今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
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                    年始のファーストコンタクト

 <読者からの質問> ----------------------------------------------

  年明け早々に初めてメールを送る相手に対しては
  書き出しに「明けましておめでとうございます」という
  年始の挨拶を入れた方がいいのでしょうか?
  特に入れる必要はないのでしょうか?
                           (読者 H.Tさん)
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 面識がない相手に、メールでファーストコンタクトをする場合、
 年初であるなしにかかわらず
 「初めまして」
 「初めてメールをお送りいたします」
 といった書き出しにします。

 「明けましておめでとうございます」という年始のあいさつ文は
 相手と関わりができてから用いる方がよいでしょう。

 というのも
 年賀状はもともと日ごろお世話になっている相手や
 懇意にしている相手に日頃の感謝と
 これからも変わらる付き合いを願う気持ちを伝えるために
 送るもの。

 年賀状のやりとりをメールで代替する場合も
 すでに関わりのある相手に
 年の初めのメールに
 「明けましておめでとうございます」を使うことはありますが

 初めてメールをする相手にまで
 その慣習を用いる必要はありません。

 それよりも
 ファーストコンタクトの相手に
 メールで伝えるべきことは
 ・初めてメールで連絡すること
 ・相手のメールアドレスを知った経緯
 ・連絡する理由
 です。

 相手にメールを送る際、
 重視するポイントが異なることを
 理解しておきましょう。



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今週は、ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 大和言葉の活用(5)>
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                        「言わずもがな」

 今週は、ビジネスメールにも使える
 大和言葉の言い回しを紹介してきました。

 周知のことで、ことさら言うようなことではないが、
 相手に伝えなければならない。

 そんなときに用いる大和言葉が
 「言わずもがな」
 です。

 「言う」の未然形に打ち消しの「ず」、
 終助詞「もがな」から成る言葉ですが、

 最後に「の」を付け、「言わずもがなの」として、
 言わないほうがよい、という意味合いで用います。

 例)このあたりのことをよくご存じの佐藤さんに
   言わずもがなのことをお伝えするようですが

 また、「言わずもがな」には、
 言うまでもなく、もちろん
 という意味もあります。

 例)英語は言わずもがな、中国語でも
   彼女は交渉できます。

 似た言葉に「言わずと知れた」があります。

 言わなくても分かっている、
 分かりきったこと、という意味で

 例)言わずと知れた、技術部門の功労者が
   山田会長です。

 のように、誰もが知っていることだが、敢えて言うことで
 強調するようなときに用います。


 このように大和言葉を添えることで、
 文章が彩られたり、直接的な表現が和らいだりする効用があります。

 相手に伝えにくいことほど、
 大和言葉を活用して、ソフトに表現してみるとよいでしょう。



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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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 ビジネスメールに使える
 大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を!




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 【しごび】 か ら お 知 ら せ
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 来週10月10日は祝日のため
 メールマガジン「仕事美人のメール作法」の配信を休みます。

 次回は、10月11日(火)の配信です。
 お楽しみに!



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今週は、 気をつけたいメールの敬語の使い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < うっかり敬語(2)>
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                      「頂戴する」の代わりに

 ビジネスメールだけでなく、
 電話や対面での対応でも
 うっかり使ってしまいがちな敬語の間違いについて
 今週は取り上げています。


 対面のやりとりで、
 自分の名前を書いたり言ったりすることがあります。

 そんなとき、相手から
 「お名前を頂戴できますか」
 と言われることが多くあります。

 「頂戴する」は、もらうとか、あげるという意の謙譲語ですが、
 名前はあげたり、もらったりするものではないので
 「頂戴する」を使うのはNGです。

 名前を相手に尋ねる場合は
 「お名前を伺えますか」

 名前を相手に書いてもらう場合は
 「お名前をお書きいただけますか」
 「お名前をご記入いただけますか」
 とするのが適切です。

 「お名前をお願いします」
 とすれば、尋ねるときも書いてもらうときも使えます。


 「頂戴する」は、こんな使われ方もしています。

 相手に社内の担当者が休みであることを伝える時
 「山田はお休みを頂戴しております」。

 休みは社外の相手に許可を得てとるものではないので
 「頂戴する」を使うのは適切ではなく、

 自社の社員が休んでいることを伝えるのに
 「お休み」と「お」を付けて丁寧語にするのもNGです。

 この場合は
 「山田は休んでおります」
 「山田は現在、休暇中です(ございます)」
 のように書きます。

 担当者や上司が休みで、代わりに自分がメール対応するようなときは

 「担当の(課長の)山田が休みのため、
  代わりに○○(自分の名前)が承ります」

 と対応するとよいでしょう。



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 【しごび】 の お す す め
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今週は、 気をつけたいメールの敬語の使い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < うっかり敬語 >
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                         二重敬語に注意!

 ビジネスメールだけでなく、
 電話や対面での対応でも
 うっかり使ってしまいがちな敬語の間違いについて
 今週は取り上げます。

 感覚でなんとなく使ってしまうことが多いのが
 敬語を重ねて使う二重敬語です。

 × サンプルはご覧になられましたか?
 ↓
 ○ サンプルはご覧になりましたか?

 「見る」の尊敬語は「ご覧になる」、あるいは
 「られる」を付けて「見られる」とします。
 「ご覧になられる」はその両方を混同した誤りです。


 × 部長がおっしゃられていた件
 ↓
 ○ 部長がおっしゃっていた件

 「言う」の尊敬語は「おっしゃる」または「言われる」。
 「おっしゃられる」も「おっしゃる」に尊敬の「られる」付けた
 間違いのパターンです。


 × お車でお越しになられますか?
 ↓
 ○ お車でお越しになりますか?

 「来る」の尊敬語は「お越しになる」のほかに
 「いらっしゃる」「おいでになる」もありますが、
 いずれも「られる」を付け加えると二重敬語になってしまうので、
 要注意です。

 ほかにも
 人がなくなることを「お亡くなりになられる」と言ったり書いたり
 しているケースがありますが、これも二重敬語。
 「お亡くなりになる」「亡くなる」が尊敬語の正しい使い方です。

 下記も二重敬語を使いやすい言葉なので気をつけましょう。

 聞く  → お聞きになる  × お聞きになられる
 借りる → お借りになる  × お借りになられる
 訪ねる → お訪ねになる  × お訪ねになられる



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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 当メールマガジンの過去の記事が
 まぐまぐニュースで取り上げられました!

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今週は、 同じ読みで意味が違う言葉についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 言葉の違い(4)>
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                        「主幹」と「主管」

 今週は、同じ読みでも漢字と意味が異なる言葉を取り上げています。
 今一度、違いを確認してみましょう。

 「主幹」と「主管」。

 この2つの言葉の意味、どう違うのでしょう。

 「主幹」は、ある仕事を中心となって行い、まとめていく人。
 「主管」は、主導的な立場で、ある仕事を管理すること、
 または、それをする人。

 中心になってとりまとめや仕事をする人が「主幹」で、
 さらに大きな組織や団体などの管理や管轄をすることが「主管」
 といえます。

 児童や生徒の教育のほか、校長・副校長・教頭の補佐も行う先生のことを
 「主幹教諭」といいます。
 そのほか「環境分野の研究主幹」「広報誌の編集主幹」のように
 役職を指して使われることが多いようです。

 「主管」は、「○○協議会の主管事業」「△△連盟主管のイベント」
 のような使い方をします。
 「主管部署」「主管官庁」という言葉もあり、公的機関などで
 多く使われています。

 「主幹」が中心となる人の役職を指すのに対し、
 「主管」は主に管理・管轄するところ
 という違いがあるのではないでしょうか。



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