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