今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　＜ 失礼なメール（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　言葉の勘違いや取り違え

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

■昨日は、部長と偶然、駅で落ち合いました。

上記の文は、「偶然、駅で一緒になりました」とか「偶然、駅でお会いしま
した」とするところを、間違えて「落ち合いました」としている例です。
「落ち合う」は、約束をしてある場所で一緒になること。「偶然落ち合う」と
いう使い方はしません。

■古い資料ですが、お役に立つのであれば法外の喜びです。

上記の文は、「望外の喜び」とするところを間違えて「法外の喜び」としてい
る例です。「法外」は、程度が並外れているという意味ですが、「法外な要求」
「法外な値段」のように悪い意味合いで使うことが多い言葉。

対して「望外」は、望んでいた以上である、という意で使います。相手のため
になって、これほどうれしいことはありません、と伝えたいのに、間違いによっ
て相手にその意図が伝わらない残念な例です。

■部長の的を得たご助言のおかげで、トラブルが解決しました。

上記の文にある「的を得た」は、「的を射た」あるいは「当を得た」を混同し
て使っている例です。このように、相手に感謝や称賛の気持ちを伝えたい時に
も言葉を間違えてしまうと、相手に苦笑される結果に。

ちょっとした言葉の間違いですが、言葉の使い方を間違えると、真意が伝わら
ないだけでなく誤解を招いたり、あらぬ疑いを持たれたりということも。
特に目上の相手に使い慣れない言葉を使って、文章を飾らないことです。

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相手の言葉や対応を打ち消すのではなく、受け入れ、肯定する対応
について取り上げています。

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今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か（4）＞
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読者からの意見

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

読者の意見を紹介します。

＜読者の意見-1＞——————————————————

伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断。

私も基本的には、メールです。
ですが、緊急な連絡の場合は、メールを送ってから電話を入れるようにしてい
ます。電話は、緊急な内容のメールを送ったので確認してほしいという用件で
す。

わざわざ電話するなら、そのときに用件を言えば良いのでは？　と思われるか
もしれませんが

・電話での説明に時間がかかるかもしれない
（一応了解を得て話しますが、長くなってしまった場合相手に迷惑がかかるかも）
・長くなれば電話代もかさみます。
・メールだけですと、すぐ見てもらえない可能性も。
・「言った」「言わない」をなくす。記録を残すという意味でもメールを送る

といった理由です。
みなさんの方法やその理由もお聞きしたいです。
（読者 Y.Tさん）
———————————————————————-

＜読者の意見-2＞——————————————————

「伝達方法としてメールか、メール以外にするか」という判断。あなたはどの
ような基準で行っていますか？」ですが、私は下記基準です。
1.メールの主目的は、
1）報連相
2）個人またはグループに一斉発信
3）連絡済確認や日時・数字などの記録を残す時
と考えています。
但し、メールを読むか読まないかは、相手次第ですが（自己アリバイ造り？）。

2.電話は、1）報連相、2）相手と1対1、3）連絡確認（だから口答で相手確認）
と思います。後で「聞いてない」「そんな電話、忘れました」などと言われ
ると困りますが。

3.メール表記は神垣様の言われるように、誤解のないような「言葉使いは、
はっきり、簡潔にを」心がけています（まだまだ修行が足りませんが）。

4.社内メールは箇条書き、メリハリ、起承転結等々です。重文や複文は避ける。

5.顧客へのメールは、1）手紙の代用か、2）報連相か、で書き方も変えています。
（読者 うしうまさん）
———————————————————————-

＜読者の意見-3＞——————————————————

ネタになる回答を差し上げたかったのですが、
私の判断基準が、神垣さんと全く同じで、参考にも何もならずすみません。
『まさに神垣さんに1票』状態です。

でも、それが普通なのではないかと思います。
やはり、通常はメールで、電話にするのは、
・緊急の時か、
・メールで書くには、込み入っていて文章でうまく説明出来ない時、
・もしくは相手の1つ目の回答によってその先の書く内容（要件）が変わる時
だと思います。

あと、これも同じですが、電話しても話し中や出られない時は、ショートメッ
セージで簡単に説明して『連絡下さい』と入れます。

ちなみに、仕事の連絡でLINE等を使用することはありません。
メールはエビデンスも兼ねているため、後々まで残しておくには、会社のメ
ールを使うというのが大前提なので。

将来、会社が貸与するスマホにLINEを入れさせてくれて、公式に使用してい
いと認められたらそれも変わって行くかもしれませんが。
（読者 K.Kさん）
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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ 肯定的に書く（2）＞
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高価なお土産をもらったときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

明らかに高価なものと分かる手土産をもらったとき。
ついつい手土産の価格が気になって、こんなふうに返していませんか。

「高価なものを頂いて、申し訳ないです」
「気を遣っていただいて、すみません」

「こんな値の張るものをもらってしまって…」と遠慮する気持ちから「申し訳
ない」「すみません」という言葉を使ってしまいがちですが、「なんだか申し
訳ない」という気持ちを一転させて次のように書き換えてみてはどうでしょう。

「お心づくしの品、ありがたく頂戴します」

「お心づくしの品」は「お心のこもった品」と書き換えてもよでしょう。

お土産を渡す側は、相手に喜んでほしいという気持ちがあるはず。ならば、
「すみません」と恐縮するより、素直に好意を受けとめ、「ありがとうござい
ます」と感謝の言葉を返すほうが感じが良いです。

その場でお礼ができず、あとでお礼のメールやはがきを送る場合は
「結構なお品を頂戴し、ありがとうございます」
と伝えます。

「結構なお品を頂戴し」は「お心遣いいただき」「お心づくしの品を頂戴し」
としてもよいでしょう。

「いつもお心にかけていただき、感謝申し上げます」
という言い方もあります。

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今週は、同音異義語の使い分けについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　 ＜ できてる？　表記の使い分け（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「他」と「外」

今週は、表記するとき混同しやすい言葉の使い分けを例を挙げながら紹介して
きました。

「ほか」には、「他」と「外」の2つの漢字があります。
使い分けはできていますか？

「他」は、それ以外のこと。「その他」「他の意見」のように使います。

例）部長他3人の担当者で打ち合わせを行います。
他を当たっていただけますか。

それ以外のことではない、特に重要なという意味で「他ならない」という言葉
もあります。

例）日々の努力の積み重ねに他ならない。
他ならない佐藤さんの頼みですから、引き受けましょう。

「外」は、範囲の外という意。「思いの外」「もっての外」という使い方をし
ます。

例）ことの外、お客様に好評でした。

「他」を使う頻度の方が多いと思われますが、「外」との区別を知っておくと
入力ミスや言葉の混同を避けることができます。

この他に、下に否定の言葉を伴って、それ以外にないという意味を表すときは、
平仮名で「…するほかない」とします。

例）今回は諦めるほかないようです。

当メールマガジンでは、「他」と「外」の区別は、共同通信社「記者ハンドブック」に基づいています。

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今週は、同音異義語の使い分けについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　＜ できてる？　表記の使い分け（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「差し」と「刺し」

今週は、表記するとき混同しやすい言葉の使い分けを例を挙げながら紹介して
います。

「差し」と「刺し」の使い分けはできていますか？

「差し」は、二人で向かい合うという意味のほかに、「差し出す」「差し戻す」
「差し替える」のように動詞に付いて意味を強調したり、語調を整えたりする
ときに用います。

例）今日は差しで話しましょう。

文章の差し替えをお願いします。
何を差し置いても伺います。

「刺し」は「刺す」の連用形。主にとがった物を突き入れる、という意味で用
いますが、「刺し」を使う言葉として「刺し子」「刺し身」などがあります。

「さし違え」は「差し違え」と「刺し違え」の二通りの表記と意味があります。

「差し違え」とは、相撲で、行司が間違えて負けた力士へ軍配を上げること。
「刺し違え」は、互いに相手の体を刺し合うこと。そこから、自分を犠牲に
して相手に損害を与える、と比喩的に用いられることもあります。

例）相手と刺し違える覚悟で告発する。

「差し違え」は相撲用語で、「刺し違え」は尋常ならざる状況で使う言葉で
「刺し違える」と動詞で使うことが多いという違いがあります（一般にあまり
使うことはないと思われますが）。

「差し」と「刺し」では、圧倒的に「差し」を使うことのほうが多いですが、
「串刺し」を「串差し」とする間違いもあるので、「差し」と「刺し」の違い
について取り上げてみました。

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今週は、同音異義語の使い分けについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ できてる？　表記の使い分け（3）＞
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「絞る」と「搾る」

今週は、表記するとき混同しやすい言葉の使い分けを例を挙げながら紹介して
います。

「絞る」と「搾る」の使い分けはできていますか？

「絞る」は、ねじって水分を出すこと。
「搾る」は、締め付けて水分を取り出すこと、という違いがあります。

例）タオルを絞る。
レモンを搾る。　搾りかす

「絞る」には、声や考えを無理に出す、という意味もあり、
対して「搾る」には、無理に取り立てる、という意味もあります。

例）知恵を絞る。　声を振り絞る。
税金を搾り取る

「搾取」という言葉に「搾る」が使われているのは、この意味からです。

「絞る」には小さくするという意味もあります。

例）スピーカーの音量を絞る。
対象人数を絞ることにした。

「油をしぼる」は「絞る」と「搾る」で意味が変わります。

「油を絞る」は、過ちを厳しく叱ること、と比喩的に用いられますが、
「油を搾る」は、ごまからごま油、オリーブからオリーブ油を搾って取り出す
ように原料から油を取ること。主に製造関係で使われます。ビールの「一番搾
り」、チューハイの「本搾り」などがその一例です。

ただ、辞書によっては、叱ったり責めることを「油を搾る」「先生に搾られる」
とするものもあるようです。

当メールマガジンでは、「絞る」と「搾る」の区別は、共同通信社「記者ハン
ドブック」に基づいています。

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